Mô tả công việc: Trợ lý hành chánh lĩnh vực nhân sự

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Trợ lý hành chánh lĩnh vực nhân sự (HR Administrative Assistant). Đây là một vị trí hạt nhân, đóng vai trò là "chiếc cầu nối" vững chắc giữa ban lãnh đạo, bộ phận nhân sự và toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty. Bạn không chỉ đơn thuần là người xử lý các thủ tục giấy tờ hành chính, mà còn là người đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp, sự chu đáo và văn hóa kết nối của doanh nghiệp.

Vị trí Trợ lý hành chánh lĩnh vực nhân sự sẽ chịu trách nhiệm vận hành trơn tru các hoạt động hành chính thường nhật của phòng Nhân sự, hỗ trợ đắc lực cho các công tác tuyển dụng, đào tạo, tính lương (C&B) và truyền thông nội bộ. Chúng tôi tìm kiếm một người cộng sự có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc, sự tỉ mỉ trong từng chi tiết nhỏ, khả năng bảo mật thông tin tuyệt đối và một thái độ tích cực, sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp. Đối với chúng tôi, mỗi quy trình hành chính được tối ưu hóa thành công chính là nền tảng để xây dựng một môi trường làm việc hạnh phúc và hiệu quả.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

Nhiệm vụ của Trợ lý hành chánh lĩnh vực nhân sự được chia thành các nhóm công việc cụ thể sau đây:

1. Công tác Hành chính Nhân sự Thường nhật (HR Administration)
* Quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự: Chịu trách nhiệm tiếp nhận, phân loại, sắp xếp và lưu trữ (cả bản cứng và bản mềm trên hệ thống dữ liệu đám mây/phần mềm HR) toàn bộ hồ sơ của nhân viên, bao gồm: sơ yếu lý lịch, bằng cấp, quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động, cam kết bảo mật thông tin, và các giấy tờ liên quan khác. Đảm bảo hồ sơ luôn được cập nhật đầy đủ, chính xác và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
* Soạn thảo văn bản hành chính: Thực hiện soạn thảo các tờ trình, thông báo nội bộ, quyết định nhân sự (tăng lương, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, điều chuyển công tác, chấm dứt hợp đồng lao động...) theo đúng biểu mẫu và quy chuẩn văn bản của công ty.
* Quản lý văn phòng phẩm và trang thiết bị phòng HR: Theo dõi, lập kế hoạch mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ làm việc cho phòng nhân sự. Phối hợp với bộ phận Hành chính tổng hợp để đảm bảo các thiết bị văn phòng (máy in, máy photocopy, máy chấm công) hoạt động ổn định.
* Hỗ trợ công tác hậu cần: Chuẩn bị phòng họp, tiếp đón khách hàng/ứng viên đến phỏng vấn và làm việc tại văn phòng hành chính của phòng nhân sự.

2. Hỗ trợ Công tác Tuyển dụng và Thu hút Tài năng (Recruitment Support)
* Đăng tuyển và lọc hồ sơ: Hỗ trợ Chuyên viên Tuyển dụng đăng tải các tin tuyển dụng lên các kênh tuyển dụng của công ty (website, fanpage, các trang tuyển dụng đối tác). Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ ứng viên bước đầu dựa trên các tiêu chí có sẵn.
* Điều phối lịch phỏng vấn: Liên hệ với ứng viên qua điện thoại/email để sắp xếp lịch phỏng vấn phù hợp với lịch làm việc của Trưởng bộ phận/Hội đồng tuyển dụng. Gửi thư xác nhận phỏng vấn, hướng dẫn ứng viên các thủ tục cần thiết khi đến văn phòng.
* Chăm sóc ứng viên (Candidate Experience): Đón tiếp ứng viên chu đáo khi họ đến phỏng vấn, hướng dẫn làm bài test (nếu có). Phản hồi kết quả phỏng vấn (gửi thư cảm ơn hoặc thư mời nhận việc) cho ứng viên một cách chuyên nghiệp và lịch sự.

3. Điều phối Quy trình Đón nhận Nhân viên Mới (Onboarding) và Thôi việc (Offboarding)
* Chuẩn bị Onboarding: Phối hợp với bộ phận IT và Hành chính để chuẩn bị sẵn sàng góc làm việc, máy tính, email công ty, thẻ nhân viên, văn phòng phẩm và bộ tài liệu hướng dẫn (Welcome Kit) trước ngày nhân viên mới nhận việc.
* Hướng dẫn hội nhập: Trực tiếp đón tiếp nhân viên mới trong ngày đầu tiên đi làm, giới thiệu họ với các phòng ban, hướng dẫn nội quy lao động, quy định sử dụng thiết bị và các chính sách cơ bản của công ty. Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ nhận việc theo quy định.
* Quy trình Offboarding: Khi nhân viên nghỉ việc, hỗ trợ hướng dẫn họ thực hiện quy trình bàn giao công việc, bàn giao tài sản (máy tính, thẻ xe, tài liệu). Hoàn thiện thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động, bàn giao sổ BHXH và giải quyết các chế độ liên quan theo đúng quy định pháp luật.

4. Hỗ trợ Công tác Chấm công, Tính lương & Phúc lợi (C&B Support)
* Theo dõi chấm công: Hằng ngày/hằng tuần theo dõi dữ liệu vân tay từ máy chấm công. Tổng hợp dữ liệu đi muộn, về sớm, giải trình công tác, đăng ký làm thêm giờ (OT) của nhân viên trên hệ thống.
* Quản lý phép năm: Cập nhật và theo dõi số ngày phép năm còn lại của từng nhân viên, giải đáp các thắc mắc liên quan đến ngày phép và các chế độ nghỉ chế độ (ốm đau, thai sản, hiếu hỷ).
* Hỗ trợ chuẩn bị bảng lương: Tổng hợp và gửi bảng chấm công đã được đối soát cho Chuyên viên C&B vào cuối tháng. Hỗ trợ thu thập chứng từ, hồ sơ giảm trừ gia cảnh của nhân viên để phục vụ công tác tính thuế TNCN.
* Thủ tục BHXH: Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên. Liên hệ với cơ quan BHXH để giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho người lao động.

5. Truyền thông Nội bộ và Tổ chức Sự kiện (Internal Communication & Events)
* Truyền thông tin tức: Soạn thảo và đăng tải các bản tin nội bộ, thông báo chúc mừng sinh nhật nhân viên, vinh danh cá nhân/tập thể xuất sắc lên các kênh truyền thông nội bộ (Zalo, Viber, Workplace, Slack...).
* Tổ chức sự kiện: Phối hợp cùng công đoàn và các phòng ban khác lên ý tưởng, chuẩn bị hậu cần và tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty như: sinh nhật tháng, Ngày hội gia đình, Teambuilding, Year-End Party, các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Trung thu, Noel...).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Report): Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Administration Team Leader).
* Phối hợp ngang hàng (Lateral Coordination): Phối hợp chặt chẽ với các chuyên viên trong bộ phận HR (Tuyển dụng, Đào tạo, C&B) và bộ phận Hành chính tổng hợp (Admin/GA) để đảm bảo các hoạt động hành chính được nhất quán và không bị gián đoạn.
* Hướng dẫn công việc (Guidelines):
* Trợ lý hành chánh nhân sự sẽ thực hiện công việc dựa trên Nội quy lao động của công ty, Sổ tay nhân viên, Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs) của phòng Nhân sự và các quy định của Luật Lao động hiện hành.
* Được tham gia các buổi đào tạo định kỳ về quy trình nghiệp vụ nội bộ, kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) và các kỹ năng mềm bổ trợ cho công việc.
* Nhận được sự kèm cặp trực tiếp (Coaching 1-1) từ đồng nghiệp có kinh nghiệm hoặc Quản lý trực tiếp trong 2 tháng thử việc để nhanh chóng nắm bắt công việc.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị nhân sự, Quản trị văn phòng, Luật, Hành chính học, Ngoại ngữ, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành khoa học xã hội có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (Lễ tân, Trợ lý hành chính, Thực tập sinh Nhân sự, Nhân viên hành chính văn phòng).
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp (Fresher) có thái độ tốt, tư duy nhanh nhẹn, ham học hỏi và có định hướng phát triển lâu dài trong ngành Nhân sự.

Kỹ năng chuyên môn:
* Thành thạo Tin học văn phòng (MS Office): Đặc biệt là kỹ năng sử dụng Excel để quản lý dữ liệu nhân sự (sử dụng thành thạo các hàm cơ bản như Vlookup, Sumif, If, Pivot Table...) và Word để soạn thảo văn bản đúng quy chuẩn chuẩn mực văn bản hành chính.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, quản lý nhiều đầu việc cùng lúc (multitasking) mà không bị nhầm lẫn hay chậm trễ deadline. Biết cách ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp.
* Kỹ năng giao tiếp xuất sắc: Giao tiếp lịch sự, rõ ràng, gãy gọn qua cả hai hình thức: trực tiếp (nói) và gián tiếp (viết email, tin nhắn công việc). Khả năng lắng nghe tích cực để hiểu rõ nhu cầu của nhân viên.
* Sử dụng các công cụ công nghệ: Có khả năng nhanh chóng làm quen và sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS), máy chấm công, các ứng dụng lưu trữ đám mây (Google Drive, OneDrive) và các công cụ làm việc nhóm.
* Hiểu biết cơ bản về Luật Lao động: Có kiến thức cơ bản về hợp đồng lao động, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và các chế độ bảo hiểm xã hội cơ bản là một lợi thế lớn.

Phẩm chất cá nhân:
* Bảo mật thông tin tuyệt đối: Đây là yêu cầu tiên quyết hàng đầu. Trợ lý nhân sự là người tiếp xúc với nhiều thông tin nhạy cảm (lương, thông tin cá nhân, quyết định kỷ luật...). Do đó, bạn phải có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết không tiết lộ thông tin nhân sự ra ngoài dưới bất kỳ hình thức nào.
* Cẩn thận và tỉ mỉ: Sự chính xác trong số liệu chấm công, thông tin trên hợp đồng lao động là vô cùng quan trọng. Bạn cần có tính cẩn thận, luôn rà soát lại kết quả công việc trước khi gửi hoặc trình ký.
* Thái độ tích cực và hướng tới dịch vụ (Service Mindset): Luôn duy trì thái độ hòa nhã, cởi mở, thân thiện và kiên nhẫn khi hỗ trợ, giải đáp các thắc mắc của cán bộ nhân viên trong công ty.
* Khả năng chịu áp lực: Giữ được sự bình tĩnh, xử lý tình huống khéo léo khi khối lượng công việc tăng cao hoặc phát sinh các vấn đề nhân sự đột xuất.
* Chủ động và ham học hỏi: Không ngại việc khó, chủ động đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình làm việc hành chính để nâng cao hiệu suất chung của phòng.

---

Quyền lợi:

* Mức lương & Thưởng hấp dẫn:
* Mức lương cạnh tranh (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn).
* Thử việc nhận 85% - 100% lương (tùy năng lực).
* Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc cuối năm (KPIs) dựa trên kết quả kinh doanh của công ty và đánh giá cá nhân.
* Xét tăng lương định kỳ 1 - 2 lần/năm dựa trên năng lực và đóng góp thực tế.
* Chế độ Phúc lợi đầy đủ:
* Đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi ký hợp đồng lao động chính thức.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (bảo hiểm tai nạn, khám chữa bệnh nội ngoại trú) dành riêng cho nhân viên có thâm niên.
* Nghỉ phép năm (12 ngày/năm, tăng thêm theo thâm niên làm việc), nghỉ các ngày Lễ, Tết theo quy định của Nhà nước.
* Quà tặng vào các dịp đặc biệt: Sinh nhật, Trung thu, Tết Nguyên Đán, đám cưới, thai sản...
* Cơ hội Đào tạo & Phát triển nghề nghiệp:
* Được làm việc trực tiếp và học hỏi từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị nhân sự (HRM, C&B, L&D, TA).
* Được công ty tài trợ tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ chuyên môn (kỹ năng C&B chuyên sâu, kỹ năng giao tiếp, khóa học Luật lao động cập nhật...).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Định hướng phát triển lên Chuyên viên Nhân sự tổng hợp (HR Generalist) hoặc đi sâu vào các mảng chuyên môn như Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter), Chuyên viên C&B, Chuyên viên Đào tạo (L&D) sau 1 - 2 năm làm việc hiệu quả.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sự sáng tạo cá nhân.
* Văn phòng hiện đại, đầy đủ tiện nghi, có khu vực pantry (trà, cafe, đồ ăn nhẹ miễn phí cho nhân viên).
* Tham gia các hoạt động gắn kết tập thể định kỳ: Teambuilding hàng quý, du lịch hè hàng năm, câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga...).

---

Tags:
#TuyendungNhansu #TrolyHanhchanh #HanhchinhNhansu #HRAdmin #HRAssistant #TuyendungHCMC #TuyendungHaNoi #JobInHR #CoHoiNgheNghiep

---

Từ khoá tìm kiếm:
Trợ lý hành chính nhân sự, Tuyển dụng HR Admin, Việc làm Hành chính Nhân sự, Nhân viên HR Admin, Trợ lý nhân sự, Thực tập sinh hành chính nhân sự, Tuyển dụng trợ lý nhân sự, Việc làm nhân sự không yêu cầu kinh nghiệm, Nhân viên hành chính văn phòng, HR Administrative Assistant jobs.

Share