MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH TÀI CHÍNH LĨNH VỰC NHÂN SỰ

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH TÀI CHÍNH LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Tài chính lĩnh vực Nhân sự (HR Administrative & Financial Officer). Đây là một vị trí lai (hybrid role) độc đáo và vô cùng quan trọng trong cấu trúc vận hành của doanh nghiệp. Vai trò này đóng vai trò là "cầu nối" chiến lược giữa Bộ phận Nhân sự (HR) và Bộ phận Tài chính - Kế toán.

Người đảm nhận vị trí này không chỉ đơn thuần thực hiện các công việc hành chính nhân sự truyền thống như quản lý hồ sơ, hợp đồng, chấm công, mà còn chịu trách nhiệm quản lý, tối ưu hóa các chi phí liên quan đến nguồn nhân lực, lập ngân sách nhân sự, quyết toán thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, và kiểm soát dòng tiền chi trả cho các hoạt động phúc lợi, tuyển dụng, đào tạo. Vị trí này đòi hỏi một tư duy nhạy bén về con số của một kiểm toán viên, kết hợp với sự khéo léo, thấu hiểu và bảo mật thông tin của một chuyên gia nhân sự chuyên nghiệp.

Mục tiêu tối thượng của vị trí này là đảm bảo mọi hoạt động nhân sự được vận hành trơn tru, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả chi phí trên mỗi nhân sự cho doanh nghiệp.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý Tiền lương (Payroll) và các Khoản trích theo lương

* Thực hiện và kiểm soát bảng lương: Chủ trì việc thu thập dữ liệu chấm công, tăng ca, nghỉ phép, ngày công tác từ các bộ phận; tính toán chi tiết tiền lương, thưởng doanh số (KPI), phụ cấp, và các khoản khấu trừ cho toàn bộ cán bộ nhân viên (CBNV) đúng thời hạn hàng tháng.
* Quản lý BHXH, BHYT, BHTN: Thực hiện các thủ tục báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng BHXH; giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho người lao động; đối chiếu số liệu định kỳ hàng tháng với cơ quan Bảo hiểm Xã hội để đảm bảo không có sai sót hay nợ đọng.
* Thuế thu nhập cá nhân (PIT): Thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký người phụ thuộc cho nhân sự mới; tính toán khấu trừ thuế TNCN hàng tháng/quý; lập tờ khai thuế TNCN và chủ trì công tác quyết toán thuế TNCN hàng năm cho toàn bộ nhân viên và các chuyên gia cộng tác viên.

2. Quản lý Ngân sách và Tài chính Nhân sự (HR Finance & Budgeting)

* Lập dự toán ngân sách nhân sự: Phối hợp với Trưởng bộ phận Nhân sự và Giám đốc Tài chính lập ngân sách nhân sự hàng năm (bao gồm ngân sách lương, thưởng, bảo hiểm, chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, khám sức khỏe định kỳ, hoạt động teambuilding, và các phúc lợi khác).
* Kiểm soát và phân tích chi phí: Theo dõi, kiểm soát việc sử dụng ngân sách nhân sự thực tế so với kế hoạch hàng tháng/quý; phân tích các biến động chi phí lớn và đề xuất giải pháp tối ưu hóa ngân sách.
* Quản lý hóa đơn và thanh toán: Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ thanh toán liên quan đến nhà cung cấp dịch vụ nhân sự (đơn vị tuyển dụng, đơn vị đào tạo, công ty bảo hiểm sức khỏe tự nguyện, nhà cung cấp quà tặng phúc lợi...); lập đề nghị thanh toán và phối hợp với phòng Kế toán để thực hiện chi trả đúng hạn.
* Tạm ứng và hoàn ứng: Theo dõi và thực hiện thủ tục hoàn ứng các chi phí hành chính nhân sự, chi phí đi công tác của nhân viên theo đúng quy chế tài chính của công ty.

3. Công tác Hành chính Nhân sự và Quản lý Hồ sơ (HR Administration)

* Quản lý hợp đồng lao động: Soạn thảo, ký kết mới, gia hạn hoặc chấm dứt Hợp đồng lao động, Hợp đồng thử việc, Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) theo đúng quy định của Luật Lao động và quy chế công ty.
* Quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự: Thiết lập, cập nhật liên tục và lưu trữ khoa học hồ sơ nhân sự (cả bản cứng và bản mềm trên hệ thống ERP/phần mềm nhân sự); quản lý danh sách CBNV, danh bạ nội bộ, sơ đồ tổ chức của toàn công ty.
* Thực hiện các thủ tục Onboarding/Offboarding: Chuẩn bị các điều kiện làm việc cho nhân sự mới (văn phòng phẩm, máy tính, tài khoản hệ thống, thẻ nhân viên); thực hiện các thủ tục bàn giao, quyết toán tài chính, thanh lý hợp đồng và chi trả các chế độ thôi việc cho nhân sự nghỉ việc.
* Quản lý phúc lợi nội bộ: Tổ chức thực hiện các chính sách phúc lợi của công ty như: sinh nhật, hiếu hỷ, ốm đau, tổ chức Quốc tế Phụ nữ, Tết Thiếu nhi, Trung thu, quà Tết cho nhân viên.

4. Đảm bảo Tuân thủ Pháp lý và Thanh tra Kiểm tra

* Cập nhật luật định: Chủ động nghiên cứu, cập nhật các thay đổi mới nhất về Luật Lao động, Luật Bảo hiểm Xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân để tham mưu kịp thời cho Ban Giám đốc trong việc điều chỉnh quy chế lương thưởng và chính sách nhân sự.
* Báo cáo lao động định kỳ: Soạn thảo và nộp các báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động, báo cáo tai nạn lao động cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (Sở LĐTBXH) và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo đúng thời hạn luật định.
* Làm việc với cơ quan chức năng: Là đầu mối chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và trực tiếp làm việc với các đoàn thanh tra, kiểm tra về lao động, bảo hiểm xã hội, và quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp.

5. Báo cáo Quản trị (Reporting & Analytics)

* Xây dựng và duy trì hệ thống báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý/năm) về biến động nhân sự (tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ tuyển mới), báo cáo chi phí nhân sự trên doanh thu, báo cáo năng suất lao động.
* Thực hiện các báo cáo chuyên sâu theo yêu cầu đột xuất của Trưởng bộ phận hoặc Ban Giám đốc nhằm phục vụ cho việc ra quyết định chiến lược.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

Sơ đồ báo cáo:

* Báo cáo trực tiếp (Direct Report): Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) và Giám đốc Tài chính (CFO) - báo cáo song song (matrix reporting) để đảm bảo tính thống nhất về mặt nhân sự và sự chuẩn xác về mặt tài chính.
* Quan hệ công việc nội bộ: Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Kế toán (Kế toán thanh toán, Kế toán tổng hợp), Bộ phận Pháp chế, và Trưởng bộ phận của tất cả các phòng ban trong công ty để giải quyết các vấn đề liên quan đến công công, lương, thưởng và chi phí của nhân viên.
* Quan hệ công việc bên ngoài: Làm việc trực tiếp với Cơ quan Bảo hiểm Xã hội, Chi cục Thuế, Sở LĐTBXH, các ngân hàng liên kết mở thẻ lương, và các nhà cung cấp dịch vụ nhân sự bên thứ ba.

Hướng dẫn và Quy chuẩn vận hành:

* Mọi nhiệm vụ phải được thực hiện dựa trên sự tuân thủ tuyệt đối Bộ Luật Lao động Việt Nam hiện hành, Luật Thuế, Luật Bảo hiểm và các văn bản hướng dẫn thi hành.
* Tuân thủ nghiêm ngặt Quy chế Tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ và Quy trình bảo mật thông tin khách hàng/nhân sự của công ty.
* Sử dụng thành thạo và tuân thủ quy trình vận hành trên các phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP), phần mềm quản lý nhân sự (HRM) được công ty cung cấp.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp, Kinh tế lao động hoặc các ngành có liên quan trực tiếp.
* Kinh nghiệm:
* Tối thiểu từ 02 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (HR Admin & Finance, C&B Specialist có thế mạnh về tài chính, hoặc Kế toán tiền lương muốn chuyển hướng sang mảng nhân sự).
* Có kinh nghiệm làm việc trong các doanh nghiệp có quy mô từ 150 nhân sự trở lên là một lợi thế lớn.
* Có kinh nghiệm thực tế trong việc quyết toán thuế TNCN và làm việc trực tiếp với các cơ quan Thuế, Bảo hiểm Xã hội.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Kiến thức pháp luật vững chắc: Am hiểu sâu sắc Luật Lao động, Luật Thuế TNCN, Luật BHXH, BHYT và các quy định pháp luật liên quan đến chế độ phúc lợi của người lao động.
* Kỹ năng xử lý số liệu xuất sắc: Sử dụng thành thạo phần mềm Microsoft Excel ở cấp độ nâng cao (thành thạo các hàm dò tìm, tham chiếu, xử lý chuỗi phức tạp, Pivot Table, VBA/Macro là một điểm cộng lớn) để thiết lập và quản lý các bảng tính lương, ngân sách phức tạp.
* Sử dụng phần mềm chuyên ngành: Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm HRM (Base, Misa AMIS, Fast, BambooHR...) và các phần mềm Kế toán/ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics...).
* Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý tài chính: Có khả năng phân tích báo cáo tài chính cơ bản, lập dự toán ngân sách nhân sự ngắn hạn và dài hạn.
* Kỹ năng ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt và có khả năng đọc hiểu, soạn thảo văn bản, hợp đồng, email thương mại bằng tiếng Anh (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên).
* Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Khéo léo trong việc giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của người lao động về lương, thưởng, chế độ phúc lợi; có khả năng thương lượng tốt với các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Bảo mật thông tin tuyệt đối: Đây là yêu cầu tiên quyết. Ứng viên phải là người có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết bảo mật tuyệt đối mọi thông tin liên quan đến lương thưởng, dữ liệu cá nhân của nhân viên và các số liệu tài chính nội bộ của doanh nghiệp.
* Tỉ mỉ, cẩn thận và chính xác: Làm việc với các con số tài chính và quyền lợi con người đòi hỏi sự chính xác đến từng chi tiết nhỏ nhất. Một sai sót nhỏ về số liệu có thể dẫn đến hậu quả pháp lý hoặc ảnh hưởng lớn đến lòng tin của nhân viên.
* Trung thực và khách quan: Luôn hành xử minh bạch, khách quan trong mọi quy trình tính toán, thanh toán và xử lý kỷ luật lao động/phúc lợi.
* Chịu được áp lực công việc cao: Có khả năng quản lý thời gian tốt, sắp xếp công việc khoa học để hoàn thành đúng tiến độ các công việc lặp đi lặp lại hàng tháng (đặc biệt là kỳ tính lương) và các báo cáo đột xuất từ Ban Giám đốc.
* Tinh thần dịch vụ nội bộ (Customer Service Mindset): Luôn có thái độ thân thiện, cởi mở, sẵn sàng lắng nghe, hỗ trợ và giải đáp các thắc mắc của CBNV một cách tận tình và chu đáo.

---

Quyền lợi:

* Mức lương cạnh tranh: Mức lương cứng hấp dẫn từ [Điền mức lương, ví dụ: 15.000.000đ - 22.000.000đ] + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm + Lương tháng 13, 14 tùy thuộc vào tình hình kinh doanh của công ty.
* Chế độ bảo hiểm toàn diện: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN full lương thực nhận ngay sau khi kết thúc 02 tháng thử việc; gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc sức khỏe nội/ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế) cho nhân sự có thâm niên.
* Phụ cấp đa dạng: Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục, phụ cấp điện thoại, phụ cấp đi lại/công tác phí theo quy chế công ty.
* Cơ hội đào tạo chuyên sâu: Được tài trợ 100% chi phí tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ (C&B chuyên sâu, Kỹ năng lập ngân sách, Cập nhật luật thuế mới, Quản trị nhân sự chiến lược) và các chứng chỉ nghề nghiệp uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, văn phòng hiện đại, trẻ trung, năng động; trang thiết bị làm việc (máy tính xách tay cấu hình cao, màn hình phụ...) được cung cấp đầy đủ.
* Hoạt động gắn kết phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding hàng năm, du lịch nghỉ dưỡng cùng công ty, các sự kiện nội bộ lớn (Year End Party, Company Birthday, các câu lạc bộ thể thao, nghệ thuật...).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội thăng tiến lên các vị trí Trưởng nhóm C&B, Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng bộ phận Vận hành Nhân sự (HR Operations Manager) sau 2-3 năm cống hiến xuất sắc.

---

Tags:

Tài chính Nhân sự, Hành chính Nhân sự, Kế toán tiền lương, C&B, Chuyên viên C&B, Lập ngân sách nhân sự, Thuế TNCN, Bảo hiểm xã hội, Quản trị nguồn nhân lực, Tuyển dụng nhân sự hành chính, HR Admin & Finance.

---

Từ khoá tìm kiếm:

Nhân viên hành chính tài chính nhân sự, HR Admin and Finance Officer, Chuyên viên C&B, Kế toán tiền lương, Chuyên viên nhân sự hành chính, Tuyển dụng hành chính tài chính, Nhân sự mảng tài chính, Lập ngân sách nhân sự, Quyết toán thuế TNCN, Quản lý BHXH doanh nghiệp, Việc làm C&B Hà Nội, Việc làm C&B TP.HCM, HR Finance Specialist.

Share