Mô tả công việc: Chuyên viên lưu trữ hồ sơ lĩnh vực nhân sự

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Chuyên viên lưu trữ hồ sơ lĩnh vực nhân sự để gia nhập đội ngũ quản trị nguồn nhân lực đang trên đà phát triển mạnh mẽ của chúng tôi. Trong kỷ nguyên số hóa và quản trị dữ liệu, vai trò của Chuyên viên lưu trữ hồ sơ không đơn thuần là người quản lý các tệp tài liệu giấy, mà thực chất là "người gác cổng" thông tin, đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật, pháp lý và tính sẵn sàng của toàn bộ dữ liệu nhân sự trong doanh nghiệp. Vị trí này chịu trách nhiệm thiết lập, vận hành, bảo trì và tối ưu hóa hệ thống lưu trữ (cả vật lý lẫn kỹ thuật số) đối với tất cả các thông tin liên quan đến vòng đời của người lao động tại tổ chức – từ lúc bắt đầu ứng tuyển, ký kết hợp đồng, quá trình công tác, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật cho đến khi chấm dứt hợp đồng lao động. Đây là vị trí nền tảng, cung cấp cơ sở dữ liệu chính xác tuyệt đối phục vụ cho các hoạt động chiến lược khác của phòng Nhân sự như tính lương (C&B), đánh giá hiệu suất, hoạch định nhân sự và hỗ trợ tối đa cho các đợt thanh tra pháp lý hoặc kiểm toán nội bộ/bên ngoài.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Thiết lập, phân loại và tổ chức hệ thống lưu trữ hồ sơ vật lý (Physical Archiving)
- Nghiên cứu, xây dựng và chuẩn hóa quy trình phân loại, sắp xếp hồ sơ nhân sự giấy theo các tiêu chí khoa học (theo bảng chữ cái, theo mã số nhân viên, theo phòng ban, theo khu vực địa lý hoặc theo niên hạn tài liệu).
- Thiết lập hệ thống tủ hồ sơ, kệ lưu trữ chuyên nghiệp tại kho lưu trữ của công ty, đảm bảo có sơ đồ kho rõ ràng, dễ tra cứu và đáp ứng các tiêu chuẩn về phòng cháy chữa cháy, kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm để tránh hư hỏng tài liệu.
- Định định kỳ thực hiện việc kiểm kê, rà soát và đánh giá tình trạng vật lý của toàn bộ hồ sơ trong kho lưu trữ; kịp thời phát hiện các hồ sơ bị rách, mờ chữ hoặc hư hại để tiến hành phục chế hoặc sao chép dự phòng.
- Thực hiện quy trình tiêu hủy hồ sơ nhân sự hết hạn lưu trữ theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và chính sách nội bộ của công ty, đảm bảo việc tiêu hủy được thực hiện an toàn, bảo mật tuyệt đối thông tin và có biên bản nghiệm thu đầy đủ.

2. Số hóa và quản trị hệ thống hồ sơ điện tử (Digital Archiving & E-HR)
- Chủ trì và thực hiện dự án số hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự từ dạng giấy sang định dạng kỹ thuật số (scan, chuyển đổi file sang PDF, OCR nhận diện ký tự).
- Cập nhật, đồng bộ và quản lý dữ liệu nhân sự trên phần mềm quản trị nguồn nhân lực (HRIS, ERP, SAP, SuccessFactors hoặc các nền tảng quản lý hồ sơ chuyên dụng của công ty).
- Thiết lập hệ thống siêu dữ liệu (metadata), gán thẻ (tagging) và xây dựng bộ lọc tìm kiếm thông minh trên hệ thống lưu trữ đám mây hoặc máy chủ nội bộ để tối ưu hóa thời gian truy xuất thông tin của các bộ phận liên quan.
- Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Công nghệ thông tin (IT) để xây dựng phương án sao lưu dữ liệu tự động (backup) hàng ngày/hàng tuần, phòng ngừa các sự cố mất mát dữ liệu do tấn công mạng hoặc hỏng hóc phần cứng.

3. Tiếp nhận, kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ nhân sự mới (Onboarding Documentation)
- Tiếp nhận toàn bộ hồ sơ đầu vào của nhân viên mới từ bộ phận Tuyển dụng; tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, tính đầy đủ và tính chính xác của các giấy tờ cá nhân (sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ, căn cước công dân, giấy khám sức khỏe, ảnh thẻ, v.v.) theo đúng danh mục quy định của công ty.
- Chủ động liên hệ, đôn đốc và hướng dẫn nhân viên mới bổ sung các giấy tờ còn thiếu trong thời hạn cam kết để hoàn thiện hồ sơ nhân sự chính thức.
- Tạo mới hồ sơ nhân sự trên hệ thống quản lý trực tuyến, cấp mã số nhân viên và thực hiện việc phân quyền truy cập thông tin ban đầu cho nhân viên mới.

4. Cập nhật biến động nhân sự và quản lý vòng đời hồ sơ (Lifecycle Record Management)
- Theo dõi sát sao và cập nhật liên tục, kịp thời mọi biến động trong quá trình công tác của nhân viên vào hồ sơ cá nhân (vật lý và điện tử), bao gồm: ký kết hợp đồng lao động mới, phụ lục hợp đồng, quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, chứng chỉ đào tạo mới, v.v.
- Thực hiện quy trình lưu trữ đối với nhân viên nghỉ việc: Thu hồi tài sản liên quan đến hồ sơ, đóng hồ sơ cá nhân hiện tại, chuyển trạng thái trên hệ thống sang "Đã nghỉ việc", phân loại và chuyển hồ sơ giấy vào khu vực lưu trữ dành riêng cho cựu nhân viên theo quy định lưu trữ dài hạn.
- Định kỳ rà soát thời hạn của các giấy tờ quan trọng trong hồ sơ nhân viên (như giấy phép lao động của người nước ngoài, chứng chỉ hành nghề có thời hạn, hợp đồng lao động sắp hết hạn) để cảnh báo cho bộ phận C&B hoặc đối tác nhân sự (HRBP) kịp thời xử lý.

5. Đảm bảo bảo mật thông tin và tuân thủ pháp lý (Data Confidentiality & Compliance)
- Nghiêm túc tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân (như Nghị định 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ Việt Nam) và các chính sách bảo mật thông tin (NDA) của doanh nghiệp.
- Xây dựng, cập nhật và giám sát việc thực hiện quy chế bảo mật kho hồ sơ nhân sự; thiết lập ma trận phân quyền truy cập hồ sơ (chỉ những người có thẩm quyền được chỉ định mới được phép tiếp cận thông tin nhạy cảm của nhân viên).
- Quản lý và ghi chép chi tiết nhật ký mượn/trả hồ sơ giấy, cũng như nhật ký truy cập hệ thống hồ sơ điện tử; đảm bảo mọi hành vi khai thác thông tin nhân sự đều được phê duyệt đúng quy trình và có lý do chính đáng.

6. Hỗ trợ tra cứu thông tin, thanh tra, kiểm toán và báo cáo
- Tiếp nhận và xử lý nhanh chóng các yêu cầu tra cứu thông tin, cung cấp bản sao hồ sơ nhân sự từ Ban Giám đốc, Trưởng bộ phận hoặc từ chính người lao động theo đúng thẩm quyền được duyệt.
- Chuẩn bị đầy đủ, chính xác và khoa học các hồ sơ nhân sự cần thiết để phục vụ cho các đợt thanh tra của cơ quan nhà nước (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Bảo hiểm xã hội, Cơ quan Thuế) hoặc các đợt kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập của doanh nghiệp.
- Thực hiện các báo cáo định kỳ (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm) hoặc đột xuất về tình trạng hồ sơ nhân sự (tỷ lệ hoàn thiện hồ sơ, số lượng hồ sơ được số hóa, báo cáo thống kê biến động nhân sự phục vụ quản trị).

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng nhóm Quản trị Dữ liệu Nhân sự (HR Operations Team Leader).
- Bối cảnh phối hợp: Làm việc chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng (để tiếp nhận hồ sơ đầu vào), bộ phận C&B (để đối chiếu thông tin hợp đồng, lương, bảo hiểm), bộ phận Pháp chế (để đảm bảo tính pháp lý của biểu mẫu tài liệu) và bộ phận IT (để vận hành và bảo trì hệ thống số hóa).
- Nhiệm vụ hướng dẫn:
+ Hướng dẫn và giải thích cho toàn thể nhân viên trong công ty về các quy chuẩn, biểu mẫu và quy trình nộp, bổ sung, cập nhật hồ sơ cá nhân.
+ Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ, sử dụng hệ thống hồ sơ điện tử cho các nhân sự mới gia nhập phòng Nhân sự hoặc các cộng tác viên, thực tập sinh hỗ trợ dự án số hóa hồ sơ tại phòng Hành chính - Nhân sự.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên thuộc các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Luật, Hành chính học, Thư viện thông tin, hoặc các chuyên ngành kinh tế, xã hội có liên quan.
- Kinh nghiệm làm việc:
+ Ưu tiên ứng viên có từ 1 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí tương đương (Lưu trữ hồ sơ, Hành chính nhân sự, Trợ lý nhân sự, Văn thư lưu trữ).
+ Đối với ứng viên tốt nghiệp hệ Trung cấp, yêu cầu có ít nhất 2 năm kinh nghiệm thực tế làm việc trong môi trường văn phòng hoặc quản lý hồ sơ quy mô từ 100 nhân sự trở lên.
+ Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp có nền tảng học vấn xuất sắc, am hiểu lý thuyết về lưu trữ học và có định hướng phát triển chuyên sâu trong mảng Operations của ngành Nhân sự.

Kỹ năng chuyên môn:
- Am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Nắm vững các nguyên tắc phân loại, lập hồ sơ hiện đại, quy trình bảo quản tài liệu vật lý và các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến công tác lưu trữ (Luật Lưu trữ, Bộ luật Lao động).
- Thành thạo công nghệ và phần mềm hỗ trợ:
+ Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng phục vụ số hóa (máy scan tốc độ cao, máy photo chuyên dụng).
+ Kỹ năng tin học văn phòng cực tốt, đặc biệt là MS Excel (sử dụng thành thạo các hàm quản lý dữ liệu, định dạng bảng biểu, liên kết dữ liệu phục vụ báo cáo) và MS Word.
+ Có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống HRIS, ERP, Google Drive, OneDrive hoặc các phần mềm quản lý tài liệu (DMS) là một lợi thế cạnh tranh lớn.
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, xử lý khối lượng lớn tài liệu, thông tin một cách ngăn nắp, có hệ thống mà không bị nhầm lẫn hay bỏ sót chi tiết.
- Kỹ năng giao tiếp và tương tác tốt: Giao tiếp rõ ràng, khéo léo bằng cả văn bản và lời nói khi đôn đốc nhân viên hoàn thiện hồ sơ hoặc giải trình thông tin với các cơ quan chức năng.

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực và bảo mật tuyệt đối: Đây là phẩm chất tối quan trọng do đặc thù vị trí thường xuyên tiếp xúc với các thông tin cực kỳ nhạy cảm của doanh nghiệp và đời tư của người lao động (mức lương, thông tin gia đình, lý lịch cá nhân).
- Cẩn thận, tỉ mỉ và chỉn chu: Chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất trong văn bản, hợp đồng, tránh tối đa sai sót về lỗi chính tả, sai lệch số liệu, thiếu chữ ký hoặc đóng dấu không đúng quy định.
- Tinh thần trách nhiệm cao và tính kỷ luật: Luôn đảm bảo hoàn thành công việc đúng tiến độ được giao, có ý thức bảo vệ tài sản thông tin của công ty và tự giác tuân thủ mọi quy trình bảo mật nghiêm ngặt.
- Kiên nhẫn và chịu được áp lực công việc: Có khả năng làm việc bền bỉ với các công việc mang tính lặp đi lặp lại hàng ngày mà vẫn duy trì được độ chính xác cao và thái độ làm việc tích cực.

Quyền lợi:
- Thu nhập cạnh tranh: Mức lương cứng hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) kèm theo phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục, phụ cấp điện thoại (nếu có).
- Chế độ bảo hiểm và phúc lợi đầy đủ: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động. Được tham gia chương trình bảo hiểm sức khỏe tự nguyện cao cấp (chăm sóc sức khỏe toàn diện) sau 1 năm cống hiến.
- Thưởng phong phú: Thưởng tháng 13 cố định, thưởng hiệu quả công việc cá nhân và kết quả kinh doanh của công ty hàng năm (KPI bonus), thưởng các ngày lễ, Tết lớn trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Dương lịch), quà sinh nhật, hiếu hỉ.
- Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, trang bị đầy đủ công cụ làm việc tiên tiến (máy tính cấu hình cao, máy quét hiện đại, kho lưu trữ tiêu chuẩn cao). Văn hóa doanh nghiệp cởi mở, trẻ trung, tôn trọng sự khác biệt và thúc đẩy đổi mới sáng tạo.
- Cơ hội đào tạo và phát triển vượt trội:
+ Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và bên ngoài về nâng cao nghiệp vụ quản trị nhân sự, kỹ năng số hóa dữ liệu, an toàn thông tin doanh nghiệp do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy.
+ Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội phát triển lên các vị trí cao hơn như Trưởng nhóm Quản trị Dữ liệu Nhân sự, Chuyên viên Nhân sự Tổng hợp (HR Generalist), hoặc chuyên sâu vào mảng C&B.
- Hoạt động tập thể đa dạng: Tham gia các chương trình Team building hàng năm, nghỉ mát hè cùng công ty, các hoạt động câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga), tiệc cuối năm (Year End Party) hoành tráng.

Tags:
#NhanSu #LuuTruHoSo #Admin #HRIS #SoHoaDuLieu #TuyenDung #VanThuLuuTru #PhapLyNhanSu #HR_Operations #HanhChinhNhanSu #JobDescription #TuyenDungNhanSu

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng chuyên viên lưu trữ hồ sơ, nhân viên hành chính lưu trữ, chuyên viên hồ sơ nhân sự, tuyển dụng nhân viên lưu trữ nhân sự, việc làm lưu trữ hồ sơ hcm, việc làm quản lý dữ liệu nhân sự hà nội, nhân viên lưu trữ trung cấp trở lên, tuyển dụng hành chính nhân sự lưu trữ, số hóa hồ sơ nhân sự, quản trị hồ sơ nhân sự điện tử, chuyên viên HR Operations, nhân viên văn thư lưu trữ nhân sự.

Share