MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH AN NINH LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính An ninh Lĩnh vực Nhân sự (HR Security Administration Officer). Đây là một vị trí có tính chất đặc thù, đóng vai trò là "lá chắn" bảo vệ và cầu nối chiến lược giữa quản trị nguồn nhân lực, kiểm soát hành chính văn phòng và đảm bảo an ninh, an toàn toàn diện cho doanh nghiệp.

Người đảm nhận vị trí này không chỉ thực hiện các nghiệp vụ hành chính nhân sự thông thường mà còn chịu trách nhiệm thiết lập, duy trì và giám sát các tiêu chuẩn an ninh nghiêm ngặt liên quan đến con người, thông tin nội bộ và tài sản của công ty. Bạn sẽ là người trực tiếp xây dựng môi trường làm việc an toàn, bảo mật dữ liệu nhân sự theo đúng quy định pháp luật và quy chế nội bộ, đồng thời ngăn ngừa và xử lý kịp thời các rủi ro về an ninh nhân sự trong doanh nghiệp.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Quản trị hành chính nhân sự và bảo mật dữ liệu con người

* Quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự bảo mật: Thiết lập, sắp xếp và lưu trữ toàn bộ hệ thống hồ sơ nhân sự (bản cứng và bản mềm) theo tiêu chuẩn bảo mật cao nhất. Đảm bảo thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, mức lương và các quyết định bổ nhiệm được bảo vệ nghiêm ngặt chống lại việc truy cập trái phép.
* Tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu: Nghiên cứu và áp dụng các quy định của pháp luật (như Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân) vào quy trình xử lý dữ liệu nhân viên của doanh nghiệp. Đảm bảo mọi hoạt động thu thập, lưu trữ, chuyển giao dữ liệu nhân viên đều có sự đồng ý hợp pháp và được mã hóa an toàn.
* Quản lý cam kết bảo mật thông tin (NDA): Chủ trì việc soạn thảo, ký kết và giám sát việc thực hiện các thỏa thuận bảo mật thông tin, cam kết không cạnh tranh đối với nhân sự mới, nhân sự chủ chốt hoặc nhân sự nghỉ việc.
* Xử lý thủ tục nhân sự hành chính: Thực hiện việc soạn thảo các quyết định nhân sự, tiếp nhận nhân viên mới, bàn giao trang thiết bị và hoàn tất thủ tục thôi việc cho nhân sự nghỉ việc một cách an toàn, thu hồi triệt để quyền truy cập thông tin và tài sản công ty.

2. Quản lý kiểm soát ra vào và định danh nhân viên (Access Control & Identity Management)

* Vận hành hệ thống định danh: Quản lý, cấp phát, gia hạn và thu hồi thẻ nhân viên, dấu vân tay, nhận diện khuôn mặt (Face ID) trên hệ thống kiểm soát ra vào của tòa nhà/văn phòng/nhà máy.
* Phân quyền truy cập vật lý: Thiết lập và giám sát việc phân quyền tiếp cận các khu vực nhạy cảm (như phòng máy chủ, phòng kế toán, kho tài liệu mật, phòng nghiên cứu phát triển) dựa trên vai trò công việc của từng nhân sự.
* Quản lý khách ra vào (Visitor Management): Xây dựng quy trình tiếp đón, kiểm soát và đăng ký thông tin cho khách hàng, đối tác, nhà thầu phụ đến làm việc tại doanh nghiệp. Đảm bảo mọi khách ra vào đều có sự giám sát và tuân thủ các quy tắc an ninh nội bộ.
* Giám sát và kiểm tra hệ thống camera (CCTV) hành chính: Phối hợp với bộ phận kỹ thuật để giám sát hoạt động của hệ thống camera giám sát tại các khu vực làm việc chung, hành lang, khu vực ra vào, nhằm kịp thời phát hiện các hành vi vi phạm nội quy lao động hoặc rủi ro an ninh.

3. Thẩm định lý lịch và phòng ngừa rủi ro nhân sự (Background Screening & Mitigation)

* Thực hiện quy trình thẩm định nhân thân (Background Check): Tiến hành hoặc điều phối với các đơn vị thứ ba để xác minh lý lịch, bằng cấp, lịch sử làm việc, tính trung thực và độ tin cậy của các ứng viên tiềm năng trước khi tuyển dụng, đặc biệt là đối với các vị trí quản lý cấp cao hoặc các vị trí tiếp xúc trực tiếp với tài chính, bí mật công nghệ.
* Đánh giá rủi ro nhân sự nội bộ: Thường xuyên nhận diện, phân tích và báo cáo các nguy cơ tiềm ẩn liên quan đến gian lận nội bộ, mâu thuẫn lợi ích, rò rỉ thông tin hoặc các hành vi gây mất an ninh trật tự tại nơi làm việc.
* Tập huấn an ninh cho nhân viên mới: Biên soạn tài liệu và trực tiếp hướng dẫn, đào tạo về nhận thức an ninh (Security Awareness Training) cho nhân sự mới trong quá trình Onboarding, bao gồm quy định bảo mật mật khẩu, an toàn thông tin, phòng chống lừa đảo mạng (phishing) và quy tắc ứng xử tại nơi làm việc.

4. Giám sát tuân thủ, điều tra nội bộ và xử lý kỷ luật

* Tuần tra và kiểm tra việc tuân thủ: Tổ chức kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc thực hiện nội quy lao động, quy định mặc đồng phục, đeo thẻ nhân viên, giờ giấc làm việc và các tiêu chuẩn an toàn lao động tại các phòng ban.
* Tham gia điều tra sự cố nội bộ: Phối hợp với Bộ phận Pháp chế, Ban Kiểm soát nội bộ để tiến hành điều tra các vụ việc mất mát tài sản, rò rỉ dữ liệu, quấy rối tại nơi làm việc, bạo lực công sở hoặc vi phạm đạo đức nghề nghiệp. Thu thập chứng cứ, lập biên bản sự việc và báo cáo đề xuất phương án xử lý lên Ban Giám đốc.
* Tổ chức họp xử lý kỷ luật lao động: Hoàn thiện hồ sơ kỷ luật, lên kế hoạch và tham mưu cho Hội đồng Kỷ luật công ty tiến hành các bước xử lý kỷ luật lao động theo đúng quy định của Bộ luật Lao động hiện hành, đảm bảo tính nghiêm minh và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

5. Quản lý an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy (PCCC) và phản ứng khẩn cấp

* Quản trị công tác An toàn - Sức khỏe - Môi trường (HSE) hành chính: Đảm bảo môi trường làm việc văn phòng đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về vệ sinh lao động, ánh sáng, thông gió và các phương tiện bảo hộ lao động cần thiết.
* Tổ chức và diễn tập PCCC: Là đầu mối phối hợp với cơ quan Cảnh sát PCCC địa phương để tổ chức huấn luyện nghiệp vụ, kiểm tra định kỳ trang thiết bị PCCC (bình chữa cháy, hệ thống báo cháy, lối thoát hiểm) và tổ chức các buổi diễn tập thoát hiểm định kỳ cho toàn thể nhân viên.
* Xây dựng kịch bản ứng phó khẩn cấp: Soạn thảo, cập nhật và triển khai các quy trình ứng phó nhanh đối với các tình huống khẩn cấp như tai nạn lao động, thiên tai, dịch bệnh, đe dọa an ninh vật lý hoặc đình công.

6. Quản lý nhà thầu dịch vụ an ninh bảo vệ chuyên nghiệp

* Giám sát lực lượng bảo vệ thuê ngoài: Quản lý chất lượng dịch vụ của đơn vị cung cấp dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp. Đánh giá thái độ làm việc, tác phong, sự chuyên nghiệp của nhân viên bảo vệ tại các chốt trực.
* Xây dựng kế hoạch phân ca và tuần tra: Phê duyệt lịch trực, lộ trình tuần tra hàng ngày/hàng đêm của lực lượng bảo vệ, đảm bảo không có kẽ hở an ninh nào bị bỏ sót tại các khu vực của công ty.
* Đánh giá hiệu quả định kỳ: Tổ chức họp đánh giá chất lượng dịch vụ hàng tháng/hàng quý với nhà cung cấp dịch vụ an ninh, đưa ra các yêu cầu cải tiến hoặc đề xuất thay đổi nhân sự bảo vệ nếu không đạt yêu cầu.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

1. Tuyến báo cáo (Reporting Line)

* Báo cáo trực tiếp: Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng phòng Hành chính (Administration Manager).
* Báo cáo chức năng: Báo cáo thứ cấp cho Giám đốc An ninh doanh nghiệp (Corporate Security Director) hoặc Trưởng Ban Kiểm soát Nội bộ (Internal Audit Director) trong các trường hợp có sự cố an ninh nghiêm trọng liên quan đến gian lận nhân sự.
* Nhân sự dưới quyền: Có trách nhiệm giám sát trực tiếp Đội trưởng Đội bảo vệ (thuộc dịch vụ thuê ngoài) và các nhân viên hành chính an ninh cấp dưới (nếu có).

2. Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc chính (KPIs)

* Tỷ lệ bảo mật dữ liệu: 100% không để xảy ra sự cố rò rỉ thông tin nhân sự cá nhân hoặc tài liệu mật của doanh nghiệp ra ngoài do lỗi chủ quan.
* Hiệu suất thẩm định nhân thân: 100% hồ sơ ứng viên trúng tuyển các vị trí nhạy cảm được hoàn thành xác minh lý lịch đúng hạn trước ngày nhận việc.
* Thời gian phản hồi và xử lý sự cố: Cập nhật thông tin phân quyền thẻ/Face ID cho nhân sự mới và nhân sự nghỉ việc trong vòng tối đa 24 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu hợp lệ.
* Mức độ tuân thủ an toàn: Đảm bảo 100% trang thiết bị PCCC và an ninh vật lý hoạt động tốt; tổ chức tối thiểu 01 lần diễn tập PCCC toàn diện hàng năm.
* Chỉ số hài lòng và kỷ luật: Giảm tỷ lệ vi phạm nội quy lao động của nhân viên xuống dưới mức mục tiêu đề ra hàng năm; xử lý các vụ việc vi phạm kỷ luật đúng trình tự pháp luật đạt tỷ lệ 100% không xảy ra tranh chấp lao động sau kỷ luật.

---

Yêu cầu và điều kiện

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nhân lực, Luật, Hành chính Văn phòng, Quản lý An ninh, Sĩ quan quân đội/công an phục viên, hoặc các ngành nghề liên quan có tính chất bổ trợ cho công việc hành chính và an ninh.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu từ 02 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Nhân viên Hành chính - Nhân sự, Nhân viên Kiểm soát tuân thủ, Giám sát An ninh nội bộ, hoặc Trưởng ca bảo vệ tại các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn (ưu tiên kinh nghiệm tại các nhà máy sản xuất, công ty logistics, chuỗi bán lẻ hoặc tòa nhà văn phòng có số lượng nhân sự trên 500 người).
* Có kinh nghiệm thực tế trong việc xử lý các vụ việc kỷ luật lao động, tranh chấp nội bộ hoặc phối hợp với cơ quan chức năng nhà nước là một lợi thế lớn.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Kiến thức pháp luật vững vàng: Hiểu rõ các quy định cơ bản của Bộ luật Lao động Việt Nam, Luật An toàn vệ sinh lao động, Luật Phòng cháy và chữa cháy, và các văn bản pháp luật liên quan đến quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
* Kỹ năng vận hành hệ thống kỹ thuật an ninh: Có khả năng sử dụng thành thạo và quản trị phần mềm kiểm soát ra vào (Access Control), hệ thống máy chấm công bằng vân tay/khuôn mặt, phần mềm quản lý camera giám sát (CCTV) và các công cụ lưu trữ dữ liệu đám mây an toàn.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính: Thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint). Có khả năng soạn thảo tờ trình, biên bản điều tra sự việc, quy chế an ninh nội bộ, thông báo hành chính một cách chuẩn xác, lập luận chặt chẽ và đúng thể thức văn bản hành chính.
* Kỹ năng điều tra và phỏng vấn giải trình: Có tư duy phân tích nhạy bén, khả năng thu thập và đánh giá chứng cứ khách quan, biết cách thực hiện các cuộc phỏng vấn giải trình đối với nhân viên vi phạm kỷ luật một cách khéo léo nhưng quyết đoán.
* Kỹ năng xử lý tình huống khẩn cấp: Nhanh nhạy, giữ được sự bình tĩnh trong các tình huống khủng hoảng như cháy nổ, tai nạn, ẩu đả hoặc mất cắp tài sản; có khả năng ra quyết định nhanh và điều phối lực lượng ứng phó hiệu quả.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Tính trung thực và bảo mật tuyệt đối: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Ứng viên phải là người có đạo đức nghề nghiệp cao, không bị dao động bởi lợi ích cá nhân, cam kết bảo vệ thông tin mật của doanh nghiệp và nhân viên trong mọi tình huống.
* Sự tỉ mỉ và tinh thần trách nhiệm cao: Có óc quan sát nhạy bén, chú ý đến từng chi tiết nhỏ để phát hiện ra những bất thường trong hệ thống an ninh hoặc hành vi tuân thủ của nhân viên.
* Tính quyết đoán và công bằng: Xử lý mọi sự việc dựa trên chứng cứ thực tế và quy định hiện hành, không thiên vị, không bị chi phối bởi các mối quan hệ cá nhân tại nơi làm việc.
* Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục tốt: Có khả năng giao tiếp khéo léo, dung hòa được tính nghiêm khắc của công tác an ninh với tinh thần hỗ trợ, thân thiện của bộ phận dịch vụ nhân sự, giúp nhân viên hiểu và tự giác tuân thủ quy định mà không cảm thấy bị gò bó hay áp đặt.
* Sức khỏe tốt và khả năng chịu áp lực cao: Sẵn sàng ứng phó với các sự cố phát sinh ngoài giờ làm việc hành chính; có tinh thần thép để đối mặt với các tình huống xung đột hoặc áp lực từ nhiều phía trong doanh nghiệp.

---

Quyền lợi

* Thu nhập cạnh tranh và ổn định: Mức lương khởi điểm hấp dẫn, thỏa thuận xứng đáng theo năng lực và kinh nghiệm thực tế (khoảng từ 10.000.000đ – 18.000.000đ/tháng), kèm theo các khoản phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp điện thoại, xăng xe hoặc ăn trưa theo chính sách của công ty.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo quy định của Luật Lao động. Được tham gia chương trình bảo hiểm sức khỏe tai nạn thương nghiệp 24/7 chất lượng cao (như PVI, Bảo Việt, Liberty...).
* Chính sách thưởng hấp dẫn: Thưởng lương tháng thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm, thưởng vào các dịp Lễ, Tết trong năm (30/4 - 1/5, Quốc khánh, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán).
* Cơ hội học tập và phát triển nghề nghiệp: Được công ty tài trợ tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị Nhân sự hiện đại, các khóa học về nghiệp vụ PCCC, sơ cấp cứu tai nạn lao động, kỹ năng điều tra nội bộ, và bảo mật an toàn thông tin doanh nghiệp.
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh: Làm việc trong môi trường doanh nghiệp năng động, hiện đại, trang bị đầy đủ các công cụ và hạ tầng kỹ thuật an ninh tiên tiến hàng đầu, đồng nghiệp thân thiện, tôn trọng và hỗ trợ lẫn nhau.
* Chế độ phúc lợi phong phú: Chế độ nghỉ phép năm (từ 12 - 15 ngày phép/năm), tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm cùng công ty, nhận quà tặng vào các dịp sinh nhật, hiếu hỷ, thai sản, và các chương trình chăm sóc đời sống tinh thần cho người lao động của Công đoàn.

---

Tags

`#HànhChínhAnNinh` `#NhânSựAnNinh` `#KiểmSoátTuânThủ` `#AnNinhDoanhNghiệp` `#HRAdministration` `#HSE` `#SecurityOfficer` `#QuảnTrịNhânSự` `#BảoMậtDữLiệu` `#TuyểnDụngBảoMật`

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên hành chính an ninh nhân sự
* Chuyên viên an ninh hành chính
* Nhân viên kiểm soát nội bộ và an ninh nhân sự
* Hành chính nhân sự mảng an ninh tuân thủ
* Tuyển dụng nhân viên bảo mật hành chính nhân sự
* Giám sát an ninh nhân sự văn phòng
* Nhân viên quản lý an toàn và an ninh nhân sự
* HR Security Administrator
* Nhân viên hành chính kiểm soát ra vào
* Nhân viên pháp chế tuân thủ và an ninh nhân sự

Share