MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN LƯU TRỮ LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR RECORDS & ARCHIVAL SPECIALIST)

---

Mô tả công việc

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên lưu trữ lĩnh vực nhân sự (HR Records & Archival Specialist). Trong kỷ nguyên số hóa và quản trị dữ liệu nghiêm ngặt, vai trò này không chỉ đơn thuần là việc quản lý các thùng hồ sơ giấy truyền thống. Người đảm nhận vị trí này sẽ là "người gác cổng" thông tin của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thiết lập, vận hành, bảo mật và tối ưu hóa toàn bộ hệ thống lưu trữ thông tin nhân sự (bao gồm cả hồ sơ vật lý và cơ sở dữ liệu số - Digital Records).

Vị trí này đóng vai trò chiến lược trong việc bảo vệ tài sản trí tuệ, thông tin bảo mật của nhân viên và đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành về lao động, lưu trữ thông tin và an toàn dữ liệu cá nhân (như Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân). Bạn sẽ là cầu nối giúp các bộ phận khác trong khối Nhân sự (Tuyển dụng, C&B, Đào tạo, Quan hệ lao động) truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và hợp pháp, từ đó tối ưu hóa hiệu suất vận hành chung của toàn tổng công ty.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, phân loại và hệ thống hóa hồ sơ nhân sự vật lý (Physical Records Management):
* Thiết lập hệ thống phân loại: Xây dựng, chuẩn hóa và duy trì hệ thống danh mục, mã hóa hồ sơ nhân sự (nhân viên chính thức, cộng tác viên, thực tập sinh, nhân sự đã nghỉ việc) theo một logic khoa học (theo bảng chữ cái, mã số nhân viên, phòng ban hoặc thời gian).
* Tiếp nhận và kiểm tra: Thu thập, tiếp nhận hồ sơ đầu vào từ bộ phận Tuyển dụng và Quan hệ lao động. Tiến hành đối chiếu, kiểm tra tính đầy đủ, tính pháp lý và tính nguyên vẹn của các giấy tờ bắt buộc (Sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ, căn cước công dân, hợp đồng lao động, cam kết bảo mật...).
* Lưu kho vật lý: Sắp xếp hồ sơ vào các tủ, kệ, thùng lưu trữ chuyên dụng. Ghi nhận vị trí chính xác của từng bộ hồ sơ trên sơ đồ kho lưu trữ để đảm bảo việc tìm kiếm không quá 3 phút.
* Bảo quản và bảo trì: Thường xuyên kiểm tra điều kiện môi trường kho lưu trữ (nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống mối mọt, phòng cháy chữa cháy) để đảm bảo hồ sơ giấy không bị hư hỏng theo thời gian.

2. Thực hiện công tác số hóa và quản lý dữ liệu điện tử (Digital Archiving & HRIS):
* Số hóa hồ sơ (Scanning & Indexing): Thực hiện quét (scan) toàn bộ hồ sơ giấy mới phát sinh, sử dụng công nghệ nhận diện ký tự quang học (OCR) để chuyển đổi thành tài liệu số có khả năng tìm kiếm được.
* Quản trị hệ thống lưu trữ số: Tải (upload) và phân loại dữ liệu số lên hệ thống quản trị nguồn nhân lực (HRIS - như SAP, SuccessFactors, BambooHR, hoặc các phần mềm lưu trữ chuyên dụng của công ty). Đảm bảo cấu trúc thư mục số đồng bộ hoàn toàn với kho lưu trữ vật lý.
* Cập nhật dữ liệu thời gian thực: Nhập liệu và cập nhật liên tục các biến động nhân sự (thăng tiến, điều chuyển, tăng lương, kỷ luật, bổ nhiệm) lên hệ thống phần mềm, đảm bảo dữ liệu "sống" và chính xác tuyệt đối.

3. Kiểm soát tuân thủ, bảo mật và quản lý rủi ro thông tin:
* Bảo mật thông tin nhân sự: Áp dụng nghiêm ngặt các chính sách bảo mật thông tin nhân sự. Phân quyền truy cập hồ sơ (cả bản cứng và bản mềm) đúng đối tượng, đúng thẩm quyền. Tuyệt đối không để rò rỉ thông tin lương, thông tin cá nhân của nhân viên ra bên ngoài.
* Tuân thủ pháp lý: Nghiên cứu và áp dụng Luật Lưu trữ, Luật Lao động và các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Đảm bảo việc lưu giữ và sử dụng thông tin nhân sự tuân thủ 100% quy định pháp luật để tránh các rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
* Chuẩn bị cho kiểm toán (Audit Preparation): Là đầu mối chuẩn bị, cung cấp và giải trình hồ sơ nhân sự phục vụ cho các đợt thanh tra lao động, kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập (như ISO, kiểm toán tài chính, kiểm toán trách nhiệm xã hội).

4. Vận hành quy trình mượn - trả và hỗ trợ tra cứu thông tin:
* Quản lý quy trình mượn/trả: Tiếp nhận yêu cầu mượn hồ sơ từ các bộ phận được cấp quyền. Ghi nhận nhật ký mượn - trả chi tiết (người mượn, mục đích, ngày mượn, ngày trả dự kiến). Theo dõi và đôn đốc việc hoàn trả hồ sơ đúng hạn và nguyên vẹn.
* Cung cấp thông tin nhanh: Hỗ trợ các bộ phận chuyên môn trong HR (như C&B tính lương, Pháp chế giải quyết tranh chấp lao động) tra cứu nhanh các thông tin lịch sử của nhân viên khi có yêu cầu đột xuất.

5. Quản lý vòng đời tài liệu và tiêu hủy hồ sơ (Retention & Destruction):
* Xác định thời hạn lưu trữ: Phân loại hồ sơ theo thời hạn lưu trữ quy định (lưu trữ vĩnh viễn, lưu trữ 5 năm, 10 năm, 75 năm đối với hồ sơ lương...).
* Lập kế hoạch tiêu hủy: Định kỳ hàng năm rà soát các hồ sơ đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định. Lập danh mục hồ sơ đề xuất tiêu hủy trình Ban Giám đốc phê duyệt.
* Thực hiện tiêu hủy an toàn: Phối hợp với các bên liên quan thực hiện quy trình tiêu hủy hồ sơ (cắt nhỏ, nghiền bột đối với bản cứng; xóa vĩnh viễn đối với bản mềm) đảm bảo thông tin không thể phục hồi, lập biên bản tiêu hủy đúng quy trình pháp luật.

6. Báo cáo và cải tiến quy trình:
* Thực hiện các báo cáo định kỳ (tháng/quý/năm) về tình trạng kho lưu trữ, tỷ lệ số hóa hồ sơ, danh sách hồ sơ phát sinh, tình hình mượn trả hồ sơ.
* Đề xuất các giải pháp, sáng kiến cải tiến quy trình lưu trữ nhằm tiết kiệm diện tích kho, tăng tốc độ tra cứu và nâng cao tính bảo mật dữ liệu.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR Administration Manager) hoặc Trưởng nhóm Vận hành Nhân sự (HR Operations Team Leader).
* Phối hợp nội bộ:
* Hợp tác chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng để tiếp nhận hồ sơ ứng viên trúng tuyển.
* Phối hợp với bộ phận C&B để cung cấp/cập nhật hồ sơ phục vụ tính lương, bảo hiểm xã hội, thuế TNCN.
* Làm việc với bộ phận IT để bảo trì, nâng cấp phần mềm lưu trữ và xử lý các sự cố bảo mật dữ liệu số.
* Hỗ trợ tất cả các Trưởng bộ phận trong công ty trong việc tra cứu thông tin nhân sự thuộc quyền quản lý theo đúng quy trình.
* Hướng dẫn và Đào tạo: Hướng dẫn các nhân sự mới trong phòng HR về quy chuẩn sắp xếp, bàn giao hồ sơ và tuân thủ quy định bảo mật thông tin của phòng lưu trữ.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Văn thư - Lưu trữ, Quản trị văn phòng, Quản trị nguồn nhân lực, Luật, Công nghệ thông tin, hoặc các ngành Kinh tế/Xã hội có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí Nhân viên Lưu trữ, Nhân viên Văn thư, Nhân viên Admin HR, hoặc các vị trí hành chính văn phòng có quản lý hồ sơ quy mô lớn.
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn (từ 500 nhân sự trở lên), các đơn vị sản xuất, bán lẻ hoặc các tập đoàn có hệ thống kho lưu trữ chuyên nghiệp.

Kỹ năng chuyên môn:

* Nghiệp vụ văn thư lưu trữ: Nắm vững các nguyên tắc, phương pháp phân loại, lập hồ sơ và bảo quản tài liệu. Hiểu rõ quy trình vòng đời của một tài liệu.
* Kiến thức pháp luật: Có hiểu biết cơ bản về Luật Lao động Việt Nam, Luật Lưu trữ và các quy định về bảo mật thông tin cá nhân.
* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Sử dụng thành thạo MS Office (đặc biệt là Excel để quản lý danh mục dữ liệu, sử dụng các hàm tìm kiếm, lọc dữ liệu nâng cao).
* Sử dụng công nghệ và phần mềm: Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng (máy scan tốc độ cao, máy photo) và có khả năng nhanh chóng làm quen với các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS), phần mềm quản trị tài liệu (DMS).
* Kỹ năng sắp xếp và quản lý thời gian: Khả năng tổ chức công việc khoa học, quản lý không gian kho bãi hiệu quả, biết ưu tiên các tác vụ quan trọng khi có nhiều yêu cầu tra cứu cùng lúc.
* Kỹ năng giao tiếp và dịch vụ nội bộ: Giao tiếp lịch sự, rõ ràng, hỗ trợ các phòng ban khác với thái độ nhiệt tình, chuyên nghiệp nhưng vẫn giữ vững nguyên tắc bảo mật.

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Một sai sót nhỏ trong việc lưu trữ hoặc nhập liệu có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về pháp lý hoặc thất lạc hồ sơ không thể tìm lại.
* Tính bảo mật và trung thực tuyệt đối: Thường xuyên tiếp xúc với các thông tin nhạy cảm (lương, thông tin cá nhân, lý lịch tư pháp), nhân viên lưu trữ phải là người đáng tin cậy, không tiết lộ thông tin dưới mọi hình thức khi chưa được phép.
* Tính kỷ luật và nguyên tắc: Tuân thủ tuyệt đối các quy trình, quy định về an toàn thông tin và quy chế lưu trữ của công ty.
* Khả năng chịu áp lực và kiên nhẫn: Có khả năng làm việc với khối lượng tài liệu lớn, thực hiện các công việc có tính lặp đi lặp lại nhưng vẫn duy trì được sự tập trung và độ chính xác cao.
* Sức khỏe tốt: Có khả năng di chuyển, sắp xếp các thùng hồ sơ vật lý (khi cần thiết) và làm việc trong môi trường kho lưu trữ.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập hấp dẫn & cạnh tranh: Lương cơ bản từ [Mức lương] - [Mức lương] VNĐ (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Phụ cấp độc hại/thu hút (nếu làm việc trực tiếp tại kho lưu trữ giấy thời gian dài).
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thử việc.
* Lương tháng 13 đảm bảo, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm và các khoản thưởng lễ, Tết, sinh nhật, hiếu hỉ...
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp:
* Làm việc trong văn phòng hiện đại, trang thiết bị công nghệ tiên tiến (máy scan chuyên dụng, hệ thống phần mềm HRIS hiện đại).
* Đồng nghiệp thân thiện, môi trường tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích các sáng kiến cá nhân.
* Cơ hội phát triển và thăng tiến:
* Được đào tạo bài bản về các phần mềm quản trị nhân sự tiên tiến trên thị trường.
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật Lao động, Quản trị dữ liệu số và Bảo mật thông tin doanh nghiệp.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội phát triển lên các vị trí Trưởng nhóm Lưu trữ dữ liệu, Chuyên viên Vận hành Nhân sự (HR Operations Specialist), hoặc Chuyên viên C&B.
* Các phúc lợi khác:
* Phụ cấp cơm trưa, phụ cấp điện thoại, hỗ trợ chi phí gửi xe.
* Được tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch nghỉ mát hàng năm cùng Tổng công ty.
* Nghỉ phép năm (12 ngày/năm, tăng dần theo thâm niên làm việc).

---

Tags:

#TuyendungNhansu #NhanvienLuuTru #VanthuLuutru #HanhchinhNhansu #HRRecords #HRAdmin #SohuaTailieu #TimviecNhansu

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên lưu trữ nhân sự, nhân viên văn thư lưu trữ HR, chuyên viên quản lý hồ sơ nhân sự, tuyển dụng hành chính nhân sự lưu trữ, HR Records Clerk, Document Controller nhân sự, tuyển dụng lưu trữ dữ liệu nhân sự, nhân viên nhập liệu số hóa nhân sự.

Share