Mô tả công việc: Nhân viên hỗ trợ giấy phép lao động lĩnh vực nhân sự (Global Mobility & Work Permit HR Specialist)

Tổng quan :

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hỗ trợ giấy phép lao động và dịch chuyển nhân sự quốc tế (Global Mobility/Work Permit HR Specialist). Trong bối cảnh toàn cầu hóa và tốc độ mở rộng không ngừng của doanh nghiệp, việc thu hút và sử dụng nguồn nhân lực chất lượng cao từ nước ngoài là một trong những chiến lược trọng tâm. Vị trí này không đơn thuần là một nhân viên hành chính thực hiện các thủ tục giấy tờ, mà là một nhân sự chuyên trách đóng vai trò cầu nối pháp lý, hành chính và văn hóa giữa doanh nghiệp, người lao động nước ngoài (Expatriates/Expats) và các cơ quan quản lý nhà nước Việt Nam.

Với tư cách là một chuyên gia nhân sự trong lĩnh vực này, bạn sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ vòng đời làm việc về mặt pháp lý của người nước ngoài tại công ty: từ giai đoạn chuẩn bị hồ sơ trước khi nhập cảnh, thực hiện các thủ tục xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, xin cấp mới/gia hạn Giấy phép lao động (Work Permit - WP), Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card - TRC), Thị thực (Visa), cho đến việc hỗ trợ người lao động và gia đình họ ổn định cuộc sống tại Việt Nam (Relocation support). Bạn cũng sẽ là người trực tiếp tham mưu cho Ban Giám đốc và Phòng Nhân sự về các thay đổi trong chính sách pháp luật liên quan đến người lao động nước ngoài, đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ 100% các quy định pháp luật hiện hành, giảm thiểu tối đa các rủi ro pháp lý và hành chính.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và thực hiện quy trình xin cấp mới, cấp lại và gia hạn Giấy phép lao động (Work Permit - WP):
* Chủ trì và trực tiếp soạn thảo, chuẩn bị toàn bộ hồ sơ xin giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (Sở LĐ-TB&XH) hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp/khu chế xuất theo đúng quy định của Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP (và các văn bản sửa đổi, bổ sung mới nhất).
* Hướng dẫn chi tiết cho người lao động nước ngoài chuẩn bị các giấy tờ cá nhân từ nước bản xứ (bằng cấp, chứng nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp, v.v.), đảm bảo các giấy tờ này được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng đúng quy chuẩn pháp lý Việt Nam.
* Hỗ trợ và đồng hành cùng người lao động nước ngoài trong việc thực hiện khám sức khỏe tại các bệnh viện đủ điều kiện theo quy định của Bộ Y tế, xin Phiếu lý lịch tư pháp tại Việt Nam (nếu cần thiết).
* Theo dõi sát sao tiến độ xử lý hồ sơ tại các cơ quan ban ngành, kịp thời giải quyết các vướng mắc, giải trình bổ sung thông tin khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng để đảm bảo nhận kết quả đúng hạn.
* Thực hiện thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài định kỳ (sáu tháng và hàng năm) gửi các cơ quan quản lý nhà nước theo quy định.

2. Quản lý và thực hiện thủ tục Thị thực (Visa), Thẻ tạm trú (TRC) và thủ tục Xuất nhập cảnh:
* Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục xin công văn nhập cảnh, cấp mới, chuyển đổi mục đích và gia hạn Visa (thương mại, lao động, thăm thân) cho người lao động nước ngoài và thân nhân của họ.
* Chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục xin cấp mới, cấp lại, gia hạn Thẻ tạm trú (TRC) cho người nước ngoài, giúp họ có tư cách lưu trú hợp pháp và dài hạn tại Việt Nam.
* Hướng dẫn người nước ngoài thực hiện thủ tục khai báo tạm trú trực tuyến hoặc trực tiếp với công an địa phương nơi họ cư trú ngay sau khi nhập cảnh hoặc thay đổi nơi ở.
* Quản lý quy trình chấm dứt hiệu lực của WP, TRC, Visa khi người lao động nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động, thực hiện thủ tục trả thẻ và làm visa xuất cảnh (Exit Visa) theo đúng quy định.

3. Quản lý cơ sở dữ liệu, hồ sơ nhân sự nước ngoài và cảnh báo rủi ro:
* Xây dựng, chuẩn hóa và lưu trữ khoa học hệ thống hồ sơ (bản cứng và bản mềm) của toàn bộ nhân sự nước ngoài đang làm việc tại doanh nghiệp, đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy xuất khi có thanh tra, kiểm tra.
* Sử dụng các công cụ quản lý dữ liệu (Excel, phần mềm HR) để thiết lập hệ thống cảnh báo tự động trước ít nhất 60 - 90 ngày đối với các hồ sơ sắp hết hạn (Hợp đồng lao động, Giấy phép lao động, Thẻ tạm trú, Visa, Hộ chiếu).
* Lập báo cáo tuần/tháng/quý về trạng thái hồ sơ pháp lý của người nước ngoài, chi phí thực hiện thủ tục và dự báo ngân sách liên quan gửi cho Quản lý trực tiếp.

4. Hỗ trợ hội nhập (Onboarding) và dịch chuyển nhân sự (Global Mobility Support):
* Phối hợp với bộ phận Tuyển dụng (Talent Acquisition) để tiếp nhận thông tin ứng viên nước ngoài trúng tuyển, thiết lập lộ trình onboarding pháp lý rõ ràng cho họ trước khi sang Việt Nam.
* Hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc của người lao động nước ngoài về cuộc sống, văn hóa, môi trường làm việc, chế độ phúc lợi và các quy định pháp luật cơ bản tại Việt Nam.
* Hỗ trợ tìm kiếm và thực hiện thủ tục thuê nhà, đăng ký trường học cho con cái của người lao động nước ngoài (nếu có trong chính sách của công ty).
* Hướng dẫn và hỗ trợ mua bảo hiểm sức khỏe quốc tế, đăng ký mã số thuế cá nhân, mở tài khoản ngân hàng và thực hiện các thủ tục hành chính cá nhân khác cho người nước ngoài tại Việt Nam.

5. Thiết lập mối quan hệ với cơ quan nhà nước và cập nhật thay đổi pháp luật:
* Xây dựng, duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác tích cực, chuyên nghiệp với các cơ quan quản lý nhà nước như: Sở LĐ-TB&XH, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố, Sở Ngoại vụ, các Đại sứ quán/Lãnh sự quán.
* Chủ động nghiên cứu, cập nhật liên tục các văn bản pháp luật, thông tư, nghị định mới liên quan đến Luật Lao động, Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam.
* Đánh giá tác động của các thay đổi pháp luật này đối với quy trình vận hành của doanh nghiệp và kịp thời tham mưu cho Quản lý nhân sự, Ban Giám đốc hướng xử lý phù hợp để tối ưu hóa quy trình và chi phí.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Reporting Line): Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) / Giám đốc Nhân sự (HR Director) hoặc Trưởng bộ phận Dịch chuyển nhân sự quốc tế (Global Mobility Manager) tùy theo cấu trúc tổ chức của công ty.
* Phối hợp nội bộ:
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng (TA) để nắm bắt kế hoạch tuyển dụng nhân sự nước ngoài, chủ động chuẩn bị hồ sơ pháp lý từ sớm.
* Phối hợp với bộ phận C&B (Compensation & Benefits) để cung cấp thông tin phục vụ cho việc tính lương, đóng bảo hiểm bắt buộc cho người nước ngoài, và quyết toán Thuế thu nhập cá nhân (PIT).
* Phối hợp với bộ phận Pháp chế (Legal) để rà soát các điều khoản hợp đồng lao động, thỏa thuận bảo mật đối với nhân sự nước ngoài đảm bảo tính hợp pháp.
* Phối hợp với bộ phận Hành chính (Admin) trong việc đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón và sắp xếp văn phòng làm việc cho người nước ngoài.
* Hướng dẫn & Quản lý: Ở mức độ Senior, vị trí này có thể chịu trách nhiệm hướng dẫn, đào tạo công việc cho các Nhân viên nhân sự cấp dưới (HR Junior/Assistant) hoặc các cộng tác viên thực tập trong mảng hỗ trợ hồ sơ người nước ngoài.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Để đảm nhận thành công vai trò này, ứng viên cần đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về mặt chuyên môn, kỹ năng ngoại ngữ vượt trội cùng một tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc. Cụ thể như sau:

---

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Luật (Luật Kinh tế, Luật Quốc tế, Luật Hành chính), Quản trị nguồn nhân lực, Ngôn ngữ Anh, Quan hệ quốc tế, Ngoại thương hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Yêu cầu tối thiểu từ 2 - 4 năm kinh nghiệm liên tục ở vị trí tương đương (Nhân viên pháp lý người nước ngoài, HR Work Permit Specialist, Global Mobility Specialist) trong các doanh nghiệp FDI, tập đoàn đa quốc gia, hoặc tại các công ty luật, agency chuyên cung cấp dịch vụ visa/giấy phép lao động uy tín.
* Có kinh nghiệm thực tế trong việc nộp hồ sơ, làm việc trực tiếp và xử lý các tình huống phát sinh với Sở LĐ-TB&XH, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh TP.HCM/Hà Nội là một lợi thế cực kỳ lớn.
* Kiến thức pháp luật:
* Hiểu biết sâu sắc và có khả năng vận dụng linh hoạt Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành, Luật Xuất nhập cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam.
* Nắm vững quy trình, thủ tục hành chính thực tế, các biểu mẫu quy chuẩn theo quy định của pháp luật liên quan đến lao động nước ngoài.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Năng lực Ngoại ngữ:
* Sử dụng tiếng Anh lưu loát cả 4 kỹ năng (Nghe, Nói, Đọc, Viết) – tương đương trình độ IELTS 6.5 trở lên hoặc TOEIC 800 trở lên. Khả năng viết email trang trọng, soạn thảo hợp đồng bằng tiếng Anh và giao tiếp trực tiếp trôi chảy với các cấp quản lý người nước ngoài là bắt buộc.
* Biết thêm ngoại ngữ thứ hai như tiếng Trung Quốc, tiếng Nhật Bản, tiếng Hàn Quốc là một điểm cộng lớn giúp tối ưu hóa việc hỗ trợ các nhóm chuyên gia từ các quốc gia này.
* Kỹ năng Soạn thảo văn bản và Quản lý hồ sơ: Có tư duy logic, cẩn thận tuyệt đối trong việc rà soát câu chữ, số liệu trên các biểu mẫu pháp lý. Kỹ năng sắp xếp, lưu trữ tài liệu khoa học trên nền tảng số hóa.
* Kỹ năng Giao tiếp và Thuyết phục: Khả năng giao tiếp khéo léo, chuyên nghiệp khi làm việc với các cơ quan công quyền để thúc đẩy tiến độ hồ sơ. Đồng thời, có khả năng giải thích các quy định pháp luật Việt Nam vốn phức tạp thành các hướng dẫn đơn giản, dễ hiểu cho người nước ngoài.
* Kỹ năng Giải quyết vấn đề (Problem Solving): Khả năng xử lý nhanh nhạy, bình tĩnh trước các tình huống khẩn cấp như: người lao động bị quá hạn visa, hồ sơ bị từ chối do thiếu giấy tờ, hoặc các thay đổi đột xuất về kế hoạch nhập cảnh của chuyên gia.
* Sử dụng công nghệ: Thành thạo các phần mềm văn phòng (MS Word, Excel, PowerPoint) phục vụ cho việc quản lý data và lập báo cáo. Có khả năng sử dụng các cổng dịch vụ công trực tuyến của chính phủ để nộp hồ sơ online.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn trọng và Tỉ mỉ: Đây là phẩm chất quan trọng nhất, vì chỉ một sai sót nhỏ về ngày tháng, thông tin hộ chiếu hoặc chức danh trên hồ sơ có thể dẫn đến việc hồ sơ bị bác bỏ, làm chậm trễ tiến độ dự án của doanh nghiệp và gây tốn kém chi phí.
* Bảo mật thông tin (Confidentiality): Tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin cá nhân của người lao động (lương, thông tin hộ chiếu, hồ sơ sức khỏe, lý lịch tư pháp) và các thông tin chiến lược nhân sự của doanh nghiệp.
* Tính chủ động và Thích ứng nhanh (Proactivity & Adaptability): Luật pháp và các nghị định hướng dẫn tại Việt Nam thường xuyên có những thay đổi hoặc cập nhật thực tế tại từng thời điểm. Ứng viên cần là người chủ động tìm tòi, học hỏi và thích nghi nhanh chóng với sự thay đổi của môi trường pháp lý.
* Tư duy dịch vụ (Service Mindset): Luôn thể hiện thái độ thân thiện, cởi mở, kiên nhẫn và sẵn lòng hỗ trợ tối đa cho người nước ngoài khi họ gặp khó khăn trong việc thích nghi với cuộc sống và công việc tại Việt Nam.
* Chịu được áp lực công việc: Khả năng quản lý nhiều đầu việc cùng lúc (multi-tasking) và làm việc hiệu quả dưới áp lực thời gian khít khao (deadlines) từ phía dự án/sản xuất cần nhân sự gấp.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh: Mức lương cơ bản hấp dẫn (dao động từ 15,000,000đ – 25,000,000đ/tháng tùy theo năng lực và số năm kinh nghiệm thực tế) cùng khoản phụ cấp điện thoại, xăng xe đi lại phục vụ công việc ngoài văn phòng.
* Chế độ Thưởng phong phú: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý, thưởng tháng lương thứ 13, thưởng các ngày lễ Tết của Việt Nam, và thưởng hiệu quả kinh doanh cuối năm của doanh nghiệp.
* Bảo hiểm và Sức khỏe:
* Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ trên mức lương thực tế theo đúng quy định của Luật lao động Việt Nam ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Healthcare insurance) do công ty mua riêng, hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh tại các bệnh viện quốc tế hàng đầu.
* Chương trình khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các cơ sở y tế uy tín.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được làm việc trong môi trường đa quốc gia, đa văn hóa chuyên nghiệp, năng động, sử dụng tiếng Anh hàng ngày.
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật Lao động, Thuế TNCN, Quản trị nhân sự quốc tế (Global Mobility) do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí quản lý cấp cao hơn như Trưởng nhóm dịch chuyển nhân sự (Global Mobility Team Leader), Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Chế độ đãi ngộ khác:
* Hỗ trợ công tác phí, chi phí tiếp khách phục vụ cho công việc đối ngoại với các cơ quan chức năng.
* Hưởng chế độ nghỉ phép năm (từ 12 - 15 ngày phép/năm), cộng thêm các ngày nghỉ lễ đặc biệt theo quy định riêng của công ty.
* Tham gia các hoạt động Teambuilding, Year-end Party, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm cùng công ty.
* Môi trường làm việc hiện đại, trang bị đầy đủ máy tính xách tay cấu hình cao, điện thoại làm việc và các công cụ hỗ trợ cần thiết khác.

---

Tags:

#GlobalMobility #WorkPermitSpecialist #TuyendungNhansu #HRSpecialist #GiayPhepLaoDong #VisaAndTRC #ComplianceHR #PhapLyNhanSu #ForeignWorkerSupport #ExpatOnboarding #NhanSuNuocNgoai #DichChuyenNhanSuQuocTe

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên làm giấy phép lao động, Nhân viên hỗ trợ người nước ngoài, HR Global Mobility Executive, Chuyên viên xử lý hồ sơ người nước ngoài, Việc làm làm giấy phép lao động quận 1, HR Visa and Work Permit Specialist, Tuyển dụng nhân sự biết tiếng Anh, Chuyên viên pháp lý lao động nước ngoài, Tìm việc làm hỗ trợ visa tạm trú, Chuyên viên quản lý lao động nước ngoài, Nhân viên hỗ trợ thủ tục TRC.

Share