MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ QUỐC TẾ (INTERNATIONAL HR & ADMIN OFFICER)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ QUỐC TẾ (INTERNATIONAL HR & ADMIN OFFICER)

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự Quốc tế (International HR & Admin Officer). Đây là một vị trí then chốt, đóng vai trò là cầu nối văn hóa và vận hành giữa đội ngũ nhân sự đa quốc gia của công ty với các quy định pháp luật sở tại cũng như các tiêu chuẩn vận hành toàn cầu. Trong bối cảnh doanh nghiệp đang mở rộng quy mô hoạt động trên thị trường quốc tế, vai trò này không chỉ dừng lại ở các tác vụ hành chính văn phòng đơn thuần, mà còn là người kiến tạo trải nghiệm làm việc xuất sắc cho cả nhân viên bản địa và nhân sự nước ngoài (Expats).

Ứng viên lý tưởng cho vị trí này là một cá nhân năng động, sở hữu tư duy toàn cầu (global mindset), khả năng giao tiếp đa ngôn ngữ xuất sắc, am hiểu sâu sắc về luật lao động, thủ tục xuất nhập cảnh và có khả năng quản lý đa nhiệm trong một môi trường đa văn hóa, tốc độ nhanh. Bạn sẽ chịu trách nhiệm tối ưu hóa quy trình làm việc, hỗ trợ tối đa cho việc hội nhập của các nhân sự nước ngoài, đồng thời duy trì một môi trường văn phòng chuyên nghiệp, tuân thủ pháp luật và tràn đầy năng lượng tích cực.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và Hỗ trợ Nhân sự Quốc tế (Expat Management & Global Mobility)

* Thủ tục Pháp lý & Di trú: Chủ trì và chịu trách nhiệm toàn bộ quy trình xin cấp, gia hạn Giấy phép lao động (Work Permit), Thị thực (Visa) doanh nghiệp, Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card - TRC) và các giấy tờ pháp lý liên quan cho người lao động nước ngoài và thân nhân của họ tại Việt Nam.
* Hỗ trợ Tái định cư (Relocation Support): Đồng hành và hỗ trợ nhân sự nước ngoài trong suốt quá trình chuyển dịch địa điểm làm việc: tìm kiếm nhà ở, thủ tục thuê nhà, đăng ký tạm trú với công an địa phương, mở tài khoản ngân hàng, mua bảo hiểm y tế quốc tế và hỗ trợ tìm kiếm trường học cho con em của họ (nếu có).
* Hội nhập Văn hóa (Onboarding): Thiết kế và triển khai chương trình định hướng (Orientation) chuyên biệt dành riêng cho nhân sự quốc tế, giúp họ nhanh chóng nắm bắt văn hóa doanh nghiệp, quy định làm việc và thích nghi với môi trường sống mới tại Việt Nam.
* Giải quyết Sự cố: Là đầu mối liên hệ 24/7 để hỗ trợ khẩn cấp cho nhân sự nước ngoài trong các trường hợp liên quan đến y tế, tai nạn, tranh chấp pháp lý cá nhân hoặc các tình huống bất khả kháng khác.

2. Quản trị Hành chính Văn phòng Chuẩn Quốc tế (International Office Administration)

* Vận hành Cơ sở Vật chất: Quản lý và duy trì hoạt động hàng ngày của văn phòng theo tiêu chuẩn 5S và các tiêu chuẩn quốc tế về an toàn lao động (OHSAS). Giám sát các dịch vụ vệ sinh, an ninh, cây xanh, kỹ thuật điện nước nhằm đảm bảo không gian làm việc luôn tối ưu.
* Quản lý Nhà cung cấp (Vendor Management): Tìm kiếm, đánh giá, thương thảo hợp đồng và giám sát hiệu quả làm việc của các nhà cung cấp dịch vụ trong và ngoài nước (văn phòng phẩm, thiết bị CNTT, dịch vụ chuyển phát nhanh, đơn vị tổ chức sự kiện, dịch vụ lữ hành...).
* Quản lý Chi phí Hành chính: Lập ngân sách hành chính hàng tháng/hàng quý. Kiểm soát chi phí mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm, chi phí điện thoại, internet, taxi... đảm bảo tối ưu hóa ngân sách của công ty mà vẫn giữ vững chất lượng dịch vụ.
* Công tác phí và Lữ hành (Travel Management): Quản lý quy trình đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón và thủ tục thanh quyết toán công tác phí cho ban giám đốc, chuyên gia nước ngoài và nhân viên đi công tác trong và ngoài nước.

3. Hỗ trợ Tuyển dụng và Quản lý Vòng đời Nhân viên (Recruitment Support & Employee Lifecycle)

* Tuyển dụng Quốc tế: Phối hợp với bộ phận Thu hút Tài năng (Talent Acquisition) để đăng tuyển, lọc hồ sơ, sắp xếp lịch phỏng vấn với các ứng viên nước ngoài. Hỗ trợ dịch thuật tài liệu tuyển dụng và tham gia phỏng vấn đánh giá năng lực ngoại ngữ, mức độ phù hợp văn hóa của ứng viên.
* Quản lý Hợp đồng Lao động: Soạn thảo, ký kết và lưu trữ Hợp đồng lao động, Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA), Cam kết đào tạo bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt, đảm bảo tính pháp lý theo Luật Lao động Việt Nam và các thông lệ quốc tế.
* Quản lý Hồ sơ Nhân sự: Thiết lập, cập nhật và lưu trữ khoa học hệ thống hồ sơ nhân sự (cả bản cứng và bản mềm trên hệ thống HRIS). Đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối của thông tin cá nhân theo tiêu chuẩn GDPR hoặc các quy định bảo mật dữ liệu liên quan.
* Quy trình nghỉ việc (Offboarding): Thực hiện quy trình thôi việc chuyên nghiệp cho nhân sự, đặc biệt là nhân sự nước ngoài (thu hồi tài sản, hủy giấy phép lao động, trả thẻ tạm trú, thực hiện thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân không cư trú, phỏng vấn thôi việc - Exit Interview).

4. Quản trị Chế độ, Chính sách và Quan hệ Lao động (C&B & Employee Relations)

* Chấm công và Tính lương: Phối hợp với bộ phận C&B kiểm tra dữ liệu chấm công, quản lý ngày phép năm, ngày nghỉ ốm, chế độ thai sản của nhân viên quốc tế và nội địa. Hỗ trợ giải đáp thắc mắc liên quan đến bảng lương, thuế TNCN và bảo hiểm.
* Bảo hiểm Sức khỏe Đặc biệt: Quản lý và vận hành gói bảo hiểm sức khỏe tự nguyện cao cấp dành cho nhân viên và người thân (đặc biệt là các điều khoản bảo hiểm quốc tế dành cho Expats). Hỗ trợ nhân viên thực hiện thủ tục bồi thường bảo hiểm (Claim) nhanh chóng.
* Gắn kết Nhân sự (Employee Engagement): Lên ý tưởng, lập kế hoạch và trực tiếp tổ chức các hoạt động nội bộ mang tính đa văn hóa như: Happy Hour, sinh nhật tháng, Team Building, Year-End Party, các ngày lễ đặc trưng của Việt Nam và quốc tế (Giáng sinh, Tết cổ truyền, Halloween, Thanksgiving...).
* Giải quyết Mâu thuẫn: Lắng nghe và hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh, mâu thuẫn nội bộ do bất đồng ngôn ngữ hoặc rào cản văn hóa giữa các nhóm nhân sự, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và sự tôn trọng lẫn nhau.

5. Tuân thủ Pháp lý, Báo cáo và Dự án Nhân sự (Compliance, Reporting & HR Projects)

* Đảm bảo Tuân thủ: Thường xuyên cập nhật các thay đổi trong Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế Thu nhập cá nhân và Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam để kịp thời tham mưu cho Ban Giám đốc điều chỉnh chính sách công ty.
* Báo cáo Định kỳ: Thực hiện các báo cáo định kỳ cho các cơ quan ban ngành nhà nước (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, Công an phường...) về tình hình sử dụng lao động nước ngoài.
* Hệ thống hóa Quy trình: Xây dựng, chuẩn hóa và viết lại các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP - Standard Operating Procedure) cho mảng Hành chính và Nhân sự quốc tế bằng song ngữ Anh - Việt.
* Dự án Toàn cầu: Tham gia vào các dự án cải tiến nhân sự do Tập đoàn/Trụ sở chính (HQ) chỉ đạo, chẳng hạn như chuyển đổi số hệ thống HRIS, khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên toàn cầu, hoặc các chương trình phát triển bền vững (ESG).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Reporting Line): Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) tại Việt Nam.
* Tuyến báo cáo chức năng (Dotted Reporting Line): Báo cáo định kỳ và phối hợp công việc với Giám đốc Hành chính Nhân sự khu vực (Regional HR Director) hoặc bộ phận Quản lý Di động Toàn cầu (Global Mobility Team) tại trụ sở chính của tập đoàn.
* Hướng dẫn vận hành:
* Thực hiện công việc dựa trên Bộ Quy chế Dân sự, Luật Lao động Việt Nam, Luật Di trú hiện hành.
* Tuân thủ nghiêm ngặt Sách hướng dẫn nhân viên (Employee Handbook) của tập đoàn và các quy trình bảo mật thông tin toàn cầu.
* Được chủ động đề xuất cải tiến quy trình hành chính nhân sự nhằm tăng hiệu suất và giảm thiểu chi phí vận hành.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nhân lực, Ngoại thương, Ngôn ngữ Anh, Quan hệ Quốc tế, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành khoa học xã hội có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 03 - 05 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Hành chính Nhân sự (HR & Admin) hoặc Di động Toàn cầu (Global Mobility) tại các công ty đa quốc gia (MNCs), các tập đoàn FDI lớn, hoặc các văn phòng đại diện nước ngoài.
* Có kinh nghiệm thực chiến ít nhất 02 năm trong việc trực tiếp xử lý các hồ sơ xin Giấy phép lao động (Work Permit), Thẻ tạm trú (TRC) và làm việc trực tiếp với Sở LĐ-TB&XH, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.
* Ưu tiên ứng viên từng có kinh nghiệm học tập hoặc làm việc tại nước ngoài là một lợi thế lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Khả năng Ngoại ngữ: Sử dụng Tiếng Anh thành thạo cả 4 kỹ năng (Nghe, Nói, Đọc, Viết) trong môi trường làm việc thực tế (tương đương IELTS tối thiểu 6.5 hoặc TOEIC 850 trở lên). Khả năng viết email công việc, soạn thảo hợp đồng bằng tiếng Anh chuẩn xác và trang trọng là bắt buộc. Biết thêm ngoại ngữ thứ hai (Tiếng Trung, Tiếng Nhật, Tiếng Hàn) là một lợi thế cạnh tranh cực kỳ lớn.
* Kiến thức Pháp luật: Am hiểu sâu sắc Luật Lao động Việt Nam, Luật Thuế TNCN đối với người nước ngoài, các quy định và thông tư mới nhất về quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam.
* Kỹ năng Tin học Văn phòng: Thành thạo bộ công cụ MS Office (đặc biệt là Excel để xử lý dữ liệu nhân sự, hàm tính toán, báo cáo đồ họa và PowerPoint để thiết kế slide thuyết trình, định hướng nhân viên mới).
* Hệ thống HRIS: Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản trị nhân sự quốc tế phổ biến như Workday, BambooHR, SuccessFactors, SAP hoặc các hệ thống ERP khác là một điểm cộng lớn.
* Kỹ năng Soạn thảo Văn bản: Khả năng biên soạn các văn bản hành chính, quyết định, thông báo, quy trình (SOP) bằng cả hai ngôn ngữ Việt - Anh một cách mạch lạc, chuyên nghiệp và đúng quy chuẩn hành chính.

Phẩm chất cá nhân:

* Trí tuệ Cảm xúc & Giao tiếp Đa văn hóa (CQ - Cultural Intelligence): Có khả năng thấu hiểu, tôn trọng sự khác biệt về văn hóa, quốc tịch, tôn giáo và phong cách làm việc. Giao tiếp khéo léo, tự tin và có khả năng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân sự ở mọi cấp bậc.
* Cẩn trọng và Bảo mật: Có đạo đức nghề nghiệp cao, luôn cẩn trọng trong việc xử lý các thông tin nhạy cảm liên quan đến lương thưởng, hồ sơ cá nhân và các chiến lược nhân sự của công ty.
* Khả năng Tổ chức và Quản lý Thời gian: Kỹ năng đa nhiệm (multi-tasking) xuất sắc, biết cách ưu tiên công việc quan trọng khi đối mặt với nhiều yêu cầu hành chính phát sinh cùng lúc từ nhiều phòng ban khác nhau.
* Tư duy Giải quyết Vấn đề (Problem-solving): Linh hoạt, chủ động tìm kiếm giải pháp tối ưu thay vì chỉ báo cáo vấn đề. Có khả năng giữ bình tĩnh và xử lý khủng hoảng tốt khi có các sự cố phát sinh liên quan đến nhân sự nước ngoài.
* Tinh thần Phục vụ và Hướng tới Khách hàng (Customer-oriented): Coi nhân viên trong công ty là "khách hàng nội bộ", luôn sẵn lòng hỗ trợ, tận tâm và chu đáo để đem lại trải nghiệm tốt nhất cho người lao động.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập hấp dẫn: Mức lương cạnh tranh, dao động từ 20,000,000 VND – 35,000,000 VND/tháng (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên), được xem xét điều chỉnh lương định kỳ hàng năm dựa trên hiệu quả công việc (KPIs).
* Chế độ Thưởng phong phú: Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu suất công việc (Performance Bonus) theo quý/năm, thưởng vào các ngày lễ Tết của Việt Nam và các dịp đặc biệt của công ty.
* Chăm sóc Sức khỏe Toàn diện:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN trên mức lương thực nhận ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe tư nhân cao cấp (PVI/Bảo Việt/Liberty) hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh nội trú và ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế hàng đầu.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các phòng khám/bệnh viện uy tín quốc tế.
* Môi trường Làm việc lý tưởng:
* Làm việc trong môi trường đa quốc gia, chuyên nghiệp, cởi mở, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sáng tạo.
* Sử dụng tiếng Anh hàng ngày, cơ hội làm việc trực tiếp với các lãnh đạo và chuyên gia nước ngoài tài năng.
* Văn phòng làm việc hiện đại, tiện nghi (không gian mở, Pantry đầy đủ trà, cafe, đồ ăn nhẹ miễn phí).
* Cơ hội Phát triển Sự nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng mềm, kiến thức nhân sự nâng cao, luật lao động quốc tế do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy hoặc các khóa học trực tuyến của tập đoàn.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí quản lý: Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR & Admin Team Leader), Trưởng phòng Nhân sự Quốc tế (International HR Manager), hoặc chuyên viên dịch chuyển toàn cầu cấp khu vực (Regional Global Mobility Specialist).
* Chế độ Nghỉ ngơi:
* Thời gian làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu (nghỉ thứ Bảy và Chủ Nhật), giờ làm việc linh hoạt hỗ trợ cân bằng cuộc sống và công việc (Work-life Balance).
* Hưởng 14 - 18 ngày phép năm (vượt trội so với Luật quy định), tăng dần theo thâm niên làm việc.
* Hưởng nguyên lương vào các ngày nghỉ lễ theo quy định pháp luật Việt Nam và một số ngày nghỉ lễ quốc tế theo quy định riêng của tập đoàn.
* Hoạt động Gắn kết: Tham gia miễn phí các chương trình Team Building, Company Trip (du lịch trong và ngoài nước ít nhất 1 lần/năm), tiệc tất niên, các câu lạc bộ thể thao, nghệ thuật do công ty tài trợ.

---

Tags:

`#HànhChínhNhânSự` `#NhânSựQuốcTế` `#HỗTrợExpats` `#GlobalMobility` `#TuyểnDụngQuốcTế` `#LuậtLaoĐộng` `#MôiTrườngĐaQuốcGia` `#HRAdminOfficer` `#EnglishSpeakingHR` `#VisaWorkPermit`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự quốc tế, International HR and Admin Officer, Chuyên viên quản lý nhân sự nước ngoài, Việc làm hành chính nhân sự tiếng Anh, Global Mobility Officer, Tìm việc làm HR Admin quận 1, Nhân viên nhân sự tổng hợp MNC, Chuyên viên làm Giấy phép lao động Work Permit, HR Admin tiếng Anh thành thạo, Trải nghiệm nhân viên quốc tế, Tuyển dụng nhân sự FDI.

Share