MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ KHO VĂN PHÒNG PHẨM & THIẾT BỊ HÀNH CHÍNH (MẢNG NHÂN SỰ)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên quản lý kho văn phòng phẩm và thiết bị hành chính thuộc bộ phận Nhân sự (HR & Admin Department). Đây không đơn thuần là một công việc thủ kho truyền thống, mà là một vị trí mắt xích quan trọng trong việc xây dựng và duy trì trải nghiệm nhân viên (Employee Experience) tối ưu.

Người đảm nhận vị trí này sẽ chịu trách nhiệm toàn diện về việc hoạch định, quản lý, cấp phát và tối ưu hóa nguồn lực vật tư văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ làm việc và các nhu yếu phẩm phúc lợi. Bạn sẽ là người đảm bảo rằng mọi thành viên trong công ty luôn có đầy đủ "vũ khí" để làm việc hiệu quả nhất, đồng thời quản lý chi phí vận hành hành chính một cách thông minh, góp phần thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp phát triển bền vững và chuyên nghiệp.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý kho và vận hành lưu trữ vật tư (30% thời lượng)

* Chịu trách nhiệm trực tiếp về việc sắp xếp, phân loại và lưu trữ toàn bộ văn phòng phẩm (bút, giấy, sổ tay, kẹp tài liệu...), công cụ dụng cụ làm việc cầm tay, nhu yếu phẩm khu vực pantry (trà, cà phê, bánh kẹo), và các ấn phẩm truyền thông nội bộ của bộ phận Nhân sự (đồng phục, welcome kit cho nhân viên mới, quà tặng sự kiện).
* Áp dụng các tiêu chuẩn quản lý kho khoa học (như 5S, FIFO - Nhập trước xuất trước) để đảm bảo kho bãi luôn ngăn nắp, sạch sẽ, dễ tìm, dễ lấy và an toàn phòng cháy chữa cháy.
* Theo dõi và cập nhật liên tục số liệu xuất - nhập - tồn kho trên hệ thống phần mềm quản lý hoặc file theo dõi chuyên dụng hàng ngày.
* Thiết lập và duy trì "định mức tồn kho tối thiểu" (Safety Stock) cho từng nhóm mặt hàng để chủ động lên kế hoạch mua sắm bổ sung, tuyệt đối không để xảy ra tình trạng thiếu hụt công cụ làm việc ảnh hưởng đến tiến độ của các phòng ban.
* Tiến hành kiểm kê kho vật lý định kỳ (hàng tuần/hàng tháng/hàng quý) phối hợp với bộ phận Kế toán để đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp chênh lệch, hư hỏng hoặc thất thoát.

2. Tiếp nhận, xử lý yêu cầu cấp phát và chăm sóc trải nghiệm nhân viên (25% thời lượng)

* Là đầu mối duy nhất tiếp nhận các yêu cầu cấp phát văn phòng phẩm và trang thiết bị hành chính từ tất cả các phòng ban trong công ty thông qua hệ thống phần mềm nội bộ (ERP/Google Form/Ticket).
* Xét duyệt và phân bổ văn phòng phẩm dựa trên định mức đã được phê duyệt cho từng phòng ban và từng vị trí chức danh cụ thể, đảm bảo tính công bằng và tránh lãng phí.
* Trực tiếp chuẩn bị và đóng gói "Welcome Kit" (gồm sổ, bút, thẻ nhân viên, đồng phục, tài liệu hướng dẫn...) cho nhân viên mới trước ngày họ nhận việc, phối hợp với chuyên viên tuyển dụng để tạo ấn tượng ban đầu tốt nhất cho nhân sự mới.
* Quản lý và cung ứng đầy đủ các nhu yếu phẩm cho khu vực Pantry, phòng họp, khu vực tiếp khách của công ty nhằm đảm bảo không gian làm việc luôn tiện nghi và chuyên nghiệp.

3. Thu mua, quản lý nhà cung cấp và tối ưu hóa chi phí (20% thời lượng)

* Khảo sát giá cả thị trường, tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm uy tín, có chính sách giá và dịch vụ hậu mãi tốt nhất.
* Thực hiện quy trình mua sắm: Lập đề xuất mua hàng (Purchase Requisition), lấy báo giá, thương lượng đơn giá, điều khoản thanh toán, trình ký phê duyệt và theo dõi quá trình giao nhận hàng.
* Kiểm tra nghiêm ngặt chất lượng, số lượng và quy cách của hàng hóa khi nhập kho từ nhà cung cấp; thực hiện thủ tục đổi trả ngay lập tức nếu hàng hóa không đạt yêu cầu.
* Xây dựng mối quan hệ bền vững với các đối tác cung ứng; định kỳ hàng năm đánh giá lại năng lực nhà cung cấp để tối ưu hóa chuỗi cung ứng hành chính.

4. Hỗ trợ các hoạt động phong trào và sự kiện Nhân sự (15% thời lượng)

* Đồng hành cùng đội ngũ Truyền thông nội bộ và Tuyển dụng để chuẩn bị vật tư, công cụ dụng cụ, quà tặng cho các sự kiện lớn nhỏ của công ty (Team building, Tất niên, Trung thu, 8/3, Sinh nhật công ty, Ngày hội tuyển dụng...).
* Quản lý kho quà tặng đối ngoại, quà tặng nhân viên (quà sinh nhật, quà kết hôn, thai sản...) và phân phối đúng đối tượng, đúng thời điểm theo chính sách phúc lợi của phòng Nhân sự.
* Hỗ trợ công tác hậu cần, trang trí văn phòng vào các dịp lễ, Tết nhằm tạo không gian làm việc năng động, gắn kết.

5. Báo cáo, lưu trữ chứng từ và kiểm soát ngân sách (10% thời lượng)

* Tập hợp, kiểm tra và quản lý toàn bộ hóa đơn, chứng từ giao nhận, biên bản thanh lý liên quan đến hoạt động mua sắm, cấp phát để chuyển cho bộ phận Kế toán làm thủ tục thanh quyết toán đúng hạn.
* Thực hiện báo cáo chi phí văn phòng phẩm và nhu yếu phẩm định kỳ hàng tháng/hàng quý cho Trưởng bộ phận Hành chính Nhân sự, phân tích chi tiết các khoản chi vượt định mức của các phòng ban (nếu có).
* Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình quản lý, các sáng kiến tiết kiệm chi phí sử dụng văn phòng phẩm (ví dụ: số hóa quy trình, khuyến khích tái sử dụng, giảm thiểu rác thải nhựa tại văn phòng).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm Hành chính (Admin Supervisor) hoặc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR/Admin Manager).
* Phối hợp làm việc với:
* *Bộ phận Kế toán:* Đối chiếu kho, thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp.
* *Các Trưởng bộ phận/Đại diện phòng ban:* Tiếp nhận nhu cầu và thống nhất định mức cấp phát.
* *Đối tác/Nhà cung cấp ngoại vi:* Giao dịch mua bán và xử lý sự cố hàng hóa.
* Hướng dẫn và giám sát: Hướng dẫn các nhân viên mới hoặc thực tập sinh phòng Nhân sự về quy trình yêu cầu và sử dụng văn phòng phẩm; giám sát việc sử dụng tài sản chung của công ty đúng mục đích và tiết kiệm.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Kế toán, Quản lý kho/Logistics, Văn thư lưu trữ, Nhân sự hoặc các ngành có liên quan.
* Có tối thiểu 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Nhân viên kho, Nhân viên Hành chính, Lễ tân kiêm hành chính, hoặc các công việc có liên quan đến quản lý vật tư, cấp phát thiết bị trong môi trường văn phòng.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng quản lý kho bãi & sắp xếp khoa học: Hiểu rõ các nguyên tắc quản lý kho cơ bản (Sắp xếp trực quan, phân loại hàng hóa thông minh, kiểm kê chính xác).
* Thành thạo tin học văn phòng: Đặc biệt là Excel (biết sử dụng các hàm tính toán cơ bản, lọc dữ liệu, làm báo cáo xuất-nhập-tồn) hoặc sử dụng tốt các phần mềm quản lý kho/ERP.
* Kỹ năng giao tiếp và dịch vụ khách hàng nội bộ: Có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, lịch sự, khéo léo xử lý các yêu cầu phát sinh từ đồng nghiệp với thái độ hỗ trợ tối đa.
* Kỹ năng thương lượng & Đàm phán cơ bản: Có khả năng làm việc với nhà cung cấp để thương lượng về giá cả, thời gian giao hàng và chất lượng dịch vụ.
* Kỹ năng quản lý thời gian & Tổ chức công việc: Biết cách ưu tiên xử lý các yêu cầu khẩn cấp, sắp xếp lịch trình nhận hàng - phát hàng khoa học để không bị quá tải.

Phẩm chất cá nhân:

* Trung thực và Minh bạch: Đây là phẩm chất quan trọng hàng đầu vì vị trí này trực tiếp quản lý tài sản, ngân sách mua sắm và hóa đơn chứng từ của công ty.
* Cẩn thận và Tỉ mỉ: Chính xác trong việc đếm số lượng, ghi chép sổ sách, kiểm tra chất lượng sản phẩm và rà soát hóa đơn để tránh sai sót.
* Tận tâm và Có tinh thần trách nhiệm cao: Luôn có ý thức giữ gìn tài sản chung, sẵn lòng hỗ trợ đồng nghiệp và có trách nhiệm hoàn thành công việc đến cùng.
* Nhanh nhẹn và Chủ động: Có sức khỏe tốt (để có thể bốc xếp, sắp xếp các thùng giấy, thùng nước nhẹ trong kho), chủ động phát hiện các vấn đề lãng phí để đề xuất giải pháp khắc phục.
* Tư duy tích cực và Thích ứng nhanh: Luôn giữ thái độ vui vẻ, hòa nhã dưới áp lực công việc khi phải tiếp nhận nhiều yêu cầu cùng lúc từ nhiều phòng ban khác nhau.

---

Quyền lợi:

* Mức lương & Thu nhập: Lương cơ bản cạnh tranh (theo năng lực và kinh nghiệm), thỏa thuận trực tiếp khi phỏng vấn + Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp gửi xe.
* Thưởng hấp dẫn: Thưởng tháng 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm, thưởng vào các ngày lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch...).
* Chế độ bảo hiểm đầy đủ: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Chăm sóc sức khỏe: Gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn 24/7 hoặc khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp: Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ hoặc khóa học bên ngoài về Quản trị hành chính chuyên nghiệp, Kỹ năng giao tiếp, Quản trị nhân sự. Có lộ trình thăng tiến rõ ràng lên vị trí Trưởng nhóm Hành chính (Admin Supervisor) hoặc Chuyên viên Hành chính Nhân sự tổng hợp (HR & Admin Specialist).
* Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng hiện đại, đầy đủ tiện ích, đồng nghiệp trẻ trung, thân thiện và sếp tâm lý. Đồ ăn nhẹ, trà, cà phê luôn sẵn sàng tại Pantry.
* Hoạt động gắn kết phong phú: Tham gia Company trip (du lịch hè) hàng năm, các chương trình Teambuilding hàng quý, tiệc tất niên (Year End Party), và các câu lạc bộ thể thao/văn nghệ của công ty.

---

Tags:

#TuyenDungHanhChinh #NhanVienKhoVanPhongPham #HanhChinhNhanSu #AdminClerk #WarehouseKeeper #JobInVietnam #TuyenDungNhanSu #QuanLyKhoHanhChinh #TuyendungTpHCM #TuyendungHaNoi

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên kho văn phòng phẩm, tuyển dụng hành chính nhân sự, nhân viên quản lý kho hành chính, việc làm thủ kho văn phòng phẩm, tuyển nhân viên admin cấp phát, nhân viên kho thiết bị văn phòng, tuyển dụng hành chính trung cấp, tìm việc làm hành chính nhân sự mới nhất, nhân viên thu mua văn phòng phẩm, hành chính thủ kho.

Share