MÔ TẢ CÔNG VIỆC: THƯ KÝ VĂN PHÒNG LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Thư ký văn phòng lĩnh vực nhân sự (HR Office Secretary). Đây là một vị trí cốt lõi, đóng vai trò "cầu nối" vững chắc giữa Ban Giám đốc, Bộ phận Nhân sự và toàn thể cán bộ nhân viên trong tổ chức.

Trong bối cảnh doanh nghiệp đang trên đà phát triển và mở rộng quy mô, vị trí Thư ký văn phòng lĩnh vực nhân sự không đơn thuần chỉ thực hiện các công việc hành chính sự vụ thông thường. Chúng tôi kỳ vọng bạn sẽ là một người đồng hành chiến lược ở cấp độ thực thi, sở hữu tư duy quản trị hiện đại, sự nhạy bén trong việc thấu hiểu con người và khả năng tổ chức công việc một cách khoa học.

Với vai trò này, bạn sẽ chịu trách nhiệm quản lý, tối ưu hóa các quy trình vận hành văn phòng nhân sự, bảo đảm dòng thông tin nội bộ luôn thông suốt, chính xác và kịp thời. Bạn chính là bộ mặt của phòng Nhân sự, là điểm chạm đầu tiên của ứng viên và là điểm tựa hỗ trợ đáng tin cậy của nhân viên trong suốt hành trình nghề nghiệp của họ tại công ty. Nếu bạn là người yêu thích làm việc với con người, đam mê xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhân văn và có khả năng quản lý công việc đa nhiệm xuất sắc, đây chính là bệ phóng hoàn hảo cho sự nghiệp của bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

Để đảm bảo phòng Nhân sự vận hành trơn tru và đạt hiệu suất cao nhất, Thư ký văn phòng lĩnh vực nhân sự sẽ đảm nhận các nhóm nhiệm vụ trọng yếu sau đây:

1. Quản trị hành chính văn phòng Nhân sự (Chiếm 30% thời lượng công việc)

* Soạn thảo văn bản hành chính: Chịu trách nhiệm soạn thảo, rà soát và định dạng các văn bản mang tính pháp lý và hành chính của phòng Nhân sự bao gồm: Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển công tác, thông báo nội bộ, tờ trình, biên bản họp và các quy định, quy chế nội bộ.
* Lưu trữ và quản lý hồ sơ: Thiết lập, phân loại và lưu trữ hệ thống hồ sơ nhân sự (cả bản cứng tại tủ hồ sơ và bản mềm trên hệ thống dữ liệu đám mây của công ty) một cách khoa học, bảo mật tuyệt đối. Đảm bảo hồ sơ của mỗi nhân sự luôn đầy đủ theo quy định pháp luật (sơ yếu lý lịch, bằng cấp, giấy khám sức khỏe, hợp đồng lao động, cam kết bảo mật,...).
* Quản lý trang thiết bị phòng Nhân sự: Theo dõi, cấp phát và quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị làm việc riêng biệt của bộ phận nhân sự. Lập dự toán chi phí hành chính hàng tháng của bộ phận để trình Trưởng phòng phê duyệt.
* Tiếp nhận và xử lý công văn: Tiếp nhận các công văn đi/đến, thư từ, yêu cầu từ các phòng ban khác gửi đến phòng Nhân sự. Phân loại và chuyển giao cho đúng nhân sự chuyên trách xử lý hoặc trực tiếp giải quyết trong phạm vi quyền hạn.

2. Hỗ trợ công tác Tuyển dụng và Thu hút tài năng (Chiếm 25% thời lượng công việc)

* Đăng tuyển và lọc hồ sơ: Hỗ trợ Chuyên viên Tuyển dụng đăng tải các tin tuyển dụng lên các kênh truyền thông của công ty và các trang web tuyển dụng đối tác. Tiếp nhận, phân loại hồ sơ ứng viên bước đầu dựa trên các tiêu chí cứng của bản mô tả công việc.
* Điều phối lịch phỏng vấn: Liên hệ với ứng viên tiềm năng để sắp xếp lịch phỏng vấn; điều phối phòng họp và thông báo lịch trình cụ thể đến các thành viên trong Hội đồng phỏng vấn (Manager/Director).
* Tiếp đón ứng viên: Thực hiện quy trình tiếp đón ứng viên đến phỏng vấn tại văn phòng một cách chuyên nghiệp, chu đáo, tạo ấn tượng tốt đẹp đầu tiên về văn hóa doanh nghiệp.
* Hỗ trợ thủ tục tiếp nhận nhân sự mới (Onboarding): Chuẩn bị sẵn sàng góc làm việc, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài khoản email/hệ thống cho nhân sự mới. Hướng dẫn nhân viên mới hoàn thiện hồ sơ nhận việc, giới thiệu sơ bộ về nội quy lao động, sơ đồ tổ chức và văn hóa doanh nghiệp trong ngày đầu tiên đi làm.

3. Hỗ trợ công tác C&B (Lương, Thưởng & Phúc lợi) và Quan hệ lao động (Chiếm 25% thời lượng công việc)

* Quản lý dữ liệu chấm công: Hỗ trợ theo dõi, tổng hợp và kiểm tra dữ liệu chấm công hàng ngày/hàng tuần của nhân viên thông qua hệ thống máy chấm công hoặc phần mềm chuyên dụng. Ghi nhận và xác minh các trường hợp đi muộn, về sớm, nghỉ phép, đi công tác của nhân sự.
* Hỗ trợ chuẩn bị bảng lương: Tổng hợp các biến động nhân sự trong tháng (tăng, giảm lao động, thai sản, nghỉ việc, thử việc kết thúc...) để chuyển dữ liệu chính xác cho Chuyên viên C&B tính lương.
* Hỗ trợ thủ tục Bảo hiểm xã hội (BHXH): Tiếp nhận hồ sơ và hỗ trợ hoàn thiện các thủ tục liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động (chốt sổ BHXH, làm thủ tục hưởng chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động...).
* Giải đáp thắc mắc cơ bản: Tiếp nhận và trực tiếp giải đáp hoặc chuyển thông tin đến cấp có thẩm quyền giải quyết các thắc mắc thường nhật của người lao động về ngày công, phép năm, chế độ phúc lợi, nội quy lao động.

4. Truyền thông nội bộ và Phát triển văn hóa doanh nghiệp (Chiếm 20% thời lượng công việc)

* Truyền thông tin tức: Soạn thảo và gửi đi các thông điệp truyền thông nội bộ, chúc mừng sinh nhật cán bộ nhân viên, vinh danh cá nhân/tập thể xuất sắc tháng/quý theo chỉ đạo.
* Hỗ trợ tổ chức sự kiện: Phối hợp cùng công đoàn và các phòng ban liên quan lên ý tưởng, chuẩn bị hậu cần và tổ chức các hoạt động tập thể của công ty như: Team building, Year-end Party, Ngày hội gia đình, các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Trung thu, Giáng sinh,...).
* Khảo sát ý kiến nhân viên: Hỗ trợ thiết kế, phát hành và tổng hợp kết quả từ các biểu mẫu khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên, từ đó tham mưu cho Trưởng phòng các giải pháp cải thiện môi trường làm việc.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Report): Trực tiếp báo cáo công việc và chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp từ Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng Bộ phận Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Lead). Trong một số trường hợp cấu trúc tinh gọn, vị trí này sẽ báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Điều hành (COO) hoặc Tổng Giám đốc (CEO).
* Tuyến phối hợp ngang hàng (Lateral Relationships): Phối hợp chặt chẽ với Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter), Chuyên viên C&B, Chuyên viên Đào tạo và Thư ký/Trợ lý của các phòng ban chuyên môn khác (Kinh doanh, Kỹ thuật, Kế toán, Marketing) để đảm bảo các yêu cầu nhân sự được xử lý đồng bộ.
* Tài liệu hướng dẫn công việc áp dụng:
* Sách tay nhân viên (Employee Handbook).
* Hệ thống quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs) của phòng Nhân sự đã được phê duyệt.
* Bộ luật Lao động hiện hành của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và các nghị định hướng dẫn thi hành liên quan.
* Các quy định về bảo mật thông tin dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp.
* Lộ trình hướng dẫn & Thử việc:
* Tháng thứ 1: Được hướng dẫn chi tiết về cấu trúc tổ chức, làm quen với hệ thống phần mềm quản lý nhân sự của công ty, nắm vững quy trình lưu trữ hồ sơ và tiếp nhận nhân sự mới. Thực hiện công việc dưới sự kèm cặp trực tiếp (1-on-1 mentoring) của một Chuyên viên Nhân sự cấp cao.
* Tháng thứ 2: Chủ động vận hành các tác vụ hành chính nhân sự thường nhật, tham gia hỗ trợ sâu vào hoạt động tuyển dụng và chuẩn bị dữ liệu C&B dưới sự giám sát, đánh giá định kỳ của Trưởng bộ phận.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Luật, Ngoại ngữ, Kinh tế lao động, Hành chính học, Văn thư lưu trữ hoặc các chuyên ngành liên quan khác có tư duy logic tốt.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Thư ký, Lễ tân, Thực tập sinh Nhân sự, Trợ lý Hành chính hoặc các công việc dịch vụ khách hàng có tương tác nhiều với con người.
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp (Fresh Graduate) có thái độ tốt, tư duy nhanh nhẹn, ham học hỏi và có định hướng phát triển rõ ràng trong ngành Nhân sự.

Kỹ năng chuyên môn:

* Sử dụng thành thạo Tin học văn phòng (MS Office):
* *Excel:* Có khả năng sử dụng tốt các hàm cơ bản để xử lý dữ liệu chấm công, lập báo cáo (VLOOKUP, HLOOKUP, IF, COUNTIF, Pivot Table).
* *Word:* Soạn thảo văn bản hành chính đúng chuẩn mực, đúng quy chuẩn trình bày thể thức văn bản hành chính nhà nước.
* *PowerPoint:* Khả năng thiết kế slide thuyết trình/báo cáo cơ bản, rõ ràng, thẩm mỹ.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, biết cách phân loại thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng (ma trận Eisenhower), đảm bảo không bỏ sót đầu việc khi làm việc đa nhiệm (multitasking).
* Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt: Giao tiếp mạch lạc, rõ ràng, giọng nói dễ nghe, không ngọng, không nói tiếng địa phương. Có khả năng lắng nghe thấu cảm và truyền đạt thông tin một cách khéo léo, lịch sự qua cả hai hình thức viết (Email, Chatbot) và nói (trực tiếp, điện thoại).
* Kỹ năng ngoại ngữ: Có khả năng đọc hiểu các tài liệu bằng tiếng Anh cơ bản, viết email trao đổi công việc hành chính thông thường là một lợi thế lớn.
* Khả năng sử dụng công cụ công nghệ: Sử dụng tốt các phần mềm quản lý công việc (Trello, Asana, Jira), các ứng dụng lưu trữ đám mây (Google Drive, OneDrive) và các phần mềm quản lý nhân sự (HRM) thông dụng là một điểm cộng.

Phẩm chất cá nhân:

* Tính bảo mật cao (Confidentiality): Đây là phẩm chất bắt buộc và quan trọng nhất. Thư ký nhân sự là người tiếp cận rất nhiều thông tin nhạy cảm (mức lương, hồ sơ cá nhân, quyết định nhân sự, chiến lược cắt giảm/phát triển). Bạn phải cam kết tuyệt đối không tiết lộ thông tin cho bất kỳ cá nhân không liên quan nào trong và ngoài tổ chức.
* Cẩn thận, tỉ mỉ và chỉn chu: Công việc nhân sự liên quan trực tiếp đến quyền lợi của con người và pháp luật. Một sai sót nhỏ trong hợp đồng lao động hay số liệu chấm công cũng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Do đó, bạn cần có sự kiên nhẫn, tỉ mỉ soi xét từng chi tiết nhỏ.
* Thái độ tích cực, hướng tới con người (People-oriented): Luôn giữ nụ cười, sự niềm nở, sẵn lòng giúp đỡ và hỗ trợ đồng nghiệp. Có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ tốt (Internal Customer Service).
* Khả năng chịu áp lực và thích ứng nhanh: Có tinh thần thép trước các thay đổi đột ngột về nhân sự hoặc các đầu việc phát sinh ngoài dự kiến. Sẵn sàng học hỏi cái mới với tinh thần chủ động (Can-do attitude).

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập hấp dẫn & cạnh tranh: Lương cứng từ [Điền mức lương, ví dụ: 8.000.000 - 12.000.000 VNĐ/tháng] (Thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp trang phục (nếu có).
* Chế độ thưởng rõ ràng: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý, thưởng lương tháng 13, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán). Thưởng thâm niên hấp dẫn.
* Bảo hiểm & Phúc lợi đầy đủ: Đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc. Được tham gia gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp hàng năm của doanh nghiệp.
* Cơ hội học tập và phát triển vượt bậc:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và khóa đào tạo chuyên sâu bên ngoài về nghiệp vụ Nhân sự (C&B nâng cao, Luật Lao động chuyên sâu, Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng, Quản trị hiệu suất...) do công ty đài thọ 100% chi phí.
* Có cơ hội được quy hoạch, định hướng thăng tiến rõ ràng lên các vị trí cao hơn như Chuyên viên Nhân sự tổng hợp (HR Generalist), Chuyên viên Tuyển dụng, Chuyên viên C&B hoặc Trưởng nhóm Hành chính - Nhân sự sau 1,5 - 2 năm cống hiến.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp, tôn trọng sự khác biệt và đề cao tính sáng tạo cá nhân.
* Văn phòng làm việc hiện đại, không gian mở, trang bị đầy đủ thiết bị công nghệ phục vụ tối đa cho công việc. có khu pantry tiện ích (trà, cafe, đồ ăn nhẹ miễn phí hàng ngày).
* Hoạt động tập thể phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm (1-2 lần/năm), tham gia các câu lạc bộ thể thao, nghệ thuật của công ty và hưởng các phúc lợi đặc biệt nhân dịp sinh nhật, kết hôn, sinh con.

---

Tags:

`#ThuKyNhanSu` `#HanhChinhNhanSu` `#HRSecretary` `#HROfficeSecretary` `#TuyenDungHanhChinh` `#NhanSuDưới1NamKinhNghiem` `#TuyểnDụngNhânSự` `#CareerPathInHR` `#HànhChínhVănPhòng`

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Thư ký văn phòng nhân sự
* Thư ký phòng hành chính nhân sự
* Trợ lý nhân sự hành chính
* Nhân viên hành chính nhân sự tốt nghiệp trung cấp
* Tuyển dụng thư ký nhân sự không yêu cầu kinh nghiệm
* Tìm việc làm nhân sự tại [Tên thành phố]
* HR Admin Assistant
* HR Officer entry level
* Cộng tác viên nhân sự văn phòng
* Thực tập sinh hành chính nhân sự có lương

Share