Mô tả công việc: Nhân viên hành chính văn phòng đại diện lĩnh vực nhân sự

Tổng quan:

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hành chính nhân sự cho Văn phòng Đại diện (VPĐD). Đây là một vị trí mang tính chiến lược và là "linh hồn" trong việc vận hành bộ máy nhân sự cũng như hành chính tại văn phòng đại diện của tập đoàn đa quốc gia tại Việt Nam. Vị trí này không đơn thuần chỉ thực hiện các công việc thủ tục giấy tờ hành chính thông thường, mà đóng vai trò là cầu nối quan trọng giữa Trụ sở chính (Headquarter - HQ) ở nước ngoài với đội ngũ nhân sự bản địa.

Một "chuyên gia nhân sự" thực thụ tại VPĐD của chúng tôi sẽ là người chịu trách nhiệm thiết lập, tối ưu hóa và duy trì toàn bộ hệ thống quy trình nhân sự, từ tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất, tính lương & chế độ phúc lợi (C&B), quan hệ lao động cho đến việc tuân thủ nghiêm ngặt hệ thống pháp luật lao động hiện hành tại Việt Nam. Đồng thời, bạn cũng sẽ quản lý toàn bộ các hoạt động hành chính, cơ sở vật chất và hỗ trợ các thủ tục pháp lý cho các chuyên gia nước ngoài (Expats) làm việc tại Việt Nam. Vị trí này đòi hỏi một cá nhân có sự nhạy bén trong quản trị con người, có kiến thức sâu rộng về luật, kỹ năng giao tiếp liên văn hóa xuất sắc và khả năng làm việc độc lập cao trong môi trường quốc tế năng động.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản trị và Phát triển nguồn nhân lực (Human Resources Management)

* Công tác Tuyển dụng & Thu hút Tài năng:
* Xây dựng và thực hiện quy trình tuyển dụng toàn diện từ việc tiếp nhận nhu cầu từ Trụ sở chính và các phòng ban, soạn thảo bản mô tả công việc (JD), đăng tuyển trên các kênh phù hợp.
* Chủ động tìm kiếm, săn đón và sàng lọc hồ sơ ứng viên chất lượng cao, đặc biệt là các nhân sự có năng lực chuyên môn sâu và khả năng ngoại ngữ tốt.
* Tổ chức và trực tiếp tham gia phỏng vấn, đánh giá năng lực, thái độ và sự phù hợp văn hóa của ứng viên.
* Đàm phán lương, soạn thảo thư mời nhận việc (Offer Letter) và chuẩn bị các thủ tục đón tiếp nhân viên mới (Onboarding), đảm bảo họ nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc.
* Quản lý Chế độ, Phúc lợi & Tiền lương (C&B):
* Đầu mối thu thập dữ liệu chấm công, quản lý ngày phép, tăng ca và các chế độ nghỉ chế độ của nhân viên hàng tháng.
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Tài chính của VPĐD hoặc bộ phận Payroll tại Trụ sở chính để tính toán và chi trả lương, thưởng, phụ cấp một cách chính xác, đúng hạn.
* Thực hiện các thủ tục liên quan đến Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp (báo tăng, báo giảm, giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động...) trên phần mềm BHXH chuyên dụng.
* Thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (PIT) cho nhân viên Việt Nam và nhân sự nước ngoài; đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký người phụ thuộc đúng thời hạn quy định.
* Quan hệ lao động & Quản lý hiệu suất:
* Xây dựng, cập nhật và hoàn thiện Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế thưởng và các quy trình nội bộ phù hợp với Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành và định hướng của tập đoàn.
* Theo dõi, nhắc nhở và thực hiện quy trình đánh giá hiệu suất làm việc định kỳ (KPIs/OKRs) của nhân viên toàn văn phòng.
* Lắng nghe, tư vấn và giải quyết kịp thời các thắc mắc, khiếu nại hoặc xung đột nội bộ của nhân viên, xây dựng môi trường làm việc lành mạnh, gắn kết và chuyên nghiệp.
* Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến kỷ luật lao động, chấm dứt hợp đồng lao động đúng quy trình pháp luật để hạn chế tối đa rủi ro pháp lý cho VPĐD.

2. Quản lý Hành chính & Vận hành văn phòng (Office Administration)

* Quản lý cơ sở vật chất và tài sản:
* Chịu trách nhiệm quản lý, mua sắm, cấp phát và bảo trì toàn bộ trang thiết bị văn phòng, máy móc (máy in, máy photocopy, hệ thống mạng internet, điện thoại...), văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm.
* Quản lý danh mục tài sản cố định, thực hiện kiểm kê định kỳ và đề xuất thanh lý, thay thế thiết bị khi cần thiết.
* Giám sát và duy trì không gian văn phòng luôn sạch sẽ, ngăn nắp, an toàn thông qua việc quản lý trực tiếp đội ngũ tạp vụ, bảo vệ hoặc các nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh, an ninh thuê ngoài.
* Quản lý công văn, giấy tờ và lưu trữ:
* Tiếp nhận, phân loại, xử lý và chuyển giao công văn đi - đến, bưu phẩm, thư từ một cách nhanh chóng, bảo mật.
* Quản lý con dấu của Văn phòng đại diện theo đúng quy chế sử dụng con dấu, đảm bảo tính bảo mật và đúng thẩm quyền pháp lý.
* Thiết lập và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học (cả bản cứng và bản mềm) bao gồm: hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ hành chính, các giấy phép hoạt động của VPĐD.

3. Hỗ trợ Pháp lý và Nhân sự nước ngoài (Expat Support)

* Thực hiện toàn bộ quy trình thủ tục pháp lý cho các Trưởng đại diện, chuyên gia, lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam bao gồm: xin Công văn nhập cảnh, Visa lao động, Giấy phép lao động (Work Permit), Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card - TRC).
* Hỗ trợ tìm kiếm nhà ở, căn hộ dịch vụ, trường học cho con em của Expats (nếu có); hỗ trợ làm thủ tục khai báo tạm trú với công an địa phương.
* Đặt vé máy bay, phòng khách sạn, phương tiện di chuyển cho các đoàn khách từ Trụ sở chính sang công tác hoặc cho nhân sự của VPĐD đi công tác nước ngoài.

4. Truyền thông nội bộ và Gắn kết tổ chức (Internal Communication & Engagement)

* Lên ý tưởng, lập ngân sách và trực tiếp tổ chức các hoạt động nội bộ như: sinh nhật tháng, ngày lễ tết (8/3, 20/10, Trung thu, Giáng sinh, Cuối năm - Year End Party), các chương trình Teambuilding, nghỉ mát hàng năm nhằm tăng cường tinh thần đoàn kết.
* Truyền tải các thông điệp, giá trị cốt lõi, chính sách mới từ Trụ sở chính đến toàn thể nhân viên VPĐD một cách rõ ràng, nhất quán và truyền cảm hứng.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Report Line):
* Báo cáo trực tiếp công việc hàng ngày, tiến độ dự án nhân sự và các vấn đề phát sinh tại văn phòng cho Trưởng Đại diện (Chief Representative) của VPĐD tại Việt Nam.
* Báo cáo chuyên môn (Dotted Report Line) cho Giám đốc Nhân sự khu vực (Regional HR Director) hoặc Bộ phận Nhân sự tại Trụ sở chính (HQ HR Team) về các chỉ số nhân sự (HR Metrics), tiến độ tuyển dụng, ngân sách nhân sự và tính tuân thủ chính sách tập đoàn.
* Vai trò Hướng dẫn & Giám sát (Supervisory/Guidance Role):
* Hướng dẫn, đào tạo và định hướng công việc cho các vị trí cấp dưới hoặc cộng tác viên, thực tập sinh hành chính - nhân sự tại văn phòng (nếu có).
* Hướng dẫn toàn bộ nhân viên mới về nội quy lao động, chính sách phúc lợi, quy trình hành chính (đăng ký phép, thanh toán chi phí, an toàn văn phòng...) trong quá trình hội nhập.
* Giám sát, đánh giá chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp bên thứ ba (nhà cung cấp văn phòng phẩm, dịch vụ chuyển phát nhanh, đơn vị bảo trì thiết bị, đơn vị tư vấn luật pháp...).

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Yêu cầu tuyển dụng:

Để đảm nhiệm xuất sắc vai trò "chuyên gia nhân sự" kiêm hành chính tại văn phòng đại diện, ứng viên cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn khắt khe về trình độ chuyên môn, kỹ năng thực chiến và tố chất cá nhân dưới đây:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Luật (Luật kinh tế, Luật lao động), Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ (Tiếng Anh/Tiếng Hoa/Tiếng Hàn... tùy thuộc quốc gia của Trụ sở chính), Ngoại giao hoặc các ngành học có liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu từ 03 đến 05 năm kinh nghiệm làm việc liên tục trong lĩnh vực Hành chính Nhân sự tổng hợp (HR Generalist).
* Ưu tiên đặc biệt những ứng viên đã từng có kinh nghiệm làm việc tại các Văn phòng Đại diện, các công ty đa quốc gia (MNCs), các công ty liên doanh hoặc môi trường Start-up quốc tế quy mô từ 20 - 100 nhân sự.
* Có kinh nghiệm thực tế, thực chiến trong việc tự mình giải quyết các thủ tục pháp lý cho người nước ngoài (Work Permit, TRC, Visa) và làm việc trực tiếp với các cơ quan quản lý nhà nước (Sở Lao động - Thương binh & Xã hội, Cơ quan Thuế, Cơ quan Bảo hiểm xã hội).
* Kiến thức pháp lý: Nắm vững và liên tục cập nhật các quy định mới nhất của Bộ luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật Xuất nhập cảnh và các văn bản hướng dẫn thi hành có liên quan.

Kỹ năng chuyên môn:

* Khả năng ngoại ngữ xuất sắc: Sử dụng tiếng Anh thành thạo cả 4 kỹ năng (Nghe, Nói, Đọc, Viết) ở trình độ tương đương IELTS 6.5 trở lên hoặc TOEIC 850 trở lên. Khả năng viết email thương mại, soạn thảo hợp đồng bằng tiếng Anh và trực tiếp thuyết trình, thảo luận công việc với các sếp người nước ngoài tại HQ là bắt buộc. (Nếu biết thêm ngoại ngữ thứ hai như tiếng Trung, tiếng Nhật, tiếng Hàn là lợi thế lớn).
* Kỹ năng soạn thảo văn bản và xây dựng quy trình: Khả năng soạn thảo các văn bản hành chính, công văn, quyết định, quy chế nội bộ một cách chuẩn mực về thể thức văn bản hành chính Việt Nam và quy chuẩn văn phong quốc tế.
* Kỹ năng đàm phán và thuyết phục: Áp dụng hiệu quả trong việc phỏng vấn tuyển dụng ứng viên, thương lượng mức lương, làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ để có mức chi phí tối ưu nhất cho văn phòng.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý khủng hoảng: Có tư duy giải quyết vấn đề (Problem-solving mindset) nhạy bén, bình tĩnh xử lý các tình huống phát sinh đột xuất như: tai nạn lao động, thanh tra đột xuất từ cơ quan chức năng, tranh chấp lao động nội bộ...
* Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc: Khả năng đa nhiệm (Multi-tasking) cực tốt, có thể xử lý đồng thời nhiều mảng việc khác nhau (từ hành chính nhỏ nhặt đến nhân sự chiến lược) mà vẫn đảm bảo tính chính xác và đúng tiến độ (Deadline).
* Kỹ năng tin học văn phòng: Thành thạo bộ công cụ MS Office (đặc biệt là Excel để xử lý bảng lương, hàm tính toán phức tạp; PowerPoint để làm báo cáo, thuyết trình). Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống quản trị nhân sự ERP/HRIS hiện đại (như Workday, BambooHR, Base...).

---

Phẩm chất cá nhân:

Phẩm chất cá nhân:

* Tính bảo mật thông tin tuyệt đối (Confidentiality): Đây là phẩm chất hàng đầu của một người làm nghề nhân sự. Bạn sẽ là người nắm giữ các thông tin nhạy cảm về mức lương, hồ sơ cá nhân, chiến lược phát triển nhân sự, các quyết định bổ nhiệm/sa thải. Do đó, sự kín tiếng, cẩn trọng và đạo đức nghề nghiệp cao là điều bắt buộc.
* Sự chính trực và khách quan (Integrity & Objectivity): Luôn hành xử công bằng, minh bạch trong mọi tình huống tuyển dụng, đánh giá nhân viên và giải quyết xung đột; không thiên vị, không định kiến cá nhân.
* Tinh thần hướng tới dịch vụ (Service Mindset) và sự đồng cảm: Xem nhân viên trong văn phòng là khách hàng nội bộ của mình. Luôn thể hiện thái độ niềm nở, sẵn sàng hỗ trợ, lắng nghe và chia sẻ khó khăn với nhân sự để họ yên tâm công tác.
* Sự tỉ mỉ, cẩn thận và chu đáo (Attention to detail): Từng con số trong bảng lương, từng điều khoản trong hợp đồng lao động, từng thông tin trên hồ sơ xin Giấy phép lao động đều yêu cầu độ chính xác tuyệt đối. Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng.
* Khả năng thích ứng nhanh và chịu áp lực tốt (Agility & Resilience): Môi trường văn phòng đại diện thường có sự thay đổi nhanh chóng theo định hướng của HQ ở nước ngoài. Bạn cần có khả năng thích nghi cao với sự thay đổi, giữ vững tinh thần tích cực trước áp lực công việc lớn và các yêu cầu khẩn cấp.

---

Quyền lợi:

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh & Hấp dẫn:
* Mức lương cứng dao động từ 20,000,000 VND đến 30,000,000 VND/tháng (tùy thuộc vào năng lực thực tế và kinh nghiệm làm việc của ứng viên khi phỏng vấn).
* Lương tháng 13 cam kết + Thưởng hiệu quả công việc (Performance Bonus) hàng năm dựa trên kết quả đánh giá KPI cá nhân và tình hình hoạt động chung của Văn phòng đại diện.
* Xét tăng lương định kỳ 1 lần/năm hoặc tăng lương đột xuất dựa trên những đóng góp xuất sắc vượt trội cho tổ chức.
* Chế độ Phúc lợi toàn diện:
* Được đóng đầy đủ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng mức lương thực nhận trên hợp đồng lao động.
* Gói bảo hiểm sức khỏe chăm sóc sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt/Liberty...) dành riêng cho nhân sự quản lý/chuyên gia, bao gồm cả quyền lợi khám chữa bệnh nội trú, ngoại trú và nha khoa tại các bệnh viện quốc tế hàng đầu.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám uy tín chất lượng cao.
* Môi trường làm việc & Văn hóa:
* Làm việc trong văn phòng hạng A hiện đại, tiện nghi, tọa lạc tại trung tâm thành phố với đầy đủ trang thiết bị làm việc công nghệ cao (được cấp Laptop riêng cấu hình mạnh, điện thoại công việc...).
* Môi trường làm việc quốc tế, chuyên nghiệp, đa văn hóa, cởi mở, tôn trọng sự khác biệt và thúc đẩy sự sáng tạo cá nhân.
* Thời gian làm việc linh hoạt, từ thứ Hai đến thứ Sáu (8:30 - 17:30), nghỉ Thứ Bảy & Chủ Nhật và các ngày Lễ, Tết theo quy định của pháp luật Việt Nam.
* Số ngày phép năm hấp dẫn: Từ 14 - 18 ngày phép/năm (tăng dần theo thâm niên làm việc), ngoài ra còn có các ngày nghỉ phép đặc biệt hưởng nguyên lương (nghỉ sinh nhật, nghỉ việc gia đình...).
* Cơ hội Đào tạo & Thăng tiến:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng mềm, cập nhật luật lao động, quản trị nhân sự hiện đại do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy hoặc do tập đoàn tài trợ chi phí.
* Cơ hội đi công tác nước ngoài, tham gia các buổi họp mặt nhân sự thường niên tại Trụ sở chính (HQ) hoặc các chi nhánh khác trong khu vực.
* Lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng: Định hướng phát triển lên vị trí Trưởng bộ phận Hành chính Nhân sự (HR&Admin Manager) hoặc Giám đốc Nhân sự (HR Director) khu vực trong tương lai khi văn phòng mở rộng quy mô thành Công ty con/Chi nhánh chính thức.
* Các hoạt động tập thể đa dạng:
* Chương trình Teambuilding hoành tráng hàng năm tại các địa điểm du lịch nổi tiếng trong và ngoài nước.
* Các hoạt động thể thao, câu lạc bộ (chạy bộ, yoga, bóng đá...), các buổi tiệc trà chiều (Happy Hour) hàng tuần tạo không khí vui vẻ, kết nối toàn diện.

---

Tags:

Tags:

Tuyên dụng Nhân sự, Hành chính Văn phòng, Văn phòng Đại diện, Chuyên gia Nhân sự, Tuyển dụng HR Generalist, Quản lý C&B, Thủ tục Expats, Luật lao động Việt Nam, Môi trường đa quốc gia, Quản trị nhân lực, Hành chính nhân sự tổng hợp.

---

Từ khoá tìm kiếm:

Từ khoá tìm kiếm:

Nhân viên hành chính nhân sự văn phòng đại diện, Tuyển dụng HR Admin Văn phòng đại diện, HR Generalist Representative Office, Chuyên viên hành chính nhân sự tiếng Anh, Tuyển dụng nhân sự văn phòng nước ngoài, Tuyển dụng C&B hành chính tổng hợp, HR Officer Representative Office, Hành chính nhân sự Expats support, Chuyên gia nhân sự hành chính tổng hợp, Việc làm nhân sự VPĐD TP.HCM/Hà Nội.

Share