MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NGÂN SÁCH LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR BUDGET & ADMIN SPECIALIST)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NGÂN SÁCH LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR BUDGET & ADMIN SPECIALIST)

---

Tổng quan

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Ngân sách lĩnh vực Nhân sự (HR Budget & Admin Specialist). Đây là một vị trí mang tính chiến lược và giao thoa trực tiếp giữa hai khối phòng ban cốt lõi của doanh nghiệp: Bộ phận Nhân sự (HR) và Bộ phận Tài chính - Kế toán (Finance & Accounting).

Trong bối cảnh doanh nghiệp đang mở rộng quy mô hoạt động và tối ưu hóa chi phí vận hành, vai trò của Nhân viên Hành chính Ngân sách Nhân sự trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Người đảm nhận vị trí này không chỉ đơn thuần thực hiện các tác vụ hành chính nhân sự thông thường, mà còn đóng vai trò là "người gác cổng" tài chính của khối nhân sự. Nhiệm vụ cốt lõi của bạn là lập kế hoạch, theo dõi, phân tích, tối ưu hóa và kiểm soát toàn bộ nguồn ngân sách liên quan đến nguồn nhân lực của công ty (bao gồm quỹ lương, thưởng, phúc lợi, chi phí tuyển dụng, đào tạo, sự kiện nội bộ và các chi phí hành chính nhân sự khác).

Chúng tôi kỳ vọng tìm kiếm một ứng viên có tư duy phân tích nhạy bén về số liệu tài chính, đồng thời có sự thấu hiểu sâu sắc về các quy trình nhân sự để đảm bảo mọi dòng tiền chi ra từ quỹ nhân sự đều mang lại hiệu quả (ROI) cao nhất cho tổ chức, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật và chính sách nội bộ.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Lập kế hoạch và Xây dựng Dự toán Ngân sách Nhân sự (HR Budgeting & Planning)

* Chủ trì và phối hợp với các Trưởng bộ phận trong khối Nhân sự (Tuyển dụng, Đào tạo, C&B, Truyền thông nội bộ) để thu thập số liệu, nhu cầu và xây dựng dự thảo ngân sách nhân sự hàng năm (Annual HR Budget Plan).
* Tính toán, dự báo chi phí nhân sự dài hạn và ngắn hạn dựa trên kế hoạch kinh doanh và định biên nhân sự (Headcount Plan) đã được phê duyệt bởi Ban Giám đốc.
* Phân bổ ngân sách chi tiết theo từng tháng, quý, từng phòng ban và từng hạng mục chi phí cụ thể (Chi phí lương, bảo hiểm, phúc lợi, tuyển dụng, đào tạo, hoạt động gắn kết, trang thiết bị làm việc...).
* Xây dựng các kịch bản dự phòng ngân sách nhân sự nhằm ứng phó với các biến động của thị trường lao động hoặc thay đổi trong chiến lược kinh doanh của công ty.

2. Kiểm soát và Quản lý Chi phí Nhân sự Thực tế (HR Cost Control & Monitoring)

* Theo dõi sát sao tình hình sử dụng ngân sách thực tế so với ngân sách được phê duyệt (Variance Analysis) hàng tháng, quý, năm.
* Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và hợp lệ của các yêu cầu thanh toán, đề xuất chi tiêu phát sinh từ các bộ phận thuộc khối Nhân sự trước khi trình phê duyệt.
* Thực hiện đối chiếu, kiểm tra kỹ lưỡng các hóa đơn, chứng từ thanh toán từ các nhà cung cấp dịch vụ nhân sự (đơn vị Headhunter, kênh đăng tuyển, đơn vị đào tạo, nhà cung cấp quà tặng, bảo hiểm sức khỏe tự nguyện...).
* Phát hiện kịp thời các khoản chi vượt ngân sách (Over-budget), tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất các giải pháp khắc phục, tối ưu hóa chi phí hiệu quả cho Trưởng bộ phận.

3. Vận hành Quy trình Thanh quyết toán & Phối hợp Tài chính (Financial Coordination)

* Lập hồ sơ thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng cho các hoạt động nhân sự và chuyển giao cho Bộ phận Kế toán xử lý đúng hạn.
* Theo dõi và quản lý công nợ của các nhà cung cấp dịch vụ thuộc mảng nhân sự; giải quyết các tranh chấp hoặc sai lệch về số liệu tài chính (nếu có).
* Định kỳ hàng tháng phối hợp với Bộ phận Kế toán thực hiện việc trích trước chi phí (Accrual expense) và phân bổ chi phí nhân sự vào các trung tâm chi phí (Cost Center) tương ứng một cách chính xác.
* Tham gia vào quá trình quyết toán thuế Thu nhập cá nhân (TNCN), quyết toán kinh phí công đoàn và các khoản bảo hiểm bắt buộc liên quan đến chi phí nhân sự.

4. Quản lý Hành chính và Hợp đồng mảng Nhân sự (HR Admin & Contract Management)

* Quản lý, lưu trữ hệ thống hợp đồng dịch vụ, thỏa thuận hợp tác (MOU) với các đối tác cung cấp dịch vụ nhân sự (Vendor Management).
* Theo dõi thời hạn hợp đồng, thực hiện các thủ tục gia hạn hoặc thanh lý hợp đồng đúng quy trình pháp lý của công ty.
* Đánh giá định kỳ chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp (SLA evaluation) để đề xuất tiếp tục hợp tác hoặc tìm kiếm đối tác mới có chi phí tối ưu hơn.
* Hỗ trợ mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị làm việc, công cụ dụng cụ cho nhân sự mới và quản lý tài sản thuộc khối Nhân sự quản lý.

5. Báo cáo, Phân tích và Dự báo (Reporting & Analytics)

* Xây dựng và vận hành các báo cáo quản trị ngân sách nhân sự hàng tháng (Monthly HR Financial Report) gửi Giám đốc Nhân sự (CHRO) và Giám đốc Tài chính (CFO).
* Phân tích các chỉ số tài chính nhân sự quan trọng như: Chi phí nhân sự trên doanh thu (HR Cost-to-Revenue Ratio), Chi phí trung bình cho một nhân sự (Cost per Headcount), Chi phí tuyển dụng trên một người (Cost per Hire), ROI của các chương trình đào tạo và gắn kết nhân viên.
* Đưa ra các dự báo tài chính nhân sự (Financial Forecast) định kỳ dựa trên xu hướng tuyển dụng và biến động nhân sự thực tế.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager) / Giám đốc Nhân sự (HR Director).
* Báo cáo chức năng phối hợp (Dotted-line reporting): Trưởng phòng Kiểm soát Ngân sách (Budget Control Manager) hoặc Trưởng phòng Kế toán Quản trị thuộc Khối Tài chính.
* Hướng dẫn & Phối hợp:
* Chủ trì hướng dẫn các bộ phận nội bộ thuộc khối Nhân sự (Tuyển dụng, Đào tạo, C&B) về quy trình lập ngân sách, quy chuẩn hồ sơ thanh toán và các định mức chi tiêu theo quy định của công ty.
* Hợp tác chặt chẽ với Bộ phận Mua sắm (Procurement) và Bộ phận Kế toán (Accounting) để đảm bảo các quy trình mua sắm dịch vụ nhân sự được diễn ra trôi chảy, đúng pháp lý và tối ưu về mặt chi phí.

---

Yêu cầu tuyển dụng

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Tài chính, Kế toán, Kiểm toán, Quản trị Nhân sự, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 03 - 05 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Nhân sự hoặc Tài chính/Kế toán.
* Ưu tiên ứng viên có ít nhất 02 năm kinh nghiệm trực tiếp làm ở vị trí Quản lý Ngân sách Nhân sự (HR Budget Specialist), C&B Specialist (mảng chi phí lương/phúc lợi), Kế toán quản trị chi phí nhân sự tại các doanh nghiệp quy mô từ 500 nhân sự trở lên hoặc các ngân hàng thương mại.
* Có hiểu biết sâu sắc về Luật Lao động, Luật Thuế Thu nhập cá nhân, Luật Bảo hiểm xã hội và các chuẩn mực kế toán liên quan đến chi phí nhân viên.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Phân tích Số liệu: Khả năng đọc hiểu báo cáo tài chính, phân tích xu hướng chi phí, nhạy bén với các con số và phát hiện nhanh các điểm bất thường trong dữ liệu tài chính nhân sự.
* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Thành thạo nâng cao Microsoft Excel (vững các hàm xử lý dữ liệu lớn như Vlookup, Index/Match, Pivot Table, Power Query, VBA là một lợi thế lớn). Khả năng xây dựng các Dashboard trực quan hóa dữ liệu ngân sách.
* Sử dụng Phần mềm chuyên dụng: Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) – đặc biệt là các phân hệ FICO, HCM và các phần mềm quản lý nhân sự HRM.
* Kỹ năng Đàm phán và Quản lý Nhà cung cấp: Khả năng thương lượng điều khoản hợp đồng và chi phí với các đối tác dịch vụ nhân sự nhằm đạt được mức giá tối ưu nhất cho công ty.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt và đọc hiểu thành thạo các tài liệu chuyên ngành tài chính/nhân sự (tương đương TOEIC 750 hoặc IELTS 6.0 trở lên).

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận và Trung thực: Đây là yêu cầu tiên quyết vì vị trí này trực tiếp quản lý dữ liệu lương thưởng bảo mật và dòng tiền lớn của doanh nghiệp. Mọi sai sót nhỏ trong tính toán đều có thể dẫn đến thiệt hại tài chính hoặc rủi ro pháp lý.
* Bảo mật thông tin tối đa: Cam kết tuyệt đối không tiết lộ thông tin về quỹ lương, thưởng, chế độ đãi ngộ cá nhân hoặc các kế hoạch nhân sự chiến lược của công ty ra bên ngoài.
* Tư duy giải quyết vấn đề (Problem-solving mindset): Không chỉ tìm ra lỗi chi tiêu vượt ngân sách, mà phải chủ động đề xuất giải pháp thay thế hợp lý, tối ưu hóa quy trình để tiết kiệm chi phí.
* Kỹ năng Giao tiếp và Thuyết phục: Khả năng truyền đạt các quy định tài chính phức tạp, khô khan thành các hướng dẫn dễ hiểu cho nhân sự; khả năng giải trình và bảo vệ phương án ngân sách trước Ban Giám đốc.
* Chịu áp lực công việc cao: Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm hiệu quả dưới áp lực thời gian lớn (đặc biệt vào mùa quyết toán cuối năm và mùa lập ngân sách năm mới).

---

Quyền lợi

* Mức lương: Thu nhập cạnh tranh từ 18,000,000 - 25,000,000 VNĐ/tháng (thỏa thuận theo năng lực thực tế của ứng viên).
* Chính sách đãi ngộ:
* Lương tháng 13 đảm bảo + Thưởng hiệu suất công việc (KPIs) hàng năm theo kết quả kinh doanh của Ngân hàng/Công ty.
* Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp trang phục theo quy chế tài chính.
* Chăm sóc sức khỏe:
* Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật hiện hành trên mức lương thực tế.
* Gói bảo hiểm sức khỏe đặc biệt (Bảo Việt/PVI) dành riêng cho nhân sự cấp cao và chế độ khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường & Cơ hội phát triển:
* Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động, minh bạch và có tính hệ thống cao.
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị Tài chính Doanh nghiệp, Kế toán quản trị nâng cao và các kỹ năng quản trị nhân sự hiện đại do công ty tài trợ.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Trưởng nhóm Quản lý Chi phí Nhân sự, Trưởng phòng Hành chính Nhân sự hoặc Giám đốc Nhân sự.
* Hoạt động tập thể: Hưởng chế độ nghỉ mát, du lịch hàng năm (Teambuilding), các hoạt động văn-thể-mỹ sôi nổi của Công đoàn và tổ chức.

---

Tags:

`Tuyển dụng Nhân sự` `Quản lý Ngân sách` `Kế toán quản trị` `C&B` `Hành chính Nhân sự` `Phân tích Chi phí` `Tối ưu hóa Chi phí` `Kiểm soát Ngân sách` `HR Finance` `HR Budgeting`

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên quản lý ngân sách nhân sự
* Chuyên viên Hành chính Ngân sách HR
* HR Budget & Admin Specialist
* HR Cost Controller
* Kế toán quản trị chi phí nhân sự
* Chuyên viên C&B quản trị ngân sách
* Nhân viên Hành chính Nhân sự mảng thanh toán
* HR Finance Specialist tuyển dụng
* Tuyển dụng quản trị chi phí nhân viên
* Chuyên gia phân tích dữ liệu nhân sự tài chính

Share