Mô tả công việc:

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hành chính nhân sự xuất sắc, người sẽ đóng vai trò là "trái tim" và "bộ khung" vận hành của tổ chức. Trong bối cảnh doanh nghiệp đang trên đà phát triển mạnh mẽ, vai trò này không chỉ đơn thuần là thực hiện các công việc thủ tục hành chính giấy tờ, mà là cầu nối chiến lược giữa Ban lãnh đạo và tập thể người lao động. Bạn sẽ là người trực tiếp xây dựng, duy trì và tối ưu hóa hệ thống quản lý nhân sự, từ khâu thu hút tài năng, phát triển năng lực cá nhân, quản trị chế độ chính sách (C&B), đến việc thiết lập một không gian làm việc chuyên nghiệp, tràn đầy cảm hứng và gắn kết nội bộ. Một "chuyên gia nhân sự" thực thụ tại tổ chức của chúng tôi là người sở hữu tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc, có khả năng thấu hiểu tâm lý con người, đồng thời sở hữu kỹ năng quản trị công việc một cách khoa học, chuẩn xác và tuân thủ tuyệt đối các quy định của pháp luật lao động hiện hành.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Công tác Tuyển dụng và Thu hút Tài năng (Talent Acquisition)
- Phối hợp chặt chẽ với Trưởng bộ phận Hành chính Nhân sự và các Quản lý chuyên môn để xác định nhu cầu tuyển dụng thực tế theo định kỳ tháng/quý/năm hoặc phát sinh.
- Soạn thảo, chuẩn hóa và cập nhật liên tục các Bản mô tả công việc (JD) cho từng vị trí chức danh trong doanh nghiệp, đảm bảo tính hấp dẫn và phản ánh đúng thực tế yêu cầu công việc.
- Đăng tuyển cơ hội việc làm trên các kênh tuyển dụng đa dạng: các trang web việc làm uy tín (TopCV, VietnamWorks, CareerBuilder...), mạng xã hội (LinkedIn, Facebook Group), website doanh nghiệp và mạng lưới quan hệ nội bộ/đối tác.
- Lọc hồ sơ ứng viên (CV Screening), chủ động liên hệ qua điện thoại/email để phỏng vấn sơ bộ, đánh giá sự phù hợp ban đầu về thái độ, kỹ năng mềm và mức độ mong đợi của ứng viên.
- Sắp xếp lịch phỏng vấn trực tiếp hoặc trực tuyến, chuẩn bị phòng họp, tài liệu phỏng vấn và hỗ trợ Hội đồng tuyển dụng trong suốt quá trình phỏng vấn.
- Soạn thảo và gửi Thư mời nhận việc (Offer Letter) cho ứng viên trúng tuyển; gửi thư cảm ơn lịch sự và chuyên nghiệp cho các ứng viên chưa phù hợp để xây dựng và duy trì hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding) tích cực.
- Xây dựng, quản lý và liên tục cập nhật kho dữ liệu ứng viên tiềm năng (Talent Pool) để sẵn sàng đáp ứng nhu cầu nhân sự trong tương lai.

2. Công tác Tiếp nhận Nhân sự mới (Onboarding & Integration)
- Chuẩn bị chu đáo mọi điều kiện vật chất và công cụ dụng cụ làm việc cho nhân sự mới trước ngày nhận việc (máy tính, email công ty, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, tài khoản hệ thống phần mềm...).
- Trực tiếp đón tiếp nhân sự mới trong ngày đầu tiên đi làm, hướng dẫn tham quan văn phòng, giới thiệu với các phòng ban và bàn giao cho người hướng dẫn trực tiếp (Mentor).
- Tổ chức chương trình Đào tạo hội nhập (Onboarding): Giới thiệu về lịch sử hình thành, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, sơ đồ tổ chức, nội quy lao động, quy định bảo mật và các chế độ phúc lợi chung của công ty.
- Theo dõi, đôn đốc và hỗ trợ nhân sự mới trong suốt quá trình thử việc (thường là 1 - 2 tháng); phối hợp với Quản lý trực tiếp để thực hiện đánh giá kết quả thử việc định kỳ, lập biên bản đánh giá thử việc và đề xuất ký Hợp đồng lao động chính thức.

3. Quản lý Hồ sơ Nhân sự và Thủ tục Pháp lý (HR Records & Compliance)
- Tiếp nhận, kiểm tra tính xác thực và lưu trữ đầy đủ hồ sơ cá nhân của người lao động (bản cứng tại văn phòng và bản mềm trên hệ thống lưu trữ đám mây/phần mềm nhân sự).
- Soạn thảo, trình ký, quản lý và theo dõi thời hạn của các loại hợp đồng: Hợp đồng thử việc, Hợp đồng lao động xác định thời hạn/không xác định thời hạn, Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA), Phụ lục hợp đồng, Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển nhân sự, tăng lương, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng lao động...
- Thực hiện các thủ tục báo cáo biến động tăng/giảm lao động định kỳ theo quy định của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội cũng như các cơ quan quản lý nhà nước liên quan.
- Thực hiện đầy đủ và chính xác các thủ tục liên quan đến Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho người lao động: báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng, giải quyết các chế độ thai sản, ốm đau, tai nạn lao động, chốt sổ bảo hiểm cho nhân sự nghỉ việc thông qua phần mềm kê khai bảo hiểm điện tử.
- Đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân (MST TNCN) cho người lao động mới; đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh; hỗ trợ hướng dẫn người lao động quyết toán thuế TNCN hàng năm.

4. Công tác Chấm công, Tính lương và Chế độ đãi ngộ (C&B Administration)
- Quản lý, giám sát hệ thống chấm công hàng ngày (máy vân tay/khuôn mặt/phần mềm định vị) của toàn bộ nhân viên; kiểm tra, xử lý và phê duyệt các yêu cầu giải trình đi muộn, về sớm, nghỉ phép, công tác, làm thêm giờ (OT) trên hệ thống.
- Tổng hợp dữ liệu chấm công chi tiết hàng tháng, gửi nhân viên tự đối soát và xác nhận số liệu trước khi tiến hành tính lương.
- Thực hiện bảng tính toán lương, phụ cấp, thưởng KPI, các khoản khấu trừ thuế TNCN, BHXH và các khoản giảm trừ khác một cách chính xác, đúng hạn theo Quy chế lương thưởng của công ty.
- Chuyển bảng lương cho Trưởng bộ phận và Ban Giám đốc phê duyệt; phối hợp với Bộ phận Kế toán để thực hiện chi trả lương đúng ngày quy định; gửi Phiếu lương chi tiết (Payslip) bảo mật cho từng cá nhân.
- Theo dõi và quản lý quỹ phép năm của người lao động, định kỳ thông báo số ngày phép còn lại cho nhân sự chủ động lên kế hoạch sử dụng.

5. Công tác Hành chính và Quản lý Văn phòng (Office Operations)
- Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao các loại công văn đi, công văn đến, bưu phẩm, thư tín cho các phòng ban liên quan một cách nhanh chóng; lưu trữ và quản lý con dấu công ty, các tài liệu hành chính pháp lý quan trọng theo đúng quy chế bảo mật.
- Quản lý việc mua sắm, cấp phát và định mức sử dụng văn phòng phẩm (giấy, bút, mực in...), nhu yếu phẩm (trà, cà phê, nước uống, khăn giấy...), công cụ dụng cụ làm việc trong văn phòng, đảm bảo không bị gián đoạn hoạt động và tối ưu hóa chi phí.
- Quản lý danh mục tài sản, trang thiết bị văn phòng (bàn ghế, tủ tài liệu, máy in, máy photocopy, máy điều hòa...); lập kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì định kỳ và liên hệ đơn vị sửa chữa kịp thời khi xảy ra sự cố hỏng hóc.
- Giám sát công tác vệ sinh, an ninh trật tự tại văn phòng; làm việc với ban quản lý tòa nhà về các vấn đề điện, nước, thẻ xe, vệ sinh chung, phòng cháy chữa cháy để đảm bảo môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ, thoáng mát và chuyên nghiệp.
- Hỗ trợ công tác hậu cần cho các cuộc họp nội bộ, tiếp đón khách hàng, đối tác đến làm việc tại văn phòng (chuẩn bị phòng họp, nước uống, tài liệu...).
- Lập dự toán chi phí hành chính hàng tháng/quý và quản lý, quyết toán quỹ tiền mặt nhỏ (quỹ chi tiêu nội bộ hành chính) của văn phòng.

6. Xây dựng Văn hóa Doanh nghiệp và Truyền thông Nội bộ (Employee Engagement)
- Lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch chi tiết, dự trù ngân sách và trực tiếp tổ chức các hoạt động nội bộ định kỳ và phát sinh: chúc mừng sinh nhật nhân viên hàng tháng, các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Trung thu, Giáng sinh...), chương trình Teambuilding, ngày hội gia đình, tiệc tất niên (Year End Party), tất niên đầu năm... nhằm gia tăng sự gắn kết và tinh thần đoàn kết trong tập thể.
- Quản lý và phát triển các kênh truyền thông nội bộ của công ty (bảng tin văn phòng, nhóm chat chung Slack/Zalo/Microsoft Teams, trang nội bộ Workplace/Facebook Group), thường xuyên đăng tải các thông tin, thông báo chính thức từ Ban lãnh đạo, các bài viết chúc mừng, tôn vinh cá nhân/tập thể xuất sắc hoặc chia sẻ những câu chuyện truyền cảm hứng.
- Lắng nghe ý kiến đóng góp, tâm tư nguyện vọng của người lao động thông qua các cuộc khảo sát mức độ hài lòng định kỳ hoặc trao đổi trực tiếp; kịp thời tham mưu cho Trưởng bộ phận và Ban Giám đốc các giải pháp cải thiện môi trường làm việc, giải quyết các mâu thuẫn nội bộ phát sinh để duy trì không khí làm việc tích cực, hài hòa.

Báo cáo & Hướng dẫn:

- Báo cáo trực tiếp (Direct Report): Nhân viên hành chính nhân sự báo cáo trực tiếp và nhận chỉ đạo công việc hàng ngày từ Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Manager) hoặc Giám đốc Điều hành (COO)/Tổng Giám đốc (CEO) đối với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ chưa chia tách phòng ban sâu.
- Quan hệ phối hợp trong công việc:
+ Phối hợp thường xuyên với Bộ phận Kế toán để đối chiếu số liệu lương, bảo hiểm xã hội, thuế TNCN, quyết toán các chi phí hành chính, tạm ứng và thanh toán cho các nhà cung cấp dịch vụ.
+ Phối hợp chặt chẽ với các Trưởng bộ phận/Quản lý phòng ban chuyên môn khác trong công tác tuyển dụng, tiếp nhận nhân sự mới, đánh giá thử việc, chấm công và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến nhân sự thuộc bộ phận đó.
+ Làm việc trực tiếp với các đối tác ngoài doanh nghiệp: Các công ty dịch vụ nhân sự/tuyển dụng (Headhunter), cơ quan Bảo hiểm xã hội quận/thành phố, cơ quan Thuế, Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội, Ban quản lý tòa nhà văn phòng, các nhà cung cấp văn phòng phẩm, thiết bị, dịch vụ tổ chức sự kiện...
- Vai trò Hướng dẫn (Guidance): Hướng dẫn, giải đáp mọi thắc mắc của toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty về các nội quy lao động, quy trình hành chính (đăng ký phép, thanh toán chi phí, xin cấp phát thiết bị...), các chế độ chính sách lương, thưởng, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và thuế TNCN. Đồng thời, có trách nhiệm hướng dẫn công việc, kèm cặp các bạn thực tập sinh hành chính nhân sự (HR Intern) khi bộ phận tiếp nhận thực tập sinh.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành liên quan trực tiếp bao gồm: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Luật (đặc biệt là Luật Lao động), Ngôn ngữ học, Khoa học Xã hội và Nhân văn hoặc các ngành kinh tế tương đương.
- Kinh nghiệm làm việc: Ưu tiên ứng viên có từ 1 - 3 năm kinh nghiệm làm việc thực tế ở vị trí Nhân viên hành chính nhân sự, Nhân viên nhân sự tổng hợp, C&B, tuyển dụng hoặc các vị trí tương đương tại các doanh nghiệp có quy mô từ 30 nhân sự trở lên. Tuy nhiên, công ty sẵn sàng tạo cơ hội cho những ứng viên mới tốt nghiệp hoặc có kinh nghiệm dưới 1 năm nhưng sở hữu thái độ làm việc nghiêm túc, tinh thần cầu tiến cao và tư duy logic tốt.

Kỹ năng chuyên môn:
- Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Thành thạo tuyệt đối Word, PowerPoint và đặc biệt là Excel (biết sử dụng thành thạo các hàm tính toán phức tạp như VLOOKUP, HLOOKUP, IF, SUMIF, COUNTIF, Pivot Table... để xử lý bảng lương, chấm công và dữ liệu nhân sự một cách nhanh chóng, chính xác).
- Kiến thức pháp luật lao động: Hiểu rõ và cập nhật liên tục các quy định cơ bản của Bộ luật Lao động hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn thi hành để đảm bảo mọi quy trình nhân sự của doanh nghiệp đều tuân thủ đúng pháp luật.
- Kỹ năng giao tiếp và truyền thông xuất sắc: Có khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu cả bằng văn bản (viết email, soạn thảo thông báo, viết bài truyền thông nội bộ) và lời nói trực tiếp (giao tiếp với ứng viên, nhân viên, cơ quan nhà nước).
- Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian: Có khả năng quản lý đồng thời nhiều đầu việc khác nhau (Multitasking) từ hành chính, tuyển dụng đến tính lương mà không bị chồng chéo hay bỏ sót; biết cách xác định thứ tự ưu tiên công việc khoa học để hoàn thành đúng thời hạn (Deadline).
- Kỹ năng giải quyết vấn đề và hòa giải xung đột: Nhạy bén trong việc phát hiện các vấn đề phát sinh trong tập thể nhân sự, có khả năng lắng nghe đa chiều, giữ thái độ trung lập và đưa ra các phương án giải quyết khéo léo, thấu tình đạt lý.
- Ngoại ngữ: Có khả năng đọc hiểu các tài liệu chuyên ngành bằng tiếng Anh, viết email công việc cơ bản là một lợi thế cạnh tranh lớn.

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực, chính trực và có đạo đức nghề nghiệp cao: Đây là phẩm chất bắt buộc đối với một người làm nhân sự do thường xuyên tiếp cận và xử lý các thông tin nhạy cảm liên quan đến mức lương, thông tin cá nhân của người lao động và định hướng chiến lược nhân sự của doanh nghiệp. Cam kết bảo mật thông tin tuyệt đối.
- Cẩn thận, tỉ mỉ và chỉn chu: Yêu cầu cao trong việc soạn thảo văn bản, hợp đồng, nhập liệu số liệu chấm công, tính lương... đảm bảo sai sót bằng không nhằm hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý và mâu thuẫn quyền lợi với người lao động.
- Thân thiện, cởi mở và có chỉ số thông minh cảm xúc (EQ) cao: Luôn giữ thái độ hòa nhã, vui vẻ, sẵn lòng lắng nghe, hỗ trợ và chia sẻ với đồng nghiệp; có khả năng tạo dựng lòng tin vững chắc với mọi người xung quanh.
- Chủ động, linh hoạt và chịu được áp lực công việc: Có tinh thần "Can-do attitude" (luôn tìm giải pháp thay vì lý do), không ngại khó khăn khi đối mặt với những thay đổi nhanh chóng trong tổ chức hoặc các tình huống phát sinh khẩn cấp về nhân sự.

Quyền lợi:

- Thu nhập cạnh tranh và công bằng: Mức lương cứng hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên trong buổi phỏng vấn), định kỳ đánh giá hiệu quả công việc (KPIs) để xét duyệt tăng lương 1 - 2 lần/năm hoặc tăng lương đột xuất khi có thành tích xuất sắc.
- Thưởng đa dạng và phong phú: Thưởng tháng lương thứ 13 cố định; thưởng hiệu quả công việc theo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp; thưởng các ngày lễ, Tết trong năm (30/4 - 1/5, Quốc khánh 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán); thưởng sáng kiến cải tiến quy trình làm việc; quà tặng sinh nhật, kết hôn, sinh con...
- Chế độ bảo hiểm và phúc lợi đầy đủ: Được đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp ngay sau khi kết thúc thử việc và ký Hợp đồng lao động chính thức theo đúng quy định của Nhà nước; được trang bị gói Bảo hiểm sức khỏe cao cấp hàng năm (tùy theo thâm niên làm việc).
- Cơ hội đào tạo và phát triển vượt trội: Được công ty tài trợ 50% - 100% chi phí tham gia các khóa học đào tạo chuyên sâu về Quản trị nhân sự, C&B nâng cao, Luật lao động áp dụng thực tế, Kỹ năng giao tiếp thuyết phục, Kỹ năng lãnh đạo...; có lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Trưởng nhóm Nhân sự, Phó phòng/Trưởng phòng Hành chính Nhân sự hoặc Giám đốc Nhân sự (CHRO).
- Môi trường làm việc lý tưởng: Môi trường làm việc văn minh, chuyên nghiệp, trẻ trung, năng động và tôn trọng sự khác biệt của cá nhân; cơ sở vật chất văn phòng hiện đại, khang trang, trang bị đầy đủ máy móc, thiết bị làm việc công nghệ cao; có khu vực giải trí, quầy pantry phục vụ trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí.
- Hoạt động tập thể sôi nổi: Được tham gia miễn phí vào các chương trình Teambuilding sôi động, các chuyến du lịch nghỉ dưỡng hàng năm (Company Trip) tiêu chuẩn 4 - 5 sao; các giải chạy bộ, giải bóng đá giao hữu, câu lạc bộ sách, câu lạc bộ yoga nội bộ... do công ty tổ chức nhằm nâng cao đời sống tinh thần và thể chất cho nhân viên.

Tags: hành chính nhân sự, HR admin, tuyển dụng, C&B, quản lý văn phòng, thủ tục bảo hiểm xã hội, văn hóa doanh nghiệp, truyền thông nội bộ, hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, đào tạo hội nhập.

Từ khoá tìm kiếm: nhân viên hành chính nhân sự, chuyên viên hành chính nhân sự, tuyển dụng hành chính nhân sự, việc làm hành chính nhân sự, admin hr officer, hr generalist, hành chính nhân sự tổng hợp, tuyển dụng nhân sự, nhân viên c&b, nhân viên văn phòng, nhân viên tuyển dụng, hành chính văn phòng.

Share