MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN SẮP XẾP LỊCH LÀM VIỆC (LĨNH VỰC NHÂN SỰ)

---

Mô tả công việc

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Sắp xếp Lịch làm việc và Điều phối Nhân lực (Workforce Scheduler / HR Coordinator) để gia nhập đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp của chúng tôi.

Trong bối cảnh doanh nghiệp vận hành liên tục với quy mô nhân sự lớn, đa dạng ca kíp và phân hệ phòng ban phức tạp, vị trí này không chỉ đơn thuần là người nhập liệu thời gian biểu. Bạn sẽ đóng vai trò là "kiến trúc sư" điều phối nguồn lực, đảm bảo sự cân bằng hoàn hảo giữa hiệu suất vận hành của tổ chức và sự hài lòng, cân bằng cuộc sống của người lao động.

Bằng cách tối ưu hóa sơ đồ ca kíp, dự báo nhu cầu nhân sự theo mùa vụ/dự án, và áp dụng các quy chuẩn luật lao động hiện hành, bạn sẽ trực tiếp đóng góp vào việc giảm thiểu chi phí ngoài giờ (overtime), hạn chế tối đa tỷ lệ nghỉ việc và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động của toàn công ty. Đây là bệ phóng lý tưởng cho những ai muốn phát triển sâu trong mảng Quản trị Nhân sự (HRM), đặc biệt là mảng Quản lý Lực lượng Lao động (Workforce Management - WFM) và Quan hệ Lao động.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

Vị trí Nhân viên Sắp xếp Lịch làm việc chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ chu trình lập lịch, điều phối và kiểm soát thời gian làm việc của nhân sự tại các chi nhánh/phòng ban. Nhiệm vụ cụ thể bao gồm:

##### 1. Thiết lập, Xây dựng và Tối ưu hóa Lịch làm việc (Lập Roster/Shift Planning):
* Thu thập và phân tích dữ liệu: Chủ động làm việc với Trưởng bộ phận, Giám sát vận hành tại các phòng ban/chi nhánh để nắm bắt nhu cầu nhân lực hàng tuần, hàng tháng dựa trên kế hoạch sản xuất, kinh doanh, doanh thu dự kiến hoặc lưu lượng khách hàng.
* Thiết kế lịch làm việc tối ưu: Xây dựng sơ đồ phân ca (shift roster) chi tiết cho toàn bộ nhân viên (bao gồm nhân viên chính thức, bán thời gian, thời vụ). Đảm bảo mỗi ca trực đều có đủ số lượng nhân sự, đúng cơ cấu tay nghề (kỹ năng cốt lõi) và phân bổ đều khối lượng công việc.
* Đảm bảo tính tuân thủ pháp lý: Kiểm soát lịch làm việc nghiêm ngặt theo Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành. Đảm bảo nhân viên được nghỉ ngơi đủ giờ giữa các ca, không làm việc quá số giờ quy định trong tuần/tháng, và quản lý giới hạn giờ làm thêm (overtime) một cách hợp lý để tránh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
* Tối ưu hóa chi phí nhân sự: Tính toán và phân bổ ca kíp thông minh nhằm giảm thiểu tối đa việc sử dụng giờ làm thêm không cần thiết, tận dụng tối đa quỹ thời gian của nhân viên chính thức trước khi đề xuất tuyển dụng nhân sự thời vụ hoặc thuê ngoài.

##### 2. Điều phối, Giải quyết Biến động và Xử lý Tình huống Khẩn cấp:
* Xử lý nghỉ phép và vắng mặt: Tiếp nhận, phê duyệt hoặc tham mưu phê duyệt các yêu cầu xin nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, đi muộn/về sớm của nhân viên thông qua phần mềm quản lý nhân sự.
* Điều phối nhân sự thay thế: Nhanh chóng tìm kiếm và bố trí nhân sự dự phòng hoặc điều chuyển nhân sự giữa các tổ đội/chi nhánh trong trường hợp phát sinh ca trống đột xuất do nhân viên nghỉ ốm hoặc nhu cầu vận hành tăng cao đột biến.
* Quản lý đổi ca (Shift Swapping): Kiểm soát và phê duyệt quy trình đổi ca giữa các nhân viên để đảm bảo tính minh bạch, công bằng, không gây xung đột lợi ích và không làm gián đoạn dây chuyền vận hành.

##### 3. Quản lý Dữ liệu Chấm công, Phép năm và Liên kết Lương (C&B Linkage):
* Giám sát dữ liệu chấm công hàng ngày: Theo dõi dữ liệu giờ vào/giờ ra (check-in/check-out) của nhân viên từ hệ thống máy chấm công vân tay/khuôn mặt hoặc ứng dụng chấm công di động. Phát hiện và xử lý ngay các trường hợp quên chấm công, sai lệch giờ giấc.
* Đối soát dữ liệu định kỳ: Tổng hợp dữ liệu chấm công, đối chiếu giữa lịch làm việc thực tế và lịch dự kiến. Hoàn thiện bảng công chuẩn xác hàng tháng để chuyển giao cho bộ phận tính lương (C&B) đúng thời hạn.
* Quản lý quỹ phép: Theo dõi, cập nhật liên tục số ngày nghỉ phép năm, phép bù, nghỉ chế độ của từng nhân viên trên hệ thống cơ sở dữ liệu chung.

##### 4. Giao tiếp, Truyền thông và Giải quyết Khiếu nại:
* Công bố lịch làm việc: Đảm bảo lịch làm việc được ban hành và truyền thông rộng rãi đến toàn thể nhân viên trước thời gian quy định (ví dụ: thứ Năm hàng tuần cho tuần kế tiếp) qua các kênh chính thức của công ty (Email, Slack, Zalo, App nội bộ).
* Tư vấn và giải đáp thắc mắc: Là đầu mối tiếp nhận và giải quyết thỏa đáng các phản hồi, thắc mắc hoặc khiếu nại của nhân viên liên quan đến lịch làm việc, phân chia ca kíp không đều, hay sai lệch ngày công.
* Xây dựng mối quan hệ lao động lành mạnh: Lắng nghe nguyện vọng cá nhân của người lao động (như hoàn cảnh gia đình, việc học tập thêm) để linh hoạt điều chỉnh lịch làm việc trong phạm vi cho phép, tạo động lực làm việc và sự gắn kết của nhân viên với tổ chức.

##### 5. Báo cáo, Đánh giá và Đóng góp Cải tiến Hệ thống:
* Báo cáo hiệu suất sử dụng lao động: Định kỳ (tuần/tháng/quý) lập các báo cáo chi tiết về: tỷ lệ chuyên cần (attendance rate), tỷ lệ nghỉ việc đột xuất, tổng số giờ tăng ca (OT), hiệu suất sử dụng nhân sự của từng phòng ban.
* Phân tích xu hướng: Nhận diện các điểm nghẽn trong phân bổ nhân sự (ví dụ: phòng ban nào thường xuyên thiếu người, ca làm việc nào có tỷ lệ đi muộn cao) để đề xuất giải pháp khắc phục lên Trưởng phòng Nhân sự.
* Tham gia cải tiến công nghệ: Phối hợp cùng bộ phận IT hoặc nhà cung cấp phần mềm để cấu hình, nâng cấp và tối ưu hóa hệ thống phần mềm quản lý lịch làm việc và chấm công (HRIS/WFM).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng bộ phận Quản lý nguồn lực/Vận hành (Workforce/Operations Manager) tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của từng đơn vị.
* Phối hợp chặt chẽ với: Các Trưởng bộ phận chuyên môn, Giám sát ca trực, Tổ trưởng tổ sản xuất/dịch vụ để nắm bắt nhu cầu nhân sự thực tế.
* Phối hợp nội bộ phòng Nhân sự: Làm việc trực tiếp với bộ phận Tuyển dụng (để báo cáo tình trạng thiếu hụt nhân sự dài hạn) và bộ phận C&B (để đồng bộ hóa dữ liệu chấm công phục vụ tính lương).
* Hướng dẫn và Đào tạo:
* Chịu trách nhiệm hướng dẫn trực tiếp cho nhân viên mới về nội quy lao động, quy định thời gian làm việc, quy trình đăng ký ca kíp, xin nghỉ phép và cách sử dụng ứng dụng chấm công của công ty.
* Hỗ trợ, hướng dẫn các Quản lý/Giám sát bộ phận cách thức sử dụng phần mềm lập lịch và duyệt công cho nhân viên cấp dưới một cách chuẩn xác.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Quản trị Nhân sự, Quản trị Kinh doanh, Luật, Kế toán, Hệ thống thông tin quản lý hoặc các chuyên ngành liên quan có tính chất hệ thống và logic.
* Kinh nghiệm:
* Ưu tiên ứng viên có từ 1 năm kinh nghiệm trở lên tại các vị trí tương đương như: Nhân viên điều phối lịch làm việc, Nhân viên chấm công (Timekeeper), Nhân viên Nhân sự tổng hợp (HR Generalist), hoặc Trưởng nhóm ca trực trong các ngành có quy mô nhân sự biến động lớn (như: Bán lẻ, Chuỗi nhà hàng/Khách sạn - F&B, Trung tâm cuộc gọi - Call Center, Sản xuất, Logistics).
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp có nền tảng tư duy logic tốt, thái độ học hỏi nghiêm túc và có kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng sử dụng Excel xuất sắc: Đây là công cụ làm việc cốt lõi. Yêu cầu thành thạo các hàm tính toán, xử lý chuỗi dữ liệu lớn (Vlookup, Index/Match, Sumifs, Countifs), sử dụng Pivot Table để lập báo cáo và thiết kế bảng lịch làm việc trực quan.
* Kỹ năng sử dụng phần mềm chuyên dụng: Có kinh nghiệm hoặc khả năng tiếp thu nhanh việc sử dụng các phần mềm nhân sự (HRIS), phần mềm quản lý lực lượng lao động (WFM) như Tanca, Base, FastWork, BambooHR hoặc các phần mềm ERP phổ biến.
* Kiến thức về Luật Lao động: Hiểu rõ các quy định pháp luật cơ bản về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, cách tính lương tăng ca, làm việc vào ngày lễ, Tết theo quy định của Nhà nước.
* Tư duy logic và phân tích số liệu: Có khả năng đọc hiểu các con số, dự báo được xu hướng nhân lực dựa trên dữ liệu lịch sử để chủ động sắp xếp lịch trình khoa học, tránh lãng phí nguồn lực.
* Kỹ năng đàm phán và giải quyết xung đột: Khéo léo trong việc thương lượng, thuyết phục nhân viên hỗ trợ tăng ca hoặc đổi ca khi có tình huống khẩn cấp, đảm bảo hài hòa lợi ích giữa cá nhân và tập thể.

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận và tỉ mỉ tối đa: Sai sót một ô trên lịch làm việc có thể dẫn đến việc thiếu hụt nhân sự vận hành hoặc tính sai lương cho người lao động. Sự chính xác đến từng chi tiết là yêu cầu bắt buộc hàng đầu.
* Khả năng chịu áp lực cao (Resilience): Vị trí này thường xuyên phải đối mặt với các tình huống thay đổi nhân sự phút chót, đòi hỏi tinh thần thép, sự bình tĩnh để đưa ra giải pháp ứng phó nhanh chóng, hiệu quả.
* Chính trực và bảo mật thông tin: Tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin nhân sự, thông tin cá nhân và dữ liệu lương thưởng của công ty.
* Thái độ dịch vụ khách hàng nội bộ tốt: Luôn thể hiện sự thân thiện, lắng nghe, kiên nhẫn khi tương tác với nhân viên và quản lý các cấp nhằm tạo dựng môi trường làm việc cởi mở, chuyên nghiệp.
* Tính linh hoạt và thích ứng nhanh (Adaptability): Sẵn sàng tiếp nhận các thay đổi về công nghệ, phương thức vận hành và thích nghi tốt với sự biến động không ngừng của thị trường lao động.

---

Quyền lợi:

* Mức lương hấp dẫn và cạnh tranh: Lương cứng từ [Điền mức lương, ví dụ: 8.000.000 - 12.000.000 VND/tháng] (Thỏa thuận tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên), kèm theo phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại.
* Chế độ thưởng đa dạng: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý, thưởng lương tháng thứ 13, thưởng các ngày lễ, Tết theo quy định của công ty và kết quả kinh doanh.
* Đảm bảo đầy đủ chế độ phúc lợi: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo quy định của Luật Lao động.
* Chăm sóc sức khỏe: Được tham gia chương trình khám sức khỏe định kỳ hàng năm và hưởng gói bảo hiểm sức khỏe tự nguyện (tùy theo thâm niên).
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp vượt trội:
* Được đào tạo bài bản về tư duy quản trị nguồn nhân lực hiện đại, các kỹ năng phân tích dữ liệu nhân sự nâng cao.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí cao hơn như: Chuyên viên Nhân sự Tổng hợp, Chuyên viên C&B, Giám sát Quản lý Nguồn lực (Workforce Supervisor) hoặc Trưởng phòng Nhân sự.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, trẻ trung và năng động; khuyến khích sự sáng tạo, đổi mới và tôn trọng giá trị cá nhân của mỗi thành viên.
* Hoạt động gắn kết phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm của công ty, các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ nội bộ sôi nổi.

---

Tags

Tuyển dụng nhân sự, Sắp xếp lịch làm việc, Nhân viên nhân sự, Quản lý ca kíp, Chấm công tính lương, Quản lý lực lượng lao động, Việc làm hành chính nhân sự, HR Coordinator, Workforce Scheduler, Ca kíp bán lẻ.

---

Từ khoá tìm kiếm:

Nhân viên sắp xếp lịch làm việc, Nhân viên điều phối nhân sự, Tuyển dụng nhân sự Trung cấp, Việc làm chấm công nhân sự, Nhân viên quản lý ca kíp, Workforce scheduling specialist, HR coordinator jobs, Chuyên viên quản lý nguồn lực vận hành, Tuyển dụng nhân viên C&B kinh nghiệm dưới 1 năm.

Share