MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

---

Tổng quan

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự chuyên nghiệp. Trong bối cảnh doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng mạnh mẽ, chúng tôi không chỉ tìm kiếm một người thực hiện các công việc giấy tờ thuần túy, mà kỳ vọng hội tụ một người đồng hành chiến lược, một cầu nối vững chắc giữa Ban lãnh đạo và tập thể người lao động.

Vị trí này được thiết kế dành cho một cá nhân năng động, có tư duy hệ thống, am hiểu sâu sắc về luật lao động, có kỹ năng giao tiếp xuất sắc và khả năng quản lý đa nhiệm hiệu quả. Với vai trò là một "chuyên gia nhân sự", bạn sẽ chịu trách nhiệm kiến tạo và duy trì một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hạnh phúc, nơi mỗi nhân viên đều có cơ hội phát triển tối đa năng lực cá nhân, đồng thời đảm bảo mọi quy trình vận hành hành chính - nhân sự của công ty được diễn ra trôi chảy, đúng pháp luật và tối ưu hóa chi phí.

---

Nhiệm vụ công việc chính

Nhiệm vụ của vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự được chia thành các mảng chuyên môn trọng yếu sau đây:

1. Quản trị Công tác Nhân sự & Quan hệ Lao động

* Quản lý Vòng đời Nhân sự (Employee Lifecycle): Thực hiện toàn bộ quy trình tiếp nhận nhân sự mới (Onboarding) từ việc chuẩn bị góc làm việc, cấp phát công cụ dụng cụ, hướng dẫn hội nhập, ký kết hợp đồng thử việc đến quy trình chấm dứt hợp đồng lao động (Offboarding) như bàn giao tài sản, thanh lý hợp đồng và thực hiện các thủ tục liên quan theo đúng quy định pháp luật.
* Quản lý Hồ sơ & Cơ sở Dữ liệu Nhân sự: Thiết lập, phân loại, lưu trữ và cập nhật liên tục hệ thống hồ sơ nhân sự (cả bản cứng tại văn phòng và bản mềm trên hệ thống ERP/HRIS của công ty). Đảm bảo thông tin của toàn bộ cán bộ nhân viên (CBNV) luôn chính xác, bảo mật và dễ dàng truy xuất khi có yêu cầu.
* Soạn thảo Văn bản chuyên ngành: Chủ trì soạn thảo các quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm, điều động công tác, khen thưởng, kỷ luật, tăng lương, các thông báo nội bộ và các văn bản hành chính nhân sự khác trình Ban Giám đốc phê duyệt.
* Giải quyết Quan hệ Lao động: Là đầu mối tiếp nhận, lắng nghe và giải quyết các tâm tư, nguyện vọng, thắc mắc của người lao động về chế độ, chính sách, nội quy lao động. Chủ động đề xuất các giải pháp hòa giải, xử lý xung đột nội bộ một cách thấu tình đạt lý, xây dựng môi trường làm việc hòa đồng, đoàn kết.

2. Quản trị C&B (Lương, Thưởng, Phúc lợi & Bảo hiểm)

* Chấm công và Quản lý Phép năm: Theo dõi, kiểm tra và tổng hợp dữ liệu chấm công hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng (bao gồm cả việc đi muộn, về sớm, làm thêm giờ - OT, nghỉ phép, nghỉ chế độ). Giải quyết các khiếu nại liên quan đến dữ liệu chấm công từ nhân viên.
* Hỗ trợ Tính lương: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán để tập hợp các dữ liệu biến động nhân sự, bảng chấm công, chỉ số KPI, các khoản phụ cấp, khấu trừ để phục vụ công tác tính lương chính xác, đúng hạn hàng tháng.
* Thực hiện thủ tục Bảo hiểm Xã hội (BHXH): Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN trên phần mềm bảo hiểm điện tử. Hướng dẫn và hoàn thiện hồ sơ hưởng các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, dưỡng sức cho người lao động.
* Thuế Thu nhập Cá nhân (PIT): Hỗ trợ đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên mới, đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh và phối hợp quyết toán thuế TNCN hàng năm.

3. Hỗ trợ Công tác Tuyển dụng & Đào tạo

* Hỗ trợ Tuyển dụng: Tiếp nhận nhu cầu tuyển dụng từ các phòng ban, soạn thảo và đăng tuyển tin tuyển dụng trên các kênh truyền thông chính thức của công ty và các trang tuyển dụng uy tín. Lọc hồ sơ ứng viên, liên hệ đặt lịch phỏng vấn, chuẩn bị phòng phỏng vấn và gửi thư cảm ơn/thư mời nhận việc (Offer Letter).
* Hỗ trợ Đào tạo: Phối hợp tổ chức các khóa đào tạo hội nhập cho nhân viên mới và các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng nội bộ hoặc thuê ngoài. Theo dõi, đánh giá kết quả sau đào tạo và lưu trữ chứng chỉ đào tạo của nhân viên.

4. Quản trị Hành chính & Vận hành Văn phòng

* Quản lý và Mua sắm Văn phòng phẩm/Công cụ dụng cụ: Khảo sát nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm định kỳ và phân phát văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, công cụ dụng cụ làm việc cho các phòng ban. Kiểm soát định mức sử dụng, đảm bảo tiết kiệm và tránh lãng phí.
* Quản lý Tài sản & Trang thiết bị: Lập sổ theo dõi, dán tem mã tài sản, định kỳ kiểm kê tài sản, máy móc thiết bị văn phòng (máy in, máy photo, điều hòa, hệ thống mạng...). Liên hệ nhà cung cấp thực hiện bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời khi có sự cố phát sinh.
* Quản lý Công tác phí & Tiếp khách: Đặt vé máy bay, phòng khách sạn, chuẩn bị xe đưa đón cho Ban lãnh đạo và CBNV đi công tác. Chuẩn bị hậu cần (trà nước, hoa quả, phòng họp) chu đáo cho các buổi đón tiếp đối tác, khách hàng đến làm việc tại văn phòng.
* Quản lý Dịch vụ Văn phòng: Giám sát chất lượng công việc của đội ngũ lao công, tạp vụ, bảo vệ nhằm đảm bảo không gian làm việc luôn xanh - sạch - đẹp, an ninh và an toàn phòng cháy chữa cháy.
* Quản lý và Lưu trữ Công văn: Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao công văn đi - đến cho các bộ phận liên quan. Quản lý con dấu của công ty theo đúng quy chế sử dụng con dấu, đảm bảo tính pháp lý và bảo mật.

5. Phát triển Văn hóa Doanh nghiệp & Truyền thông Nội bộ

* Tổ chức Sự kiện: Chủ trì hoặc phối hợp với Công đoàn tổ chức các sự kiện thường niên của công ty như: Sinh nhật CBNV, Ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3, Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10, Tết Thiếu nhi 1/6 cho con em CBNV, Ngày hội Gia đình, Team building, Tiệc tất niên (Year-End Party)...
* Truyền thông Nội bộ: Biên soạn và phát sóng các bản tin nội bộ, thông báo các chương trình thi đua, vinh danh cá nhân/tập thể xuất sắc nhằm khích lệ tinh thần làm việc và thắt chặt tình đoàn kết trong doanh nghiệp.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

* Tuyến Báo cáo trực tiếp: Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Administration Manager) hoặc Giám đốc Nhân sự (HR Director) tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức từng thời kỳ.
* Báo cáo Định kỳ & Đột xuất:
* Thực hiện báo cáo tuần/tháng/quý/năm về tình hình biến động nhân sự, chi phí hành chính, tiến độ thực hiện công việc.
* Báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Trưởng bộ phận hoặc Ban Giám đốc khi có sự vụ phát sinh ngoài tầm kiểm soát.
* Quan hệ Phối hợp:
* Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Kế toán trong việc đối chiếu số liệu chấm công, tính lương, BHXH, Thuế TNCN và thanh quyết toán chi phí hành chính.
* Hợp tác với các Trưởng bộ phận/Phòng ban chuyên môn khác để hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự và hậu cần hành chính của phòng ban đó.
* Vai trò Hướng dẫn:
* Hướng dẫn, đào tạo hội nhập cho nhân viên mới về nội quy lao động, quy chế công ty, văn hóa doanh nghiệp và các quy trình hành chính.
* Hướng dẫn, kèm cặp các thực tập sinh hành chính nhân sự (nếu có) được phân công vào bộ phận.

---

Yêu cầu tuyển dụng

Để đảm nhận xuất sắc vai trò "chuyên gia nhân sự" tại tổ chức của chúng tôi, ứng viên cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn sau:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ Học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nhân lực, Luật/Luật Kinh tế, Quản trị Kinh doanh, Hành chính học, Ngoại ngữ hoặc các ngành kinh tế có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu từ 02 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc liên tục ở vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự, Nhân viên C&B hoặc Nhân viên Nhân sự tổng hợp tại các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên.
* Ưu tiên những ứng viên từng làm việc trong môi trường đa quốc gia, các công ty công nghệ, bán lẻ hoặc dịch vụ có tốc độ phát triển nhanh.

Kỹ năng chuyên môn:

* Am hiểu Pháp luật: Nắm vững Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn thi hành. Có khả năng tự cập nhật các thay đổi mới nhất về chính sách pháp luật để tham mưu kịp thời cho ban lãnh đạo.
* Sử dụng Công cụ Tin học văn phòng: Thành thạo bộ công cụ MS Office (đặc biệt là Excel ở trình độ nâng cao: biết sử dụng các hàm tìm kiếm, thống kê, xử lý dữ liệu lớn như Vlookup, Index-Match, Pivot Table để làm bảng lương, bảng công). Thành thạo các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS), phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử và các công cụ làm việc trực tuyến (Google Workspace, Trello, Slack...).
* Kỹ năng Giao tiếp và Thuyết phục: Có khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu cả bằng văn bản và lời nói. Khả năng thuyết phục tốt, biết cách lắng nghe tích cực để giải quyết mâu thuẫn nội bộ một cách hòa nhã.
* Kỹ năng Soạn thảo Văn bản: Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính đúng quy chuẩn, hành văn mạch lạc, chuyên nghiệp, không sai lỗi chính tả hay ngữ pháp.
* Kỹ năng Giải quyết Vấn đề & Quản lý Thời gian: Khả năng phân tích tình huống nhanh, đưa ra giải pháp thực tế và hiệu quả. Khả năng sắp xếp công việc khoa học, ưu tiên giải quyết các đầu việc quan trọng trước khi phải đối mặt với nhiều đầu việc hành chính không tên cùng một lúc.
* Ngoại ngữ: Khả năng giao tiếp và đọc hiểu tài liệu bằng Tiếng Anh (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên) là một lợi thế lớn để làm việc với các phần mềm quốc tế hoặc hỗ trợ nhân sự người nước ngoài.

---

Phẩm chất cá nhân

* Trung thực & Bảo mật Thông tin: Đây là phẩm chất tiên quyết của một chuyên gia nhân sự. Bạn phải cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin liên quan đến lương, thưởng, hồ sơ cá nhân của nhân viên và các chiến lược nhân sự, bí mật kinh doanh của công ty.
* Tận tâm & Trách nhiệm: Làm việc với tinh thần trách nhiệm cao nhất, không ngại khó khăn, luôn theo đuổi công việc đến cùng để đảm bảo đạt kết quả tốt nhất.
* Tỉ mỉ & Cẩn trọng: Có tính cẩn thận, chính xác cao trong công việc, đặc biệt là khi làm việc với các con số (lương, bảo hiểm, thuế) và các văn bản mang tính pháp lý (hợp đồng lao động, quyết định nội bộ).
* Thấu cảm & Hướng về Con người: Có chỉ số trí tuệ cảm xúc (EQ) cao, biết quan tâm, chia sẻ và đồng cảm với đồng nghiệp. Luôn giữ thái độ niềm nở, thân thiện, sẵn sàng hỗ trợ mọi thành viên trong công ty.
* Thích ứng & Linh hoạt: Có tinh thần học hỏi cao, sẵn sàng đón nhận các phản hồi mang tính xây dựng, dễ dàng thích nghi với sự thay đổi của công nghệ và quy trình làm việc trong môi trường kinh doanh năng động.

---

Quyền lợi

* Mức thu nhập hấp dẫn: Lương cứng cạnh tranh theo năng lực (dao động từ 12.000.000 VNĐ – 18.000.000 VNĐ/tháng) + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) + Thưởng các ngày Lễ, Tết, Lương tháng thứ 13, 14 tùy thuộc vào kết quả kinh doanh của công ty.
* Chế độ Phúc lợi đầy đủ: Đảm bảo đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ trên mức lương thực tế theo quy định của Luật lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Chăm sóc Sức khỏe: Được tham gia gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp hàng năm (Bảo Việt/PVI), khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong văn phòng hiện đại, tiện nghi, không gian mở, trang bị đầy đủ máy tính cấu hình cao và các công cụ làm việc chuyên nghiệp. Đồng nghiệp trẻ trung, năng động, văn hóa công ty cởi mở, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sáng tạo.
* Cơ hội Thăng tiến & Phát triển:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản trị nhân sự, C&B, Luật lao động do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng, minh bạch: Nhân viên Hành chính Nhân sự -> Chuyên viên Hành chính Nhân sự Cấp cao (Senior HR Admin) -> Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Team Leader) -> Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Manager).
* Hoạt động Tập thể: Được tham gia các chương trình du lịch nghỉ mát thường niên (Team building), tất niên, các hoạt động văn - thể - mỹ phong phú của công ty.

---

Tags:

`Hành chính Nhân sự` `HR Admin` `Tuyển dụng` `C&B` `Quan hệ lao động` `Văn hóa doanh nghiệp` `Nhân sự tổng hợp` `Quản trị văn phòng`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng hành chính nhân sự, tìm việc làm HR Admin, nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp, chuyên viên nhân sự, tuyển dụng nhân viên C&B, việc làm hành chính nhân sự tại TP.HCM, việc làm hành chính nhân sự tại Hà Nội, chuyên gia nhân sự chuyên nghiệp, mô tả công việc hành chính nhân sự, tuyển dụng HR Generalist.

Share