MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN CẤP PHÁT DỤNG CỤ LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Cấp phát Dụng cụ thuộc Bộ phận Nhân sự & Hành chính (HR & Admin Department). Đây không đơn thuần là một công việc thủ kho hay quản lý tài sản thông thường, mà là một vị trí mang tính chiến lược trong việc xây dựng và nâng cao Trải nghiệm nhân viên (Employee Experience - EX).

Trong vai trò này, bạn sẽ là "gương mặt thương hiệu" tiếp xúc đầu tiên với nhân sự mới thông qua việc cung cấp các công cụ làm việc chuẩn chỉnh, đồng thời là người đồng hành đáng tin cậy của toàn thể cán bộ nhân viên (CBNV) trong suốt quá trình làm việc tại công ty. Bạn chịu trách nhiệm tối ưu hóa quy trình quản lý vòng đời của trang thiết bị hành chính, dụng cụ làm việc, đồng phục, văn phòng phẩm và các công cụ hỗ trợ khác. Bằng sự tỉ mỉ, chủ động và tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc, bạn sẽ đảm bảo mọi thành viên trong tổ chức luôn có đầy đủ công cụ tốt nhất để hoàn thành công việc một cách hiệu quả, an toàn và chuyên nghiệp.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý Quy trình Cấp phát Công cụ & Dụng cụ cho Nhân sự mới (Onboarding):
- Tiếp nhận thông tin nhân sự mới từ bộ phận Tuyển dụng định kỳ hàng tuần/hàng tháng.
- Lập kế hoạch chuẩn bị và đóng gói "Welcome Kit" (Bộ tài liệu chào mừng, sổ tay nhân viên, bút, thẻ tên, danh thiếp, đồng phục, balo...) theo đúng tiêu chuẩn của từng phòng ban và vị trí chức danh.
- Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận CNTT (IT Support) để đồng bộ hóa việc bàn giao thiết bị công nghệ (Laptop, PC, chuột, tai nghe, cổng chuyển đổi) cùng lúc với các dụng cụ hành chính khác.
- Tổ chức buổi hướng dẫn trực tiếp hoặc chuẩn bị tài liệu hướng dẫn nhân viên mới về quy chế sử dụng, bảo quản trang thiết bị và quy trình báo hỏng, đổi trả dụng cụ của công ty.
- Thực hiện ký biên bản bàn giao tài sản (bản cứng và bản mềm trên hệ thống phần mềm quản lý) có xác nhận của nhân viên mới và quản lý trực tiếp.

2. Vận hành và Quản lý Kho Dụng cụ Hành chính - Nhân sự:
- Trực tiếp quản lý, sắp xếp và phân loại kho dụng cụ làm việc, văn phòng phẩm, đồng phục, quà tặng đối ngoại, quà tặng sự kiện nội bộ của bộ phận Nhân sự theo tiêu chuẩn 5S (Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ - Săn sóc - Sẵn sàng).
- Xây dựng và duy trì định mức tồn kho tối thiểu (Safety Stock) cho từng nhóm mặt hàng. Kịp thời phát hiện các hao hụt, cảnh báo nguy cơ thiếu hụt dụng cụ để lên kế hoạch mua sắm bổ sung.
- Sử dụng thành thạo và cập nhật liên tục dữ liệu nhập - xuất - tồn trên phần mềm quản lý tài sản ERP/HRM hoặc hệ thống bảng tính Excel chuyên dụng để đảm bảo số liệu thực tế luôn khớp 100% với hệ thống.
- Thực hiện kiểm kê định kỳ hàng tháng, hàng quý và hàng năm; lập báo cáo giải trình chi tiết về các trường hợp thất thoát, hư hỏng hoặc hao hụt tự nhiên ngoài định mức.

3. Tiếp nhận, Xử lý Yêu cầu Phát sinh và Thu hồi Tài sản (Offboarding):
- Tiếp nhận các yêu cầu cấp phát bổ sung, đổi mới hoặc sửa chữa dụng cụ làm việc từ các phòng ban thông qua hệ thống ticketing nội bộ hoặc phiếu đề xuất. Xem xét tính hợp lý dựa trên định mức công việc của từng bộ phận trước khi phê duyệt cấp phát.
- Phối hợp với các đơn vị bảo hành, sửa chữa để khắc phục các sự cố hỏng hóc đối với các công cụ dụng cụ nằm trong danh mục tài sản quản lý của bộ phận Nhân sự.
- Thực hiện quy trình thu hồi đầy đủ các trang thiết bị, dụng cụ làm việc, thẻ nhân viên, chìa khóa tủ... khi nhân sự nghỉ việc hoặc luân chuyển công tác.
- Đánh giá tình trạng hao mòn của các dụng cụ được thu hồi, phân loại tài sản có thể tái sử dụng, tài sản cần thanh lý hoặc hủy bỏ, đảm bảo không thất thoát tài sản của doanh nghiệp.

4. Quản lý Nhà cung cấp và Hỗ trợ Mua sắm:
- Tìm kiếm, khảo sát giá và đánh giá năng lực của các nhà cung cấp văn phòng phẩm, đồng phục, quà lưu niệm, công cụ dụng cụ văn phòng định kỳ nhằm tối ưu hóa chi phí.
- Phối hợp với bộ phận Thu mua để thực hiện quy trình mua sắm từ bước lập tờ trình đề xuất, thương thảo hợp đồng, giám sát giao nhận hàng hóa đến đối chiếu công nợ và làm thủ tục thanh quyết toán với bộ phận Kế toán.
- Kiểm tra nghiêm ngặt chất lượng, số lượng, quy cách của công cụ dụng cụ khi nhập kho từ nhà cung cấp, kiên quyết từ chối nhận các mặt hàng không đạt tiêu chuẩn thương hiệu hoặc lỗi kỹ thuật.

5. Xây dựng Quy trình, Quy chế và Số hóa Quản lý:
- Tham gia biên soạn, cải tiến và tối ưu hóa các quy trình cấp phát, định mức sử dụng công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm áp dụng cho toàn công ty nhằm tiết kiệm ngân sách và tránh lãng phí.
- Tham mưu cho Trưởng bộ phận về việc ứng dụng các giải pháp số hóa (mã vạch QR Code, RFID, phần mềm chuyên dụng) vào công tác quản lý tài sản, giúp rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính cho nhân viên.

6. Công việc bổ trợ khác:
- Hỗ trợ công tác chuẩn bị hậu cần (dụng cụ game, quà tặng, tài liệu, backdrop, standee...) cho các sự kiện nội bộ, hoạt động gắn kết (Teambuilding, Year End Party, sinh nhật công ty, các ngày lễ trong năm).
- Thực hiện các báo cáo phân tích chi phí sử dụng công cụ dụng cụ theo phòng ban hàng tháng để giúp Ban Giám đốc có góc nhìn tổng quan về chi phí vận hành nhân sự.
- Các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng bộ phận Nhân sự & Hành chính.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Manager) hoặc Giám sát Hành chính (Admin Supervisor).
- Phối hợp làm việc chặt chẽ với:
+ Bộ phận Tuyển dụng & Đào tạo (để nắm bắt lịch trình và số lượng nhân sự mới).
+ Bộ phận IT Support (để đồng bộ hóa quy trình bàn giao/thu hồi thiết bị công nghệ).
+ Bộ phận Tài chính - Kế toán (để thực hiện kiểm kê, đối chiếu tài sản và thanh quyết toán hóa đơn mua sắm).
+ Tất cả các Trưởng bộ phận và Nhân viên trong công ty (với vai trò hỗ trợ cung cấp dịch vụ công cụ làm việc).
- Định hướng hướng dẫn: Có trách nhiệm đào tạo, hướng dẫn cho các nhân sự học việc, thực tập sinh hành chính hoặc nhân sự mới gia nhập đội ngũ HR về quy trình quản lý kho và cấp phát dụng cụ.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Hành chính văn phòng, Quản trị nhân lực, Quản trị kinh doanh, Kế toán, Quản lý kho/Logistics hoặc các ngành nghề có liên quan.
- Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu từ 01 năm kinh nghiệm tại vị trí Nhân viên Cấp phát, Nhân viên Hành chính, Thủ kho văn phòng, Nhân viên Quản lý tài sản hoặc các vị trí dịch vụ khách hàng có liên quan đến công tác hậu cần tại các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên.

Kỹ năng chuyên môn:
- Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Thành thạo các hàm tính toán và quản lý dữ liệu trong Excel/Google Sheets (Vlookup, Pivot Table, IF, Filter...) để lập báo cáo xuất - nhập - tồn chính xác. Biết sử dụng các phần mềm quản trị ERP, HRM là một lợi thế lớn.
- Kỹ năng Quản lý Kho bãi và Sắp xếp: Hiểu rõ nguyên tắc sắp xếp kho khoa học, ứng dụng tốt phương pháp quản lý tồn kho (FIFO, LIFO, 5S) để tối ưu diện tích và tốc độ tìm kiếm dụng cụ.
- Kỹ năng Giao tiếp và Chăm sóc Khách hàng nội bộ: Có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, lịch sự, nhã nhặn nhưng quyết đoán khi giải thích các quy định, chính sách cấp phát cho nhân viên.
- Kỹ năng Giải quyết Vấn đề và Đàm phán: Có khả năng xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh như thiếu hụt công cụ đột xuất, sự cố hư hỏng thiết bị, hoặc đàm phán thương lượng giá cả, tiến độ giao hàng với các nhà cung cấp.
- Kỹ năng Quản lý Thời gian và Sắp xếp Công việc: Biết cách ưu tiên xử lý các công việc quan trọng khi có nhiều yêu cầu cấp phát dồn dập cùng một lúc (đặc biệt là vào các đợt Onboarding số lượng lớn).

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực và Liêm chính: Đây là phẩm chất quan trọng hàng đầu do vị trí này trực tiếp quản lý, nắm giữ các tài sản, dụng cụ có giá trị vật chất của công ty cũng như làm việc liên quan đến tài chính mua sắm.
- Tỉ mỉ, Cẩn trọng và Ngăn nắp: Luôn chú ý đến từng chi tiết nhỏ trong việc ghi chép số liệu, kiểm đếm hàng hóa và giữ gìn không gian kho bãi sạch sẽ, khoa học.
- Tinh thần Trách nhiệm cao: Chủ động trong công việc, luôn theo sát các yêu cầu của nhân viên cho đến khi được giải quyết triệt để, không ngại khó khăn và có tinh thần tự giác cao.
- Tư duy Dịch vụ (Service Mindset): Luôn đặt sự hài lòng của nhân viên lên hàng đầu, sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp với thái độ thân thiện, vui vẻ, nhiệt tình và tôn trọng.
- Sức khỏe tốt và Năng động: Sẵn sàng di chuyển, thực hiện các công việc kiểm kê, bê vác, sắp xếp thùng hàng dụng cụ khi cần thiết.

Quyền lợi:
- Thu nhập cạnh tranh: Lương cơ bản hấp dẫn (dao động từ 8.000.000đ - 12.000.000đ/tháng tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Phụ cấp ăn trưa, điện thoại, gửi xe.
- Thưởng hiệu quả công việc (KPIs): Thưởng định kỳ hàng tháng/hàng quý dựa trên hiệu quả quản lý hao hụt kho, độ chính xác của số liệu báo cáo và chỉ số hài lòng của nhân viên nội bộ (eNPS).
- Chế độ đãi ngộ toàn diện:
+ Thưởng lương tháng thứ 13, thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Dương lịch, Tết Nguyên Đán).
+ Thưởng thâm niên, quà sinh nhật, quà cưới, chế độ hiếu hỷ đầy đủ.
- Bảo hiểm và Sức khỏe: Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc. Được tham gia chương trình khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
- Môi trường làm việc: Trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp, đề cao sự sáng tạo và tôn trọng giá trị cá nhân. Cơ sở vật chất khang trang, hiện đại, trang thiết bị làm việc được cung cấp đầy đủ.
- Cơ hội Phát triển Nghề nghiệp:
+ Được đào tạo bài bản về kỹ năng quản trị hành chính chuyên nghiệp, quản lý chuỗi cung ứng nội bộ và kỹ năng mềm từ các chuyên gia nhân sự giàu kinh nghiệm.
+ Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí cao hơn như: Giám sát Hành chính (Admin Supervisor), Trưởng nhóm Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Team Leader), hoặc luân chuyển sang các mảng chuyên sâu khác trong ngành Nhân sự (C&B, Tuyển dụng, Đào tạo) nếu có nguyện vọng và năng lực phù hợp.
- Hoạt động tập thể phong phú: Tham gia các chương trình Teambuilding, nghỉ mát hàng năm, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga) và các sự kiện nội bộ do công ty tổ chức thường xuyên.

Tags:
Tuyển dụng Nhân viên Hành chính, Quản lý tài sản công ty, Hành chính Nhân sự, Tuyển dụng HR Admin, Việc làm Cấp phát dụng cụ, Quản lý kho văn phòng phẩm, Chăm sóc nhân viên nội bộ.

Từ khoá tìm kiếm:
- Nhân viên cấp phát dụng cụ hành chính
- Nhân viên quản lý tài sản nhân sự
- Tuyển dụng nhân viên HR Admin
- Việc làm hành chính nhân sự tại TP.HCM/Hà Nội
- Thủ kho văn phòng phẩm hành chính
- Nhân viên hỗ trợ Onboarding nhân sự
- Tuyển dụng nhân viên quản lý công cụ dụng cụ
- Tuyển dụng hành chính tổng hợp trung cấp trở lên

Share