MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN TIẾP TÂN LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR RECEPTIONIST)

---

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia nhân sự - Vị trí Nhân viên Tiếp tân lĩnh vực Nhân sự (HR Receptionist)". Đây không đơn thuần là một vị trí lễ tân truyền thống chỉ làm nhiệm vụ trực điện thoại và đón khách. Tại doanh nghiệp của chúng tôi, vị trí này được định vị như một "Đại sứ thương hiệu tuyển dụng" và là điểm chạm đầu tiên vô cùng quan trọng trong hành trình trải nghiệm của ứng viên lẫn nhân viên (Candidate & Employee Experience).

Với vai trò là một "chuyên gia nhân sự" ở tuyến đầu, bạn sẽ là người thiết lập ấn tượng đầu tiên chuyên nghiệp, thân thiện và ấm áp cho mọi khách hàng, đối tác, đặc biệt là các ứng viên tiềm năng đến tham gia phỏng vấn và nhân sự mới nhận việc. Đồng thời, bạn sẽ trực tiếp tham gia hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ cốt lõi của phòng Nhân sự bao gồm: hỗ trợ quy trình tuyển dụng, thực hiện thủ tục tiếp nhận nhân sự mới (onboarding), quản lý hồ sơ nhân sự, truyền thông nội bộ và điều phối các sự kiện gắn kết tập thể.

Vị trí này đòi hỏi sự kết hợp hoàn hảo giữa kỹ năng dịch vụ khách hàng xuất sắc, sự nhạy bén trong giao tiếp ứng xử và nền tảng kiến thức cơ bản về quản trị nguồn nhân lực. Đây là bệ phóng lý tưởng cho những ứng viên mong muốn phát triển sự nghiệp lâu dài và chuyên sâu trong ngành Nhân sự (HR).

---

Nhiệm vụ công việc chính

Để đảm bảo vận hành trơn tru các hoạt động tại sảnh văn phòng và hỗ trợ đắc lực cho bộ phận Nhân sự, Nhân viên Tiếp tân lĩnh vực Nhân sự sẽ đảm nhận các nhóm nhiệm vụ trọng tâm sau đây:

1. Quản lý Sảnh đón tiếp & Xây dựng Trải nghiệm Khách hàng/Ứng viên (40% thời lượng)

* Đón tiếp chuyên nghiệp: Chào đón khách hàng, đối tác, ứng viên và nhân viên đến văn phòng với thái độ niềm nở, lịch sự và chuyên nghiệp nhất. Chủ động tìm hiểu nhu cầu của khách và hướng dẫn họ đến đúng bộ phận chức năng.
* Quản lý trải nghiệm ứng viên:
* Là đầu mối tiếp đón ứng viên đến phỏng vấn. Hướng dẫn ứng viên check-in, điền thông tin phiếu thông tin ứng viên (Candidate Application Form).
* Phát và giám sát các bài kiểm tra chuyên môn (test) của ứng viên theo yêu cầu của Bộ phận Tuyển dụng.
* Chuẩn bị nước uống, sắp xếp phòng phỏng vấn gọn gàng, chuyên nghiệp.
* Thông báo kịp thời cho Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter) hoặc Trưởng bộ phận chuyên môn về sự hiện diện của ứng viên.
* Chăm sóc ứng viên trong suốt thời gian chờ đợi, đảm bảo họ luôn cảm thấy được tôn trọng và thoải mái.
* Tổng đài và Liên lạc: Tiếp nhận các cuộc gọi đến tổng đài chính của công ty. Sàng lọc thông tin, giải đáp các thắc mắc cơ bản về tuyển dụng hoặc chuyển cuộc gọi đến đúng cá nhân/bộ phận liên quan một cách nhanh chóng.
* Quản lý diện mạo văn phòng: Đảm bảo khu vực sảnh tiếp tân, khu vực chờ của khách và các phòng họp phỏng vấn luôn trong tình trạng sạch sẽ, ngăn nắp, đầy đủ tài liệu giới thiệu về công ty (brochure, catalogue) và tuân thủ đúng bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.

2. Hỗ trợ Công tác Tuyển dụng và Tiếp nhận Nhân sự mới - Onboarding (25% thời lượng)

* Hỗ trợ sàng lọc hồ sơ: Phối hợp với bộ phận tuyển dụng để hỗ trợ đăng tin tuyển dụng lên các kênh truyền thông, mạng xã hội, diễn đàn việc làm theo nội dung có sẵn. Hỗ trợ tiếp nhận CV và phân loại hồ sơ ban đầu.
* Sắp xếp lịch phỏng vấn: Liên hệ bằng điện thoại hoặc gửi email xác nhận lịch phỏng vấn cho ứng viên theo điều phối của chuyên viên tuyển dụng. Gửi thư cảm ơn hoặc thông báo kết quả phỏng vấn (khi có yêu cầu).
* Chuẩn bị Onboarding:
* Chuẩn bị bộ tài liệu chào đón nhân sự mới (Welcome Kit), thẻ nhân viên, tủ đồ cá nhân, văn phòng phẩm và các công cụ làm việc cần thiết trước ngày nhân sự mới nhận việc.
* Hướng dẫn nhân sự mới hoàn thiện các thủ tục hồ sơ giấy tờ đầu vào (sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng minh thư, mã số thuế, thông tin tài khoản ngân hàng...).
* Dẫn dắt nhân sự mới đi tham quan văn phòng (Office tour), giới thiệu họ với các phòng ban để giúp họ nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc.

3. Quản lý Hành chính Nhân sự & Văn thư Lưu trữ (20% thời lượng)

* Quản lý hồ sơ nhân sự: Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ và sắp xếp khoa học hồ sơ giấy của nhân viên. Thực hiện số hóa (scan) và lưu trữ dữ liệu nhân sự lên hệ thống quản lý nội bộ (HRIS/Drive chung) đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối.
* Quản lý thư tín và chuyển phát nhanh: Tiếp nhận toàn bộ công văn, thư từ, bưu phẩm gửi đến công ty. Phân loại, ghi chép vào sổ theo dõi và chuyển giao kịp thời đến các cá nhân, bộ phận nhận. Đồng thời hỗ trợ gửi thư từ, hợp đồng lao động ra bên ngoài.
* Quản lý cấp phát văn phòng phẩm: Kiểm soát, thống kê và lập kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm (trà, cà phê, nước uống...) hàng tháng cho khu vực sảnh và khối văn phòng. Quản lý việc cấp phát và sử dụng hợp lý, tiết kiệm.
* Hỗ trợ công tác chấm công: Hỗ trợ giám sát việc check-in/check-out của nhân sự tại sảnh. Tiếp nhận và hướng dẫn nhân viên mới đăng ký dấu vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt trên hệ thống máy chấm công.

4. Hỗ trợ Truyền thông Nội bộ & Gắn kết Nhân viên (15% thời lượng)

* Cập nhật bảng tin nội bộ: Phụ trách quản lý và cập nhật nội dung trên bảng tin vật lý tại sảnh hoặc bảng tin điện tử (nếu có), bao gồm: thông báo nội bộ, chúc mừng sinh nhật nhân viên, vinh danh cá nhân xuất sắc, hình ảnh các hoạt động công ty.
* Hỗ trợ tổ chức sự kiện: Tham gia cùng ban nhân sự lên ý tưởng và chuẩn bị hậu cần cho các sự kiện nội bộ của công ty như: Happy Hour thứ sáu, tiệc sinh nhật tháng, Ngày hội gia đình, Team building, Tiệc tất niên (Year End Party), và các ngày lễ lớn trong năm (8/3, 20/10, Trung thu, Giáng sinh).
* Khảo sát ý kiến nhân viên: Hỗ trợ gửi và thu thập các phiếu khảo sát ý kiến, đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên về môi trường làm việc theo các dự án cải tiến của phòng Nhân sự.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Vị trí này sẽ báo cáo trực tiếp công việc hàng ngày cho Trưởng nhóm Tuyển dụng (Recruitment Leader) hoặc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager) tùy thuộc vào cấu trúc tổ chức cụ thể của doanh nghiệp.
* Phối hợp ngang hàng: Cộng tác chặt chẽ với các Chuyên viên Tuyển dụng, Chuyên viên Quan hệ Lao động, Chuyên viên C&B (Lương và Phúc lợi) và bộ phận Hành chính - Khánh tiết để đảm bảo thông tin được truyền tải thông suốt.
* Quy trình hướng dẫn công việc:
* Khi mới nhận việc, nhân viên sẽ được tham gia chương trình đào tạo hội nhập chuyên sâu kéo dài 2 tuần về: Văn hóa doanh nghiệp, Bộ quy chuẩn ứng xử dịch vụ khách hàng (Service Standards), Quy trình xử lý hồ sơ nhân sự và Cách sử dụng các phần mềm nhân sự nội bộ.
* Được cung cấp đầy đủ Sổ tay hướng dẫn công việc tiêu chuẩn (SOP - Standard Operating Procedure) cho từng nghiệp vụ cụ thể tại bàn lễ tân (Cách nghe điện thoại, quy trình xử lý tình huống khẩn cấp, hướng dẫn đón tiếp khách VIP...).
* Hàng tuần, nhân viên sẽ có buổi họp 1-1 với Quản lý trực tiếp để rà soát tiến độ công việc, tháo gỡ khó khăn và định hướng phát triển kỹ năng cá nhân.

---

Yêu cầu và điều kiện

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Quản trị Nguồn nhân lực, Quản trị Văn phòng, Quản trị Khách sạn, Ngoại ngữ, Quan hệ Công chúng, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành nghề liên quan có liên kết đến dịch vụ và con người.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí Lễ tân văn phòng, Lễ tân khách sạn, Trợ lý hành chính, CSKH hoặc Cộng tác viên phòng Nhân sự.
* Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp có thái độ tốt, ham học hỏi và có định hướng phát triển rõ ràng theo ngành nhân sự. Việc từng tham gia các hoạt động Đoàn/Đội/Câu lạc bộ năng nổ ở trường đại học/cao đẳng là một điểm cộng lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng giao tiếp xuất sắc: Có khả năng diễn đạt lưu loát, rõ ràng, mạch lạc qua cả hình thức nói trực tiếp, gọi điện thoại và viết email. Giọng nói dễ nghe, ấm áp, truyền cảm, không ngọng, không nói giọng địa phương quá nặng.
* Kỹ năng dịch vụ khách hàng (Customer Service Mindset): Luôn đặt sự hài lòng của ứng viên/khách hàng lên hàng đầu. Có khả năng lắng nghe thấu cảm, kiên nhẫn giải đáp thắc mắc và luôn giữ thái độ niềm nở, tích cực dưới áp lực công việc.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng đa nhiệm (multitasking) tốt, biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các đầu việc phát sinh tại bàn lễ tân mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung.
* Kỹ năng tin học văn phòng: Thành thạo các công cụ MS Office (Word, Excel, PowerPoint) để soạn thảo văn bản hành chính, lập báo cáo thống kê cơ bản. Biết sử dụng các công cụ lưu trữ đám mây (Google Drive, OneDrive) và các công cụ thiết kế cơ bản như Canva (để hỗ trợ truyền thông nội bộ) là lợi thế lớn.
* Ngoại ngữ: Giao tiếp tiếng Anh cơ bản đến khá (đặc biệt là kỹ năng nghe và nói để đón tiếp khách nước ngoài, nghe điện thoại từ đối tác quốc tế).

Phẩm chất cá nhân:

* Tác phong chuyên nghiệp & Ngoại hình sáng: Ngoại hình chỉn chu, gọn gàng, thanh lịch. Luôn tuân thủ quy định về đồng phục hoặc trang phục công sở lịch sự. Nụ cười thân thiện là "vũ khí" không thể thiếu.
* Tính bảo mật cao (Confidentiality): Do tính chất làm việc trong bộ phận Nhân sự - nơi tiếp cận nhiều thông tin nhạy cảm về lương thưởng, hồ sơ cá nhân và các quyết định nhân sự, ứng viên bắt buộc phải có tính trung thực và ý thức bảo mật thông tin tuyệt đối.
* Sự tỉ mỉ và cẩn thận: Chu đáo trong từng chi tiết nhỏ từ việc chuẩn bị nước cho ứng viên, sắp xếp tài liệu ngăn nắp cho đến nhập liệu thông tin nhân sự chính xác lên hệ thống.
* Năng động và Thích nghi nhanh: Có tinh thần chủ động cao, không ngại thay đổi, có tư duy hướng ngoại, thích kết nối con người và có khả năng khuấy động không khí trong các hoạt động tập thể.

---

Quyền lợi

Khi gia nhập đội ngũ của chúng tôi với vai trò Nhân viên Tiếp tân lĩnh vực Nhân sự, bạn sẽ được hưởng gói phúc lợi toàn diện và lộ trình phát triển nghề nghiệp hấp dẫn:

* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cơ bản dao động từ 8.000.000đ - 11.000.000đ/tháng (tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Phụ cấp trang điểm/trang phục hàng tháng + Thưởng hiệu suất công việc (KPIs).
* Chế độ đãi ngộ đầy đủ:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo Luật lao động ngay sau khi hoàn thành 02 tháng thử việc (thử việc nhận 85% lương).
* Lương tháng 13 đảm bảo cùng các khoản thưởng lễ, tết, sinh nhật, hỷ sự, thăm hỏi ốm đau... theo quy chế tài chính của công ty.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Nghỉ phép năm: 12 ngày phép/năm (tăng thêm theo thâm niên làm việc).
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc tại văn phòng hạng A hiện đại, tiện nghi, không gian mở, đầy đủ khu vực pantry (trà, cafe, bánh ngọt miễn phí). Đồng nghiệp trẻ trung, năng động, văn hóa chia sẻ và tôn trọng sự khác biệt.
* Đào tạo & Phát triển - Lộ trình thăng tiến rõ ràng:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và bên ngoài về kỹ năng giao tiếp nâng cao, kỹ năng giải quyết xung đột, kiến thức chuyên sâu về Luật Lao động, BHXH, Thuế TNCN và các nghiệp vụ nhân sự nâng cao.
* Lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rộng mở: Sau 1 - 2 năm cống hiến xuất sắc tại vị trí Tiếp tân Nhân sự, bạn sẽ được ưu tiên xem xét chuyển đổi và thăng tiến lên các vị trí chuyên môn sâu hơn trong phòng Nhân sự như: *Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter), Chuyên viên Quan hệ Lao động (Employee Relations Specialist), Chuyên viên Truyền thông Nội bộ (Internal Communication Specialist)* hoặc *Chuyên viên Hành chính Nhân sự Tổng hợp (HR Generalist)*.
* Hoạt động gắn kết phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm cùng công ty, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, yoga, cầu lông...), và các sự kiện nội bộ định kỳ hàng tuần/hàng tháng.

---

Tags

`Tuyển dụng Nhân sự` `Lễ tân Hành chính` `HR Receptionist` `Trải nghiệm ứng viên` `Hành chính Nhân sự` `Lễ tân văn phòng` `Việc làm Nhân sự TP.HCM` `Việc làm Nhân sự Hà Nội` `Tuyển dụng Lễ tân` `HR Assistant`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng lễ tân nhân sự, tìm việc làm HR receptionist, nhân viên tiếp tân văn phòng hành chính, trợ lý nhân sự kiêm lễ tân, nhân viên đón tiếp ứng viên, tuyển dụng hành chính nhân sự tphcm, lễ tân nhân sự không yêu cầu kinh nghiệm, việc làm nhân sự tốt nghiệp trung cấp, lễ tân văn phòng chuyên nghiệp.

Share