Mô tả công việc: Nhân viên hành chính nhân sự nước ngoài (Foreign HR & Admin Specialist / Expat Support Specialist)

Tổng quan:

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự mở rộng mạnh mẽ của doanh nghiệp chúng tôi trên thị trường quốc tế, việc thu hút, quản lý và tối ưu hóa nguồn lực lao động nước ngoài là một trong những chiến lược then chốt. Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia hành chính nhân sự nước ngoài" (Foreign HR & Admin Specialist) tài năng, nhạy bén và giàu kinh nghiệm để gia nhập đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp của công ty.

Vị trí này không đơn thuần là một nhân viên làm thủ tục giấy tờ, mà là một cầu nối văn hóa, pháp lý và hành chính quan trọng giữa các nhân sự nước ngoài (Expats/Quốc tế) với doanh nghiệp và các cơ quan ban ngành Nhà nước Việt Nam. Vai trò của bạn là đảm bảo toàn bộ quy trình từ tuyển dụng, onboarding (hội nhập), quản lý hồ sơ pháp lý, chế độ phúc lợi, cho đến khi kết thúc hợp đồng của nhân sự nước ngoài được diễn ra một cách hợp pháp, trơn tru và chuyên nghiệp nhất. Đồng thời, bạn sẽ là người hỗ trợ đắc lực giúp các chuyên gia, quản lý cấp cao người nước ngoài nhanh chóng thích nghi với môi trường sống và làm việc tại Việt Nam, giảm thiểu tối đa các rào cản về ngôn ngữ và văn hóa.

Nếu bạn là người có tư duy dịch vụ cao, am hiểu sâu sắc về luật lao động, luật trú trú dành cho người nước ngoài, và sở hữu khả năng giao tiếp đa văn hóa xuất sắc, đây chính là cơ hội để bạn khẳng định bản thân và phát triển sự nghiệp trong một môi trường đa quốc gia năng động.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và thực hiện thủ tục pháp lý cho nhân sự nước ngoài (Immigration & Legal Compliance)
* Giấy phép lao động (Work Permit): Chủ trì và trực tiếp thực hiện toàn bộ quy trình xin mới, gia hạn, cấp lại hoặc thu hồi Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài theo đúng quy định của Bộ Luật Lao động Việt Nam. Chuẩn bị hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài trình Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (SOLISA) hoặc Bộ Lao động.
* Thị thực (Visa) và Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card - TRC): Thực hiện các thủ tục xin cấp thị thực nhập cảnh (Visa công tác, Visa lao động LD1, LD2), gia hạn Visa, và làm Thẻ tạm trú cho nhân sự nước ngoài cũng như thân nhân của họ (vợ/chồng, con cái) đi cùng.
* Hợp pháp hóa lãnh sự: Hướng dẫn nhân sự nước ngoài chuẩn bị các giấy tờ từ quốc gia bản xứ (bằng cấp, lý lịch tư pháp, xác nhận kinh nghiệm...) và thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng tại Việt Nam.
* Khai báo tạm trú: Phối hợp với nhân sự, chủ nhà hoặc khách sạn để thực hiện việc khai báo tạm trú cho người nước ngoài với Công an địa phương theo đúng thời hạn quy định.
* Theo dõi và cập nhật: Thiết lập và quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu để theo dõi thời hạn của hộ chiếu, visa, thẻ tạm trú, giấy phép lao động của toàn bộ nhân sự nước ngoài trong công ty. Đảm bảo cảnh báo trước ít nhất 60-90 ngày để tiến hành gia hạn, tránh tối đa các trường hợp quá hạn gây phạt hành chính hoặc trục xuất.

2. Công tác Tuyển dụng, Tiếp nhận và Hội nhập (Onboarding & Integration)
* Hỗ trợ tuyển dụng: Phối hợp với bộ phận tuyển dụng để phỏng vấn sơ bộ, đánh giá mức độ phù hợp về văn hóa của các ứng viên nước ngoài. Hỗ trợ soạn thảo thư mời nhận việc (Offer Letter) bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ yêu cầu.
* Quy trình tiếp nhận (Onboarding): Xây dựng và thực hiện chương trình đón tiếp chuyên nghiệp cho nhân sự nước ngoài. Sắp xếp xe đưa đón sân bay, đặt phòng khách sạn tạm thời, hỗ trợ tìm kiếm nhà ở dài hạn (căn hộ, biệt thự phù hợp với ngân sách và nhu cầu).
* Hỗ trợ hòa nhập cuộc sống (Relocation Support): Hướng dẫn nhân sự nước ngoài các thủ tục thiết yếu hàng ngày tại Việt Nam như: mở tài khoản ngân hàng, đăng ký sim điện thoại, hướng dẫn mua sắm, giới thiệu trường học cho con cái, đăng ký khám sức khỏe tại các bệnh viện quốc tế.
* Đào tạo hội nhập văn hóa: Tổ chức các buổi định hướng (Orientation) giới thiệu về nội quy công ty, văn hóa doanh nghiệp, các lưu ý về văn hóa ứng xử tại Việt Nam, cũng như các quy định an toàn giao thông và pháp luật cơ bản.

3. Quản lý Quan hệ Lao động, Lương và Phúc lợi (Expat C&B & Employee Relations)
* Hợp đồng lao động: Soạn thảo, ký kết và quản lý Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) dành riêng cho người nước ngoài bằng song ngữ (Tiếng Anh - Tiếng Việt) phù hợp với luật pháp Việt Nam và chính sách tập đoàn.
* Chế độ lương, thưởng (Payroll support): Phối hợp sát sao với bộ phận C&B để cung cấp dữ liệu chấm công, ngày phép, các khoản phụ cấp đặc thù của expat (phụ cấp nhà ở, học phí cho con, vé máy bay về nước thường niên, bảo hiểm sức khỏe quốc tế) để phục vụ công tác tính lương.
* Thuế thu nhập cá nhân (PIT) và Bảo hiểm: Hỗ trợ bộ phận Kế toán/Thuế hướng dẫn nhân sự nước ngoài thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân, kê khai người phụ thuộc, quyết toán thuế TNCN cuối năm (đặc biệt là xác định trạng thái cư trú thuế). Quản lý việc đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế bắt buộc cho người nước ngoài theo luật định mới nhất.
* Giải quyết tranh chấp và khiếu nại: Là cầu nối trung gian hòa giải các mâu thuẫn, hiểu lầm phát sinh do bất đồng ngôn ngữ hoặc khác biệt văn hóa giữa nhân sự nước ngoài và nhân sự Việt Nam hoặc Ban Giám đốc.

4. Quản trị Hành chính và Dịch vụ Hỗ trợ (Administrative & Logistics Services)
* Quản lý chi phí: Kiểm soát và đối chiếu các khoản chi phí phát sinh liên quan đến nhân sự nước ngoài như: tiền thuê nhà, hóa đơn điện nước, chi phí taxi/thuê xe đưa đón, phí dịch vụ làm visa/work permit. Lập yêu cầu thanh toán kịp thời cho bộ phận Kế toán.
* Quản lý phương tiện và di chuyển: Sắp xếp lịch trình xe đưa đón hàng ngày hoặc đi công tác cho các chuyên gia, Giám đốc nước ngoài. Đặt vé máy bay, khách sạn cho các chuyến công tác trong và ngoài nước của họ.
* Biên phiên dịch: Thực hiện biên dịch các tài liệu, quy chế, thông báo của công ty từ tiếng Việt sang tiếng Anh (hoặc ngôn ngữ chuyên dụng khác) và ngược lại. Phiên dịch trực tiếp trong các cuộc họp, buổi thảo luận có sự tham gia của nhân sự nước ngoài khi có yêu cầu.

5. Quan hệ đối ngoại và Tuân thủ pháp luật (External Relations & Compliance)
* Làm việc với cơ quan chức năng: Đại diện công ty làm việc, giải trình và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan quản lý Nhà nước như: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Công an địa phương, Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh cấp tỉnh/thành phố.
* Cập nhật luật pháp: Chủ động nghiên cứu, cập nhật liên tục các thay đổi trong Luật Lao động, Luật Xuất nhập cảnh, Luật Thuế, Luật Bảo hiểm liên quan đến người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Kịp thời tham mưu cho Trưởng bộ phận và Ban Giám đốc để điều chỉnh chính sách nội bộ phù hợp, tránh rủi ro pháp lý.
* Báo cáo định kỳ: Thực hiện các báo cáo định kỳ (hàng quý/hàng năm) hoặc đột xuất về tình hình sử dụng lao động nước ngoài gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và các báo cáo nội bộ theo yêu cầu của Tập đoàn.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) / Giám đốc Nhân sự (HR Director) hoặc Trưởng bộ phận Dịch vụ Hành chính (Admin Manager).
* Báo cáo gián tiếp (nếu có): Tổng Giám đốc (CEO) hoặc Giám đốc Điều hành (COO) người nước ngoài đối với các vụ việc khẩn cấp hoặc mang tính chiến lược.
* Phối hợp nội bộ: Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Tuyển dụng (TA), Bộ phận Lương & Phúc lợi (C&B), Bộ phận Kế toán - Tài chính, Bộ phận Pháp chế (Legal) và Trợ lý Ban Giám đốc.
* Đối tác ngoại bộ: Các cơ quan quản lý Nhà nước (Sở LĐ-TB&XH, Cục QLXNC, Sở Ngoại vụ), các công ty dịch vụ lữ hành, đại lý bất động sản, công ty bảo hiểm, bệnh viện quốc tế và các đơn vị cung cấp dịch vụ dịch thuật/hợp pháp hóa lãnh sự.
* Vai trò hướng dẫn: Hướng dẫn, giải đáp thắc mắc trực tiếp cho toàn bộ nhân sự nước ngoài đang làm việc tại công ty và các chi nhánh.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Ngoại ngữ (Tiếng Anh, Tiếng Trung, Tiếng Hàn, Tiếng Nhật...), Luật, Quan hệ quốc tế, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành học có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu từ 03 đến 05 năm kinh nghiệm làm việc liên tục ở vị trí Hành chính Nhân sự mảng nước ngoài, Chuyên viên hỗ trợ Expat (Expat Support Specialist), hoặc chuyên viên C&B/Pháp chế chuyên trách người nước ngoài.
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các tập đoàn đa quốc gia, các công ty FDI quy mô lớn (quy mô từ 500 nhân sự trở lên), các tổ chức phi chính phủ (NGOs), hoặc các công ty tư vấn luật/dịch vụ nhân sự quốc tế (Headhunter/HR Agency).
* Có kinh nghiệm thực tế và mối quan hệ tốt trong việc thực hiện các thủ tục hành chính trực tiếp tại Sở LĐ-TB&XH và Cục Quản lý Xuất nhập cảnh là một lợi thế cạnh tranh lớn.

Kỹ năng chuyên môn:
* Năng lực ngôn ngữ: Sử dụng tiếng Anh lưu loát và thành thạo cả 4 kỹ năng (Nghe, Nói, Đọc, Viết) - tương đương trình độ IELTS 7.0 trở lên hoặc TOEIC 850 trở lên. Ưu tiên đặc biệt ứng viên biết thêm một ngoại ngữ thứ hai phù hợp với quốc tịch của Ban Giám đốc hoặc đa số expat tại công ty (như tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Nhật).
* Kiến thức pháp luật vững chắc:
* Am hiểu sâu sắc Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành, đặc biệt là các chương, điều khoản quy định về Lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
* Nắm vững Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam và các nghị định, thông tư hướng dẫn thi hành mới nhất.
* Hiểu biết cơ bản về Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật Bảo hiểm xã hội áp dụng cho người nước ngoài.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản và dịch thuật: Có khả năng soạn thảo các văn bản hành chính, công văn giải trình gửi cơ quan nhà nước bằng tiếng Việt chuẩn xác; soạn thảo hợp đồng lao động, quy chế bằng song ngữ mượt mà, văn phong chuyên nghiệp.
* Kỹ năng tin học văn phòng: Thành thạo bộ công cụ MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Biết sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) là một lợi thế.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và đàm phán: Khả năng xử lý nhạy bén các tình huống khẩn cấp liên quan đến nhân sự nước ngoài (ốm đau đột xuất, tai nạn, thất lạc giấy tờ tùy thân, rắc rối pháp lý tại nơi cư trú).

Phẩm chất cá nhân:
* Khả năng thích ứng và nhạy cảm văn hóa (Cultural Sensitivity): Tôn trọng sự khác biệt về văn hóa, tôn giáo, thói quen sinh hoạt của các quốc gia khác nhau. Có thái độ cởi mở, không định kiến và khả năng giao tiếp khéo léo với nhân sự từ nhiều nền văn hóa (u, Mỹ, Á).
* Tính bảo mật cao (Confidentiality): Tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin nhân sự, mức lương, hồ sơ cá nhân và các thông tin chiến lược của doanh nghiệp.
* Tư duy dịch vụ hướng đến khách hàng (Customer-oriented mindset): Luôn thể hiện sự tận tâm, nhiệt tình, chu đáo và kiên nhẫn khi hỗ trợ nhân sự nước ngoài. Luôn đặt mình vào vị trí của họ để thấu hiểu những khó khăn khi sống xa xứ.
* Tỉ mỉ, cẩn thận và có tổ chức: Công việc liên quan nhiều đến hồ sơ pháp lý, ngày tháng và thời hạn pháp luật. Do đó, ứng viên cần có tính cẩn thận cực kỳ cao, sắp xếp công việc khoa học, không để xảy ra sai sót về mặt giấy tờ hay chậm trễ thời hạn.
* Khả năng chịu áp lực tốt: Có khả năng làm việc độc lập dưới áp lực cao, quản lý nhiều đầu việc cùng lúc (multi-tasking) và sẵn sàng hỗ trợ ngoài giờ hành chính trong các trường hợp khẩn cấp liên quan đến nhân sự nước ngoài.

---

Quyền lợi:

* Mức lương hấp dẫn: Thu nhập cạnh tranh theo năng lực (thỏa thuận trực tiếp trong buổi phỏng vấn), dao động từ 18,000,000 VND đến 30,000,000 VND/tháng, kèm theo các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Được đóng BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động trên mức lương thực tế.
* Gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cao cấp (Aon/PVI/Bảo Việt) dành riêng cho nhân sự cấp cao và nhân sự xuất sắc.
* Thưởng các ngày lễ, Tết, lương tháng 13, thưởng hiệu quả kinh doanh của tập đoàn.
* Môi trường làm việc quốc tế:
* Cơ hội làm việc trực tiếp và thường xuyên với các chuyên gia, quản lý cấp cao đến từ nhiều quốc gia trên thế giới.
* Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sáng tạo.
* Văn phòng làm việc hiện đại, tiện nghi, cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc (Laptop, điện thoại, sim công tác).
* Cơ hội thăng tiến và phát triển:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật Lao động, quản trị nhân sự quốc tế, kỹ năng giao tiếp đa văn hóa do công ty đài thọ.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Trưởng nhóm Nhân sự nước ngoài (Expat Support Team Leader) hoặc Phó phòng/Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR&Admin Deputy/Manager).
* Chính sách hỗ trợ khác:
* Hỗ trợ chi phí điện thoại công việc, chi phí đi lại, công tác phí theo quy định.
* Tham gia các hoạt động teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm của công ty.
* Chế độ chăm sóc sức khỏe định kỳ hàng năm tại các phòng khám/bệnh viện uy tín.

---

Tags:
#HanhChinhNhanSuNuocNoai #ExpatSupport #ForeignHR #WorkPermitVisa #HRCompliance #NhanSuDaQuocGia #AdminSpecialist #QuanHeLaoDongNuocNoai

---

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên nhân sự nước ngoài, Chuyên viên hỗ trợ Expat, Foreign HR Specialist, Expat Support Officer, Thủ tục giấy phép lao động cho người nước ngoài, Tuyển dụng nhân viên visa work permit, Hành chính nhân sự tiếng Anh, Global HR Specialist, Relocation Support Specialist, Nhân sự FDI.

Share