MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN NỘI BỘ (LĨNH VỰC NHÂN SỰ)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên tổ chức sự kiện nội bộ năng động, sáng tạo và tràn đầy nhiệt huyết để gia nhập vào Đội ngũ Phát triển Văn hóa Doanh nghiệp thuộc Phòng Nhân sự.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến yếu tố con người, vai trò của bạn không đơn thuần là một người lên kế hoạch cho các bữa tiệc hay ngày hội của công ty. Bạn chính là "kiến trúc sư" xây dựng trải nghiệm nhân viên (Employee Experience), người truyền tải các giá trị cốt lõi của công ty thông qua các hoạt động trải nghiệm thực tế, từ đó gắn kết các thành viên, gia tăng mức độ hài lòng và củng cố lòng trung thành của người lao động đối với tổ chức.

Bạn sẽ là cầu nối gắn kết giữa Ban lãnh đạo và đội ngũ nhân sự toàn công ty, biến văn hóa doanh nghiệp từ những khẩu hiệu trên giấy tờ thành những hành động thực tế sinh động, thúc đẩy tinh thần làm việc tích cực và tạo dựng một môi trường làm việc hạnh phúc, cởi mở, sáng tạo.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Lập kế hoạch và Lên ý tưởng Sự kiện Nội bộ:

* Nghiên cứu, cập nhật các xu hướng tổ chức sự kiện hiện đại, các hoạt động teambuilding mới mẻ để áp dụng vào môi trường doanh nghiệp.
* Chủ trì việc lên ý tưởng chủ đề (concept), xây dựng kịch bản chương trình (agenda), kịch bản MC (script) chi tiết cho tất cả các sự kiện lớn nhỏ của công ty trong năm.
* Thiết kế chuỗi sự kiện định kỳ và thường niên bao gồm nhưng không giới hạn:
* *Sự kiện quy mô lớn:* Tiệc tất niên (Year-End Party), Lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty (Company Anniversary), Ngày hội gia đình (Family Day), Chuyến du lịch hè (Company Trip/Teambuilding).
* *Sự kiện quy mô vừa & định kỳ:* Chào đón nhân viên mới (Onboarding Event), Sinh nhật tháng của CBNV, Ngày hội thể thao nội bộ (Sport Day), các giải đấu e-sports, bóng đá nội bộ.
* *Sự kiện theo mùa lễ hội:* Ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3, Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10, Tết Trung thu (cho con em CBNV), Ngày hội hóa trang Halloween, Đêm nhạc Giáng sinh, Tiệc đón năm mới tại văn phòng.
* Khảo sát nhu cầu, mong muốn và sở thích của cán bộ nhân viên trước khi tổ chức sự kiện để đảm bảo các hoạt động mang tính thiết thực và nhận được sự hưởng ứng cao nhất.

2. Triển khai, Vận hành và Hậu cần Sự kiện:

* Xây dựng bảng tiến độ công việc chi tiết (Timeline/Checklist) cho từng sự kiện và phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên hỗ trợ (Ban tổ chức sự kiện/Tình nguyện viên).
* Chịu trách nhiệm trực tiếp trong công tác hậu cần (logistics): tìm kiếm, liên hệ, khảo sát địa điểm (khách sạn, nhà hàng, khu du lịch, trung tâm hội nghị) và thương lượng chi phí tốt nhất cho công ty.
* Tìm kiếm, đánh giá và quản lý các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài (Vendors) như: đơn vị âm thanh - ánh sáng, thiết kế sân khấu, quay phim - chụp ảnh, nhân sự biểu diễn (PG, dancer, ca sĩ, ban nhạc), dịch vụ ăn uống (catering), quà tặng sự kiện.
* Giám sát trực tiếp quá trình thi công, lắp đặt trang thiết bị tại hiện trường trước giờ G để đảm bảo mọi hạng mục diễn ra đúng kỹ thuật và an toàn tuyệt đối.
* Trực tiếp điều phối, chạy chương trình (showrunner) tại sự kiện, xử lý linh hoạt và kịp thời các tình huống phát sinh, sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn.

3. Truyền thông Nội bộ phục vụ Sự kiện:

* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Truyền thông nội bộ (Internal Communications) hoặc tự thực hiện viết bài truyền thông trước, trong và sau sự kiện trên các kênh chính thức của công ty (Mạng xã hội nội bộ, Email marketing, Workplace, MS Teams, Slack, Bảng tin văn phòng).
* Lên ý tưởng thiết kế các ấn phẩm truyền thông sự kiện (Banner, Backdrop, Poster, Standee, Invitation Card, bộ nhận diện sự kiện) và phối hợp với Designer/Tự thiết kế cơ bản để triển khai.
* Sản xuất nội dung sáng tạo: các thông điệp truyền cảm hứng, video teaser, minigame tương tác trực tuyến nhằm tạo không khí háo hức, thu hút sự tham gia đông đảo của CBNV trước khi sự kiện chính thức diễn ra.
* Tổng hợp hình ảnh, video sau sự kiện, viết bài recap (tổng kết) nhằm lan tỏa những khoảnh khắc đẹp, thông điệp ý nghĩa của sự kiện đến toàn thể tổ chức, củng cố niềm tự hào thương hiệu trong mỗi nhân viên.

4. Quản lý Ngân sách và Thủ tục Thanh toán:

* Xây dựng dự toán ngân sách (Budgeting) chi tiết cho từng sự kiện dựa trên ngân sách năm được duyệt của Phòng Nhân sự. Thể hiện rõ các hạng mục chi phí, dự phòng rủi ro phát sinh.
* Quản lý, tối ưu hóa chi phí tổ chức sự kiện, đảm bảo chất lượng chương trình vượt mong đợi nhưng không vượt quá ngân sách cho phép.
* Thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến sự kiện: lập đề xuất phê duyệt chủ trương, soạn thảo hợp đồng thương mại với các nhà cung cấp, tạm ứng chi phí, hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu, hóa đơn chứng từ và thanh quyết toán theo đúng quy trình tài chính - kế toán của công ty.

5. Khảo sát, Đánh giá và Báo cáo Hiệu quả:

* Thiết kế và triển khai các biểu mẫu khảo sát trực tuyến (Google Forms, Microsoft Forms) sau mỗi sự kiện để đo lường mức độ hài lòng, thu thập ý kiến đóng góp, phản hồi từ cán bộ nhân viên.
* Phân tích dữ liệu phản hồi, đánh giá tỷ lệ tham gia (attendance rate), mức độ tương tác (engagement rate) và hiệu quả tài chính của từng sự kiện.
* Lập báo cáo tổng kết (Post-Event Report) gửi Ban Giám đốc và Trưởng phòng Nhân sự, chỉ ra những điểm thành công, những hạn chế cần khắc phục và đề xuất phương án cải tiến cho các sự kiện tiếp theo.

6. Hỗ trợ các Hoạt động Nhân sự khác:

* Tham gia hỗ trợ hậu cần cho các hoạt động đào tạo nội bộ, hội nghị chiến lược, cuộc họp toàn thể công ty (Town Hall Meeting), lễ vinh danh cá nhân/tập thể xuất sắc định kỳ.
* Đóng góp ý kiến và cùng phòng Nhân sự xây dựng các chính sách phúc lợi phi tài chính, các chương trình chăm sóc sức khỏe thể chất và tinh thần cho nhân viên (Well-being programs).
* Tham gia các dự án tuyển dụng quy mô lớn dưới góc độ tổ chức ngày hội tuyển dụng (Career Day), các chương trình kết nối sinh viên tại các trường Đại học/Cao đẳng (University Tour) nhằm quảng bá thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) / Trưởng nhóm Phát triển Văn hóa Doanh nghiệp (HR & Culture Team Leader).
* Hợp tác nội bộ:
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Hành chính (Admin) để chuẩn bị phòng họp, trang thiết bị văn phòng, mua sắm nhu yếu phẩm, quản lý tài sản công.
* Làm việc cùng bộ phận Công nghệ thông tin (IT) để đảm bảo đường truyền internet, thiết bị trình chiếu, âm thanh, kỹ thuật số trong các sự kiện kết hợp trực tiếp và trực tuyến (hybrid events).
* Phối hợp với bộ phận Thiết kế (Design) và Tiếp thị (Marketing) để đảm bảo tính nhất quán của nhận diện thương hiệu công ty trong các ấn phẩm sự kiện.
* Hướng dẫn và Giám sát:
* Chỉ đạo và điều phối hoạt động của Ban tổ chức sự kiện lâm thời (gồm các nhân sự đại diện từ các phòng ban khác nhau tình nguyện tham gia hỗ trợ sự kiện).
* Giám sát và đánh giá chất lượng công việc của các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài, cộng tác viên, MC, nhóm múa hoặc điều phối viên sự kiện tự do trong suốt quá trình chuẩn bị và diễn ra sự kiện.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quan hệ công chúng (PR), Quản trị Sự kiện, Báo chí, Marketing, Du lịch, Ngoại ngữ, hoặc các ngành học liên quan khác có tính chất năng động.
* Kinh nghiệm:
* Có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương như: Nhân viên tổ chức sự kiện, Nhân viên Truyền thông nội bộ, Nhân viên Nhân sự tổng hợp (ưu tiên mảng gắn kết), hoặc Điều phối viên sự kiện tại các Agency/Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
* Có kinh nghiệm thực tế trong việc tự tay chuẩn bị và chạy các chương trình sự kiện nội bộ quy mô từ 50 - 300 nhân sự là một lợi thế lớn.
* Chào đón các ứng viên là cựu cán bộ Đoàn, Hội Sinh viên, Ban Chấp hành các Câu lạc bộ tại trường Đại học/Cao đẳng có thành tích hoạt động phong trào nổi bật, năng nổ và sáng tạo, có tư duy tổ chức tốt dù tốt nghiệp trình độ Trung cấp.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý dự án: Biết cách sắp xếp công việc khoa học, xây dựng timeline chi tiết, kiểm soát tiến độ của nhiều hạng mục công việc cùng một lúc mà không bị chồng chéo hay sót việc.
* Kỹ năng viết lách & Sáng tạo nội dung: Có khả năng viết lách tốt, ngôn từ đa dạng, giọng văn cuốn hút, linh hoạt chuyển đổi văn phong để viết kịch bản dẫn chương trình, bài viết truyền thông thúc đẩy tinh thần nhân viên, viết lời dẫn cho các video clip.
* Kỹ năng thiết kế và công nghệ cơ bản:
* Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng (MS Word, Excel để làm ngân sách, PowerPoint để làm slide thuyết trình ý tưởng).
* Biết sử dụng cơ bản các công cụ thiết kế đồ họa nhanh như Canva (ưu tiên biết Photoshop, Illustrator cơ bản) để tự thiết kế các ấn phẩm truyền thông nội bộ đơn giản.
* Biết chỉnh sửa video cơ bản bằng điện thoại hoặc phần mềm (CapCut, Premiere) là một điểm cộng rất lớn để sản xuất các clip ngắn sau sự kiện.
* Kỹ năng đàm phán và quản lý nhà cung cấp: Có khả năng tìm kiếm thông tin tốt, thương lượng giá cả, thẩm định chất lượng dịch vụ của các nhà cung ứng nhằm đem lại lợi ích kinh tế tốt nhất cho doanh nghiệp.
* Năng khiếu đặc biệt (Ưu tiên đặc biệt): Có khả năng tự làm MC (Dẫn chương trình) cho các sự kiện quy mô vừa và nhỏ của công ty; có khả năng hoạt náo, dẫn trò chơi teambuilding; hoặc có năng khiếu ca hát, đàn, nhảy, diễn kịch là lợi thế cạnh tranh vượt trội.

Phẩm chất cá nhân:

* Năng lượng tích cực và hướng ngoại: Có tính cách vui vẻ, cởi mở, thân thiện, dễ gần, có khả năng truyền lửa và kết nối mọi người xung quanh lại với nhau một cách tự nhiên.
* Tinh thần trách nhiệm cao và chú trọng chi tiết: Cẩn thận trong từng khâu chuẩn bị, từ chiếc thẻ tên nhân viên, quà tặng đến kịch bản âm thanh ánh sáng, đảm bảo sự chu đáo tối đa để người tham gia có trải nghiệm hoàn hảo.
* Khả năng chịu áp lực và thích ứng cao: Sự kiện luôn có những yếu tố biến động bất ngờ (thời tiết thay đổi, thiết bị hỏng, khách mời trễ giờ...), ứng viên cần giữ được sự bình tĩnh, tư duy nhạy bén và khả năng ứng phó linh hoạt, giải quyết vấn đề nhanh chóng ngay tại hiện trường.
* Sức khỏe tốt và không ngại di chuyển: Sẵn sàng đi công tác, khảo sát địa điểm ngoại tỉnh, làm việc ngoài giờ hành chính hoặc vào cuối tuần để phục vụ cho các chương trình sự kiện lớn của công ty (được bù nghỉ hoặc tính tăng ca theo quy định).

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh: Lương cứng hấp dẫn (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn) + Phụ cấp điện thoại, phụ cấp đi lại khi đi sự kiện + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) dựa trên mức độ thành công của các dự án sự kiện.
* Thưởng lễ tết & lương tháng 13: Thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch), thưởng Tết Nguyên Đán hấp dẫn theo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong một môi trường trẻ trung, sáng tạo, cực kỳ năng động, nơi mọi ý tưởng "điên rồ" và độc đáo nhất của bạn đều được tôn trọng và khuyến khích thử nghiệm. Sếp tâm lý, đồng nghiệp thân thiện, gắn kết như gia đình.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được chủ động đề xuất, quản lý các dự án sự kiện mang dấu ấn cá nhân từ khâu lên ý tưởng đến thực thi.
* Được đào tạo bài bản và tài trợ chi phí tham gia các khóa học chuyên sâu về Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, Truyền thông nội bộ, Kỹ năng MC/Thuyết trình, Quản trị nhân sự hiện đại.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Chuyên viên chính (Senior Specialist), Trưởng nhóm Gắn kết nhân sự (Engagement Team Leader) hoặc Trưởng phòng Truyền thông nội bộ & Văn hóa doanh nghiệp.
* Chính sách chăm sóc sức khỏe toàn diện:
* Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám quốc tế uy tín.
* Gói bảo hiểm sức khỏe riêng biệt (Bảo hiểm tai nạn & chăm sóc sức khỏe 24/7) tùy theo thâm niên cống hiến.
* Chế độ đãi ngộ phong phú: Tham gia tất cả các hoạt động du lịch, teambuilding, dã ngoại, nghỉ dưỡng cao cấp của công ty hoàn toàn miễn phí. Chế độ quà tặng sinh nhật cá nhân, quà kết hôn, hiếu hỉ, thai sản chu đáo. Được trang bị đầy đủ công cụ làm việc hiện đại (Laptop cấu hình cao phục vụ công việc thiết kế/dựng video cơ bản).

---

Tags

`#TổChứcSựKiệnNộiBộ` `#EventSpecialist` `#GắnKếtNhânSự` `#VănHóaDoanhNghiệp` `#TruyềnThôngNộiBộ` `#TuyểnDụngNhânSự` `#HRJobs` `#EmployeeEngagement` `#TuyểnDụngHảiPhòng` `#TuyểnDụngHàNội` `#TuyểnDụngHCM`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện nội bộ, tìm việc làm truyền thông nội bộ, nhân viên nhân sự mảng sự kiện, chuyên viên gắn kết nhân sự, việc làm văn hóa doanh nghiệp, tuyển dụng HR event coordinator, nhân viên tổ chức sự kiện tốt nghiệp trung cấp, việc làm tổ chức sự kiện nội bộ, tuyển dụng chuyên viên trải nghiệm nhân viên, tuyển dụng nhân sự phong trào, nhân viên gắn kết nội bộ.

Share