MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN PHIÊN DỊCH HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC NHÂN SỰ

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN PHIÊN DỊCH HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

Tổng quan

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự mở rộng không ngừng của các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) tại Việt Nam, sự kết nối thông tin thông suốt giữa Ban lãnh đạo nước ngoài và đội ngũ nhân sự bản địa là yếu tố sống còn quyết định sự thành công của tổ chức. Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia nhân sự – vị trí Nhân viên Phiên dịch Hành chính & Nhân sự" xuất sắc.

Đây không chỉ đơn thuần là một vị trí chuyển ngữ ngôn ngữ, mà là một vị trí cầu nối chiến lược, đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ quản trị nguồn nhân lực, luật lao động Việt Nam, cùng khả năng truyền đạt thông tin một cách chuẩn xác, khéo léo và bảo mật. Nhân sự giữ vị trí này sẽ trực tiếp tham gia vào quá trình vận hành bộ máy hành chính, hỗ trợ xây dựng và thực thi các chính sách nhân sự, đồng thời là chất xúc tác giúp xây dựng một môi trường làm việc đa văn hóa, hòa nhập và chuyên nghiệp.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Công tác Biên dịch (Dịch viết) tài liệu Hành chính – Nhân sự

* Dịch thuật văn bản pháp quy: Thực hiện biên dịch chính xác các tài liệu pháp lý của công ty bao gồm: Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế dân chủ cơ sở, Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), và các chính sách phúc lợi từ ngôn ngữ đích sang tiếng Việt và ngược lại.
* Hợp đồng và văn bản thỏa thuận: Biên dịch các loại Hợp đồng lao động (xác định thời hạn, không xác định thời hạn, thử việc), Hợp đồng đào tạo, Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA), và các quyết định bổ nhiệm, bãi miễn, kỷ luật nhân sự.
* Tài liệu đào tạo và truyền thông nội bộ: Chuyển ngữ giáo trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới, tài liệu đào tạo kỹ năng mềm, thông báo nội bộ của Ban Giám đốc, bản tin nội bộ và các nội dung truyền thông văn hóa doanh nghiệp.
* Báo cáo định kỳ và đột xuất: Biên dịch các báo cáo phân tích chỉ số nhân sự (HR Metrics), báo cáo ngân sách hành chính, báo cáo khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên để gửi lên Ban lãnh đạo nước ngoài.

2. Công tác Phiên dịch (Dịch nói) trực tiếp

* Phiên dịch các cuộc họp chiến lược: Tiến hành phiên dịch trực tiếp (đuổi hoặc song song) trong các cuộc họp giữa Giám đốc Nhân sự người nước ngoài với các Trưởng bộ phận bản địa, các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, hoặc họp giao ban tuần/tháng.
* Hỗ trợ giải quyết tranh chấp lao động: Phiên dịch trong các buổi đối thoại trực tiếp, giải quyết khiếu nại, kỷ luật lao động, hoặc các buổi làm việc với Công đoàn cơ sở, đảm bảo tính khách quan, trung thực và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
* Phiên dịch đào tạo: Đồng hành cùng các chuyên gia nước ngoài để phiên dịch trực tiếp trong các khóa đào tạo kỹ thuật chuyên sâu, đào tạo an toàn lao động (EHS) cho công nhân viên dưới nhà máy hoặc khối văn phòng.
* Đại diện giao tiếp đối ngoại: Hỗ trợ phiên dịch khi doanh nghiệp làm việc với các cơ quan chức năng Việt Nam như: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Cơ quan Bảo hiểm xã hội, Công an xuất nhập cảnh, Đoàn thanh tra liên ngành.

3. Nghiệp vụ Quản trị Hành chính

* Quản lý thủ tục cho người nước ngoài (Expat): Trực tiếp thực hiện hoặc dịch thuật, công chứng hồ sơ và phối hợp với các cơ quan chức năng để hoàn thiện thủ tục cấp Giấy phép lao động (Work Permit), Thị thực (Visa), Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card) và các thủ tục thuê nhà, bảo hiểm sức khỏe cho các chuyên gia, cấp quản lý nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
* Quản lý văn phòng phẩm và hậu cần: Giám sát công tác mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị làm việc; điều phối xe đưa đón ban lãnh đạo; quản lý chi phí hành chính và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ tòa nhà, ăn uống, vệ sinh.
* Tổ chức sự kiện nội bộ: Lên kế hoạch, dịch thuật kịch bản và phối hợp tổ chức các sự kiện lớn của công ty như: Tiệc tất niên (Year End Party), Ngày hội gia đình (Family Day), các hoạt động Team Building, và các chương trình thiện nguyện xã hội (CSR).

4. Hỗ trợ Nghiệp vụ Nhân sự chuyên sâu

* Hỗ trợ tuyển dụng: Dịch thuật các bản mô tả công việc (JD), đăng tuyển dụng trên các kênh song ngữ; tham gia phỏng vấn cùng quản lý nước ngoài để phiên dịch và đánh giá thái độ, sự phù hợp của ứng viên; soạn thảo thư mời nhận việc (Offer Letter).
* Hỗ trợ C&B (Chế độ chính sách & Tiền lương): Hỗ trợ giải thích các thắc mắc của người lao động về bảng lương, chính sách bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân bằng cả hai ngôn ngữ; cập nhật các thay đổi của Luật Lao động Việt Nam để tham mưu cho Ban Giám đốc điều chỉnh chính sách kịp thời.
* Đánh giá hiệu suất làm việc: Hỗ trợ truyền tải tiêu chí đánh giá KPI, tổng hợp kết quả đánh giá hiệu suất năm từ các bộ phận và dịch thuật các phản hồi từ cấp trên sang cấp dưới để đảm bảo tính minh bạch, công bằng.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Reporting): Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự (HR/Admin Manager) hoặc Giám đốc điều hành người nước ngoài (CEO/General Director) tùy theo cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp.
* Tuyến báo cáo phối hợp (Matrix Reporting): Phối hợp chặt chẽ với các Trưởng bộ phận sản xuất, tài chính, kinh doanh để hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến nhân sự nước ngoài và nội bộ.
* Vai trò hướng dẫn (Directing/Mentoring):
* Hướng dẫn, đào tạo hội nhập cho các nhân viên mới về văn hóa doanh nghiệp và các quy định hành chính cơ bản.
* Có thể kèm cặp, hướng dẫn nghiệp vụ cho các thực tập sinh Nhân sự hoặc nhân viên biên phiên dịch cấp dưới (nếu có).
* Định hướng cho các bộ phận sản xuất về cách thức giao tiếp hiệu quả, tránh xung đột văn hóa với ban quản lý nước ngoài.

---

Yêu cầu tuyển dụng

Học vấn/Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Ngôn ngữ học (Tiếng Anh/Tiếng Trung/Tiếng Hàn/Tiếng Nhật), Quản trị Nguồn nhân lực, Luật, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành khoa học xã hội tương đương.
* Chứng chỉ ngoại ngữ bắt buộc (tùy thuộc vào ngôn ngữ của doanh nghiệp):
* *Đối với tiếng Anh:* IELTS từ 7.5 trở lên, TOEFL iBT từ 100 trở lên hoặc các chứng chỉ biên phiên dịch chuyên nghiệp.
* *Đối với tiếng Trung:* HSK 6 và HSKK Cao cấp.
* *Đối với tiếng Hàn:* TOPIK II cấp 5 hoặc cấp 6.
* *Đối với tiếng Nhật:* JLPT N1 (hoặc N2 xuất sắc có kinh nghiệm dịch cabin).
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Biên phiên dịch trực tiếp cho Ban Giám đốc hoặc vị trí Nhân sự tổng hợp (HR Generalist) tại các công ty FDI có quy mô từ 200 nhân sự trở lên.
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các ngành: Sản xuất (Manufacturing), Công nghệ cao, Bán lẻ quy mô lớn hoặc các Tập đoàn đa quốc gia.

Kỹ năng chuyên môn

* Năng lực biên phiên dịch vượt trội: Khả năng dịch song song (cabin) và dịch đuổi chuẩn xác trong môi trường áp lực cao. Sử dụng từ vựng phong phú, đặc biệt là thuật ngữ chuyên ngành Nhân sự, Luật Lao động, Tài chính và Vận hành doanh nghiệp.
* Am hiểu Pháp luật Lao động: Nắm vững cấu trúc Luật Lao động Việt Nam hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các quy định về sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính: Khả năng soạn thảo các văn bản hành chính, thông báo, quyết định bằng cả hai ngôn ngữ một cách trang trọng, logic, đúng quy chuẩn văn bản pháp lý.
* Sử dụng công nghệ và phần mềm: Thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint - đặc biệt là Excel phục vụ báo cáo nhân sự). Sử dụng tốt các phần mềm hỗ trợ dịch thuật (CAT Tools như SDL Trados, MemoQ) và các hệ thống quản trị nhân sự (HRIS) là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng giải quyết xung đột: Khả năng xử lý các tình huống căng thẳng giữa người lao động và người sử dụng lao động một cách trung lập, khéo léo nhưng vẫn bảo vệ được lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp và tuân thủ pháp luật.

Phẩm chất cá nhân

* Tính bảo mật tuyệt đối (Confidentiality): Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Nhân viên phải cam kết bảo mật toàn bộ thông tin liên quan đến lương, thưởng, chiến lược nhân sự, hồ sơ cá nhân và các quyết định kỷ luật của công ty.
* Sự nhạy cảm văn hóa (Cultural Sensitivity): Có tư duy cởi mở, thấu hiểu và tôn trọng sự khác biệt về văn hóa giữa quốc gia của Ban lãnh đạo và Việt Nam; có khả năng dung hòa các xung đột bắt nguồn từ sự khác biệt văn hóa.
* Tính trung thực và khách quan (Integrity & Objectivity): Truyền đạt thông tin chính xác 100% nội dung của người nói, không tự ý thêm bớt, không lồng ghép cảm xúc cá nhân hay thiên vị trong quá trình phiên dịch, đặc biệt là trong các vụ việc kỷ luật hoặc tranh chấp.
* Khả năng chịu áp lực cao (Resilience): Có thể làm việc trong môi trường tốc độ nhanh, xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc (multi-tasking) và thích nghi nhanh chóng với những thay đổi đột ngột về kế hoạch của Ban lãnh đạo.
* Sự tỉ mỉ và chu đáo (Attention to Detail): Cẩn trọng trong từng con chữ khi dịch thuật hợp đồng và hồ sơ pháp lý, tránh những sai sót nhỏ có thể dẫn đến rủi ro pháp lý lớn cho doanh nghiệp.

---

Quyền lợi

* Thu nhập cạnh tranh: Mức lương khởi điểm hấp dẫn từ 18,000,000 VNĐ đến 30,000,000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực ngôn ngữ và số năm kinh nghiệm thực tế), được xem xét tăng lương định kỳ hàng năm dựa trên kết quả đánh giá hiệu suất làm việc.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Lương tháng 13 đảm bảo và các khoản thưởng hiệu suất (Performance Bonus) theo kết quả kinh doanh của tập đoàn.
* Phụ cấp ngôn ngữ, phụ cấp điện thoại, phụ cấp ăn trưa và hỗ trợ xe đưa đón từ các điểm trung tâm đến nhà máy/văn phòng.
* Bảo hiểm và Chăm sóc sức khỏe:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay trong thời gian thử việc theo mức lương thực nhận.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tư nhân) dành riêng cho nhân sự cấp cao và chế độ khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện quốc tế.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được làm việc trực tiếp cùng Ban lãnh đạo cấp cao người nước ngoài, giúp nâng cao tư duy quản trị chiến lược và tầm nhìn kinh doanh toàn cầu.
* Được tài trợ 100% chi phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị Nhân sự quốc tế (SHRM, HRCI), Luật Lao động chuyên sâu hoặc các khóa học nâng cao kỹ năng biên phiên dịch cabin.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí: Trưởng nhóm Phiên dịch, Giám sát Hành chính – Nhân sự (HR/Admin Supervisor), hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Môi trường làm việc: Văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, năng động; trang bị đầy đủ công cụ làm việc công nghệ cao; văn hóa doanh nghiệp tôn trọng sự khác biệt và thúc đẩy đổi mới sáng tạo.

---

Tags

`#PhienDichHanhChinh` `#NhanVienNhanSuBilingual` `#BienPhienDichNhanSu` `#TuyetDungFDI` `#HanhChinhNhanSuSongNgu` `#InterpreterHR` `#Bi-lingualHRSpecialist`

---

Từ khoá tìm kiếm

Tuyển dụng phiên dịch hành chính nhân sự, tìm việc làm biên phiên dịch tiếng Trung nhân sự, tuyển dụng HR Interpreter, nhân viên hành chính nhân sự biết tiếng Anh, phiên dịch viên hành chính nhân sự tiếng Hàn, việc làm nhân sự tiếng Nhật, biên phiên dịch cabin lĩnh vực nhân sự, tuyển dụng nhân viên nhân sự tổng hợp song ngữ.

Share