Mô tả công việc: Nhân viên Bảo trì Văn phòng (Bộ phận Hành chính – Nhân sự)

---

Mô tả công việc

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Bảo trì Văn phòng chuyên nghiệp, tận tâm và nhạy bén để gia nhập vào Bộ phận Hành chính – Nhân sự (HR & Admin) của chúng tôi.

Tại công ty chúng tôi, không gian làm việc không chỉ đơn thuần là nơi ngồi làm việc, mà là một hệ sinh thái năng động thúc đẩy sự sáng tạo, năng suất và gắn kết của tập thể nhân viên. Với vai trò là một "chuyên gia" phụ trách mảng vận hành vật chất, bạn sẽ là người hùng thầm lặng đứng sau sự vận hành trơn tru mỗi ngày của văn phòng. Bạn chịu trách nhiệm đảm bảo toàn bộ cơ sở hạ tầng, hệ thống kỹ thuật (điện, nước, điện lạnh, nội thất, thiết bị văn phòng) luôn trong tình trạng hoạt động tối ưu, an toàn và thẩm mỹ nhất.

Vị trí này không chỉ đòi hỏi tay nghề kỹ thuật vững vàng, mà còn yêu cầu tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc, khả năng phối hợp nhịp nhàng với phòng Nhân sự để kiến tạo một môi trường làm việc hạnh phúc, an toàn và tràn đầy năng lượng cho toàn thể cán bộ nhân viên.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Quản lý, kiểm tra và bảo trì định kỳ hệ thống hạ tầng kỹ thuật văn phòng

* Lập kế hoạch bảo trì: Chủ động xây dựng, đề xuất và thực hiện kế hoạch bảo trì phòng ngừa định kỳ (tuần, tháng, quý, năm) cho toàn bộ hệ thống kỹ thuật văn phòng bao gồm: Hệ thống điện chiếu sáng, điện động lực, hệ thống điều hòa thông gió (HVAC), hệ thống cấp thoát nước, hệ thống mạng nội bộ (phối hợp với IT), và các thiết bị văn phòng khác.
* Kiểm tra hàng ngày (Daily Checklist): Thực hiện đi tuần và kiểm tra đầu giờ mỗi ngày làm việc để phát hiện sớm các sự cố hoặc nguy cơ hỏng hóc đối với: bóng đèn, ổ cắm, vòi nước, cửa kính, khóa cửa, bàn ghế, thiết bị nhà bếp/pantry, máy in, máy photo.
* Bảo dưỡng hệ thống điều hòa: Theo dõi lịch và trực tiếp thực hiện hoặc giám sát đơn vị dịch vụ rửa lưới lọc, nạp gas, vệ sinh định kỳ hệ thống điều hòa cục bộ hoặc điều hòa trung tâm của văn phòng nhằm đảm bảo nhiệt độ làm việc lý tưởng cho nhân viên.
* Vận hành hệ thống phụ trợ: Đảm bảo hệ thống máy phát điện dự phòng, hệ thống lưu điện (UPS) luôn sẵn sàng hoạt động khi xảy ra sự cố mất điện lưới.

2. Tiếp nhận yêu cầu và sửa chữa, khắc phục sự cố phát sinh

* Xử lý sự cố khẩn cấp: Tiếp nhận các yêu cầu sửa chữa phát sinh từ các phòng ban thông qua hệ thống ticket nội bộ, email, điện thoại hoặc trực tiếp. Tiến hành phân loại mức độ ưu tiên và nhanh chóng có mặt để khắc phục các sự cố về điện (chập cháy, mất nguồn), nước (rò rỉ, tắc nghẽn), điện lạnh, khóa cửa, hỏng hóc nội thất bàn ghế.
* Sửa chữa phần nề và mộc cơ bản: Thực hiện các công việc sửa chữa nhỏ như dặm vá sơn tường bị bong tróc, thay thế gạch vỡ, sửa bản lề cửa, ổ khóa, điều chỉnh ngăn kéo bàn làm việc, lắp đặt tranh ảnh trang trí, bảng viết trong phòng họp.
* Tối ưu hóa thời gian xử lý: Đảm bảo thời gian phản hồi và hoàn thành việc sửa chữa đúng cam kết (SLA nội bộ), giảm thiểu tối đa tầm ảnh hưởng của sự cố kỹ thuật đến hiệu suất làm việc của nhân viên công ty.

3. Quản lý tài sản, trang thiết bị và công cụ dụng cụ

* Theo dõi danh mục tài sản: Phối hợp với bộ phận Quản lý tài sản của phòng Nhân sự để cập nhật danh mục, dán nhãn mã tài sản, theo dõi tình trạng sử dụng và vị trí của toàn bộ bàn, ghế, tủ, thiết bị điện tử, thiết bị gia dụng trong văn phòng.
* Quản lý kho công cụ, dụng cụ (CCDC): Trực tiếp quản lý kho đồ nghề, công cụ bảo trì (máy khoan, thang, kìm, tua vít, đồng hồ đo điện...) và kho vật tư tiêu hao (bóng đèn, ổ cắm, vòi nước dự phòng, ốc vít, keo dán...). Đảm bảo kho luôn ngăn nắp, sạch sẽ theo tiêu chuẩn 5S; thực hiện kiểm kê định kỳ để đề xuất mua sắm bổ sung kịp thời.
* Đánh giá khấu hao và thanh lý: Định kỳ đánh giá tình trạng kỹ thuật của các trang thiết bị văn phòng cũ, hỏng để tham mưu cho Trưởng bộ phận phương án sửa chữa lớn, thay thế mới hoặc thanh lý tài sản nhằm tối ưu hóa chi phí.

4. Giám sát các nhà thầu và đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài

* Làm việc với nhà thầu dịch vụ: Đóng vai trò là đầu mối kỹ thuật làm việc, đôn đốc và giám sát quá trình thi công, sửa chữa lớn của các nhà thầu ngoài (như nhà thầu cải tạo nội thất, đơn vị bảo dưỡng thang máy, đơn vị vệ sinh công nghiệp chuyên sâu, đơn vị diệt côn trùng).
* Nghiệm thu công trình: Tham gia trực tiếp vào quá trình nghiệm thu chất lượng, khối lượng công việc sau khi nhà thầu hoàn thành dự án sửa chữa, bảo trì tại văn phòng. Đảm bảo chất lượng thi công đúng bản vẽ kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng của công ty.
* Đánh giá chất lượng dịch vụ: Định kỳ hàng quý/hàng năm đưa ra các đánh giá, phản hồi về chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp bên ngoài để phòng Nhân sự làm cơ sở xem xét gia hạn hoặc thay đổi nhà thầu.

5. Công tác An toàn lao động, Phòng cháy chữa cháy (PCCC) và An ninh

* Kiểm tra hệ thống an toàn: Định kỳ kiểm tra tình trạng hoạt động của hệ thống báo cháy, đầu phun sprinkler, bình chữa cháy xách tay, hệ thống đèn thoát hiểm (Exit), đèn khẩn cấp tại các khu vực trong văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn PCCC của tòa nhà và pháp luật.
* Phối hợp tổ chức diễn tập: Hỗ trợ phòng Nhân sự và Ban quản lý tòa nhà tổ chức các buổi tập huấn, diễn tập phương án PCCC & cứu nạn cứu hộ định kỳ cho toàn bộ nhân viên công ty.
* Kiểm soát an ninh vật lý: Phối hợp kiểm tra hệ thống camera giám sát (CCTV), hệ thống kiểm soát ra vào bằng vân tay/thẻ từ (Access Control), khắc phục ngay các lỗi kẹt khóa từ, lỗi nhận diện thẻ nhằm đảm bảo an ninh tuyệt đối cho văn phòng.
* Đảm bảo môi trường làm việc an toàn: Phát hiện và loại bỏ kịp thời các mối nguy hiểm tiềm ẩn có thể gây tai nạn lao động trong văn phòng (như dây điện đi loằng ngoằng dưới sàn, thảm bị rách gây vấp ngã, cạnh bàn sắc nhọn...).

6. Phối hợp hỗ trợ các hoạt động Hành chính – Nhân sự khác

* Hỗ trợ sự kiện nội bộ: Đồng hành cùng đội ngũ HR trong việc chuẩn bị cơ sở vật chất, bố trí không gian, lắp đặt âm thanh, ánh sáng, sân khấu, backdrop phục vụ các sự kiện nội bộ của công ty như: Sinh nhật tháng, Teambuilding, Year End Party, Ngày hội gia đình, các buổi hội thảo, đào tạo.
* Hỗ trợ chuẩn bị khu vực làm việc mới (Onboarding): Chuẩn bị sẵn sàng bàn ghế, hộc tủ cá nhân, lắp đặt vách ngăn, kiểm tra hệ thống điện và cổng mạng tại vị trí ngồi của nhân viên mới trước ngày họ nhận việc.
* Hỗ trợ di dời, sắp xếp văn phòng: Thực hiện hoặc điều phối việc sắp xếp lại layout văn phòng, chuyển dịch bàn ghế, tủ hồ sơ khi có sự thay đổi về mặt cơ cấu tổ chức hoặc quy mô nhân sự của các phòng ban.

7. Lập báo cáo, quản lý ngân sách vận hành hành chính

* Theo dõi chỉ số tiêu thụ năng lượng: Ghi nhận và theo dõi số liệu tiêu thụ điện, nước hàng tháng của văn phòng. Đề xuất các giải pháp kỹ thuật và vận hành nhằm tiết kiệm năng lượng, bảo vệ môi trường (Green Office).
* Đề xuất ngân sách: Hàng tháng/quý phối hợp với Trưởng bộ phận Hành chính lập bảng dự trù kinh phí mua sắm vật tư thay thế, bảo trì hệ thống và các khoản chi phí kỹ thuật phát sinh.
* Thực hiện báo cáo: Viết báo cáo tuần/tháng gửi Trưởng bộ phận Hành chính - Nhân sự về tình trạng kỹ thuật của văn phòng, danh sách các sự cố đã xử lý, tiến độ của các dự án bảo trì và đề xuất phương án cải tiến không gian làm việc.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự (HR/Admin Manager) hoặc Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader).
* Phối hợp nội bộ: Phối hợp chặt chẽ với các thành viên khác trong phòng Hành chính - Nhân sự (Lễ tân, Nhân viên mua sắm, Nhân viên truyền thông nội bộ, Nhân viên IT Support) để đảm bảo mọi hoạt động của văn phòng diễn ra đồng bộ, hiệu quả.
* Phối hợp bên ngoài: Làm việc trực tiếp với Ban Quản lý Tòa nhà (nơi đặt văn phòng công ty), các kỹ thuật viên tòa nhà để phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến hệ thống kỹ thuật chung (cắt điện, đấu nối nguồn nước, xử lý rác thải kỹ thuật lớn...).
* Vai trò hướng dẫn: Hướng dẫn, giám sát kỹ thuật đối với nhân viên tạp vụ, bảo vệ văn phòng về việc sử dụng các thiết bị điện, nước đúng cách và an toàn; hướng dẫn nhân viên mới sử dụng các tiện ích văn phòng (máy pha cà phê, máy nước nóng lạnh, tủ locker...).

---

Yêu cầu và điều kiện

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Điện, Điện công nghiệp, Điện lạnh, Cơ khí, Kỹ thuật xây dựng, Vận hành tòa nhà hoặc các ngành kỹ thuật liên quan trực tiếp.
* Kinh nghiệm làm việc: Có tối thiểu 01 - 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Kỹ thuật tòa nhà, Nhân viên bảo trì văn phòng, Nhân viên kỹ thuật khách sạn/nhà hàng hoặc các vị trí kỹ thuật dịch vụ tương đương. Ưu tiên những ứng viên từng làm việc trong môi trường văn phòng của các công ty đa quốc gia, văn phòng chia sẻ (Co-working space) hoặc tòa nhà hạng A, B.
* Chứng chỉ bổ sung (Ưu tiên): Có chứng chỉ về An toàn điện, chứng chỉ vận hành hệ thống PCCC hoặc chứng chỉ An toàn vệ sinh lao động là một lợi thế lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng kỹ thuật đa dụng (Handyman skills): Thành thạo việc lắp đặt, sửa chữa hệ thống điện dân dụng (luồn dây, đấu tủ điện, thay bóng đèn, ổ cắm), hệ thống nước (hàn ống nhiệt PPR, xử lý rò rỉ van vòi, thông tắc), và hệ thống điều hòa cục bộ (vệ sinh, đo gas, sửa board mạch đơn giản).
* Khả năng đọc bản vẽ kỹ thuật: Biết đọc và hiểu các bản vẽ kỹ thuật cơ bản của văn phòng (Bản vẽ bố trí mặt bằng, bản vẽ sơ đồ nguyên lý điện nước, bản vẽ điều hòa không khí).
* Kỹ năng quản lý nhà thầu: Có khả năng giám sát chất lượng thi công, kiểm tra các điều khoản kỹ thuật trong biên bản nghiệm thu với đối tác ngoài.
* Kỹ năng tin học văn phòng: Sử dụng được máy tính ở mức cơ bản (nhận/gửi email qua Outlook, báo cáo công việc qua MS Excel, MS Word, sử dụng các phần mềm chat nội bộ như Slack, Teams, Zalo).
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Nhạy bén phát hiện nguồn gốc phát sinh sự cố kỹ thuật và đưa ra phương án xử lý nhanh chóng, triệt để và an toàn nhất.

Phẩm chất cá nhân:

* Tư duy dịch vụ khách hàng (Customer-service mindset): Coi nhân viên trong công ty là khách hàng nội bộ. Luôn giữ thái độ lịch sự, niềm nở, nhã nhặn, tôn trọng và sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp trong mọi tình huống.
* Cẩn thận, tỉ mỉ: Có tinh thần trách nhiệm cực kỳ cao trong công việc. Làm việc ngăn nắp, bảo quản tốt tài sản chung, chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất để đảm bảo tính thẩm mỹ cao sau khi sửa chữa.
* Nhanh nhẹn và linh hoạt: Sẵn sàng ứng phó và xử lý các tình huống khẩn cấp ngoài giờ làm việc hành chính khi có yêu cầu đặc biệt (ví dụ: rò rỉ nước lớn vào ban đêm, chuẩn bị văn phòng gấp cho sự kiện sáng hôm sau).
* Trung thực và đạo đức nghề nghiệp tốt: Tuyệt đối trung thực trong việc báo cáo sự cố, mua sắm vật tư thay thế, quản lý kho tài sản và làm việc với các nhà thầu bên ngoài.
* Sức khỏe tốt: Có thể chất tốt, dẻo dai, không ngại khó khăn, có khả năng làm việc ở độ cao (sử dụng thang) hoặc trong không gian hẹp (trên trần thạch cao, phòng kỹ thuật).

---

Quyền lợi

* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cơ bản hấp dẫn (dao động từ 9.000.000đ – 14.000.000đ/tháng tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Phụ cấp điện thoại, xăng xe, phụ cấp ăn trưa tại văn phòng.
* Chế độ đãi ngộ đầy đủ: Đóng bảo hiểm xã hội (BHXH, BHYT, BHTN) đầy đủ theo đúng quy định của Luật lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Chăm sóc sức khỏe: Gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn 24/7 hoặc Bảo hiểm sức khỏe cao cấp (sau 1 năm làm việc). Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Thưởng hấp dẫn: Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc cuối năm (KPIs bonus), thưởng vào các dịp Lễ, Tết trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Dương lịch, Tết Nguyên Đán).
* Môi trường làm việc văn minh: Được làm việc trong văn phòng hiện đại, đầy đủ tiện nghi, môi trường công sở năng động, đồng nghiệp thân thiện và tôn trọng lẫn nhau.
* Cơ hội phát triển: Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao tay nghề kỹ thuật, các lớp học kỹ năng mềm do công ty tổ chức hoặc tài trợ học phí. Có lộ trình thăng tiến rõ ràng lên vị trí Giám sát kỹ thuật (Technical Supervisor) hoặc Trưởng nhóm Vận hành Hành chính (Admin Facility Lead).
* Hoạt động gắn kết phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding hàng quý, du lịch hè hàng năm (với ngân sách lớn của công ty), các giải bóng đá, hoạt động văn nghệ và các câu lạc bộ thể thao nội bộ.
* Trang thiết bị làm việc: Được cấp phát đầy đủ đồng phục bảo hộ lao động cao cấp, các trang thiết bị bảo hộ an toàn cá nhân và bộ dụng cụ đồ nghề chuyên nghiệp hiện đại nhất để phục vụ công việc.

---

Tags

Hành chính Nhân sự, Bảo trì Văn phòng, Kỹ thuật Tòa nhà, Quản trị Cơ sở Vật chất, Nhân viên Hành chính Kỹ thuật, Admin Facility Staff, Handyman, Kỹ thuật Điện Nước, Tuyển dụng Bảo trì, HR & Admin Department.

---

Từ khoá tìm kiếm:

Nhân viên bảo trì văn phòng, tuyển dụng kỹ thuật tòa nhà, tuyển nhân viên bảo trì hành chính, nhân viên kỹ thuật điện nước văn phòng, admin facility staff, handyman văn phòng quận hcm, tìm việc làm bảo trì nội bộ hcm, tuyển kỹ thuật viên bảo trì hành chính nhân sự, nhân viên sửa chữa cơ sở vật chất văn phòng.

Share