MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN TRỢ LÝ LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

TỔNG QUAN VAI TRÒ

Trong bối cảnh doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng mạnh mẽ và mở rộng quy mô, bộ phận Nhân sự đóng vai trò là "xương sống" định hình văn hóa, tối ưu hóa nguồn lực và thúc đẩy hiệu suất làm việc của toàn tổ chức. Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" tương lai để đảm nhận vị trí Nhân viên Trợ lý lĩnh vực Nhân sự. Đây không chỉ đơn thuần là một công việc hành chính giấy tờ, mà là bệ phóng lý tưởng dành cho những ứng viên đam mê quản trị con người, có khát vọng sâu sắc trong việc xây dựng môi trường làm việc hạnh phúc và hiệu quả.

Vị trí này được thiết kế để trở thành cánh tay phải đắc lực của Trưởng bộ phận Nhân sự (HR Manager). Bạn sẽ là người kết nối trực tiếp giữa ban lãnh đạo và tập thể người lao động, đồng thời là bộ mặt của công ty trong việc đón tiếp, thu hút và chăm sóc nhân tài từ những bước đầu tiên. Với lộ trình thăng tiến rõ ràng, bạn sẽ được trao quyền để tham gia trực tiếp vào tất cả các mảng nghiệp vụ chuyên sâu bao gồm: Tuyển dụng (Recruitment), Đào tạo & Phát triển (L&D), Lương & Phúc lợi (C&B), Truyền thông nội bộ (Internal Communications) và Xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Chúng tôi kỳ vọng bạn là người có tư duy dịch vụ cao, nhạy bén với các vấn đề về con người và không ngừng học hỏi để tối ưu hóa các quy trình nhân sự hiện tại.

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH

1. Hỗ trợ Công tác Tuyển dụng và Thu hút Nhân tài (Recruitment Support)

* Quản lý kênh tuyển dụng: Soạn thảo, biên tập và đăng tải tin tuyển dụng trên các kênh chính thức của công ty (website, LinkedIn, fanpage) và các trang mạng việc làm liên kết (VietnamWorks, TopCV, CareerBuilder, v.v.). Chủ động tìm kiếm, tìm nguồn (sourcing) hồ sơ ứng viên tiềm năng thông qua các hội nhóm chuyên ngành.
* Lọc hồ sơ và liên hệ ứng viên: Tiến hành sàng lọc hồ sơ ban đầu (CV Screening) dựa trên các tiêu chí cốt lõi của từng vị trí công việc dưới sự hướng dẫn của HR Specialist. Thực hiện các cuộc gọi phỏng vấn sơ bộ qua điện thoại (Screening Call) để đánh giá mức độ phù hợp về thái độ, thời gian và mức lương kỳ vọng của ứng viên.
* Sắp xếp lịch phỏng vấn: Điều phối, lên lịch và xác nhận lịch phỏng vấn giữa ứng viên và Hội đồng tuyển dụng (Trưởng bộ phận và Giám đốc). Gửi email mời phỏng vấn chuyên nghiệp, chuẩn bị phòng họp, tài liệu phỏng vấn và trực tiếp đón tiếp ứng viên khi đến văn phòng.
* Chăm sóc ứng viên (Candidate Experience): Gửi thư phản hồi kết quả phỏng vấn (thư nhận việc - Offer Letter hoặc thư từ chối - Thank-you Letter) một cách khéo léo, lịch sự nhằm duy trì hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding) tích cực trong mắt công chúng.

2. Quản lý Quy trình Chào đón Nhân viên Mới (Onboarding)

* Chuẩn bị trước khi nhận việc: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Hành chính - CNTT để chuẩn bị đầy đủ công cụ dụng cụ làm việc (máy tính, email nội bộ, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, chỗ ngồi) trước ngày nhận việc của nhân sự mới.
* Hướng dẫn thủ tục hội nhập: Trực tiếp tiếp nhận hồ sơ nhận việc của nhân viên mới (bằng cấp, căn cước công dân, mã số thuế cá nhân, sổ bảo hiểm xã hội). Hướng dẫn nhân viên mới thực hiện các thủ tục khai báo thông tin ban đầu.
* Đào tạo hội nhập: Hướng dẫn nhân viên mới về nội quy lao động, quy định nội bộ, chính sách phúc lợi, sơ đồ tổ chức và văn hóa doanh nghiệp. Giới thiệu nhân sự mới với các phòng ban để giúp họ nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc mới.

3. Quản trị Hồ sơ Nhân sự và Cơ sở Dữ liệu (HR Administration)

* Quản lý hồ sơ giấy: Thiết lập, sắp xếp, lưu trữ và bảo quản toàn bộ hồ sơ bản cứng của người lao động (hợp đồng lao động, quyết định tăng lương, quyết định bổ nhiệm, hồ sơ kỷ luật, đơn xin nghỉ phép, v.v.) một cách khoa học, bảo mật và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
* Cập nhật hệ thống dữ liệu điện tử: Quản lý và liên tục cập nhật thông tin biến động nhân sự (mới tuyển, thử việc, chính thức, thăng tiến, nghỉ việc) trên phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) hoặc các file dữ liệu nội bộ (Excel, Google Sheets).
* Thủ tục hợp đồng: Theo dõi thời hạn hợp đồng lao động của nhân viên (hợp đồng thử việc, hợp đồng 1 năm, không xác định thời hạn). Chủ động thông báo cho quản lý trực tiếp trước 15 - 30 ngày để tiến hành đánh giá tái ký hợp đồng và soạn thảo các phụ lục, hợp đồng mới theo đúng quy định của Luật Lao động.

4. Hỗ trợ Thực hiện Chính sách Lương, Thưởng và Phúc lợi (C&B Support)

* Quản lý chấm công: Thực hiện giám sát, theo dõi và tổng hợp bảng chấm công hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng của toàn bộ nhân viên thông qua dữ liệu máy chấm công (vân tay/khuôn mặt) hoặc phần mềm chấm công. Ghi nhận và xử lý các trường hợp quên chấm công, đi muộn, về sớm, nghỉ phép, đi công tác theo đúng quy chế.
* Hỗ trợ tính lương: Tập hợp các chứng từ liên quan phục vụ cho công tác tính lương như: bảng tăng ca (OT), bảng đánh giá KPI, doanh số bán hàng, danh sách thưởng/phạt kỷ luật. Hỗ trợ HR Specialist kiểm tra chéo các số liệu trước khi chuyển giao cho bộ phận Kế toán thanh toán lương.
* Thực hiện thủ tục BHXH: Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ khai báo tăng/giảm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động. Hướng dẫn nhân viên làm thủ tục hưởng các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

5. Truyền thông Nội bộ và Phát triển Văn hóa Doanh nghiệp (Internal Communications)

* Tổ chức sự kiện nội bộ: Lên ý tưởng, lập kế hoạch chi tiết và phối hợp tổ chức các hoạt động tập thể của công ty như: sinh nhật tháng cho cán bộ nhân viên, ngày lễ (8/3, 20/10, Giáng sinh), chương trình Team Building, tiệc Tất niên (Year End Party), và các hoạt động thiện nguyện xã hội.
* Biên soạn nội dung truyền thông: Viết bài, thiết kế hình ảnh/video cơ bản hoặc phối hợp với Designer để đăng tải các thông tin nội bộ, thông báo chính sách mới, thư chúc mừng, tin tức hoạt động của công ty lên bảng tin, email chung hoặc các group nội bộ.
* Khảo sát và ghi nhận: Thực hiện các cuộc khảo sát ý kiến, khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên định kỳ. Lắng nghe tâm tư, nguyện vọng và phản hồi của người lao động để kịp thời báo cáo lên cấp quản lý nhằm cải thiện môi trường làm việc.

6. Hỗ trợ Đào tạo và Phát triển (Training & Development Support)

* Chuẩn bị lớp học: Hỗ trợ chuẩn bị phòng học, máy chiếu, tài liệu đào tạo, văn phòng phẩm, trà nước cho các buổi đào tạo nội bộ hoặc đào tạo thuê ngoài.
* Điểm danh và đánh giá: Thực hiện công tác điểm danh học viên, ghi nhận kết quả làm bài kiểm tra sau đào tạo. Thu thập phiếu đánh giá chất lượng khóa học từ học viên để tổng hợp báo cáo rút kinh nghiệm cho các chương trình sau.
* Lưu trữ lịch sử đào tạo: Cập nhật thông tin quá trình đào tạo của từng nhân viên vào cơ sở dữ liệu chung để phục vụ cho việc đánh giá năng lực và xem xét thăng tiến sau này.

---

BÁO CÁO & HƯỚNG DẪN

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Reporting Line): Nhân viên Trợ lý lĩnh vực Nhân sự sẽ báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng nhóm Nhân sự (HR Team Leader) tùy theo cấu trúc phòng ban cụ thể tại thời điểm nhận việc.
* Báo cáo định kỳ:
* Báo cáo ngày: Cập nhật nhanh danh sách ứng viên phỏng vấn trong ngày, tình hình nhân sự mới nhận việc hoặc có phát sinh đột xuất (qua tin nhắn nội bộ hoặc phần mềm quản lý công việc).
* Báo cáo tuần: Tổng hợp tiến độ tuyển dụng (số lượng CV nhận được, số cuộc phỏng vấn đã thực hiện, tỷ lệ đạt), dữ liệu chấm công tuần, tiến độ thực hiện các sự kiện nội bộ và các nhiệm vụ hành chính phát sinh.
* Báo cáo tháng: Báo cáo chi tiết về biến động nhân sự toàn công ty (tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ tuyển mới), báo cáo tổng hợp công, danh sách tăng giảm BHXH, báo cáo ngân sách hoạt động phong trào và đề xuất kế hoạch hành động cho tháng tiếp theo.
* Cơ chế hướng dẫn và đào tạo:
* Nhận hướng dẫn (Được đào tạo): Khi mới nhận việc, bạn sẽ được tham gia chương trình đào tạo hội nhập chuyên sâu kéo dài 2 tuần. Bạn sẽ được kèm cặp trực tiếp (Buddy system/Mentoring) bởi một HR Specialist giàu kinh nghiệm để hướng dẫn quy trình làm việc chi tiết, cách sử dụng phần mềm quản trị nhân sự và cách áp dụng Luật Lao động vào thực tiễn.
* Thực hiện hướng dẫn (Đào tạo người khác): Khi đã nắm vững công việc, bạn sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn, giải đáp thắc mắc cho toàn bộ nhân viên mới trong công ty về các quy định hành chính, chính sách phúc lợi, cách sử dụng hệ thống chấm công và các công cụ làm việc nội bộ. Bạn cũng có thể tham gia hỗ trợ, hướng dẫn công việc cho các bạn thực tập sinh nhân sự (HR Intern) của phòng ban khi có yêu cầu.

---

YÊU CẦU VÀ ĐIỀU KIỆN

Học vấn/Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật, Ngoại ngữ, Tâm lý học, Hành chính văn phòng hoặc các ngành kinh tế, xã hội có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như Trợ lý nhân sự, Thực tập sinh nhân sự, Nhân viên hành chính nhân sự hoặc Tuyển dụng.
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp (Fresh Graduate) nhưng có định hướng nghề nghiệp rõ ràng, có thái độ làm việc nghiêm túc, tinh thần ham học hỏi cao và đã từng tham gia tích cực vào các hoạt động Đoàn/Hội tại trường học.

Kỹ năng chuyên môn

* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Thành thạo các công cụ văn phòng như MS Word, PowerPoint để soạn thảo văn bản, hợp đồng, thiết kế slide thuyết trình. Đặc biệt phải có kỹ năng sử dụng MS Excel ở mức độ khá - giỏi (biết sử dụng các hàm tìm kiếm, hàm điều kiện như VLOOKUP, HLOOKUP, IF, COUNTIF, SUMIF và Pivot Table để xử lý, đối chiếu số liệu chấm công, tính lương một cách chính xác).
* Kỹ năng Giao tiếp và Thuyết trình: Khả năng giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, không nói ngọng/nói lắp. Có sự tự tin khi nói chuyện trước đám đông để thực hiện các buổi đào tạo hội nhập cho nhân viên mới hoặc làm MC dẫn dắt các sự kiện nội bộ quy mô nhỏ và vừa.
* Kỹ năng Soạn thảo văn bản: Viết lách tốt, hành văn mạch lạc, trang trọng, đúng chuẩn mực hành chính Việt Nam. Không mắc lỗi chính tả, ngữ pháp khi soạn thảo email gửi ứng viên, thông báo nội bộ hoặc viết bài truyền thông.
* Hiểu biết về Luật Lao động cơ bản: Có kiến thức cơ bản hoặc có khả năng tự nghiên cứu, cập nhật các quy định cơ bản của Bộ luật Lao động Việt Nam liên quan đến thử việc, hợp đồng lao động, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và các chế độ bảo hiểm bắt buộc.
* Kỹ năng Ngoại ngữ (Điểm cộng): Có khả năng đọc hiểu tài liệu tiếng Anh, viết email công việc cơ bản hoặc giao tiếp thông thường với người nước ngoài là một lợi thế lớn giúp mở rộng cơ hội thăng tiến.
* Kỹ năng thiết kế và sử dụng công nghệ: Biết sử dụng các công cụ thiết kế trực tuyến cơ bản như Canva để thiết kế các poster, thiệp chúc mừng, thông báo nội bộ sinh động. Có khả năng thích ứng nhanh với các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS), phần mềm quản lý công việc (Trello, Base, ClickUp, Asana).

Phẩm chất cá nhân

* Tính Bảo mật cao (Confidentiality): Đây là phẩm chất đạo đức nghề nghiệp quan trọng hàng đầu của người làm nhân sự. Bạn phải tuyệt đối giữ bảo mật toàn bộ thông tin liên quan đến lương, thưởng, hồ sơ cá nhân của nhân viên, các quyết định nhân sự chiến lược của ban lãnh đạo và không chia sẻ cho những người không có thẩm quyền dưới bất kỳ hình thức nào.
* Cẩn thận, tỉ mỉ và trung thực: Có trách nhiệm cao với từng con số chấm công, từng dòng thông tin trên hợp đồng lao động của nhân viên để tránh xảy ra những sai sót pháp lý hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi sát sườn của người lao động.
* Chỉ số thông minh cảm xúc (EQ) cao & Sự thấu cảm: Có khả năng lắng nghe tích cực, thấu hiểu tâm lý con người, khéo léo trong việc xử lý các tình huống giao tiếp nhạy cảm giữa nhân viên và công ty. Luôn giữ thái độ hòa nhã, lịch sự, tôn trọng mọi người trong mọi tình huống.
* Tư duy dịch vụ hướng đến con người (People-oriented): Luôn sẵn lòng hỗ trợ, giải đáp thắc mắc của đồng nghiệp với thái độ nhiệt tình, thân thiện và chu đáo. Xem sự phát triển và hạnh phúc của nhân viên là động lực làm việc mỗi ngày.
* Khả năng thích ứng nhanh và chịu áp lực tốt: Môi trường nhân sự luôn biến động và có nhiều công việc phát sinh không tên. Bạn cần có khả năng đa nhiệm (multitasking), quản lý thời gian cá nhân hiệu quả, biết sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc hợp lý để hoàn thành đúng tiến độ (deadline) đã đề ra dưới áp lực cao.
* Tinh thần chủ động và cầu tiến (Can-do Attitude): Không ngại việc khó, không sợ sai, luôn chủ động đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình làm việc hiện tại để nâng cao hiệu suất chung của phòng ban.

---

QUYỀN LỢI

1. Thu nhập và Phúc lợi tài chính

* Mức lương cạnh tranh: Lương cứng dao động từ 8.000.000 VNĐ - 12.000.000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực thực tế và kinh nghiệm làm việc khi phỏng vấn).
* Thử việc hưởng lương cao: Nhận từ 85% - 100% lương thực nhận ngay trong thời gian thử việc (02 tháng).
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs): Xét thưởng định kỳ theo quý/năm dựa trên kết quả hoàn thành công việc xuất sắc và đóng góp thực tế vào sự phát triển của công ty.
* Lương tháng 13 & Thưởng lễ Tết: Thưởng tháng lương thứ 13 cam kết; thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, Quốc khánh 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán) cùng quà tặng hiện vật ý nghĩa từ công đoàn.
* Xét tăng lương định kỳ: Công ty thực hiện đánh giá hiệu suất công việc và xét duyệt tăng lương định kỳ 1 - 2 lần/năm hoặc xét tăng lương đột xuất đối với cá nhân có thành tích đóng góp đặc biệt xuất sắc.

2. Chế độ Bảo hiểm & Chăm sóc Sức khỏe

* Bảo hiểm đầy đủ: Được đóng đầy đủ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo đúng mức lương thực tế quy định của Luật Lao động sau khi ký hợp đồng chính thức.
* Khám sức khỏe định kỳ: Được tham gia chương trình khám sức khỏe tổng quát hàng năm tại các bệnh viện, phòng khám quốc tế uy tín do công ty đài thọ 100% chi phí.
* Chế độ hiếu hỷ, ốm đau: Chế độ thăm hỏi ốm đau, thai sản, hiếu hỷ chu đáo cho bản thân và người thân trong gia đình theo quy chế công đoàn công ty.

3. Đào tạo, Phát triển và Lộ trình thăng tiến

* Chương trình đào tạo bài bản: Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và đào tạo chuyên sâu do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy về: Nghiệp vụ C&B chuyên sâu, Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng hành vi (BEI), Luật Lao động thực chiến, Kỹ năng giải quyết xung đột nội bộ, Kỹ năng xây dựng thương hiệu tuyển dụng, v.v.
* Tài trợ kinh phí học tập: Công ty hỗ trợ từ 50% - 100% chi phí tham gia các khóa học nâng cao chứng chỉ nghề nghiệp nhân sự uy tín bên ngoài (như SHRM, HRCI, các khóa học kỹ năng mềm) khi có cam kết đồng hành lâu dài.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Công ty ưu tiên phát triển nguồn nhân lực nội bộ. Lộ trình phát triển sự nghiệp của bạn được hoạch định rõ ràng theo từng giai đoạn:
$$ ext{Trợ lý Nhân sự} xrightarrow{ ext{1 - 2 năm}} ext{Chuyên viên Nhân sự (HR Specialist)} xrightarrow{ ext{2 - 3 năm}} ext{Trưởng nhóm Nhân sự (HR Leader)} xrightarrow{ ext{3 - 5 năm}} ext{Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager)}$$

4. Môi trường làm việc và Hoạt động tập thể

* Không gian làm việc lý tưởng: Văn phòng làm việc hiện đại, sang trọng, thiết kế không gian mở sáng tạo, trang bị đầy đủ thiết bị công nghệ hiện đại phục vụ công việc. Khu vực Pantry tiện nghi với trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí hàng ngày.
* Văn hóa doanh nghiệp nhân văn: Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, cởi mở, khuyến khích sự sáng tạo, tôn trọng sự khác biệt và bình đẳng giữa mọi thành viên. Ban lãnh đạo luôn lắng nghe, thấu hiểu và tạo điều kiện tối đa cho nhân viên phát triển bản thân.
* Hoạt động tập thể phong phú: Tham gia miễn phí các hoạt động Team Building, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm (đạt chuẩn từ 4 sao trở lên), các câu lạc bộ thể thao giải trí của công ty (bóng đá, cầu lông, yoga, chạy bộ).
* Thời gian làm việc hợp lý: Giờ làm việc hành chính từ Thứ Hai đến Thứ Sáu (8:00 - 17:30, nghỉ trưa 1.5 tiếng), nghỉ Thứ Bảy và Chủ Nhật để nhân viên có thời gian tái tạo sức lao động và chăm sóc gia đình (hoặc làm việc sáng Thứ Bảy tùy theo đặc thù sản xuất kinh doanh của từng giai đoạn cụ thể nhưng luôn đảm bảo đúng luật).
* Phép năm: Hưởng 12 ngày phép năm có hưởng lương đầy đủ, số ngày phép tăng dần theo thâm niên làm việc tại công ty.

---

TAGS

`#TuyểnDụngNhânSự` `#TrợLýNhânSự` `#HànhChínhNhânSự` `#HọcViệcNhânSự` `#HR_Assistant` `#Onboarding` `#HồSơNhânSự` `#TruyềnThôngNộiBộ` `#ChấmCông` `#PhátTriểnNguồnNhânLực` `#VănHóaDoanhNghiệp` `#NghềNhânSự`

---

TỪ KHOÁ TÌM KIẾM

* Tuyển dụng Trợ lý Nhân sự
* Việc làm Trợ lý Nhân sự tại Hà Nội / TP.HCM
* Tìm việc Hành chính Nhân sự tốt nghiệp Trung cấp
* Trợ lý Nhân sự chưa có kinh nghiệm
* Thực tập sinh Nhân sự có lương
* Nhân viên Trợ lý Nhân sự
* HR Assistant job description
* Tuyển dụng nhân viên HR mới tốt nghiệp
* Việc làm nhân sự lương cao
* Chuyên viên nhân sự tương lai tuyển dụng
* Tuyển dụng trợ lý tuyển dụng hành chính
* Cơ hội thăng tiến ngành nhân sự

Share