MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH GIÁO DỤC LĨNH VỰC NHÂN SỰ

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH GIÁO DỤC LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia Nhân sự Hành chính Giáo dục" – vị trí then chốt chịu trách nhiệm thiết lập, vận hành và tối ưu hóa guồng quay nhân sự tại hệ thống giáo dục của chúng tôi.

Trong môi trường giáo dục, con người chính là tài sản quý giá nhất và cũng là yếu tố quyết định đến chất lượng đào tạo. Vị trí Nhân viên Hành chính Giáo dục lĩnh vực Nhân sự (Educational HR & Admin Specialist) không chỉ đơn thuần làm các công việc bàn giấy hành chính, mà đóng vai trò là chiếc cầu nối vững chắc giữa Ban Giám hiệu/Ban Điều hành với đội ngũ giáo viên (bao gồm giáo viên cơ hữu, giáo viên thỉnh giảng, giáo viên nước ngoài), trợ giảng và khối nhân viên văn phòng.

Người đảm nhận vị trí này sẽ chịu trách nhiệm toàn diện từ khâu thu hút tài năng sư phạm, hoàn thiện các thủ tục pháp lý đặc thù ngành giáo dục, quản lý hồ sơ nhân sự theo chuẩn quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT), cho đến việc xây dựng môi trường làm việc hạnh phúc, nhân văn và tuân thủ pháp luật. Chúng tôi tìm kiếm một cộng sự có tư duy dịch vụ cao, am hiểu sâu sắc về luật lao động cũng như các quy định đặc thù của ngành giáo dục, sở hữu sự khéo léo trong giao tiếp và một trái tim tâm huyết với sự nghiệp giáo dục trồng người.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

Nhiệm vụ của Chuyên gia Nhân sự Hành chính Giáo dục được chia thành các mảng công tác chuyên sâu sau đây:

1. Công tác Tuyển dụng và Thu hút Tài năng Sư phạm (25%)

* Lập kế hoạch và triển khai tuyển dụng: Chủ động phối hợp với Phòng Học vụ (Academic Department), các Trưởng bộ môn và Ban Giám hiệu để xác định nhu cầu nhân sự (giáo viên, trợ giảng, nhân viên vận hành trường học) theo từng học kỳ, năm học hoặc các dự án ngắn hạn.
* Đa dạng hóa kênh tuyển dụng: Đăng tuyển, tìm kiếm và khai thác các nguồn ứng viên chất lượng cao thông qua các trang tuyển dụng uy tín, mạng xã hội chuyên nghiệp (LinkedIn, Facebook), liên kết với các trường Đại học Sư phạm, Ngoại ngữ và các tổ chức giáo dục quốc tế.
* Sàng lọc và Đánh giá sơ bộ: Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ ứng viên; thực hiện phỏng vấn sơ bộ về thái độ, tư duy sư phạm, mức độ phù hợp văn hóa và năng lực ngôn ngữ.
* Tổ chức quy trình Đánh giá Sư phạm: Phối hợp với Hội đồng Chuyên môn để tổ chức các buổi dạy thử (demo teaching), dự giờ và làm bài kiểm tra năng lực chuyên môn cho ứng viên giáo viên.
* Quản lý Onboarding (Hội nhập nhân sự mới):
* Soạn thảo và gửi Thư mời nhận việc (Offer Letter).
* Xây dựng và trực tiếp điều phối chương trình đào tạo hội nhập cho nhân sự mới, giúp họ nhanh chóng nắm bắt văn hóa tổ chức, quy chế học đường, chuẩn mực đạo đức nhà giáo và các quy trình vận hành nội bộ.

2. Quản lý Hồ sơ, Pháp lý và Thủ tục Hành chính Nhân sự Giáo dục (25%)

* Quản lý hồ sơ nhân sự theo chuẩn quy định:
* Thiết lập, lưu trữ và cập nhật liên tục hệ thống hồ sơ của toàn bộ cán bộ, giáo viên, nhân viên (cả bản cứng và bản mềm trên hệ thống phần mềm HRIS).
* Đảm bảo toàn bộ giáo viên có đầy đủ bằng cấp chuyên môn, chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm, chứng chỉ hành nghề, chứng chỉ ngoại ngữ và các giấy tờ pháp lý khác theo đúng quy định của Bộ GD&ĐT và Sở GD&ĐT.
* Quản lý thủ tục cho Giáo viên/Chuyên gia nước ngoài (Expat):
* Chủ trì và trực tiếp thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến người lao động nước ngoài: Hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp/chứng chỉ, xin cấp Giấy phép lao động (Work Permit), Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card - TRC), gia hạn Visa, đăng ký tạm trú.
* Hỗ trợ giáo viên nước ngoài thích nghi với môi trường sống và làm việc tại Việt Nam (tìm nhà, khai báo thuế ban đầu, hướng dẫn văn hóa sinh hoạt).
* Quản lý Hợp đồng Lao động: Soạn thảo, ký kết, gia hạn hoặc chấm dứt các loại hợp đồng: Hợp đồng lao động (chính thức, thử việc), Hợp đồng thỉnh giảng, Hợp đồng hợp tác đào tạo, Cam kết bảo mật thông tin (NDA).
* Thực hiện báo cáo định kỳ cho Cơ quan Quản lý Nhà nước: Chủ trì soạn thảo và nộp các báo cáo định kỳ/đột xuất về tình hình sử dụng lao động, danh sách trích ngang giáo viên gửi cho Sở GD&ĐT, Phòng GD&ĐT quận/huyện, Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội và các cơ quan chức năng liên quan.

3. Công tác C&B (Chấm công, Tính lương và Chế độ đãi ngộ) trong Giáo dục (20%)

* Quản lý hệ thống chấm công đặc thù:
* Theo dõi, tổng hợp và đối soát dữ liệu chấm công hàng ngày, hàng tuần của khối văn phòng và đặc biệt là khối giáo viên/trợ giảng (tính toán chi tiết số tiết dạy thực tế, giờ phụ đạo, giờ trông trưa, giờ trực sự kiện, dạy thay, dạy vượt giờ định mức).
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Học vụ để đối chiếu tính chính xác của thời khóa biểu và bảng phân công giảng dạy thực tế.
* Hỗ trợ tính lương & phụ cấp:
* Tính toán các khoản phụ cấp đặc thù ngành giáo dục (phụ cấp đứng lớp, phụ cấp thâm niên, phụ cấp trách nhiệm Chủ nhiệm lớp, phụ cấp học liệu, hỗ trợ ăn trưa...).
* Phối hợp với phòng Kế toán để hoàn thiện bảng lương hàng tháng đảm bảo chính xác, đúng hạn.
* Quản lý Bảo hiểm xã hội (BHXH) và Thuế TNCN: Trực tiếp thực hiện các thủ tục tăng/giảm BHXH, BHYT, BHTN; giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho nhân sự. Hỗ trợ đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký người phụ thuộc và quyết toán thuế TNCN.

4. Quan hệ Lao động, Phát triển Văn hóa Học đường và Đào tạo (20%)

* Gắn kết và Chăm sóc nhân sự:
* Là đầu mối tiếp nhận, lắng nghe và giải đáp mọi thắc mắc, kiến nghị của cán bộ, giáo viên, nhân viên về chế độ, chính sách, nội quy và môi trường làm việc.
* Tổ chức các hoạt động thăm hỏi ốm đau, hiếu hỉ, sinh nhật, thai sản cho người lao động.
* Xây dựng văn hóa học đường lành mạnh:
* Lên ý tưởng, phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ lớn trong năm: Ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11, Lễ Khai giảng, Lễ Bế giảng, Year End Party, Teambuilding, các ngày lễ quốc tế (cho khối expat).
* Thúc đẩy môi trường làm việc tôn trọng, chia sẻ, không ngừng học hỏi và hợp tác cao.
* Hỗ trợ công tác Đào tạo và Phát triển:
* Phối hợp với Ban Giám hiệu lên kế hoạch tổ chức các buổi chuyên đề (Workshop), các khóa bồi dưỡng chuyên môn, kỹ năng sư phạm, kỹ năng mềm cho đội ngũ giáo viên và nhân viên.
* Theo dõi và quản lý ngân sách đào tạo, lưu trữ chứng chỉ đào tạo của nhân sự.

5. Quản trị Hành chính Văn phòng Trường học (10%)

* Quản lý tài sản và trang thiết bị: Giám sát việc sử dụng, bảo quản trang thiết bị văn phòng, thiết bị dạy học (máy chiếu, bảng tương tác, văn phòng phẩm). Lập kế hoạch mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, giáo trình, công cụ dụng cụ dạy học định kỳ.
* Quản lý an toàn và dịch vụ trường học: Phối hợp giám sát công tác vệ sinh, an ninh trật tự, an toàn phòng cháy chữa cháy và y tế học đường tại cơ sở giáo dục.
* Quản lý công văn, giấy tờ: Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao công văn đi/đến; lưu trữ các văn bản chỉ đạo từ Sở/Phòng GD&ĐT và lưu hành các quyết định nội bộ của nhà trường.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

1. Tuyến báo cáo (Reporting Line)

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) HOẶC Giám đốc Vận hành Trường học (School Operations Director) / Hiệu trưởng (Principal) tùy thuộc vào quy mô cấu trúc của từng đơn vị.
* Báo cáo gián tiếp (phối hợp chuyên môn): Ban Giám hiệu, Ban Giám đốc Khối Học vụ (Academic Director).

2. Quan hệ phối hợp công tác (Collaboration)

* Phòng Học vụ / Phòng Đào tạo: Phối hợp chặt chẽ để đối soát lịch dạy, quản lý thông tin giáo viên, kiểm soát chất lượng giảng dạy, phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến học sinh - giáo viên.
* Phòng Kế toán - Tài chính: Phối hợp chuyển dữ liệu lương, BHXH, Thuế TNCN, tạm ứng, thanh quyết toán chi phí hành chính và phúc lợi.
* Bộ phận Tuyển sinh / Marketing: Hỗ trợ cung cấp thông tin profile giáo viên xuất sắc để làm tư liệu truyền thông; phối hợp nhân sự cho các ngày hội trải nghiệm, tuyển sinh.
* Cơ quan Nhà nước: Làm việc trực tiếp với Sở GD&ĐT, Phòng GD&ĐT, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh để thực hiện các thủ tục hành chính, thanh tra, kiểm tra định kỳ.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nhân lực, Luật, Quản lý Giáo dục, Ngôn ngữ Anh, Quản trị Kinh doanh hoặc các chuyên ngành liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Hành chính Nhân sự (HR Admin / HR Generalist / C&B).
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường giáo dục (Trường quốc tế, Trường song ngữ, Hệ thống trường tư thục K-12, Hệ thống Trung tâm Anh ngữ quy mô lớn, các Tổ chức EdTech).
* Có kinh nghiệm thực tế trong việc thực hiện hồ sơ pháp lý cho giáo viên nước ngoài (Work Permit, TRC, Visa) là một lợi thế cạnh tranh rất lớn.
* Am hiểu sâu sắc về Luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội và có kiến thức cơ bản về Luật Giáo dục là bắt buộc.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Năng lực ngoại ngữ: Tiếng Anh lưu loát (tương đương IELTS 6.0 trở lên hoặc TOEIC 800 trở lên), có khả năng giao tiếp tự tin, soạn thảo văn bản, hợp đồng bằng tiếng Anh và làm việc trực tiếp với giáo viên bản xứ.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản pháp lý: Thành thạo kỹ năng soạn thảo công văn, tờ trình, hợp đồng lao động, các quy trình quy chế trường học chuẩn chỉnh về mặt thể thức văn bản hành chính Việt Nam.
* Kỹ năng công nghệ & Tin học văn phòng:
* Sử dụng thành thạo bộ công cụ MS Office (đặc biệt là Excel để xử lý bảng công, bảng lương phức tạp bằng các hàm dò tìm, tham chiếu, thống kê dữ liệu).
* Có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống quản trị nhân sự (HRIS), phần mềm quản lý trường học (School Information System - SIS) hoặc các công cụ làm việc trực tuyến (Google Workspace, Trello, Slack, Teams).
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý xung đột: Có khả năng trung hòa mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động, đặc biệt khéo léo trong xử lý các bất đồng văn hóa giữa giáo viên nước ngoài và nhân sự Việt Nam.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng đa nhiệm (multitasking) tốt, sắp xếp công việc khoa học để xử lý lượng hồ sơ, giấy tờ lớn và các sự kiện trường học diễn ra liên tục mà không bị sót việc hay trễ hạn.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Tâm huyết với Giáo dục: Có niềm tin sâu sắc vào giá trị của giáo dục, yêu mến trẻ em và có thái độ tôn trọng nghề giáo.
* Chân thành, Thấu cảm và Chu đáo: Luôn lắng nghe với tinh thần xây dựng, có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ tốt (Internal Customer Service Mindset), luôn sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp hết mình.
* Chính trực và Bảo mật thông tin: Tuyệt đối trung thực trong công tác quản lý tài chính, lương thưởng; bảo mật tuyệt đối thông tin nhân sự, chiến lược kinh doanh và học liệu của nhà trường.
* Tỉ mỉ, Cẩn trọng: Tinh thần trách nhiệm cao trong từng chi tiết nhỏ của hồ sơ, hợp đồng, bảng công nhằm hạn chế tối đa sai sót ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động và uy tín pháp lý của trường học.
* Thích ứng nhanh và Linh hoạt: Có khả năng làm việc dưới áp lực cao trong môi trường giáo dục đa văn hóa, đa sắc tộc, có nhiều biến động nhân sự theo mùa vụ học kỳ.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cứng từ [Mức lương tối thiểu] - [Mức lương tối đa] VNĐ/tháng (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục, phụ cấp điện thoại.
* Thưởng hấp dẫn: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs), thưởng lương tháng 13, thưởng các ngày lễ lớn (30/4, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Âm lịch) và đặc biệt là chế độ thưởng ý nghĩa nhân ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11.
* Chế độ Phúc lợi Giáo dục Đặc quyền: Miễn phí hoặc giảm giá từ 50% - 100% học phí cho con em của cán bộ nhân viên khi theo học tại hệ thống trường học/trung tâm của tổ chức.
* Đảm bảo quyền lợi luật định: Đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ ngay sau khi kết thúc thử việc; được khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Bảo hiểm sức khỏe nâng cao: Gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe chất lượng cao (PVI/Bảo Việt/Liberty) dành cho nhân sự xuất sắc hoặc nhân sự có thâm niên.
* Cơ hội Đào tạo & Phát triển vượt trội:
* Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao chuyên môn nhân sự chuyên sâu, kỹ năng quản lý và các chứng chỉ nghề nghiệp do công ty đài thọ kinh phí.
* Môi trường làm việc quốc tế, năng động, thường xuyên sử dụng tiếng Anh giúp nâng cao năng lực ngôn ngữ một cách tự nhiên.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Cơ hội phát triển lên các vị trí Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự Giáo dục (HR Admin Team Lead), Trưởng phòng Nhân sự Cơ sở (School HR Manager) hoặc Giám đốc Nhân sự Hệ thống (Chief Human Resources Officer) trong vòng 2 - 5 năm.
* Môi trường làm việc văn minh: Không gian làm việc hiện đại, xanh, sạch, mang đậm tính giáo dục và nhân văn; đồng nghiệp cởi mở, thân thiện và hỗ trợ lẫn nhau.
* Chế độ nghỉ phép: Được nghỉ 12 ngày phép năm hưởng nguyên lương, cộng thêm các ngày nghỉ lễ theo quy định Nhà nước và chế độ nghỉ hè/nghỉ đông đặc thù của ngành giáo dục (nếu có theo quy chế nội bộ).

---

Tags:

#TuyểnDụngNhânSựGiáoDục #HànhChínhNhânSựTrườngHọc #EducationalHR #ExpatHR #C&BGiáoDục #TuyểnDụngGiáoViên #HànhChínhTrườngHọc #HRGeneralist #SchoolOperations

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân sự trường học, nhân viên hành chính nhân sự giáo dục, chuyên viên nhân sự trường quốc tế, HR Admin trường học, C&B giáo dục, quản lý giáo viên nước ngoài, làm việc pháp lý trường học, thủ tục giấy phép lao động giáo viên, quản lý nhân sự trung tâm tiếng anh, tuyển dụng giáo viên nước ngoài, hành chính học vụ nhân sự, việc làm hành chính nhân sự quận [Tên Quận/Huyện], tìm việc hành chính nhân sự tiếng Anh.

Share