Mô tả công việc:

VỊ TRÍ: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ SALES ADMIN - LĨNH VỰC DỊCH VỤ NHÂN SỰ (HR SERVICES SALES ADMIN SUPPORT)

---

Tổng quan :

Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức ngày càng phát triển, con người được xem là tài sản quý giá nhất của mọi doanh nghiệp. Công ty chúng tôi, một trong những đơn vị tiên phong và uy tín hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp nhân sự toàn diện (bao gồm: Tuyển dụng nhân sự cấp cao - Headhunting, Cho thuê lại lao động - Staffing, Dịch vụ tính lương - Payroll Outsourcing, và Tư vấn giải pháp nhân sự - HR Consulting), đang trên đà bứt phá mạnh mẽ.

Để đáp ứng tốc độ tăng trưởng nhanh chóng của các dự án và tối ưu hóa quy trình tiếp cận khách hàng doanh nghiệp, chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia nhân sự" thực thụ ở vị trí Nhân viên hỗ trợ Sales Admin.

Chúng tôi không chỉ tìm kiếm một người làm công việc hành chính đơn thuần. Bạn sẽ là "trái tim" gắn kết bộ phận Kinh doanh (Business Development/Sales) với bộ phận Vận hành (Recruitment/Payroll Delivery team) và Khách hàng doanh nghiệp. Với vai trò này, bạn là người bảo đảm cho guồng quay kinh doanh được vận hành trơn tru, chuyên nghiệp và hiệu quả nhất thông qua việc quản lý dữ liệu, soạn thảo hợp đồng, theo dõi tiến độ dịch vụ và chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Đây là bệ phóng lý tưởng cho những ứng viên muốn thấu hiểu sâu sắc bức tranh toàn cảnh của ngành dịch vụ nhân sự nước nhà, đồng thời phát triển lộ trình sự nghiệp vững chắc trong tương lai.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

Để đảm bảo hiệu suất kinh doanh và mang lại trải nghiệm dịch vụ xuất sắc cho khách hàng, Nhân viên hỗ trợ Sales Admin lĩnh vực Nhân sự sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các nhóm nhiệm vụ trọng yếu sau đây:

1. Quản lý Quy trình Hợp đồng và Thủ tục Pháp lý Dịch vụ Nhân sự (30%)

* Soạn thảo và Thẩm định: Tiếp nhận thông tin từ đội ngũ Sales/Business Development để soạn thảo các loại hợp đồng dịch vụ (Hợp đồng cung ứng dịch vụ tuyển dụng, Hợp đồng cho thuê lại lao động, Thỏa thuận bảo mật thông tin - NDA, Phụ lục hợp đồng về phí dịch vụ và bảo hành ứng viên).
* Điều phối ký kết: Theo dõi tiến độ duyệt hợp đồng từ phía nội bộ (bộ phận Pháp chế, Ban Giám đốc) và phía Khách hàng. Đảm bảo tất cả hợp đồng được ký kết đúng hạn trước khi dịch vụ bắt đầu triển khai.
* Lưu trữ hệ thống: Quản lý, phân loại và lưu trữ toàn bộ hồ sơ khách hàng, hợp đồng, phụ lục cả bản cứng lẫn bản mềm trên hệ thống dữ liệu chung (Cloud/ERP) một cách khoa học, bảo mật tuyệt đối thông tin.
* Cập nhật pháp lý: Phối hợp với bộ phận Pháp chế cập nhật các quy định mới của Bộ luật Lao động để điều chỉnh các điều khoản hợp đồng dịch vụ nhân sự cho phù hợp với thực tế.

2. Hỗ trợ Kinh doanh và Quản trị Hệ thống CRM (25%)

* Quản trị Dữ liệu Khách hàng: Quản lý và cập nhật liên tục thông tin khách hàng doanh nghiệp (Lead, Prospect, Active Client) trên hệ thống CRM (Salesforce/HubSpot/Getfly).
* Xây dựng Tài liệu Bán hàng: Hỗ trợ đội ngũ Sales chuẩn bị hồ sơ năng lực công ty (Company Profile), các bài thuyết trình bán hàng (Pitch Deck), bảng báo giá dịch vụ (Proposal) được cá nhân hóa theo nhu cầu của từng khách hàng.
* Theo dõi Phễu Bán hàng (Sales Pipeline): Giám sát tiến độ của các cơ hội kinh doanh, nhắc nhở đội ngũ Sales cập nhật trạng thái tương tác với khách hàng để tránh bỏ sót cơ hội.
* Nghiên cứu thị trường: Thu thập thông tin cơ bản về các đối thủ cạnh tranh, các xu hướng tuyển dụng mới trên thị trường để cung cấp dữ liệu đầu vào hữu ích cho chiến lược tiếp cận của bộ phận Sales.

3. Phối hợp Vận hành & Cầu nối Liên phòng ban (20%)

* Bàn giao Dự án (Handover): Sau khi ký hợp đồng thành công, tiến hành bàn giao yêu cầu tuyển dụng (Job Description, chân dung ứng viên, ngân sách lương, điều khoản bảo hành) từ bộ phận Sales sang bộ phận Tuyển dụng (Delivery/Headhunter Team) một cách chính xác và đầy đủ.
* Giám sát Tiến độ Dịch vụ: Theo dõi tiến độ tuyển dụng/cung ứng nhân sự của bộ phận Vận hành đối với các tài khoản khách hàng phụ trách để kịp thời cảnh báo nếu có nguy cơ trễ hạn cam kết (SLA - Service Level Agreement).
* Xử lý Sự cố phát sinh: Tiếp nhận phản hồi ban đầu từ phía khách hàng về chất lượng ứng viên hoặc tiến độ dịch vụ, chuyển thông tin đến các bộ phận liên quan và theo dõi quá trình giải quyết khiếu nại.

4. Quản lý Tài chính, Công nợ & Hoa hồng (15%)

* Yêu cầu Thanh toán (Invoicing): Theo dõi ngày ứng viên onboard (nhận việc) thành công hoặc tiến độ nghiệm thu dịch vụ thuê ngoài để gửi yêu cầu xuất hóa đơn (Billing Request) cho bộ phận Kế toán.
* Theo dõi và Thu hồi Công nợ: Phối hợp cùng kế toán công nợ đôn đốc khách hàng thanh toán phí dịch vụ đúng hạn theo các điều khoản quy định trong hợp đồng.
* Tính toán Hoa hồng (Commission): Tập hợp số liệu doanh thu thực thu của từng nhân sự kinh doanh, phối hợp tính toán hoa hồng, thưởng doanh số cho đội ngũ Sales và đội ngũ tư vấn tuyển dụng hàng tháng/quý theo đúng chính sách công ty.

5. Báo cáo, Đánh giá & Chăm sóc Khách hàng (10%)

* Thực hiện Báo cáo định kỳ: Tổng hợp dữ liệu để lập các báo cáo tuần, tháng, quý về doanh thu, công nợ, tỉ lệ chuyển đổi từ lead sang hợp đồng, hiệu suất làm việc của đội ngũ Sales gửi lên Quản lý trực tiếp.
* Khảo sát ý kiến khách hàng: Gửi các biểu mẫu khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng sau khi kết thúc dịch vụ (CSAT/NPS), tổng hợp ý kiến để đề xuất cải tiến quy trình.
* Chăm sóc khách hàng dịp đặc biệt: Lên kế hoạch và phối hợp triển khai các chương trình tặng quà, gửi thư chúc mừng khách hàng vào các dịp Lễ, Tết, ngày thành lập doanh nghiệp của đối tác.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Report): Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hỗ trợ Kinh doanh (Sales Admin Team Leader) hoặc Trưởng phòng Kinh doanh (Business Development Manager).
* Tuyến báo cáo gián tiếp (Indirect Report): Giám đốc Kinh doanh (Sales Director) hoặc Giám đốc Điều hành (COO).
* Hướng dẫn công việc:
* Nhân viên mới sẽ được tham gia khóa đào tạo hội nhập chuyên sâu kéo dài 2 tuần về: Kiến thức ngành dịch vụ nhân sự, Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs) của công ty, Kỹ năng sử dụng hệ thống CRM và các quy định pháp lý cơ bản về lao động.
* Được phân công một Nhân sự thâm niên (Mentor) đồng hành hướng dẫn trực tiếp trong suốt 2 tháng thử việc để nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc thực tế.
* Hàng tuần sẽ có buổi họp định kỳ (Weekly Meeting) để rà soát tiến độ công việc, tháo gỡ các khó khăn vướng mắc và định hướng mục tiêu tuần tiếp theo.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Để đảm nhận tốt vai trò này, ứng viên cần đáp ứng các tiêu chuẩn toàn diện về học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng và phẩm chất dưới đây:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật (đặc biệt là Luật Kinh tế/Luật Lao động), Ngoại ngữ, Kinh tế đối ngoại hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Sales Admin, Sales Support, Trợ lý bộ phận nhân sự, hoặc Chăm sóc khách hàng (B2B).
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các công ty dịch vụ nhân sự (HR Agency), Headhunting, Outsourcing, hoặc các công ty cung cấp dịch vụ doanh nghiệp (B2B Services).
* Chấp nhận ứng viên có tiềm năng lớn, nhạy bén số liệu, có kinh nghiệm làm Admin tại các lĩnh vực dịch vụ cao cấp khác như Bảo hiểm, Tài chính, Bất động sản.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc:
* *Excel:* Thành thạo các hàm tính toán, thống kê, lọc dữ liệu (Vlookup, Index, Match, Pivot Table...) để xử lý bảng biểu công nợ, tính toán hoa hồng một cách chính xác tuyệt đối.
* *PowerPoint & Word:* Khả năng trình bày văn bản chuyên nghiệp, đúng quy chuẩn hợp đồng thương mại; thiết kế slide báo giá, hồ sơ năng lực bắt mắt.
* Kỹ năng Quản trị Dữ liệu: Sử dụng thành thạo ít nhất một phần mềm CRM (như HubSpot, Salesforce, Getfly, Amis...) và các công cụ lưu trữ đám mây (Google Workspace, Microsoft OneDrive).
* Kỹ năng Giao tiếp & Thuyết phục: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc qua cả văn bản (Email) lẫn lời nói. Biết cách khéo léo đàm phán với khách hàng về vấn đề thanh toán hoặc giải quyết các khúc mắc nhỏ mà không làm ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác.
* Năng lực Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 700 hoặc IELTS 6.0 trở lên) là một lợi thế lớn, giúp tự tin soạn thảo hợp đồng song ngữ và làm việc với các đối tác nước ngoài.
* Kỹ năng Tổ chức & Quản lý thời gian: Khả năng điều phối đồng thời nhiều đầu việc cùng lúc (Multi-tasking), biết cách phân loại thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng để không bị chậm trễ deadline.

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn trọng và Tỉ mỉ: Đây là phẩm chất quan trọng hàng đầu. Vì làm việc trực tiếp với hợp đồng pháp lý, thông tin ứng viên và số liệu tài chính, mỗi sai sót nhỏ về con số hoặc lỗi chính tả đều có thể gây thiệt hại lớn cho uy tín công ty.
* Trung thực và Bảo mật: Có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết bảo mật tuyệt đối mọi thông tin liên quan đến chiến lược kinh doanh của công ty, mức lương của ứng viên và dữ liệu nội bộ của khách hàng.
* Tư duy Hướng khách hàng (Customer-centric): Luôn đặt sự hài lòng của khách hàng (cả khách hàng nội bộ là đội ngũ Sales/Recruiters và khách hàng bên ngoài) làm trọng tâm trong mọi hành động.
* Tinh thần Chủ động & Cầu tiến: Không ngại khó khăn, chủ động tìm kiếm giải pháp tối ưu hóa quy trình làm việc thay vì chỉ đợi chỉ thị từ cấp trên. Có mong muốn học hỏi để thăng tiến lên các vị trí cao hơn.
* Khả năng chịu áp lực: Giữ được sự bình tĩnh, sáng suốt khi đối mặt với khối lượng công việc lớn vào các thời điểm cao điểm (cuối tháng/cuối quý khi chốt doanh số và thu hồi công nợ).

---

Quyền lợi

Làm việc tại công ty chúng tôi, bạn sẽ nhận được chế độ đãi ngộ xứng đáng tương xứng với năng lực và đóng góp của bản thân:

* Chính sách Thu nhập Hấp dẫn:
* Mức lương cơ bản cạnh tranh: 10.000.000 VNĐ - 15.000.000 VNĐ/tháng (tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên).
* Phụ cấp hàng tháng (Ăn trưa, gửi xe, điện thoại): 1.000.000 VNĐ/tháng.
* Thưởng hiệu suất công việc (KPIs) hàng tháng/hàng quý dựa trên mức độ hoàn thành công việc của cá nhân và doanh thu chung của phòng kinh doanh.
* Lương tháng thứ 13 và thưởng cuối năm (Bonus) theo kết quả kinh doanh của công ty (dao động từ 1 - 3 tháng lương).
* Chế độ Phúc lợi Toàn diện:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi kết thúc 2 tháng thử việc (hưởng 85% lương cơ bản).
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Chăm sóc sức khỏe toàn diện) sau 1 năm gắn bó.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Chế độ nghỉ phép năm: 12 ngày phép/năm (tăng thêm 1 ngày phép cho mỗi năm cống hiến tiếp theo).
* Môi trường làm việc & Văn hóa doanh nghiệp:
* Văn phòng làm việc hiện đại, không gian mở, trang thiết bị làm việc công nghệ cao (được cấp laptop làm việc riêng).
* Văn hóa doanh nghiệp trẻ trung, năng động, khuyến khích sự sáng tạo và tôn trọng sự khác biệt của mỗi cá nhân.
* Các hoạt động gắn kết tập thể phong phú: Teambuilding hàng quý, du lịch hè hàng năm (với các địa điểm trong và ngoài nước), tiệc tất niên (Year End Party), hoạt động mừng sinh nhật thành viên hàng tháng.
* Cơ hội Đào tạo & Thăng tiến vượt trội:
* Được tài trợ 100% kinh phí tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng chuyên môn (Kỹ năng quản trị thời gian, kỹ năng đàm phán, tư duy dịch vụ khách hàng xuất sắc, kiến thức chuyên sâu về Luật lao động và Thuế TNCN).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng, minh bạch được đánh giá định kỳ 2 lần/năm:
* *Trong vòng 1 - 2 năm:* Thăng tiến lên vị trí Trưởng nhóm Hỗ trợ Kinh doanh (Sales Admin Leader).
* *Hướng phát triển chuyên sâu:* Chuyển đổi sang làm Chuyên viên Quản lý Khách hàng (Account Manager) hoặc Chuyên viên Tư vấn Tuyển dụng (Recruitment Consultant/Headhunter) nếu có nguyện vọng và năng lực phù hợp.

---

Tags:

#SalesAdmin #AdminNhanSu #HRServices #Tuyendung #HoTroKinhDoanh #AdminHeadhunter #HanhChinhNhanSu #B2BAdmin #CRMManagement #HồSơKháchHàng #HợpĐồngDịchVụ

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng Sales Admin nhân sự, Việc làm hỗ trợ kinh doanh HR Agency, Sales Admin Headhunter Hà Nội, Sales Admin dịch vụ nhân sự TP.HCM, Trợ lý kinh doanh mảng nhân sự, Nhân viên quản lý hợp đồng dịch vụ nhân sự, Admin CRM công ty tuyển dụng, Admin tuyển dụng outsource, Sales support executive HR services.

Share