Mô tả công việc: Nhân viên hành chính tập đoàn - Lĩnh vực Nhân sự (Group HR & Admin Officer)

Tổng quan :
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hành chính nhân sự cấp Tập đoàn để gia nhập đội ngũ vận hành cốt lõi của chúng tôi. Trong bối cảnh tập đoàn đang mở rộng quy mô đa ngành và quốc tế hóa, vị trí này không đơn thuần là một nhân sự xử lý các công việc sự vụ hành chính thông thường. Bạn sẽ đóng vai trò là "trung tâm điều phối", chất xúc tác kết nối giữa Ban Lãnh đạo Tập đoàn, các công ty thành viên (subsidiaries) và toàn thể cán bộ nhân viên.

Một "chuyên gia nhân sự" tại vị trí này là người sở hữu tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc, khả năng chuẩn hóa quy trình, kiểm soát tuân thủ pháp lý lao động nghiêm ngặt và tối ưu hóa trải nghiệm nhân viên tại nơi làm việc. Bạn sẽ chịu trách nhiệm thiết lập văn hóa công sở chuyên nghiệp, hiện đại, đồng thời trực tiếp tham gia vào việc vận hành hệ thống dữ liệu nhân sự quy mô lớn, quản lý chi phí hành chính tối ưu và hỗ trợ đắc lực cho các chiến dịch phát triển nguồn nhân lực dài hạn của Tập đoàn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản trị và số hóa hồ sơ nhân sự cấp Tập đoàn (25%)
* Trực tiếp thực hiện, kiểm tra và chịu trách nhiệm lưu trữ, số hóa 100% hồ sơ nhân sự của cán bộ nhân viên (CBNV) văn phòng Tập đoàn và giám sát tính đồng bộ dữ liệu hồ sơ tại các công ty thành viên trên hệ thống phần mềm quản trị (HRIS/ERP).
* Soạn thảo, ban hành, theo dõi và quản lý vòng đời của các văn bản nhân sự: Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định tiếp nhận, bổ nhiệm, điều chuyển, miễn nhiệm, kỷ luật và chấm dứt hợp đồng lao động theo đúng quy định của Luật Lao động và Quy chế Tập đoàn.
* Quản lý, cập nhật liên tục sơ đồ tổ chức (Org-Chart) toàn Tập đoàn, danh bạ điện thoại nội bộ, tài khoản email và phân quyền hệ thống cho nhân sự mới.
* Đầu mối thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến người lao động nước ngoài làm việc tại Tập đoàn: Xin cấp Giấy phép lao động (Work Permit), Thị thực (Visa), Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card) và các thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự khác.

2. Quản lý chế độ chính sách, C&B hành chính và Phúc lợi (20%)
* Thực hiện công tác chấm công, quản lý ngày phép, tổng hợp dữ liệu tăng ca, đi muộn/về sớm của văn phòng Tập đoàn qua hệ thống máy chấm công khuôn mặt/vân tay và phần mềm quản lý, đảm bảo dữ liệu chính xác trước ngày 25 hàng tháng để chuyển bộ phận tính lương.
* Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Báo tăng, báo giảm, giải quyết chế độ thai sản, ốm đau, tai nạn lao động, chốt sổ BHXH cho nhân sự nghỉ việc thông qua phần mềm kê khai điện tử.
* Đầu mối triển khai chương trình Bảo hiểm sức khỏe tự nguyện (Bảo hiểm chăm sóc sức khỏe toàn diện cho nhân sự cấp cao và CBNV Tập đoàn): Thương thảo hợp đồng với nhà bảo hiểm, làm thủ tục bồi thường, cấp mới thẻ.
* Quản lý và thực hiện các chính sách phúc lợi nội bộ: Hiếu, hỷ, sinh nhật, ốm đau, thai sản, các dịp lễ tết (8/3, 1/6, Trung thu, 20/10, Tết Nguyên Đán...) đảm bảo nhanh chóng, kịp thời và đúng đối tượng.

3. Quản trị hành chính, mua sắm và Tối ưu hóa chi phí vận hành (20%)
* Lập ngân sách hành chính hàng tháng, hàng quý, hàng năm trình Trưởng phòng phê duyệt và kiểm soát chi phí thực tế trong hạn mức được giao.
* Quản lý và điều phối công tác mua sắm, cấp phát, quản lý định mức sử dụng văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, thiết bị văn phòng, nước uống, nhu yếu phẩm cho toàn bộ các phòng ban tại văn phòng Tập đoàn.
* Quản lý hệ thống tài sản cố định, trang thiết bị văn phòng: Lập thẻ tài sản, dán nhãn mã vạch, theo dõi lịch trình bảo dưỡng định kỳ (máy in, máy photocopy, hệ thống điều hòa, máy lọc nước) và tổ chức kiểm kê tài sản định kỳ 2 lần/năm.
* Quản lý và giám sát chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp bên thứ ba: Dịch vụ vệ sinh, dịch vụ bảo vệ, cây cảnh văn phòng, đội xe đưa đón chuyên gia, đảm bảo không gian làm việc luôn xanh - sạch - đẹp - an toàn theo tiêu chuẩn 5S.
* Thực hiện các thủ tục thanh quyết toán chi phí hành chính định kỳ (tiền điện, tiền nước, internet, cước điện thoại, chi phí chuyển phát nhanh, taxi group...) đảm bảo chứng từ hợp lệ, đúng quy trình tài chính kế toán.

4. Tổ chức sự kiện nội bộ và Phát triển văn hóa doanh nghiệp (15%)
* Phối hợp với bộ phận Truyền thông nội bộ (Internal Communications) lên ý tưởng, lập kế hoạch chi tiết và trực tiếp tổ chức các sự kiện lớn của Tập đoàn: Tiệc tất niên (Year End Party), Ngày hội gia đình (Family Day), Kỷ niệm ngày thành lập Tập đoàn, Giải bóng đá, Du lịch hè (Teambuilding).
* Điều phối và trang trí văn phòng vào các dịp lễ đặc biệt trong năm nhằm tạo không gian làm việc sáng tạo, gia tăng động lực và gắn kết của CBNV.
* Tham gia biên soạn nội dung Bản tin nội bộ, các bài viết chúc mừng, thông báo nhân sự trên các kênh truyền thông chính thức (Workplace, Email, Intranet).

5. Kiểm soát tuân thủ và Hỗ trợ các đơn vị thành viên (10%)
* Định kỳ thanh tra, kiểm tra việc tuân thủ các quy định, nội quy lao động, quy trình hành chính nhân sự tại các Công ty thành viên/Chi nhánh trực thuộc Tập đoàn.
* Hướng dẫn nghiệp vụ, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ đào tạo các nhân sự hành chính mới gia nhập tại các đơn vị thành viên để đồng bộ hóa tiêu chuẩn dịch vụ nội bộ của Tập đoàn.
* Tham mưu cho Ban Giám đốc cải tiến, tối ưu hóa các quy trình hành chính, quy chế quản lý nội bộ nhằm giảm thiểu thủ tục hành chính rườm rà (Paperless office).

6. Các công việc hỗ trợ Ban Lãnh đạo và đối ngoại (10%)
* Chuẩn bị hậu cần chu đáo cho các cuộc họp của Hội đồng Quản trị, Ban Tổng Giám đốc Tập đoàn: Đặt phòng họp, chuẩn bị tài liệu, trà nước, trái cây, ghi chép biên bản họp khi có yêu cầu.
* Hỗ trợ công tác hậu cần (đặt vé máy bay, phòng khách sạn, xe đưa đón, thủ tục xuất nhập cảnh) cho Ban Lãnh đạo và các đoàn khách quốc tế, đối tác chiến lược đến làm việc tại Tập đoàn.
* Đầu mối tiếp đón, hướng dẫn khách hàng, đối tác đến liên hệ công tác tại sảnh văn phòng Tập đoàn với phong thái chuyên nghiệp, chuẩn mực thương hiệu.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự Tập đoàn (HR & Admin Manager) / Giám đốc Nhân sự Tập đoàn (Chief Human Resources Officer - CHRO).
* Báo cáo gián tiếp/Phối hợp chức năng: Ban Tổng Giám đốc Tập đoàn (khi có yêu cầu khẩn cấp về công tác hậu cần hoặc bảo mật), Kế toán trưởng (về ngân sách hành chính, thanh toán và quyết toán chi phí).
* Quan hệ công việc nội bộ: Phối hợp chặt chẽ với toàn bộ các Trưởng bộ phận/Phòng ban trong Tập đoàn và các Giám đốc/Trưởng phòng HR của các Công ty thành viên.
* Quan hệ công việc bên ngoài: Làm việc với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Bảo hiểm xã hội quận/thành phố, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, các đơn vị cung ứng dịch vụ văn phòng, tòa nhà văn phòng cho thuê, các đại lý lữ hành/khách sạn.
* Vai trò hướng dẫn: Chịu trách nhiệm hướng dẫn, kèm cặp trực tiếp (mentoring) cho Thực tập sinh Nhân sự, Nhân viên Lễ tân, Nhân viên chuyển phát hoặc Nhân sự hành chính mới tại văn phòng Tập đoàn.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Luật (Luật Kinh tế/Luật Lao động), Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ hoặc các ngành KHXH&NV có liên quan.
* Tối thiểu từ 03 đến 05 năm kinh nghiệm làm việc liên tục ở vị trí Hành chính Nhân sự, HR Admin, HR Generalist tại các tập đoàn lớn, tổng công ty có quy mô từ 500 nhân sự trở lên hoặc các doanh nghiệp đa ngành có công ty thành viên.
* Hiểu biết sâu sắc và thực tế áp dụng Luật Lao động hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn thi hành mới nhất của Nhà nước.
* Có kinh nghiệm làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước về lao động, bảo hiểm, xuất nhập cảnh là một lợi thế cạnh tranh lớn.
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm triển khai và vận hành các phần mềm quản trị nhân sự ERP (SAP, Oracle) hoặc các phần mềm HRIS phổ biến tại Việt Nam (Base, Amis, Base.vn, Odoo).

Kỹ năng chuyên môn:
* Kỹ năng soạn thảo văn bản thượng thừa: Khả năng biên soạn các loại công văn, tờ trình, quy chế, quyết định hành chính chuẩn quy phạm pháp luật, hành chính văn phòng, ngôn từ mạch lạc, chuyên nghiệp, không sai lỗi chính tả.
* Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Khả năng truyền đạt thông tin khéo léo, tự tin thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với đối tác bên ngoài và thuyết phục, kết nối các phòng ban nội bộ; kỹ năng thương lượng giá cả và dịch vụ với nhà cung cấp hiệu quả.
* Năng lực quản lý thời gian và sắp xếp công việc: Khả năng xử lý đa nhiệm (multi-tasking) cực tốt dưới áp lực thời gian lớn, biết phân loại thứ tự ưu tiên công việc theo ma trận Eisenhower (khẩn cấp/quan trọng).
* Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc: Sử dụng thành thạo và nâng cao bộ công cụ MS Office (đặc biệt là Excel để xử lý dữ liệu chấm công, lương bằng các hàm Vlookup, Index/Match, Pivot Table; PowerPoint để thiết kế slide báo cáo chuyên nghiệp cho Ban lãnh đạo).
* Trình độ Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp thành thạo (tương đương TOEIC 750 hoặc IELTS 6.0 trở lên), có khả năng viết email công việc, soạn thảo văn bản song ngữ Anh - Việt và làm việc trực tiếp với đối tác/chuyên gia nước ngoài.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và tư duy dịch vụ: Luôn chủ động tìm giải pháp cho các tình huống phát sinh đột xuất tại văn phòng với thái độ tích cực, hướng tới khách hàng (customer-centric).

Phẩm chất cá nhân:
* Bảo mật thông tin tuyệt đối (Confidentiality): Đây là yêu cầu bắt buộc tối cao. Do tính chất công việc tiếp cận nhiều dữ liệu nhạy cảm về lương, thưởng, chiến lược nhân sự, nhân sự cấp cao, ứng viên phải cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin, ký thỏa thuận bảo mật NDA khi nhận việc.
* Trung thực và Chính trực: Minh bạch trong việc quản lý chi phí hành chính, mua sắm tài sản, hóa đơn chứng từ; không vụ lợi cá nhân.
* Cẩn thận, Tỉ mỉ và Chu đáo: Luôn kiểm tra kỹ lưỡng các chi tiết nhỏ nhất trong văn bản, hợp đồng, số liệu chấm công trước khi trình ký để tránh tối đa các sai sót pháp lý hoặc tài chính.
* Tinh thần trách nhiệm cao (Accountability): Sẵn sàng nhận trách nhiệm về kết quả công việc của bản thân, chủ động theo sát công việc đến cùng, không đổ lỗi, không né tránh.
* Khả năng thích ứng nhanh (Adaptability): Linh hoạt, dễ dàng thích nghi với những thay đổi về cơ cấu tổ chức, quy trình vận hành và văn hóa đa dạng của mô hình tập đoàn đa ngành.
* Thái độ tích cực và Hòa đồng: Luôn giữ nụ cười và năng lượng tích cực khi giao tiếp, có tinh thần đồng đội cao (team-player), sẵn lòng hỗ trợ đồng nghiệp trong mọi hoàn cảnh.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh và xứng đáng: Mức lương cứng dao động từ 15,000,000 VND đến 25,000,000 VND (tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn), được review lương định kỳ hàng năm dựa trên kết quả đánh giá KPI.
* Chế độ thưởng hấp dẫn: Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc cuối năm (KPI bonus) từ 1 - 3 tháng lương, thưởng vào các ngày lễ lớn (30/4, 2/9, Tết Dương lịch), thưởng nóng cho các sáng kiến cải tiến quy trình hành chính hiệu quả.
* Chế độ phúc lợi toàn diện:
* Đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ trên mức lương thực tế theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi kết thúc 02 tháng thử việc.
* Gói Bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cao cấp (PVI Care/Bảo Việt) dành riêng cho nhân sự cấp Tập đoàn, hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh nội trú, ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế hàng đầu.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám uy tín.
* Môi trường làm việc và công cụ làm việc đẳng cấp:
* Làm việc tại văn phòng hạng A sang trọng, không gian mở, trang thiết bị hiện đại, cung cấp đầy đủ laptop cấu hình cao, điện thoại để bàn, văn phòng phẩm cao cấp.
* Trải nghiệm văn hóa doanh nghiệp trẻ trung, năng động, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sáng tạo cá nhân.
* Cơ hội thăng tiến và Phát triển bản thân:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng mềm, kỹ năng quản trị, cập nhật Luật Lao động mới, đào tạo chứng chỉ HR chuyên nghiệp do Tập đoàn chi trả 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí quản lý: Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR & Admin Team Leader) -> Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager) -> Giám đốc Nhân sự Công ty thành viên/Tập đoàn.
* Chính sách đãi ngộ khác: Hỗ trợ cơm trưa văn phòng, phụ cấp điện thoại, phụ cấp trang phục hàng năm; xe đưa đón của Tập đoàn khi đi công tác tỉnh; quà tặng vào các dịp sinh nhật, kết hôn, sinh con; tham gia teambuilding, nghỉ dưỡng hàng năm tại các resort 5 sao cùng Tập đoàn.

---

Tags:
Tuyển dụng Hành chính Nhân sự Tập đoàn, Việc làm HR Admin Hà Nội, Tìm việc Hành chính Nhân sự TP.HCM, Chuyên viên C&B Tập đoàn, Tuyển dụng Trưởng nhóm Hành chính, Nhân viên Hành chính Nhân sự song ngữ, HR Generalist lớn, Việc làm Nhân sự Tập đoàn đa ngành.

---

Từ khoá tìm kiếm:
nhân viên hành chính nhân sự, hr admin, group hr officer, chuyên viên hành chính nhân sự tập đoàn, hành chính nhân sự tổng hợp, tuyển dụng hr admin, việc làm nhân sự lương cao, chuyên viên c&b hành chính, nhân sự tập đoàn lớn, tuyển dụng hành chính nhân sự tiếng anh, hr generalist tập đoàn.

Share