MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN MUA VĂN PHÒNG PHẨM LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên mua văn phòng phẩm lĩnh vực nhân sự (HR & Admin Procurement Specialist). Đây không đơn thuần là một công việc mua sắm hành chính thông thường, mà là một mắt xích vận hành quan trọng thuộc phòng Nhân sự - Hành chính. Vai trò của bạn là đảm bảo toàn bộ hệ sinh thái văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ làm việc của doanh nghiệp luôn được cung ứng đầy đủ, kịp thời, chất lượng cao với chi phí tối ưu nhất.

Trong một tổ chức hiện đại, văn phòng phẩm là "huyết mạch" vô hình thúc đẩy hiệu suất làm việc của các phòng ban. Người đảm nhận vị trí này sẽ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vòng đời của văn phòng phẩm: từ khâu khảo sát nhu cầu, lập kế hoạch ngân sách, tìm kiếm và đàm phán với nhà cung cấp, kiểm soát chất lượng đầu vào, quản lý kho bãi, cấp phát định mức cho đến tối ưu hóa quy trình sử dụng nhằm hướng tới mục tiêu "Văn phòng xanh - Tiết kiệm chi phí". Bạn sẽ là người đại diện cho phòng Nhân sự tương tác với toàn thể cán bộ nhân viên, mang lại sự hài lòng và trải nghiệm làm việc tốt nhất cho mọi thành viên trong công ty.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Lập kế hoạch và dự trù nhu cầu văn phòng phẩm định kỳ

* Thu thập và phân tích nhu cầu: Chủ động liên hệ, khảo sát và tiếp nhận phiếu đề xuất văn phòng phẩm từ đại diện các phòng ban/bộ phận trong công ty theo định kỳ hàng tháng/quý.
* Xây dựng định mức sử dụng: Nghiên cứu quy mô nhân sự, đặc thù công việc của từng phòng ban (ví dụ: bộ phận Kế toán cần nhiều sổ sách, kẹp tài liệu; bộ phận Thiết kế cần giấy chuyên dụng; bộ phận Lễ tân cần dụng cụ tiếp khách) để xây dựng và điều chỉnh định mức sử dụng văn phòng phẩm hợp lý cho từng cá nhân và bộ phận.
* Lập kế hoạch mua sắm tổng thể: Tổng hợp số liệu, phân tích xu hướng tiêu dùng văn phòng phẩm của công ty để lập kế hoạch mua sắm tổng thể (hàng tháng, hàng quý, hàng năm), tránh tình trạng mua sắm nhỏ lẻ gây lãng phí chi phí vận chuyển và không được hưởng chiết khấu số lượng lớn.

2. Tìm kiếm, đánh giá và quản lý nhà cung cấp (Vendor Management)

* Khảo sát thị trường và tìm kiếm đối tác: Liên tục tìm kiếm, mở rộng mạng lưới các nhà cung cấp văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ uy tín trên thị trường. Thu thập báo giá, hàng mẫu để so sánh về giá cả, chất lượng, dịch vụ hậu mãi và chính sách công nợ.
* Đàm phán thương lượng hợp đồng: Trực tiếp thương thảo với nhà cung cấp để có được mức giá chiết khấu tốt nhất, điều khoản thanh toán linh hoạt (gối đầu công nợ) và các dịch vụ hỗ trợ đi kèm (giao hàng miễn phí, đổi trả hàng lỗi nhanh chóng).
* Đánh giá nhà cung cấp định kỳ: Thiết lập bộ tiêu chí đánh giá chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp định kỳ (6 tháng/lần) dựa trên các yếu tố: thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm, thái độ phục vụ và tính chính xác của hóa đơn chứng từ. Đề xuất thay thế hoặc tìm kiếm nhà cung cấp mới nếu đối tác hiện tại không đáp ứng yêu cầu.

3. Quy trình mua sắm, kiểm soát chất lượng và thanh quyết toán

* Thực hiện quy trình mua sắm: Lập yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition - PR) và đơn đặt hàng (Purchase Order - PO) trên hệ thống phần mềm của công ty. Theo dõi tiến độ phê duyệt đơn hàng để đảm bảo hàng hóa được mua đúng hạn.
* Kiểm tra và nhận bàn giao hàng hóa: Trực tiếp tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp. Thực hiện kiểm tra nghiêm ngặt về số lượng, chủng loại, quy cách đóng gói và chất lượng sản phẩm (độ sáng của giấy, chất lượng mực in, độ bền của bút, kẹp...) so với đơn đặt hàng và hàng mẫu đã duyệt. Từ chối nhận và yêu cầu đổi trả ngay lập tức đối với hàng giả, hàng nhái, hàng lỗi hoặc kém chất lượng.
* Hoàn thiện hồ sơ thanh toán: Thu thập đầy đủ hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận, phiếu đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan để chuyển giao cho bộ phận Kế toán thực hiện thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn, tránh phát sinh tranh chấp công nợ.

4. Quản lý kho, cấp phát và giám sát sử dụng

* Quản lý và tổ chức kho khoa học: Sắp xếp kho văn phòng phẩm ngăn nắp, sạch sẽ, khoa học theo nguyên tắc FIFO (Nhập trước - Xuất trước) hoặc LIFO (tùy chủng loại). Dán nhãn phân loại rõ ràng từng nhóm hàng (giấy in, dụng cụ viết, bìa hồ sơ, nhu yếu phẩm...) để dễ dàng tìm kiếm và kiểm kê.
* Thực hiện cấp phát định kỳ và đột xuất: Tổ chức hoạt động cấp phát văn phòng phẩm cho các bộ phận theo lịch trình cố định đã cam kết. Xử lý linh hoạt và nhanh chóng các yêu cầu phát sinh đột xuất phục vụ cho các sự kiện khẩn cấp, cuộc họp ban giám đốc hoặc đón tiếp đối tác quan trọng.
* Kiểm kê kho định kỳ: Thực hiện kiểm kê kho vật lý hàng tháng để đối chiếu với sổ sách kế toán và phần mềm quản lý kho. Phát hiện sớm các trường hợp chênh lệch, thất thoát, hư hỏng hoặc hàng hóa cận date để có phương án xử lý kịp thời (thanh lý, đổi trả, báo hủy).

5. Quản lý ngân sách, tối ưu hóa chi phí và cải tiến quy trình

* Quản lý và kiểm soát ngân sách hành chính: Theo dõi sát sao chi phí mua sắm văn phòng phẩm thực tế so với ngân sách được duyệt của phòng Nhân sự - Hành chính. Đảm bảo tổng chi phí không vượt quá hạn mức cho phép.
* Đề xuất giải pháp tiết kiệm chi phí: Phân tích dữ liệu tiêu dùng để phát hiện các điểm bất hợp lý, lãng phí. Đề xuất và triển khai các chương trình tiết kiệm như: khuyến khích sử dụng giấy hai mặt, chuyển đổi sang tài liệu số (Paperless), tái sử dụng các bìa hồ sơ, kẹp tài liệu cũ còn tốt, tổ chức cuộc thi "Văn phòng xanh" nâng cao ý thức tiết kiệm của nhân viên.
* Số hóa quy trình mua sắm: Tham gia đóng góp ý kiến, xây dựng và cải tiến quy trình mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm thông qua các công cụ công nghệ (Google Forms, ứng dụng nội bộ, phần mềm ERP) nhằm giảm thiểu thủ tục giấy tờ hành chính thủ công, tăng tính minh bạch và tốc độ xử lý công việc.

6. Phối hợp các công tác Hành chính - Nhân sự khác

* Hỗ trợ chuẩn bị công cụ dụng cụ cho nhân sự mới: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng để nắm bắt danh sách nhân sự mới nhận việc. Chuẩn bị sẵn sàng "Welcome Kit" bao gồm sổ tay, bút, thẻ nhân viên và các văn phòng phẩm cơ bản tại bàn làm việc trước khi nhân sự mới đến nhận việc, tạo ấn tượng chuyên nghiệp đầu tiên.
* Hỗ trợ công tác hậu cần sự kiện: Chuẩn bị các dụng cụ, tài liệu, quà tặng, văn phòng phẩm đặc thù phục vụ cho các sự kiện nội bộ của công ty (Đại hội cổ đông, Tổng kết năm, Teambuilding, Sinh nhật công ty, các buổi đào tạo nội bộ).
* Thực hiện các nhiệm vụ khác: Sẵn sàng hỗ trợ các đồng nghiệp trong phòng Nhân sự - Hành chính thực hiện các công tác lễ tân, lưu trữ hồ sơ, quản lý tài sản chung khi có yêu cầu từ Quản lý trực tiếp.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

1. Tuyến báo cáo (Reporting Line)

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự - Hành chính (HR/Admin Manager).
* Nội dung báo cáo định kỳ (Tuần/Tháng/Quý):
* Báo cáo chi tiết chi phí mua sắm văn phòng phẩm theo từng bộ phận và toàn công ty.
* Báo cáo kiểm kê kho: số lượng tồn kho, giá trị tồn kho, các mặt hàng chậm luân chuyển hoặc hư hỏng.
* Báo cáo đánh giá tiến độ giao hàng và chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp.
* Đề xuất cải tiến quy trình, phương án cắt giảm chi phí hành chính cho kỳ tiếp theo.
* Báo cáo đột xuất: Báo cáo ngay lập tức cho Quản lý trực tiếp khi xảy ra các sự cố nghiêm trọng như: nhà cung cấp giao hàng trễ ảnh hưởng đến cuộc họp quan trọng, phát hiện thất thoát kho lớn, phát hiện gian lận trong báo giá/hóa đơn từ phía đối tác.

2. Quan hệ công tác (Working Relationships)

* Quan hệ nội bộ:
* *Với tất cả các phòng ban trong công ty:* Là đầu mối tiếp nhận yêu cầu, hỗ trợ, giải đáp thắc mắc và hướng dẫn sử dụng văn phòng phẩm đúng quy định.
* *Với bộ phận Kế toán - Tài chính:* Phối hợp chặt chẽ trong việc đối chiếu hóa đơn, chứng từ, tạm ứng/hoàn ứng, theo dõi công nợ và thực hiện thanh quyết toán định kỳ cho nhà cung cấp.
* *Với ban CNTT (IT Department):* Phối hợp để tích hợp quy trình duyệt mua văn phòng phẩm lên hệ thống phần mềm dùng chung của công ty.
* Quan hệ bên ngoài:
* Làm việc trực tiếp với người đại diện, nhân viên kinh doanh, bộ phận giao nhận của các nhà cung cấp văn phòng phẩm, nhà in, đơn vị vận chuyển để điều phối dòng chảy hàng hóa trơn tru.

3. Trách nhiệm hướng dẫn (Guidance & Training)

* Chịu trách nhiệm biên soạn tài liệu hướng dẫn, quy định về định mức và quy trình đăng ký, sử dụng văn phòng phẩm trong công ty.
* Trực tiếp hướng dẫn, phổ biến quy định này cho nhân viên mới trong các buổi định hướng (Onboarding) và nhắc nhở, hỗ trợ các đại diện phòng ban thực hiện đúng quy trình đề xuất mua sắm hàng tháng.
* Hướng dẫn, phân công công việc và giám sát thực tập sinh hành chính hoặc nhân viên hỗ trợ văn phòng (nếu có) trong việc sắp xếp kho, dán nhãn và hỗ trợ cấp phát văn phòng phẩm.

---

Yêu cầu và điều kiện

Học vấn/Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng, Hành chính văn thư, Kế toán, Quản trị nhân sự hoặc các chuyên ngành kinh tế khác có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Nhân viên Hành chính, Nhân viên thu mua (Procurement Assistant), Thủ kho hành chính, Lễ tân kiêm hành chính.
* Chào đón các bạn sinh viên mới tốt nghiệp trình độ Trung cấp/Cao đẳng có thái độ tốt, ham học hỏi và định hướng phát triển lâu dài trong ngành Hành chính - Nhân sự.

Kỹ năng chuyên môn

* Kỹ năng quản lý kho và sắp xếp khoa học: Có kiến thức cơ bản về quản lý hàng tồn kho, nguyên tắc phân loại, bảo quản tài liệu và hàng hóa văn phòng. Biết cách tổ chức không gian kho khoa học, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra.
* Kỹ năng đàm phán và thương lượng: Khả năng giao tiếp thuyết phục, tự tin khi làm việc với nhà cung cấp để thương thảo về giá cả, điều khoản thanh toán, dịch vụ hậu mãi nhằm mang lại lợi ích cao nhất cho công ty.
* Kỹ năng tin học văn phòng: Thành thạo các công cụ Microsoft Office, đặc biệt là Excel (biết sử dụng các hàm cơ bản như VLOOKUP, SUMIF, COUNTIF, Pivot Table để quản lý số liệu nhập - xuất - tồn, lập bảng biểu so sánh giá và theo dõi ngân sách). Khả năng tiếp cận nhanh với các phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP, Fast, Bravo...).
* Kỹ năng lập kế hoạch và phân tích số liệu: Có tư duy logic, nhạy bén với số liệu để phân tích xu hướng tiêu dùng văn phòng phẩm, từ đó đưa ra dự báo và lập kế hoạch mua sắm chính xác, tránh thừa thiếu cục bộ.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Nhạy bén xử lý các tình huống phát sinh đột xuất như: hàng hóa bị lỗi, nhà cung cấp giao thiếu hàng, xử lý các yêu cầu khẩn cấp từ ban lãnh đạo một cách êm đẹp và nhanh chóng.

Phẩm chất cá nhân

* Trung thực và chính trực (Integrity): Đây là phẩm chất quan trọng hàng đầu đối với nhân sự làm công tác thu mua và quản lý tài sản. Tuyệt đối không nhận hoa hồng, không bắt tay với nhà cung cấp nâng khống giá trị hóa đơn, luôn đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu.
* Tỉ mỉ, cẩn thận và chu đáo (Meticulousness): Cẩn trọng trong việc kiểm tra chất lượng từng cây bút, trang giấy, kiểm tra đối chiếu từng con số trên hóa đơn thanh toán để tránh sai sót thất thoát tài chính.
* Tận tâm và có tinh thần dịch vụ (Service Mindset): Luôn có thái độ vui vẻ, cởi mở, nhiệt tình hỗ trợ đồng nghiệp từ các phòng ban khác. Coi cán bộ nhân viên trong công ty là "khách hàng nội bộ" để phục vụ với chất lượng tốt nhất.
* Chịu được áp lực công việc (Resilience): Khả năng quản lý thời gian tốt, giữ được sự bình tĩnh và hiệu suất làm việc cao khi phải xử lý cùng lúc nhiều yêu cầu mua sắm gấp từ nhiều bộ phận khác nhau trong mùa cao điểm.
* Chủ động và có tinh thần trách nhiệm: Chủ động tìm kiếm giải pháp tối ưu hóa công việc, không ngại khó khăn khi phải tự tay kiểm đếm, khuân vác, sắp xếp hàng hóa trong kho khi nhận hàng từ nhà cung cấp.

---

Quyền lợi

* Mức lương cạnh tranh và hấp dẫn: Lương cứng từ 7.000.000 - 10.000.000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên khi phỏng vấn), kèm theo các khoản phụ cấp điện thoại, phụ cấp ăn trưa.
* Chế độ đãi ngộ đầy đủ:
* Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Hưởng 12 ngày phép năm có hưởng lương, tăng dần theo thâm niên làm việc.
* Lương tháng 13 đảm bảo và thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm dựa trên mức độ tối ưu hóa chi phí hành chính và mức độ hài lòng của các phòng ban.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp rộng mở:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và bên ngoài về kỹ năng thu mua chuyên nghiệp, quản trị chuỗi cung ứng, kỹ năng đàm phán thương lượng, kỹ năng quản trị nhân sự hiện đại.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ Nhân viên mua văn phòng phẩm hành chính -> Chuyên viên Hành chính tổng hợp (General Admin Specialist) -> Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader) -> Trưởng phòng Nhân sự - Hành chính (HR & Admin Manager).
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, năng động, khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới.
* Đồng nghiệp trẻ trung, hòa đồng, thân thiện; sếp tâm lý, luôn sẵn sàng lắng nghe, hỗ trợ và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển tối đa năng lực cá nhân.
* Chăm sóc đời sống tinh thần phong phú:
* Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm cùng công ty (tối thiểu 1 lần/năm).
* Được tham gia các sự kiện nội bộ: Sinh nhật tháng, Tất niên (Year End Party), Trung thu, Giáng sinh, các ngày lễ lớn (8/3, 20/10...).
* Quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ, ốm đau, thai sản theo chính sách của Công đoàn công ty.

---

Tags

`#HanhChinhNhanSu` `#ThuMuaVanPhongPham` `#AdminProcurement` `#NhanVienHanhChinh` `#QuanLyKhoVanPhongPham` `#TuyenDungHanhChinh` `#TuyendungNhanSu` `#AdminOfficer` `#ProcurementSpecialist`

---

Từ khoá tìm kiếm

tuyển dụng nhân viên hành chính, tuyển nhân viên mua văn phòng phẩm, nhân viên hành chính nhân sự tphcm, tìm việc làm hành chính hà nội, tuyển dụng nhân viên thu mua hành chính, nhân viên quản lý văn phòng phẩm, việc làm hành chính trung cấp trở lên, tuyển dụng admin nội bộ, mô tả công việc nhân viên hành chính mua sắm, tuyển dụng nhân viên quản lý kho hành chính, việc làm hành chính văn phòng không yêu cầu kinh nghiệm cao, tìm việc thu mua văn phòng phẩm lương cao.

Share