MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ (HR ADMINISTRATIVE OFFICER)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ (HR ADMINISTRATIVE OFFICER)

---

TỔNG QUAN

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia hành chính nhân sự" – vị trí nhân sự nòng cốt chịu trách nhiệm vận hành, tối ưu hóa các quy trình hành chính và quản trị nhân sự tại tổ chức. Trong kỷ nguyên số và môi trường quản trị hiện đại, vai trò của Nhân viên Hành chính Nhân sự không chỉ đơn thuần là giải quyết các thủ tục giấy tờ, mà là người kiến tạo trải nghiệm làm việc tích cực cho nhân viên, bảo đảm sự tuân thủ pháp lý tối đa và hỗ trợ xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh.

Vị trí này được ví như "trục xoay" kết nối giữa ban lãnh đạo, bộ phận nhân sự chiến lược và toàn thể cán bộ nhân viên. Bạn sẽ là người trực tiếp quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự, thực thi các chính sách phúc lợi, điều phối các hoạt động hành chính văn phòng, đồng thời là điểm chạm đầu tiên và thường xuyên nhất của nhân viên với tổ chức. Nếu bạn là một người tận tụy, tỉ mỉ, có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc và mong muốn phát triển toàn diện trong lộ trình nghề nghiệp ngành Nhân sự (HR Generalist/HR Manager), đây chính là cơ hội dành cho bạn.

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH

1. Quản lý Hồ sơ và Cơ sở Dữ liệu Nhân sự (HR Record & Database Management)

* Thiết lập và lưu trữ hệ thống: Chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc xây dựng, phân loại và lưu trữ toàn bộ hồ sơ nhân sự (bản cứng và bản mềm) bao gồm: hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm/điều chuyển, hồ sơ đóng bảo hiểm, đánh giá hiệu suất, và hồ sơ thôi việc.
* Số hóa dữ liệu: Vận hành và cập nhật liên tục hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) của công ty. Đảm bảo mọi thông tin biến động về nhân sự (tăng, giảm, thai sản, ốm đau, thay đổi mức lương) được số hóa chính xác, kịp thời.
* Bảo mật thông tin: Thiết lập và tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn bảo mật thông tin nhân sự cá nhân và bí mật kinh doanh của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và chính sách công ty.

2. Thực hiện Quy trình Thủ tục và Pháp lý Lao động (Labor Compliance & Employee Relations)

* Quản lý Hợp đồng lao động: Theo dõi thời hạn hợp đồng lao động của toàn bộ nhân viên. Chủ động chuẩn bị tờ trình, thông báo gia hạn hợp đồng, soạn thảo Hợp đồng thử việc, Hợp đồng chính thức, và các Phụ lục hợp đồng liên quan.
* Thực hiện chế độ Bảo hiểm xã hội (BHXH): Phối hợp chặt chẽ với bộ phận C&B để thực hiện các thủ tục báo tăng, báo giảm, chốt sổ BHXH, giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho nhân viên với cơ quan Bảo hiểm quận/thành phố.
* Thủ tục người lao động nước ngoài (nếu có): Soạn thảo hồ sơ và thực hiện các thủ tục xin cấp Giấy phép lao động (Work Permit), Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card), Visa cho chuyên gia và lao động nước ngoài làm việc tại công ty.
* Giải quyết thủ tục chấm dứt hợp đồng: Hướng dẫn nhân viên thực hiện quy trình bàn giao công việc, tài sản khi nghỉ việc; soạn thảo quyết định chấm dứt hợp đồng lao động và thực hiện các thủ tục thanh toán cuối cùng đúng thời hạn luật định.

3. Hỗ trợ Công tác Tuyển dụng và Hội nhập (Recruitment Support & Onboarding)

* Hỗ trợ truyền thông tuyển dụng: Đăng tuyển các vị trí công việc lên các kênh tuyển dụng theo yêu cầu của Chuyên viên Tuyển dụng; lọc hồ sơ ứng viên bước đầu dựa trên các tiêu chí có sẵn.
* Điều phối lịch phỏng vấn: Liên hệ, sắp xếp lịch phỏng vấn giữa ứng viên và Trưởng bộ phận chuyên môn; chuẩn bị phòng họp, tài liệu phỏng vấn và đón tiếp ứng viên chu đáo.
* Tổ chức chương trình Onboarding: Chuẩn bị bàn làm việc, công cụ dụng cụ (máy tính, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, email cá nhân) trước ngày nhân sự mới nhận việc. Điều phối buổi định hướng đầu việc (Orientation), giới thiệu nhân viên mới với các phòng ban nhằm tạo ấn tượng chuyên nghiệp ngay từ ngày đầu tiên.

4. Quản lý Hành chính và Vận hành Văn phòng (Office Administration & Operations)

* Mua sắm và quản lý tài sản văn phòng: Lập kế hoạch, mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, nhu yếu phẩm (trà, cà phê, nước uống) định kỳ cho văn phòng. Quản lý tài sản cố định, thực hiện kiểm kê định kỳ và điều phối việc sửa chữa trang thiết bị hư hỏng.
* Quản lý dịch vụ tòa nhà và đối tác: Làm việc trực tiếp với Ban quản lý tòa nhà, nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh, dịch vụ vệ sinh, cây xanh, bảo vệ để đảm bảo môi trường làm việc luôn sạch sẽ, an toàn và chuyên nghiệp.
* Quản lý công văn, giấy tờ: Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao công văn đi/đến. Đóng dấu, lưu trữ các văn bản pháp lý, công văn hành chính của công ty một cách khoa học.
* Quản lý chi phí hành chính: Lập đề nghị thanh toán, theo dõi và đối soát các chi phí hành chính phát sinh hàng tháng (tiền điện, nước, internet, điện thoại, chi phí chuyển phát, taxi...) đảm bảo tối ưu hóa ngân sách.

5. Phát triển Văn hóa Doanh nghiệp và Truyền thông Nội bộ (Internal Engagement & Culture)

* Tổ chức sự kiện nội bộ: Là thành viên ban tổ chức hoặc chủ trì các hoạt động gắn kết tập thể như: sinh nhật tháng cho nhân viên, ngày lễ (8/3, 20/10, Trung thu, Giáng sinh), chương trình Team building, và Tiệc tất niên (Year End Party).
* Truyền thông nội bộ: Biên soạn và phát sóng các thông báo hành chính, thông tin chúc mừng nhân sự mới, vinh danh cá nhân xuất sắc qua các kênh truyền thông nội bộ (Email, Skype, Slack, Workplace...).
* Lắng nghe và hỗ trợ nhân viên: Tiếp nhận các phản hồi, giải đáp thắc mắc của nhân viên về các quy định hành chính, chính sách phúc lợi chung của công ty; là cầu nối xây dựng môi trường làm việc hài hòa, gắn kết.

---

BÁO CÁO & HƯỚNG DẪN

* Báo cáo trực tiếp: Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager) hoặc Trưởng nhóm Vận hành Nhân sự (HR Operation Leader) tùy thuộc vào cấu trúc tổ chức của từng giai đoạn.
* Quan hệ báo cáo định kỳ:
* *Báo cáo tuần/tháng:* Báo cáo tiến độ hoàn thành các đầu việc hành chính, biến động nhân sự, báo cáo chi phí hành chính thực tế so với ngân sách.
* *Báo cáo đột xuất:* Các phát sinh nghiêm trọng về mặt pháp lý lao động, tranh chấp nhân sự, sự cố cơ sở vật chất văn phòng hoặc các vấn đề an ninh an toàn lao động.
* Phối hợp ngang hàng (Cross-functional): Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Kế toán (đối soát chi phí, lương, BHXH), Bộ phận IT (cấp phát thiết bị làm việc, tài khoản hệ thống cho nhân sự mới), và các Trưởng bộ phận chuyên môn khác để hỗ trợ các yêu cầu hành chính nhân sự thường nhật.
* Hướng dẫn & Giám sát: Chỉ dẫn công việc cho cộng tác viên (Intern/Fresher) của bộ phận Hành chính Nhân sự; giám sát hiệu quả làm việc của các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài (vệ sinh, bảo vệ, bảo trì thiết bị văn phòng).

---

YÊU CẦU TUYỂN DỤNG

1. Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Luật (Luật kinh tế, Luật lao động), Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Hành chính văn phòng hoặc các ngành liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu từ 01 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc liên tục tại vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự, Trợ lý Nhân sự hoặc Chuyên viên Hành chính tại các doanh nghiệp có quy mô từ 50 nhân sự trở lên.
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các môi trường doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng nhanh (Tech start-up, Agency, Thương mại điện tử) hoặc các công ty đa quốc gia.
* Hiểu biết pháp luật: Nắm vững các quy định cốt lõi của Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động để đảm bảo mọi quy trình hành chính đều đúng pháp luật.

2. Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính: Khả năng soạn thảo văn bản, quyết định, quy chế, thông báo bằng tiếng Việt chuẩn mực, chuyên nghiệp, đúng thể thức văn bản hành chính pháp quy.
* Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc:
* Thành thạo bộ công cụ MS Office (đặc biệt là Excel để quản lý dữ liệu, sử dụng tốt các hàm tìm kiếm, thống kê như Vlookup, Index/Match, Pivot Table).
* Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) như Base.vn, Misa AMIS, BambooHR, 1Office là một điểm cộng lớn.
* Kỹ năng ngoại ngữ: Sử dụng tiếng Anh giao tiếp thành thạo (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên) để làm việc với các nhà cung cấp nước ngoài, soạn thảo email hoặc hỗ trợ nhân sự nước ngoài (nếu có).
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, biết cách ưu tiên xử lý các đầu việc quan trọng/khẩn cấp khi phải đối mặt với nhiều yêu cầu hành chính phát sinh cùng lúc (Multi-tasking).
* Kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề: Giao tiếp khéo léo, mạch lạc; có khả năng thuyết phục, thương lượng hiệu quả với các nhà cung cấp và giải quyết các xung đột/thắc mắc nhỏ của nhân viên một cách ôn hòa, thấu đáo.

3. Phẩm chất cá nhân:

* Bảo mật thông tin (Confidentiality): Đây là phẩm chất đạo đức nghề nghiệp quan trọng nhất của người làm nhân sự. Tuyệt đối không tiết lộ thông tin lương thưởng, hồ sơ cá nhân hoặc các quyết định nhân sự chiến lược ra bên ngoài khi chưa được phép.
* Tỉ mỉ, cẩn thận (Detail-oriented): Cẩn trọng trong việc quản lý số liệu lương, thông tin BHXH, rà soát từng điều khoản hợp đồng lao động để tránh các sai sót pháp lý gây thiệt hại cho công ty và người lao động.
* Tư duy dịch vụ khách hàng (Customer-centric Mindset): Luôn coi nhân viên trong công ty là "khách hàng nội bộ" để phục vụ với thái độ niềm nở, chân thành, nhiệt tình và sẵn sàng hỗ trợ giúp đỡ.
* Chính trực và Khách quan (Integrity & Objectivity): Hành xử công bằng, minh bạch trong mọi quy trình xử lý công việc hành chính, đánh giá kỷ luật hay giải quyết quyền lợi cho nhân viên; không thiên vị, không định kiến cá nhân.
* Khả năng thích ứng cao (Adaptability): Năng động, linh hoạt thích ứng nhanh với những thay đổi về mặt quy mô, cơ cấu tổ chức hoặc quy trình vận hành của doanh nghiệp trong từng giai đoạn phát triển.

---

QUYỀN LỢI

* Mức thu nhập hấp dẫn: Lương cứng cạnh tranh theo năng lực (dao động từ 10,000,000đ – 16,000,000đ/tháng) + Thưởng hiệu suất công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm dựa trên kết quả đánh giá công việc.
* Lương tháng 13 & Thưởng lễ tết: Cam kết lương tháng 13; thưởng xứng đáng vào các dịp Lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán).
* Chế độ phúc lợi đầy đủ: Đảm bảo đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của Luật lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc. Được trang bị gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) hàng năm.
* Cơ hội học tập và thăng tiến:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng nhân sự (C&B, Luật lao động chuyên sâu, Kỹ năng giao tiếp ứng xử, Quản trị nhân sự số hóa) do công ty tài trợ 100% hoặc hỗ trợ một phần chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí: Chuyên viên Hành chính Nhân sự Tổng hợp (Senior HR & Admin), Trưởng nhóm Vận hành Nhân sự (HR Operations Team Leader), hoặc định hướng phát triển chuyên sâu sang mảng C&B/HRBP.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Văn phòng làm việc hiện đại, không gian mở, đầy đủ tiện ích (khu vực nghỉ ngơi, Pantry ăn nhẹ miễn phí).
* Văn hóa doanh nghiệp trẻ trung, năng động, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sáng tạo cá nhân.
* Các hoạt động tập thể đa dạng: Thưởng thức trà chiều hàng tuần, tham gia các buổi Workshop nội bộ, hoạt động Team building tối thiểu 1-2 lần/năm, nghỉ mát hàng năm cùng toàn thể tổng công ty.

---

TAGS

#HRAdmin #NhanVienHanhChinhNhanSu #HanhChinhNhanSu #TuyendungNhanSu #HRGeneralist #HROperations #PhapLuatLaoDong #QuanTriNhanSu #CongViecNhanSu

---

TỪ KHOÁ TÌM KIẾM

* Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự hành chính tổng hợp
* Tìm việc làm nhân sự hành chính tại [Tên thành phố]
* Mô tả công việc HR Admin chi tiết nhất
* Tuyển dụng trợ lý nhân sự không yêu cầu kinh nghiệm cao
* Việc làm hành chính nhân sự lương cao phúc lợi tốt
* HR Administrative Officer job description Vietnam
* Chuyên viên hành chính nhân sự tổng hợp doanh nghiệp tư nhân

Share