MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự (HR Admin Officer) để gia nhập vào đội ngũ phát triển năng động của công ty. Tại doanh nghiệp chúng tôi, con người luôn được định vị là tài sản vô giá và là yếu tố cốt lõi quyết định mọi sự thành bại. Do đó, vai trò của một "chuyên gia nhân sự" không đơn thuần chỉ là giải quyết các thủ tục giấy tờ hành chính khô khan, mà chính là cầu nối gắn kết bền vững giữa ban lãnh đạo với tập thể người lao động, là người giữ lửa cho văn hóa doanh nghiệp và đảm bảo mọi vận hành nội bộ được diễn ra một cách trơn tru, hiệu quả và chuyên nghiệp nhất.

Vị trí này đòi hỏi một cá nhân có sự thấu hiểu sâu sắc về con người, sở hữu kỹ năng tổ chức công việc khoa học, sự nhạy bén trong xử lý tình huống và tinh thần dịch vụ nội bộ cao. Bạn sẽ là người trực tiếp xây dựng và tối ưu hóa hệ thống lưu trữ dữ liệu nhân sự, đồng hành cùng các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, tính lương, phúc lợi và quản trị văn phòng. Chúng tôi kỳ vọng bạn sẽ mang đến một làn gió mới đầy nhiệt huyết, sự tận tụy và tư duy đổi mới để cùng chúng tôi kiến tạo một môi trường làm việc lý tưởng, nơi mỗi cá nhân đều có cơ hội phát huy tối đa tiềm năng của bản thân.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý Hồ sơ, Thủ tục Nhân sự và Cơ sở Dữ liệu (HR Information System)

* Tiếp nhận và quản lý hồ sơ: Thực hiện quy trình tiếp nhận nhân sự mới (Onboarding), hướng dẫn nhân viên mới hoàn thiện hồ sơ cá nhân theo đúng quy định của pháp luật và quy chế của công ty. Thiết lập, phân loại và lưu trữ một cách khoa học toàn bộ hồ sơ nhân sự (bản cứng và bản mềm trên hệ thống dữ liệu đám mây/phần mềm HR).
* Cập nhật thông tin biến động: Theo dõi, cập nhật liên tục các biến động nhân sự hàng ngày/hàng tuần bao gồm: tuyển mới, thử việc, chính thức, điều chuyển, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật và nghỉ việc (Offboarding).
* Quản lý hợp đồng lao động: Theo dõi thời hạn hợp đồng lao động (Thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn) để chủ động lập danh sách, phối hợp với các trưởng bộ phận tiến hành đánh giá hiệu quả công việc và làm thủ tục tái ký hoặc chấm dứt hợp đồng đúng thời hạn pháp lý.
* Cấp phát tài sản và công cụ: Phối hợp với bộ phận IT và Hành chính để chuẩn bị sẵn sàng bàn làm việc, email công ty, thẻ nhân viên, đồng phục và các công cụ dụng cụ làm việc cần thiết trước khi nhân sự mới nhận việc.

2. Thực hiện Công tác Chấm công, Tính lương và Chế độ Phúc lợi (C&B Support)

* Quản lý dữ liệu chấm công: Hàng ngày theo dõi, kiểm tra dữ liệu vân tay/khuôn mặt trên hệ thống máy chấm công. Tiếp nhận, xử lý và phê duyệt các đơn từ điện tử liên quan đến nghỉ phép, đi muộn/về sớm, công tác, làm thêm giờ (OT) của toàn bộ nhân viên trên hệ thống phần mềm quản lý công.
* Hỗ trợ tính toán bảng lương: Tổng hợp bảng công chi tiết hàng tháng, phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán để đối chiếu dữ liệu, hỗ trợ tính toán lương, phụ cấp, các khoản khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và các khoản giảm trừ gia cảnh đảm bảo tính chính xác tuyệt đối và đúng hạn.
* Thực hiện thủ tục Bảo hiểm xã hội: Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN trên phần mềm kê khai bảo hiểm điện tử bao gồm: báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng, giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, chốt sổ BHXH cho nhân viên nghỉ việc và bàn giao thẻ BHYT kịp thời.
* Chăm sóc phúc lợi nhân viên: Lập danh sách và tổ chức thăm hỏi các trường hợp nhân viên hoặc người thân nhân viên bị ốm đau, hiếu hỉ, sinh nhật, thai sản theo đúng quy chế phúc lợi của công đoàn và công ty.

3. Hỗ trợ Công tác Tuyển dụng và Đào tạo Phát triển

* Đăng tuyển và lọc hồ sơ: Phối hợp với Chuyên viên Tuyển dụng để soạn thảo bản mô tả công việc (JD), đăng tuyển nhu cầu nhân sự trên các kênh tuyển dụng uy tín (Vietnamworks, TopCV, LinkedIn, Facebook,...). Tiếp nhận, phân loại và sàng lọc hồ sơ ứng viên bước đầu dựa trên các tiêu chí yêu cầu của vị trí tuyển dụng.
* Điều phối lịch phỏng vấn: Liên hệ, sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn giữa ứng viên và Hội đồng tuyển dụng. Chuẩn bị phòng họp, tài liệu phỏng vấn, đón tiếp ứng viên chu đáo khi đến văn phòng nhằm xây dựng hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng chuyên nghiệp.
* Thông báo kết quả: Soạn thảo và gửi thư mời nhận việc (Offer Letter) hoặc thư cảm ơn gửi đến các ứng viên tham gia phỏng vấn một cách lịch sự, nhanh chóng.
* Hỗ trợ chương trình đào tạo: Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, cơ sở vật chất, nước uống, máy chiếu phục vụ cho các khóa đào tạo nội bộ hoặc đào tạo thuê ngoài. Theo dõi chuyên cần, thu thập ý kiến phản hồi sau khóa học của học viên để cải tiến chất lượng đào tạo lần sau.

4. Quản lý Hành chính và Vận hành Văn phòng (Office Administration)

* Quản lý văn phòng phẩm và nhu yếu phẩm: Tiếp nhận nhu cầu đăng ký văn phòng phẩm hàng tháng từ các phòng ban; tiến hành lập bảng tổng hợp, so sánh giá từ các nhà cung cấp uy tín để tối ưu hóa chi phí; thực hiện mua sắm, cấp phát và quản lý kho văn phòng phẩm văn phòng (giấy, bút, mực in, sổ sách...) cũng như nhu yếu phẩm (trà, cà phê, nước uống, khăn giấy...).
* Quản lý công văn, thư tín: Tiếp nhận toàn bộ thư tín, bưu phẩm, công văn đến và thực hiện phân loại, chuyển giao ngay đến đúng người/bộ phận tiếp nhận. Soạn thảo, lấy số công văn và gửi các bưu phẩm đi của công ty, lưu trữ sổ theo dõi chuyển phát thư tín khoa học.
* Quản lý trang thiết bị văn phòng: Theo dõi tình trạng hoạt động của các thiết bị văn phòng dùng chung như máy in, máy photocopy, máy hủy tài liệu, hệ thống điều hòa, điện chiếu sáng. Chủ động liên hệ các đơn vị dịch vụ để bảo trì định kỳ hoặc sửa chữa kịp thời khi xảy ra sự cố hỏng hóc.
* Quản lý vệ sinh và cảnh quan: Giám sát trực tiếp chất lượng dịch vụ của đội ngũ lao công, dọn dẹp vệ sinh nhằm đảm bảo không gian làm việc của công ty luôn luôn sạch sẽ, ngăn nắp, thơm tho và chuyên nghiệp. Điều phối việc chăm sóc cây xanh trang trí văn phòng.
* Hỗ trợ hậu cần công tác: Đặt vé máy bay, vé tàu, xe đưa đón, đặt phòng khách sạn và chuẩn bị các hồ sơ tạm ứng/thanh toán chi phí công tác cho ban giám đốc và cán bộ nhân viên đi công tác nước ngoài hoặc nội địa.

5. Tổ chức Hoạt động Phong trào và Gắn kết Nội bộ (Internal Engagement)

* Lên kế hoạch sự kiện: Phối hợp cùng Ban chấp hành Công đoàn hoặc Ban sự kiện lên ý tưởng, lập kế hoạch chi tiết và triển khai tổ chức các sự kiện thường niên của công ty như: Sinh nhật công ty, Ngày hội gia đình (Family Day), Quốc tế Phụ nữ 8/3, Phụ nữ Việt Nam 20/10, Trung thu cho con em CBNV, Tiệc cuối năm (Year End Party), và chương trình du lịch hè (Team Building).
* Truyền thông nội bộ: Viết bài truyền thông, đăng tải thông báo lên các kênh truyền thông nội bộ của công ty (Group Facebook, Zalo, bảng tin văn phòng) nhằm truyền tải nhanh chóng các thông điệp, quy định mới từ Ban giám đốc đến toàn thể nhân viên một cách sinh động, tích cực.
* Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Đề xuất và triển khai các hoạt động kết nối nhỏ tại văn phòng (Happy Hour hàng tuần, giải thể thao nội bộ, góc đọc sách...) nhằm tạo dựng bầu không khí làm việc vui vẻ, giảm bớt căng thẳng và gắn kết tình đồng đội giữa các phòng ban.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Report): Nhân viên Hành chính Nhân sự sẽ làm việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp và báo cáo tiến độ, kết quả công việc hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR/Admin Manager) hoặc Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader).
* Báo cáo đột xuất: Thực hiện các báo cáo chuyên đề, báo cáo phân tích số liệu nhân sự (tỷ lệ nghỉ việc, biến động lương, chi phí hành chính...) theo yêu cầu đột xuất từ Ban Giám đốc hoặc Trưởng bộ phận.
* Hướng dẫn và Hỗ trợ:
* Chịu trách nhiệm hướng dẫn, phổ biến chi tiết nội quy lao động, quy chế bảo mật thông tin, quy trình xin nghỉ phép/công tác và các chế độ chính sách chung của công ty cho toàn thể nhân sự mới trong ngày đầu tiên nhận việc.
* Hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc của cán bộ nhân viên liên quan đến các vấn đề chấm công, tính lương, chính sách BHXH, thuế TNCN và các quyền lợi phúc lợi khác một cách nhanh chóng, rõ ràng và thấu đáo trên tinh thần phục vụ tận tâm.
* Trong một số trường hợp, có trách nhiệm hướng dẫn công việc, quy trình nghiệp vụ hành chính cơ bản cho các thực tập sinh (Intern) hoặc nhân sự học việc mới gia nhập vào bộ phận Hành chính Nhân sự.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên thuộc các chuyên ngành liên quan như: Quản trị Nhân sự, Quản trị Kinh doanh, Luật, Hành chính Văn phòng, Ngoại ngữ, Lao động Tiền lương, Xã hội học hoặc các chuyên ngành kinh tế khác có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên đã có từ 1 năm kinh nghiệm trở lên làm việc tại vị trí tương đương (Nhân viên Hành chính Nhân sự, Trợ lý Nhân sự, Nhân viên Văn phòng, Lễ tân kiêm Hành chính...).
* *Chấp nhận đào tạo đối với những ứng viên mới tốt nghiệp (Fresh Graduate) hệ Trung cấp/Cao đẳng/Đại học có thái độ làm việc tốt, cầu tiến, có tư duy dịch vụ cao và cam kết gắn bó lâu dài.*

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng tin học văn phòng: Thành thạo các công cụ Microsoft Office (đặc biệt là Excel để quản lý dữ liệu chấm công, tính toán số liệu; Word để soạn thảo các hợp đồng lao động, văn bản hành chính đúng quy chuẩn; PowerPoint để thiết kế các slide giới thiệu định hướng nhân viên mới). Khả năng sử dụng các công cụ làm việc trực tuyến như Google Workspace (Drive, Sheets, Docs, Forms) là một lợi thế lớn.
* Hiểu biết pháp luật lao động: Có kiến thức cơ bản về Luật Lao động Việt Nam hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội và các chính sách thuế TNCN để áp dụng đúng đắn vào công tác quản trị nhân sự tại doanh nghiệp.
* Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt: Giao tiếp trôi chảy, lịch sự, có khả năng lắng nghe thấu cảm và truyền tải thông tin rõ ràng, mạch lạc bằng cả văn viết lẫn văn nói đến mọi cấp bậc nhân sự trong công ty.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng đa nhiệm (multitasking), biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên khoa học để xử lý hiệu quả lượng công việc hành chính đa dạng hàng ngày mà không bị sót việc hay trễ hạn.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Nhạy bén phát hiện các xung đột nhỏ hoặc các điểm nghẽn trong quy trình hành chính và chủ động đề xuất phương án giải quyết tối ưu, linh hoạt.
* Ngoại ngữ: Khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản (đọc hiểu tài liệu, viết email công việc) là một điểm cộng lớn giúp mở rộng cơ hội phát triển nghề nghiệp.

Phẩm chất cá nhân:

* Bảo mật thông tin tối nghiêm: Đây là yêu cầu bắt buộc cao nhất đối với một "chuyên gia nhân sự". Nhân viên tuyệt đối không được tiết lộ bất kỳ thông tin nhạy cảm nào liên quan đến lương thưởng, hồ sơ cá nhân của nhân sự hay chiến lược vận hành của công ty ra bên ngoài hoặc cho những người không có thẩm quyền.
* Cẩn thận và tỉ mỉ: Có tinh thần trách nhiệm cực kỳ cao, chú trọng đến từng chi tiết nhỏ khi soạn thảo văn bản hành chính, hợp đồng lao động hay khi rà soát dữ liệu chấm công, tính lương để hạn chế tối đa các sai sót gây ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động.
* Thân thiện, hòa đồng và hướng ngoại: Luôn duy trì thái độ cởi mở, vui vẻ, sẵn lòng hỗ trợ đồng nghiệp. Có năng lượng tích cực để lan tỏa và kết nối mọi người lại với nhau, tạo dựng môi trường làm việc đoàn kết.
* Chính trực và khách quan: Luôn trung thực trong công việc, công tâm và khách quan khi giải quyết các vấn đề liên quan đến quyền lợi, khen thưởng hay kỷ luật nhân viên, không thiên vị cá nhân.
* Chịu được áp lực công việc: Có tinh thần kiên cường, vững vàng, khả năng giữ bình tĩnh tốt khi phải đối mặt với các tình huống khẩn cấp, khối lượng công việc hành chính phát sinh nhiều hoặc khi giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của nhân viên.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh: Mức lương khởi điểm hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực thực tế khi phỏng vấn), được xem xét điều chỉnh tăng lương định kỳ hàng năm dựa trên kết quả đánh giá hiệu quả công việc (KPIs).
* Chế độ thưởng phong phú:
* Thưởng lương tháng 13 theo quy định công ty.
* Thưởng hiệu quả công việc vượt trội, thưởng sáng kiến cải tiến quy trình hành chính.
* Thưởng các ngày lễ lớn trong năm (Tết Dương lịch, Giỗ tổ Hùng Vương, 30/4 & 1/5, Quốc khánh 2/9...).
* Chế độ Bảo hiểm & Phúc lợi đầy đủ:
* Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật lao động.
* Hưởng chế độ khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám uy tín chất lượng cao.
* Được cấp thẻ bảo hiểm sức khỏe tự nguyện (Bảo Việt/PVI...) đối với nhân sự có thâm niên đóng góp tốt.
* Chính sách nghỉ phép: Nghỉ 12 ngày phép năm hưởng nguyên lương (tăng thêm ngày phép theo thâm niên làm việc). Nghỉ các ngày Lễ, Tết theo quy định của Nhà nước.
* Cơ hội học tập và phát triển nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng mềm, nghiệp vụ C&B, Luật Lao động nâng cao, Kỹ năng quản trị nhân sự do công ty tài trợ 100% học phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ Nhân viên Hành chính Nhân sự lên Chuyên viên Hành chính Nhân sự (Senior HR Admin), Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader), hoặc định hướng chuyên sâu sang mảng C&B, Tuyển dụng, Đào tạo tùy theo thế mạnh bản thân.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Không gian văn phòng hiện đại, mở, trang bị đầy đủ thiết bị làm việc công nghệ mới.
* Văn hóa doanh nghiệp tôn trọng sự khác biệt, khuyến khích sáng tạo, trẻ trung, năng động và luôn coi trọng giá trị con người.
* Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm cùng công ty, các buổi party cuối tuần, câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga...).

---

Tags

`Hành chính Nhân sự` `Tuyển dụng` `Chấm công Tính lương` `C&B` `Quản trị Văn phòng` `Luật Lao động` `Tuyển dụng Hành chính` `HR Admin` `Hồ sơ Nhân sự` `Văn hóa Doanh nghiệp`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyen dung Hanh chinh Nhan su, viec lam HR Admin, tuyen nhan vien hanh chinh nhan su, nhan vien hanh chanh, tim viec hanh chinh nhan su tai tphcm, viec lam hanh chinh nhan su ha noi, nhan vien C&B, tuyen dung nhan su trung cap, tro ly nhan su, hanh chinh van phong, thong tin tuyen dung HR, nhan vien cham cong tinh luong.

Share