MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ XUẤT NHẬP KHẨU (HR & ADMIN EXIM SPECIALIST)

TỔNG QUAN

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự Xuất Nhập khẩu (HR & Admin Officer - International Mobility & EXIM Specialist). Đây là một vị trí có tính chất đặc thù, đóng vai trò là cầu nối chiến lược giữa hoạt động quản trị nguồn nhân lực hiện đại và chuỗi cung ứng toàn cầu của doanh nghiệp.

Vị trí này không chỉ đơn thuần thực hiện các công việc hành chính nhân sự nội bộ (C&B, tuyển dụng, đào tạo) mà còn chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các thủ tục pháp lý liên quan đến người lao động nước ngoài (Expats), điều động nhân sự quốc tế (Global Mobility), và hỗ trợ các thủ tục hành chính đặc thù của bộ phận Xuất Nhập khẩu (EXIM) & Logistics. Người đảm nhận vị trí này sẽ đảm bảo toàn bộ guồng máy nhân sự vận hành trơn tru, tuân thủ nghiêm ngặt luật lao động Việt Nam và các quy định quốc tế, từ đó tạo bệ phóng vững chắc cho hoạt động giao thương quốc tế của công ty.

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH

1. Quản lý và thực hiện thủ tục pháp lý cho Nhân sự nước ngoài (Expat & Global Mobility Management)
* Chủ trì và trực tiếp thực hiện quy trình xin cấp mới, gia hạn Giấy phép lao động (Work Permit) cho các chuyên gia, quản lý, và giám đốc điều hành người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
* Thực hiện thủ tục xin cấp Visa, Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card - TRC), gia hạn tạm trú cho người nước ngoài và gia đình của họ đi kèm.
* Thực hiện quy trình Hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng các văn bằng, chứng chỉ, lý lịch tư pháp và các giấy tờ liên quan của nhân sự nước ngoài.
* Quản lý, cập nhật và khai báo tạm trú cho người nước ngoài với cơ quan Công an xuất nhập cảnh địa phương.
* Làm đầu mối hỗ trợ người nước ngoài trong việc tìm kiếm nhà ở, trường học cho con cái, mua bảo hiểm sức khỏe quốc tế, và hỗ trợ hòa nhập văn hóa tại Việt Nam.
* Lập kế hoạch và điều phối việc đưa đón, đặt vé máy bay, khách sạn cho các chuyên gia nước ngoài sang công tác tại Việt Nam hoặc nhân sự Việt Nam đi công tác nước ngoài.

2. Quản trị Hành chính - Nhân sự đặc thù ngành Xuất Nhập khẩu & Logistics
* Quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng của toàn bộ cán bộ nhân viên, đặc biệt chú trọng nhóm nhân sự có tính chất di động cao như: nhân viên thu mua quốc tế (Purchasing), nhân viên chứng từ (Docs), nhân viên hiện trường (Ops), tài xế xe container và nhân viên kho bãi.
* Theo dõi, chấm công và tính toán ca kíp, giờ làm thêm (Overtime) đặc thù của bộ phận Logistics và Hiện trường kho cảng (vốn thường xuyên phải làm việc ngoài giờ hành chính để kịp tiến độ thông quan).
* Phối hợp với bộ phận Xuất Nhập khẩu để quản lý và cấp phát các loại thẻ thông hành, thẻ ra vào cảng sân bay (Cát Lái, Hải Phòng, Nội Bài, Tân Sơn Nhất...), thẻ kiểm soát an ninh cho nhân viên hiện trường.
* Quản lý định mức chi phí đi lại, công tác phí, xăng dầu, phí cầu đường (BOT) của đội ngũ giao nhận và vận tải.

3. Tuyển dụng và Thu hút Tài năng ngành EXIM/Logistics
* Xây dựng và cập nhật bản mô tả công việc (JD) cho các vị trí đặc thù của ngành Xuất nhập khẩu (như Nhân viên mua hàng quốc tế, Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, Nhân viên Sales Logistics, Quản lý chuỗi cung ứng, chuyên viên Khai báo Hải quan...).
* Chủ động tìm kiếm, sàng lọc hồ sơ ứng viên thông qua các kênh tuyển dụng chuyên ngành, mạng xã hội (LinkedIn, Facebook groups) và các đối tác cung ứng nhân lực.
* Tổ chức phỏng vấn, đánh giá năng lực ngoại ngữ (Tiếng Anh, Tiếng Trung, Tiếng Hàn, Tiếng Nhật) và kỹ năng chuyên môn của ứng viên.
* Thực hiện quy trình tiếp nhận nhân sự mới (Onboarding), chuẩn bị công cụ dụng cụ làm việc và đào tạo hội nhập về văn hóa doanh nghiệp cùng các quy định an toàn lao động trong kho bãi/vận chuyển.

4. Đào tạo và Phát triển nguồn nhân lực
* Phối hợp với Trưởng bộ phận Xuất nhập khẩu để xác định nhu cầu đào tạo (TNA) về nghiệp vụ mới: cập nhật Incoterms mới, luật hải quan mới, các hiệp định thương mại tự do (FTA) mới, quy trình khai báo phần mềm ECUS5/VNACCS...
* Tổ chức các khóa đào tạo nội bộ hoặc liên kết với các trung tâm đào tạo uy tín bên ngoài để nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên.
* Theo dõi và đánh giá hiệu quả sau đào tạo, quản lý ngân sách đào tạo được phê duyệt.

5. Quan hệ lao động và Tuân thủ pháp lý
* Đảm bảo mọi hoạt động quản trị nhân sự tuân thủ Bộ luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn thi hành.
* Xây dựng, cập nhật Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh và xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.
* Giải quyết các tranh chấp lao động, kỷ luật lao động phát sinh (nếu có), đặc biệt là các vấn đề liên quan đến đền bù thiệt hại hàng hóa do lỗi của nhân viên vận chuyển/kho bãi.
* Thực hiện các báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động, lao động nước ngoài gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (DOLISA) và các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

6. Công tác Hành chính và Quản trị Văn phòng
* Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng, bảo hộ lao động cho nhân viên kho và hiện trường.
* Quản lý đội xe văn phòng và xe đưa đón chuyên gia, tối ưu hóa lộ trình và chi phí vận hành.
* Hỗ trợ công tác tổ chức các sự kiện của công ty như: Tất niên (Year End Party), Team building, du lịch hè, các hoạt động CSR (trách nhiệm xã hội).
* Quản lý và lưu trữ hồ sơ, công văn đi - đến, giấy tờ pháp lý của công ty một cách khoa học, bảo mật.

BÁO CÁO & HƯỚNG DẪN

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager) và/hoặc Giám đốc Điều hành (CEO)/Giám đốc Khối Xuất Nhập Khẩu.
* Phối hợp chặt chẽ với:
* Trưởng bộ phận Xuất Nhập khẩu (Import - Export Manager) để nắm bắt nhu cầu nhân sự và giải quyết các phát sinh hành chính.
* Bộ phận Kế toán (Finance & Accounting) để đối chiếu bảng lương, chi phí hành chính, bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân (đặc biệt là Thuế TNCN của người nước ngoài).
* Các cơ quan ban ngành Nhà nước: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Cục Quản lý Xuất nhập khẩu, Công an địa phương, cơ quan Bảo hiểm xã hội.
* Chỉ dẫn/Giám sát: Hướng dẫn các nhân viên hành chính cấp dưới (nếu có), các cộng tác viên thực tập và trực tiếp hướng dẫn quy trình, quy định nội bộ cho toàn thể nhân viên mới cũng như các chuyên gia nước ngoài khi mới nhập cảnh.

YÊU CẦU TUYỂN DỤNG

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Luật (Luật kinh tế, Luật quốc tế), Quản trị kinh doanh, Kinh tế đối ngoại, Ngoại thương, Thương mại quốc tế, hoặc các ngành Ngoại ngữ.
* Có tối thiểu 03 - 05 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Hành chính Nhân sự (HR & Admin) hoặc Pháp chế Nhân sự.
* Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm thực tế trong việc thực hiện các thủ tục cho người nước ngoài (Work Permit, Visa, TRC) và quản lý nhân sự trong các công ty Xuất nhập khẩu, Logistics, Forwarder hoặc các doanh nghiệp FDI quy mô từ 150 nhân sự trở lên.
* Am hiểu sâu sắc Bộ luật Lao động Việt Nam, Luật Thuế TNCN, Luật BHXH và các quy định pháp luật liên quan đến người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Kỹ năng chuyên môn:
* Khả năng sử dụng ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp thành thạo (tương đương TOEIC 750 hoặc IELTS 6.0 trở lên) để làm việc trực tiếp với chuyên gia nước ngoài và soạn thảo văn bản, hợp đồng song ngữ. Ưu tiên ứng viên biết thêm tiếng Trung hoặc tiếng Hàn/Nhật.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, công văn, tờ trình bằng tiếng Việt và tiếng Anh chuẩn mực, đúng quy chuẩn pháp lý.
* Thành thạo tin học văn phòng (đặc biệt là Excel để xử lý dữ liệu chấm công, tính lương phức tạp và PowerPoint để thuyết trình/đào tạo). Biết sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng đàm phán, thuyết phục và làm việc hiệu quả với các cơ quan quản lý nhà nước.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống khẩn cấp tốt (ví dụ: giải quyết tai nạn lao động tại kho bãi, xử lý sự cố visa của chuyên gia tại sân bay).

Phẩm chất cá nhân:
* Trung thực, liêm chính và có tính bảo mật thông tin cực kỳ cao (do tiếp cận nhiều thông tin lương thưởng, chiến lược nhân sự và hồ sơ cá nhân nhạy cảm).
* Cẩn thận, tỉ mỉ, có tư duy logic và tổ chức công việc khoa học để tránh sai sót trong hồ sơ pháp lý (chỉ một sai sót nhỏ trong hồ sơ Work Permit có thể dẫn đến việc chậm trễ tiến độ dự án của công ty).
* Có khả năng chịu áp lực công việc cao, thích nghi nhanh với môi trường làm việc năng động, đa văn hóa và có tính biến động cao của ngành Logistics/Xuất nhập khẩu.
* Tinh thần trách nhiệm cao, chủ động trong công việc, không ngại di chuyển bên ngoài để thực hiện các thủ tục hành chính khi có yêu cầu.
* Thấu hiểu và nhạy bén về văn hóa (Cultural sensitivity) để làm việc hài hòa với các nhân sự đến từ nhiều quốc gia khác nhau.

QUYỀN LỢI

* Mức lương cạnh tranh: Dao động từ 18.000.000 VNĐ đến 28.000.000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực thực tế và khả năng ngoại ngữ của ứng viên).
* Lương tháng 13 đảm bảo và thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm dựa trên kết quả kinh doanh của công ty (thường từ 1 - 3 tháng lương).
* Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật lao động trên mức lương thực tế hoặc mức đóng cao của công ty.
* Được trang bị gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Bảo Việt/PVI/Liberty) dành riêng cho cấp nhân sự chủ chốt.
* Phụ cấp cơm trưa, phụ cấp điện thoại, xăng xe đi lại phục vụ công việc ngoài văn phòng.
* Hỗ trợ máy tính xách tay (Laptop) cấu hình cao và các trang thiết bị làm việc hiện đại.
* Được đài thọ 100% chi phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật lao động cập nhật, kỹ năng quản trị nhân sự hiện đại và các khóa học nâng cao nghiệp vụ xuất nhập khẩu.
* Cơ hội thăng tiến rõ ràng lên vị trí Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR & Admin Team Leader) hoặc Phó Trưởng phòng Nhân sự trong vòng 2 năm làm việc.
* Môi trường làm việc quốc tế, chuyên nghiệp, năng động, đồng nghiệp thân thiện và sếp tâm lý.
* Chế độ phúc lợi phong phú: Quà sinh nhật, quà cưới, hiếu hỷ, các dịp lễ tết (8/3, 20/10, Trung Thu, Thiếu nhi cho con em cán bộ nhân viên).
* Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm cùng công ty tại các resort 4-5 sao trong và ngoài nước.

TAGS:
#HRAdminExim #NhanVienHanhChinhNhanSu #GlobalMobility #WorkPermit #TuyendungXuatthapKhau #LogisticsHR #NhanSuNuocNgoai #C&BLogistics #AdministrativeOfficer

TỪ KHÓA TÌM KIẾM:
Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự xuất nhập khẩu, HR Admin Logistics tuyển dụng, chuyên viên giấy phép lao động work permit, tuyển dụng nhân sự global mobility, tìm việc làm hành chính nhân sự tiếng Anh, HR Officer Exim Company, tuyển dụng nhân sự C&B logistics, chuyên viên hành chính nhân sự FDI.

Share