MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN THEO DÕI BẢO HIỂM XÃ HỘI (BHXH) – LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên theo dõi BHXH. Đây là một mắt xích vô cùng quan trọng trong bộ phận Quản trị nguồn nhân lực (HR Dept), đóng vai trò là cầu nối pháp lý và phúc lợi giữa doanh nghiệp, người lao động và các cơ quan quản lý Nhà nước.

Nhân sự đảm nhiệm vị trí này không chỉ đơn thuần thực hiện các tác vụ hành chính, nhập liệu số liệu bảo hiểm, mà còn là người bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho tập thể cán bộ nhân viên (CBNV), đồng thời đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành về Lao động - Bảo hiểm xã hội - Bảo hiểm y tế - Bảo hiểm thất nghiệp. Chúng tôi kỳ vọng bạn là một người am hiểu luật, tỉ mỉ trong từng con số, có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ tốt và luôn chủ động trong công việc để mang lại sự an tâm tuyệt đối cho người lao động.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, thực hiện thủ tục báo tăng, báo giảm và biến động BHXH, BHYT, BHTN

* Thực hiện báo tăng/giảm lao động: Chủ động tiếp nhận thông tin từ bộ phận tuyển dụng và quan hệ lao động để thực hiện thủ tục báo tăng mới cho nhân sự thử việc đạt yêu cầu, nhân sự ký hợp đồng chính thức; báo giảm kịp thời đối với các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động, nghỉ không lương, thai sản, tạm hoãn hợp đồng lao động nhằm tối ưu hóa chi phí bảo hiểm cho doanh nghiệp.
* Điều chỉnh thông tin bảo hiểm: Thực hiện các thủ tục điều chỉnh mức đóng BHXH khi có thay đổi về mức lương chính thức, phụ cấp đóng bảo hiểm hoặc thay đổi thang bảng lương của doanh nghiệp; điều chỉnh các thông tin cá nhân sai lệch của người lao động (họ tên, ngày tháng năm sinh, số CCCD, quá trình đóng) trên hệ thống cơ sở dữ liệu của cơ quan BHXH.
* Quản lý phần mềm kê khai: Sử dụng thành thạo và trực tiếp thao tác trên các phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử (như phần mềm vBHXH của Viettel, EFY, TS24, KBHXH, VNPT-BHXH...) để truyền gửi hồ sơ điện tử đến cơ quan BHXH quận/huyện quản lý trực tiếp.

2. Giải quyết và quản lý các chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, tai nạn lao động

* Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ: Hướng dẫn người lao động chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ pháp lý cần thiết (như Giấy khai sinh, Giấy chứng sinh, Giấy ra viện, Giấy xác nhận nghỉ việc hưởng BHXH - mẫu C65-HD, biên bản tai nạn...) khi phát sinh các sự kiện thụ hưởng chế độ.
* Lập hồ sơ đề nghị giải quyết chế độ: Tổng hợp thông tin, lập danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe (Mẫu 01B-HSB) và gửi cơ quan BHXH đúng thời hạn quy định của pháp luật nhằm đảm bảo quyền lợi tài chính kịp thời cho người lao động.
* Theo dõi và chi trả: Theo dõi tiến trình duyệt hồ sơ từ cơ quan BHXH, kiểm tra số tiền trợ cấp được phê duyệt, phối hợp với bộ phận Kế toán để thực hiện chi trả đúng - đủ - kịp thời tiền trợ cấp bảo hiểm vào tài khoản của người lao động; giải quyết các khiếu nại, thắc mắc phát sinh liên quan đến số tiền thụ hưởng.

3. Quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT và hồ sơ lưu trữ

* Rà soát và bàn giao sổ: Tiếp nhận sổ BHXH của nhân sự mới tuyển dụng, rà soát tính hợp lệ của quá trình đóng trước đó. Thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH (gộp sổ nếu có nhiều sổ) cho nhân sự nghỉ việc đúng thời hạn quy định và bàn giao lại cho người lao động kèm quyết định thôi việc.
* Quản lý thẻ BHYT: Theo dõi thời hạn sử dụng thẻ BHYT của toàn thể CBNV; thực hiện gia hạn thẻ định kỳ; đăng ký mới hoặc cấp lại thẻ BHYT bị mất, hỏng, thay đổi nơi khám chữa bệnh ban đầu theo nhu cầu chính đáng của người lao động.
* Lưu trữ hồ sơ khoa học: Tổ chức lưu trữ một cách hệ thống, bảo mật cả file cứng lẫn file mềm các hồ sơ liên quan đến BHXH (hồ sơ thai sản, ốm đau, tờ khai tham gia, mẫu C12-TS đối chiếu hàng tháng, thông báo kết quả đóng bảo hiểm...) phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra và kiểm toán nội bộ/ngoại bộ khi có yêu cầu.

4. Đối chiếu số liệu, thanh quyết toán tiền BHXH với cơ quan bảo hiểm và bộ phận kế toán

* Đối chiếu mẫu C12-TS: Hàng tháng, chủ động tải và đối chiếu chi tiết thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu C12-TS) của cơ quan bảo hiểm với bảng tính toán nội bộ của doanh nghiệp để phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch (nếu có) về số tiền, danh sách nhân sự hay mức đóng.
* Phối hợp thanh toán: Lập đề nghị thanh toán tiền BHXH hàng tháng, phối hợp với bộ phận Kế toán thanh toán để thực hiện chuyển tiền đóng bảo hiểm cho cơ quan BHXH đúng hạn (trước ngày cuối cùng của tháng), tránh phát sinh lãi phạt chậm đóng.
* Báo cáo tài chính BHXH: Định kỳ (tháng/quý/năm) lập các báo cáo chi phí bảo hiểm, báo cáo tình hình tăng giảm và dự báo ngân sách BHXH cho các kỳ tiếp theo trình Trưởng bộ phận Nhân sự và Ban Giám đốc.

5. Cập nhật pháp luật, tư vấn và hỗ trợ người lao động

* Cập nhật chính sách mới: Thường xuyên chủ động cập nhật các văn bản pháp luật, nghị định, thông tư mới nhất liên quan đến Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật An toàn vệ sinh lao động và các hướng dẫn thực hiện của cơ quan BHXH địa phương để kịp thời tham mưu cho cấp quản lý điều chỉnh chính sách nội bộ phù hợp.
* Tư vấn nội bộ: Là đầu mối giải đáp trực tiếp, tận tình và dễ hiểu mọi thắc mắc của người lao động về quyền lợi bảo hiểm, mức đóng, mức hưởng, cách tra cứu quá trình đóng trên ứng dụng VssID, quy trình đi khám chữa bệnh bằng thẻ BHYT, điều kiện hưởng lương hưu hoặc bảo hiểm thất nghiệp sau khi nghỉ việc.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp: Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm Tiền lương & Phúc lợi (C&B Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) định kỳ hàng tuần, hàng tháng hoặc đột xuất theo yêu cầu công việc.
* Phối hợp liên phòng ban:
* *Với Bộ phận Tuyển dụng & Quan hệ lao động:* Tiếp nhận thông tin nhân sự mới để chuẩn bị hồ sơ báo tăng; tiếp nhận quyết định thôi việc để thực hiện báo giảm và chốt sổ kịp thời.
* *Với Bộ phận Kế toán:* Đối chiếu dòng tiền, chuyển chứng từ chi trả tiền trợ cấp ốm đau, thai sản cho người lao động, chuyển tiền đóng bảo hiểm hàng tháng cho cơ quan BHXH.
* *Với các Bộ phận/Phòng ban chuyên môn khác:* Hướng dẫn các Trưởng bộ phận và nhân viên trực thuộc thực hiện đúng quy trình nộp giấy tờ ốm đau, tai nạn lao động nhằm bảo vệ tối đa quyền lợi cho nhân sự của họ.
* Hướng dẫn và Đào tạo:
* Chịu trách nhiệm biên soạn các tài liệu hướng dẫn quy trình tham gia và thụ hưởng BHXH ngắn gọn, dễ hiểu để truyền thông nội bộ hoặc tích hợp vào chương trình đào tạo hội nhập cho nhân sự mới.
* Hỗ trợ hướng dẫn, kèm cặp chuyên môn cho các bạn Thực tập sinh Nhân sự hoặc Cộng tác viên phòng Nhân sự khi tham gia hỗ trợ các tác vụ hành chính bảo hiểm.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Luật, Kế toán - Kiểm toán, Quản trị kinh doanh, Lao động xã hội hoặc các ngành kinh tế có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 01 năm kinh nghiệm làm việc chuyên sâu về mảng BHXH hoặc vị trí C&B (Tiền lương & Phúc lợi) tại các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên.
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp hoặc có kinh nghiệm dưới 1 năm nhưng có nền tảng kiến thức lý thuyết vững chắc về Luật Lao động, có tư duy nhạy bén với số liệu và tinh thần ham học hỏi cao.

Kỹ năng chuyên môn:

* Am hiểu pháp luật: Nắm vững các quy định cốt lõi của Luật Lao động 2019, Luật Bảo hiểm xã hội 2014, Luật Bảo hiểm y tế, Luật Việc làm và các văn bản hướng dẫn thi hành hiện hành.
* Sử dụng công cụ phần mềm:
* Sử dụng thành thạo các phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử (như phần mềm của Viettel, EFY, TS24...).
* Thao tác tốt các tính năng trên Cổng dịch vụ công trực tuyến của BHXH Việt Nam và có kinh nghiệm sử dụng/hướng dẫn sử dụng ứng dụng VssID.
* Kỹ năng Tin học văn phòng (đặc biệt là Excel): Có khả năng xử lý dữ liệu nhân sự tốt trên Excel. Sử dụng thành thạo các hàm tính toán cơ bản đến nâng cao (như Vlookup, Hlookup, Sumif, Countif, If, Pivot Table...) để quản lý tệp danh sách nhân sự tham gia BHXH và đối chiếu số liệu C12-TS chính xác, nhanh chóng.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Có khả năng soạn thảo các công văn, biểu mẫu gửi cơ quan BHXH, tờ trình nội bộ rõ ràng, mạch lạc, đúng thể thức văn bản hành chính Việt Nam.
* Kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề: Giao tiếp khéo léo, nhẹ nhàng khi làm việc với người lao động; tự tin, chuyên nghiệp và quyết đoán khi làm việc, giải trình số liệu trực tiếp với các chuyên viên tại cơ quan BHXH quận/huyện.

Phẩm chất cá nhân:

* Tỉ mỉ, cẩn thận và chính xác: Do công việc liên quan trực tiếp đến số liệu tài chính của doanh nghiệp và quyền lợi sát sườn của người lao động (chỉ một sai sót nhỏ về số CCCD hay mức lương đóng cũng dẫn đến sai lệch hồ sơ pháp lý), phẩm chất này được đặt lên hàng đầu.
* Trung thực và có đạo đức nghề nghiệp: Cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin lương, chế độ và hồ sơ cá nhân của người lao động cũng như các thông tin hoạt động nội bộ của doanh nghiệp.
* Chịu được áp lực công việc cao: Có khả năng tổ chức công việc khoa học để hoàn thành đúng các mốc thời gian (deadline) nghiêm ngặt từ cơ quan BHXH và kế hoạch nội bộ, đặc biệt là vào các đợt cao điểm báo tăng giảm cuối tháng hoặc thời kỳ quyết toán quý/năm.
* Tư duy dịch vụ (Service Mindset): Luôn thể hiện thái độ nhiệt tình, thân thiện, sẵn sàng lắng nghe và hỗ trợ người lao động giải quyết các khó khăn liên quan đến chế độ phúc lợi bảo hiểm với tinh thần đồng cảm cao nhất.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh & Thỏa thuận: Mức lương khởi điểm hấp dẫn (dao động từ 8.000.000đ - 12.000.000đ/tháng hoặc thỏa thuận tùy theo năng lực thực tế và quy mô kinh nghiệm của ứng viên).
* Phúc lợi đầy đủ: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của pháp luật ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc (chính bản thân bạn sẽ là người trực tiếp theo dõi và thực hiện thủ tục đóng bảo hiểm cho mình).
* Thưởng & Chế độ đãi ngộ:
* Lương tháng 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/năm theo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
* Thưởng các ngày lễ, Tết lớn trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán...).
* Quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ, ốm đau, thai sản, Quốc tế Phụ nữ 8/3, Phụ nữ Việt Nam 20/10... theo quy định của Công đoàn công ty.
* Môi trường làm việc: Môi trường làm việc văn phòng chuyên nghiệp, hiện đại, thân thiện; đồng nghiệp trẻ trung, năng động, sẵn sàng chia sẻ và hỗ trợ lẫn nhau.
* Cơ hội học tập & Phát triển nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ C&B, Luật Lao động mới, kỹ năng giao tiếp ứng xử, quản trị nhân sự do Công ty tài trợ chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội được quy hoạch, thăng tiến lên các vị trí cao hơn như Chuyên viên C&B (C&B Specialist), Trưởng nhóm Tiền lương & Phúc lợi (C&B Team Leader) hoặc Giám sát Nhân sự (HR Supervisor).
* Chăm sóc sức khỏe & Đời sống:
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện, phòng khám uy tín chất lượng cao.
* Tham gia các hoạt động gắn kết tập thể, Teambuilding, nghỉ mát hè hàng năm cùng công ty.
* Được hưởng chế độ nghỉ phép năm (12 ngày phép/năm, tăng thêm theo thâm niên làm việc).

---

Tags:

`Tuyển dụng Nhân sự` `Tuyển dụng C&B` `Tuyển dụng Nhân viên BHXH` `Việc làm Nhân sự hành chính` `Tuyển dụng Nhân viên chế độ chính sách` `Hồ sơ bảo hiểm xã hội` `Nghiệp vụ C&B` `Tuyển dụng Nhân sự tại Hà Nội/TP.HCM`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Nhân viên bảo hiểm xã hội, tuyển dụng nhân viên theo dõi BHXH, Chuyên viên BHXH, Nhân viên C&B, Chuyên viên tiền lương và phúc lợi, tuyển dụng nhân viên bảo hiểm xã hội tphcm, tuyển dụng nhân sự hành chính bhxh, tuyển dụng nhân viên nhân sự phụ trách bảo hiểm, việc làm bhxu nhân sự, tuyển dụng nhân sự tốt nghiệp trung cấp, tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự mảng bảo hiểm, công việc báo tăng giảm bhxh, nhân sự hành chính bảo hiểm, tuyển dụng nhân viên kiểm soát chế độ bhxh, nhân sự mảng bảo hiểm xã hội doanh nghiệp.

Share