MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TỔNG HỢP (SME)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TỔNG HỢP (SME)

Tổng quan

Trong bối cảnh các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) đang trên đà bứt phá và không ngừng tối ưu hóa bộ máy vận hành, chúng tôi hiểu rằng con người và hệ thống hỗ trợ chính là huyết mạch quyết định sự thành bại của tổ chức. Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự Tổng hợp.

Đây không chỉ đơn thuần là một công việc bàn giấy hay thực thi các tác vụ sự vụ hành chính lặp đi lặp lại. Tại doanh nghiệp SME của chúng tôi, vị trí này được định vị là "Đại sứ Văn hóa & Người gác cổng Vận hành". Bạn sẽ là cầu nối vững chắc giữa Ban Giám đốc và tập thể cán bộ nhân viên, là người trực tiếp kiến tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hạnh phúc, đồng thời chuẩn hóa toàn bộ quy trình hành chính, nhân sự từ những bước đầu tiên.

Với quy mô SME linh hoạt và tốc độ chuyển đổi nhanh, bạn sẽ có cơ hội được thử sức và bao quát toàn bộ các mảng nghiệp vụ của ngành HR & Admin: từ tuyển dụng thu hút tài năng, đào tạo hội nhập, tính lương - phúc lợi (C&B), quan hệ lao động cho đến quản trị văn phòng và tổ chức sự kiện nội bộ. Đây là bệ phóng hoàn hảo để một nhân sự giàu khát vọng khẳng định năng lực bản thân, nâng cao tư duy quản trị đa nhiệm và thăng tiến lên các vị trí quản lý (Trưởng nhóm/Trưởng phòng) khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.

---

Nhiệm vụ công việc chính

Để đảm bảo doanh nghiệp vận hành trơn tru và phát triển bền vững, nhiệm vụ của Nhân viên Hành chính Nhân sự được phân chia cụ thể thành hai cấu phần chiến lược và thực thi như sau:

1. Công tác Quản trị Nhân sự (Human Resources - 60% trọng số công việc)

a. Tuyển dụng và Thu hút Tài năng (Talent Acquisition)

* Xác định nhu cầu: Chủ động phối hợp với Trưởng các bộ phận để làm rõ mô tả công việc (JD), tiêu chí tuyển dụng và lập kế hoạch tuyển dụng định kỳ hoặc phát sinh.
* Đăng tuyển và Tìm nguồn: Thiết kế tin tuyển dụng hấp dẫn, sáng tạo trên các kênh (Facebook, LinkedIn, TopCV, Vietnamworks, các hội nhóm chuyên ngành) nhằm tối ưu hóa chi phí tuyển dụng của SME.
* Lọc hồ sơ và Phỏng vấn: Tiếp nhận, sàng lọc CV, thực hiện cuộc gọi sơ vấn (screencall) để đánh giá sơ bộ về thái độ, kỹ năng giao tiếp và mức độ phù hợp văn hóa của ứng viên. Đặt lịch và tham gia phỏng vấn trực tiếp cùng đại diện chuyên môn.
* Chăm sóc ứng viên: Gửi thư mời nhận việc (Offer Letter), thư cảm ơn đối với ứng viên không đạt, xây dựng hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding) chuyên nghiệp, tử tế trong mắt ứng viên.

b. Quản lý Trải nghiệm Hội nhập (Onboarding & Offboarding)

* Chuẩn bị tiếp nhận: Phối hợp với bộ phận IT và Hành chính chuẩn bị công cụ dụng cụ làm việc (máy tính, email, văn phòng phẩm, danh thiếp...) trước khi nhân sự mới nhận việc.
* Đào tạo hội nhập: Trực tiếp hướng dẫn nhân viên mới về nội quy lao động, quy chế công ty, văn hóa doanh nghiệp, lộ trình công danh và giới thiệu nhân sự với các phòng ban.
* Theo dõi thử việc: Làm đầu mối theo dõi, nhắc nhở và hỗ trợ đánh giá kết quả thử việc (sau 1 tháng/2 tháng) để tiến hành ký hợp đồng lao động chính thức.
* Quy trình nghỉ việc: Thực hiện thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động (phỏng vấn thôi việc - Exit Interview, bàn giao tài sản, tài liệu, quyết toán quyền lợi) đúng pháp luật và giữ gìn quan hệ tốt đẹp với cựu nhân viên.

c. Quản lý Chế độ, Chính sách & Quan hệ Lao động (C&B & Employee Relations)

* Quản lý dữ liệu: Quản lý, lưu trữ và cập nhật liên tục hồ sơ nhân sự (cả bản cứng và bản mềm trên Driver/Phần mềm quản lý) bao gồm: hợp đồng lao động, bằng cấp, thông tin cá nhân...
* Chấm công & Tính lương: Theo dõi, kiểm tra dữ liệu máy chấm công hàng ngày/hàng tuần. Tổng hợp bảng công, tính toán lương, thưởng, phụ cấp, OT (làm thêm giờ) hàng tháng của nhân viên đảm bảo chính xác, đúng hạn vào ngày quy định của công ty.
* Bảo hiểm xã hội & Thuế: Thực hiện các thủ tục báo tăng, báo giảm, giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động trên hệ thống BHXH điện tử. Hỗ trợ đăng ký mã số thuế cá nhân, giảm trừ gia cảnh và quyết toán thuế TNCN.
* Quan hệ lao động: Lắng nghe, giải đáp các thắc mắc của nhân viên về chế độ chính sách, lương thưởng. Xử lý các mâu thuẫn nội bộ phát sinh trên tinh thần thượng tôn pháp luật và hài hòa lợi ích giữa người lao động và người sử dụng lao động.

---

2. Công tác Quản trị Hành chính (Administration - 40% trọng số công việc)

a. Quản lý và Vận hành Văn phòng (Office Management)

* Mua sắm và Cấp phát: Lập kế hoạch, dự trù ngân sách và thực hiện mua sắm văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm (trà, cà phê, nước uống, giấy vệ sinh...), công cụ dụng cụ định kỳ cho công ty. Quản lý định mức sử dụng khoa học, tránh lãng phí.
* Quản lý tài sản: Lập danh mục, dán nhãn mã tài sản và theo dõi hiện trạng trang thiết bị, máy móc văn phòng (máy in, máy photocopy, điều hòa, hệ thống mạng...). Liên hệ đơn vị bảo trì, sửa chữa kịp thời khi có sự cố.
* Quản lý công văn, giấy tờ: Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao công văn đi/đến, bưu phẩm, thư từ. Quản lý con dấu công ty (nếu được ủy quyền) và thực hiện đóng dấu các văn bản đúng thẩm quyền và quy trình bảo mật.
* Thanh toán chi phí vận hành: Tiếp nhận và đối chiếu các hóa đơn chi phí cố định (tiền điện, nước, internet, thuê văn phòng, phí dịch vụ tòa nhà, dọn dẹp vệ sinh...) hàng tháng, lập đề nghị thanh toán gửi bộ phận Kế toán chuyển khoản đúng hạn.

b. Tổ chức Sự kiện và Gắn kết Nội bộ (Internal Engagement)

* Tổ chức ngày lễ: Lên ý tưởng, xây dựng kịch bản và thực hiện các chương trình kỷ niệm, tặng quà vào các ngày lễ lớn trong năm: Sinh nhật nhân viên, 8/3, 20/10, Trung thu, Giáng sinh, Quốc tế Thiếu nhi cho con em CBNV.
* Teambuilding & YEP: Đầu mối phối hợp với các đơn vị lữ hành, tổ chức sự kiện để triển khai các chuyến du lịch hè (Company Trip), hoạt động Teambuilding và tiệc tất niên (Year End Party) gắn kết tập thể.
* Truyền thông nội bộ: Viết và đăng tải các thông báo chính thức, bản tin nội bộ, lời chúc mừng trên các kênh truyền thông chung của công ty (Zalo, Slack, Facebook Group...) nhằm duy trì bầu không khí làm việc tích cực, gắn kết.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

Để đảm bảo tính minh bạch, luồng thông tin thông suốt và hiệu quả công việc tối ưu, nhân sự tại vị trí này sẽ tuân thủ cơ chế báo cáo và hướng dẫn sau:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Report): Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (nếu có) hoặc báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Điều hành (CEO) / Ban Giám đốc (BOD) đối với các SME có cơ cấu tinh gọn.
* Báo cáo định kỳ:
* *Báo cáo Tuần:* Cập nhật tiến độ tuyển dụng (số lượng CV, lịch phỏng vấn, nhân sự nhận việc), tình hình biến động nhân sự, các phát sinh hành chính cần duyệt chi.
* *Báo cáo Tháng:* Bảng tổng hợp công, bảng tính lương, báo cáo chi phí hành chính thực tế so với ngân sách dự chi, báo cáo đánh giá thử việc và kế hoạch nhân sự tháng tiếp theo.
* *Báo cáo Năm:* Tổng kết ngân sách hành chính nhân sự cả năm, báo cáo phân tích tỷ lệ nghỉ việc (Turnover rate), đề xuất cải tiến chế độ phúc lợi thu hút nhân tài cho năm sau.
* Hướng dẫn và Điều phối:
* Chủ động hướng dẫn toàn bộ nhân viên trong công ty tuân thủ nghiêm túc nội quy, quy định hành chính (giờ giấc, trang phục, sử dụng tài sản chung, quy trình xin nghỉ phép...).
* Hướng dẫn, đào tạo kèm cặp các thực tập sinh hành chính nhân sự hoặc nhân sự hỗ trợ bán thời gian khi được Ban Giám đốc phân công.
* Đại diện công ty làm việc, đàm phán và hướng dẫn các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài (nhà xe, khách sạn, đơn vị tổ chức sự kiện, nhà cung cấp VPP...) thực hiện đúng hợp đồng đã cam kết.

---

Yêu cầu tuyển dụng

Để đảm nhận tốt vai trò đa nhiệm và năng động này trong môi trường SME, ứng viên cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng và phẩm chất dưới đây:

1. Học vấn/Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật, Hành chính học, Ngoại ngữ hoặc các ngành KHXH&NV có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu từ 01 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Hành chính Nhân sự tổng hợp, Nhân viên C&B, Nhân viên tuyển dụng hoặc các vị trí tương đương.
* Ưu tiên những ứng viên đã từng làm việc trong môi trường doanh nghiệp SME, hiểu rõ tính linh hoạt, đa nhiệm và tốc độ làm việc nhanh của mô hình này.
* Kiến thức pháp luật: Nắm vững các quy định cơ bản của Bộ luật Lao động hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân để áp dụng chính xác vào thực tiễn doanh nghiệp.

2. Kỹ năng chuyên môn

* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Đặc biệt là kỹ năng sử dụng Excel (thành thạo các hàm tính toán, dò tìm, Pivot Table để làm bảng lương, xử lý dữ liệu chấm công) và Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Drive).
* Kỹ năng Giao tiếp và Đàm phán: Khả năng truyền đạt thông tin gãy gọn, rõ ràng bằng cả văn bản và lời nói. Khả năng thuyết phục ứng viên, giải quyết khéo léo các xung đột nội bộ và đàm phán tốt với nhà cung cấp dịch vụ để có mức giá tối ưu.
* Kỹ năng Sắp xếp và Quản lý thời gian: Khả năng điều phối, ưu tiên xử lý nhiều đầu việc cùng lúc (Multitasking) một cách khoa học, không để sót việc, đảm bảo hoàn thành các công việc có deadline cố định (như tính lương, nộp báo cáo BHXH).
* Kỹ năng Giải quyết vấn đề (Problem Solving): Linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh đột xuất tại văn phòng (mất điện, hỏng hóc máy móc thiết bị, nhân sự khiếu nại về bảng lương...) một cách bình tĩnh, hiệu quả.
* Kỹ năng tổ chức sự kiện: Có tư duy thẩm mỹ tốt, biết lên kế hoạch, thiết kế kịch bản chương trình cơ bản và hoạt náo tốt trong các sự kiện nội bộ. Biết sử dụng các công cụ thiết kế cơ bản như Canva là một lợi thế lớn.

3. Phẩm chất cá nhân

* Bảo mật thông tin tuyệt đối: Đây là phẩm chất đạo đức nghề nghiệp quan trọng nhất của người làm HR. Nhân sự phải cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin liên quan đến lương, thưởng, hồ sơ nhân sự, chiến lược kinh doanh của công ty.
* Trung thực, Chính trực: Minh bạch, rõ ràng trong việc thu chi quỹ hành chính, mua sắm trang thiết bị, chấm công và tính toán quyền lợi cho người lao động.
* Tận tâm và Hướng tới con người (Empathy): Có thái độ hòa nhã, cởi mở, biết lắng nghe và thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng của nhân viên; luôn sẵn lòng hỗ trợ đồng nghiệp với tinh thần dịch vụ nội bộ cao (Internal Service Mindset).
* Tư duy Chủ động và Thích ứng nhanh (Agility): Không ngại thay đổi, có tinh thần "Can-do attitude" (luôn tìm giải pháp thay vì tìm lý do), chủ động cải tiến những quy trình thủ công chưa tối ưu để nâng cao năng suất làm việc nhóm.
* Cẩn thận, Tỉ mỉ: Chỉn chu trong từng chi tiết nhỏ khi soạn thảo văn bản, hợp đồng, kiểm tra con số trên bảng lương nhằm hạn chế tối đa các sai sót pháp lý và tài chính.

---

Quyền lợi

Khi đồng hành cùng chúng tôi, bạn sẽ nhận được những giá trị tương xứng với sự cống hiến và nỗ lực của mình:

* Thu nhập cạnh tranh & Hấp dẫn:
* Mức lương cứng: 10.000.000đ – 15.000.000đ/tháng (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn).
* Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, hỗ trợ gửi xe miễn phí tại tòa nhà.
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm dựa trên kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và đánh giá hiệu suất cá nhân.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động.
* Lương tháng 13 cam kết; thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm (1/1, 30/4 - 1/5, 2/9...), quà sinh nhật, hiếu hỉ, ốm đau.
* Được tham gia khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám uy tín.
* Cơ hội học tập và Phát triển vượt bậc:
* Được làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc là những người giàu kinh nghiệm, có tầm nhìn, được học hỏi tư duy quản trị doanh nghiệp thực chiến.
* Được công ty tài trợ 50% - 100% kinh phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Nhân sự, C&B, Luật Lao động mới, Kỹ năng giao tiếp nâng cao... nhằm nâng cao năng lực chuyên môn.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ Nhân viên Hành chính Nhân sự tổng hợp -> Trưởng nhóm (HR Lead) -> Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Manager) khi doanh nghiệp mở rộng chi nhánh hoặc tăng trưởng quy mô nhân sự.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Môi trường làm việc của SME trẻ trung, năng động, thân thiện, không quan liêu; tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích mọi ý tưởng sáng tạo, cải tiến của cá nhân.
* Văn phòng làm việc hiện đại, tiện nghi, trang bị đầy đủ thiết bị làm việc cá nhân chất lượng cao.
* Tham gia các hoạt động tập thể sôi nổi: Teambuilding, Du lịch hàng năm (Company Trip), Year End Party, các giải thể thao nội bộ...

---

Tags

`#HanhChinhNhanSu` `#HRGeneralist` `#Tuyendung` `#CB` `#AdminHR` `#SME` `#VănHóaDoanhNghiệp` `#TuyểnDụngNhânSự` `#QuảnTrịHànhChính`

---

Từ khoá tìm kiếm

Tuyển dụng hành chính nhân sự, nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp, việc làm HR Admin, tìm việc hành chính nhân sự Hà Nội, hành chính nhân sự TP.HCM, tuyển dụng nhân sự C&B, chuyên viên nhân sự tổng hợp, tuyển dụng HR SME, việc làm hành chính văn phòng, nhân viên nhân sự đi làm ngay, tuyển dụng nhân sự không yêu cầu bằng cấp quá cao, cơ hội thăng tiến hành chính nhân sự.

Share