Mô tả công việc: Chuyên viên Hành chính Tổng hợp Lĩnh vực Nhân sự

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Chuyên viên Hành chính Tổng hợp lĩnh vực Nhân sự. Đây là một vị trí hạt nhân, đóng vai trò cầu nối chiến lược và vận hành giữa ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty. Người đảm nhận vị trí này không chỉ chịu trách nhiệm duy trì sự vận hành trơn tru của bộ máy hành chính văn phòng, mà còn trực tiếp tham gia vào việc xây dựng, tối ưu hóa các quy trình nhân sự chuyên nghiệp từ tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất cho đến gắn kết tập thể. Chúng tôi kỳ vọng bạn là một cá nhân đa nhiệm, sở hữu tư duy hệ thống vững vàng, khả năng giao tiếp khéo léo và có sự thấu hiểu sâu sắc về con người cũng như các quy chế pháp luật lao động hiện hành để cùng doanh nghiệp kiến tạo một môi trường làm việc hiệu quả, hạnh phúc và phát triển bền vững.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và Vận hành Hành chính Văn phòng (Trọng số 35%)
- Quản lý trang thiết bị và cơ sở vật chất: Chịu trách nhiệm theo dõi, mua sắm, cấp phát, bảo dưỡng và kiểm kê định kỳ toàn bộ tài sản cố định, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, máy móc văn phòng (máy in, máy photocopy, hệ thống mạng, điều hòa...). Định kỳ lập báo cáo khấu hao và đề xuất thanh lý, nâng cấp trang thiết bị khi cần thiết.
- Quản lý dịch vụ văn phòng và đối tác cung ứng: Trực tiếp làm việc, thương thảo hợp đồng và giám sát chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp bên thứ ba như: dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, cây xanh cảnh quan, nhà xe, dịch vụ chuyển phát nhanh, taxi, khách sạn, vé máy bay phục vụ công tác của cán bộ nhân viên.
- Công tác khánh tiết, tiếp đón và tổ chức sự kiện: Đầu mối tổ chức các sự kiện nội bộ của doanh nghiệp bao gồm: sinh nhật tháng, ngày lễ tết (8/3, 20/10, Trung thu, Tết thiếu nhi...), tiệc tất niên (Year End Party), chương trình du lịch hè (Teambuilding), các hội nghị, hội thảo nội bộ hoặc đón tiếp các đoàn khách quý, đối tác, cơ quan ban ngành đến làm việc tại văn phòng công ty.
- Quản lý văn thư, lưu trữ: Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao và xử lý công văn đi, công văn đến đúng quy trình bảo mật. Thiết lập và vận hành hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu, quyết định hành chính, thông báo nội bộ một cách khoa học, dễ dàng tra cứu cả trên nền tảng bản cứng và bản số hóa (Cloud/Server).
- Kiểm soát chi phí hành chính: Lập dự toán ngân sách hành chính hàng tháng, hàng quý; theo dõi chi phí thực tế và đưa ra các giải pháp tối ưu hóa chi phí vận hành văn phòng hiệu quả mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc.

2. Quản trị Nhân sự và Quan hệ Lao động (Trọng số 35%)
- Thực hiện công tác C&B (Tiền lương & Phúc lợi):
+ Theo dõi, tổng hợp và đối soát dữ liệu chấm công hàng ngày/hàng tháng thông qua hệ thống máy chấm công vân tay/khuôn mặt hoặc ứng dụng chuyên dụng. Quản lý dữ liệu nghỉ phép, nghỉ bù, đi muộn về sớm, tăng ca của người lao động.
+ Hỗ trợ bộ phận Kế toán tính toán lương, thưởng, phụ cấp, các khoản khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của cán bộ nhân viên hàng tháng đảm bảo chính xác và đúng hạn.
+ Trực tiếp thực hiện các thủ tục liên quan đến Bảo hiểm xã hội (BHXH, BHYT, BHTN): báo tăng, báo giảm, giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, chốt sổ BHXH cho nhân sự nghỉ việc.
- Quản lý hồ sơ nhân sự và hợp đồng lao động:
+ Tiếp nhận, kiểm tra tính pháp lý và lưu trữ hồ sơ của nhân sự mới. Cập nhật liên tục thông tin nhân sự trên phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) hoặc file cơ sở dữ liệu chung.
+ Theo dõi thời hạn hợp đồng lao động để chủ động thực hiện quy trình đánh giá tái ký hợp đồng (thử việc, hợp đồng xác định thời hạn, không xác định thời hạn), soạn thảo và ký kết các phụ lục hợp đồng liên quan.
+ Thực hiện quy trình tiếp nhận nhân sự mới (onboarding) và quy trình bàn giao, chấm dứt hợp đồng lao động (offboarding) theo đúng quy định pháp luật và quy chế công ty.
- Xây dựng quan hệ lao động và văn hóa doanh nghiệp:
+ Là cầu nối lắng nghe, tiếp nhận ý kiến đóng góp, thắc mắc, khiếu nại của người lao động về các chế độ chính sách, môi trường làm việc để báo cáo lên Ban Giám đốc và phối hợp giải quyết kịp thời, thấu tình đạt lý.
+ Tham gia biên soạn, truyền thông và giám sát việc thực hiện Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế dân chủ cơ sở và các quy định an toàn vệ sinh lao động tại nơi làm việc.

3. Hỗ trợ Tuyển dụng và Đào tạo (Trọng số 20%)
- Công tác Tuyển dụng:
+ Phối hợp với các trưởng bộ phận để xác định nhu cầu tuyển dụng chi tiết; biên soạn bản mô tả công việc (JD) cho từng vị trí tuyển dụng.
+ Đăng tuyển trên các kênh tuyển dụng hiệu quả (mạng xã hội, website tuyển dụng, hội nhóm chuyên ngành...).
+ Lọc hồ sơ ứng viên, liên hệ đặt lịch phỏng vấn, chuẩn bị phòng phỏng vấn, đón tiếp ứng viên và gửi thư mời nhận việc (Offer Letter) hoặc thư từ chối một cách chuyên nghiệp.
+ Thiết lập và nuôi dưỡng nguồn dữ liệu ứng viên tiềm năng (Talent Pool) phục vụ cho nhu cầu phát triển dài hạn của công ty.
- Công tác Đào tạo:
+ Trực tiếp đứng lớp hoặc điều phối chương trình đào tạo hội nhập cho nhân sự mới, giúp họ nhanh chóng hòa nhập với văn hóa, quy trình và môi trường làm việc của công ty.
+ Hỗ trợ lên kế hoạch, liên hệ đối tác đào tạo bên ngoài hoặc chuẩn bị cơ sở vật chất cho các khóa đào tạo nội bộ nâng cao kỹ năng mềm, kỹ năng chuyên môn cho cán bộ nhân viên.
+ Theo dõi, đánh giá hiệu quả sau đào tạo và lưu trữ kết quả đào tạo vào hồ sơ nhân sự.

4. Pháp lý, Tuân thủ và Báo cáo (Trọng số 10%)
- Đảm bảo tính tuân thủ pháp lý: Thường xuyên cập nhật các thay đổi của Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế TNCN và các văn bản pháp luật liên quan để tham mưu cho Ban Giám đốc điều chỉnh các quy định nội bộ phù hợp, tránh các rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
- Làm việc với cơ quan chức năng: Thay mặt công ty làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước như: Phòng Lao động - Thương binh & Xã hội, Cơ quan Bảo hiểm xã hội, Liên đoàn lao động, Công an phòng cháy chữa cháy, cơ quan quản lý y tế... để thực hiện các báo cáo định kỳ hoặc giải trình khi có thanh kiểm tra.
- Báo cáo định kỳ: Lập báo cáo định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm về tình hình biến động nhân sự, báo cáo chi phí hành chính, báo cáo sử dụng lao động gửi Ban Giám đốc và đề xuất các giải pháp cải tiến hiệu quả hoạt động hành chính nhân sự.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Tuyến báo cáo trực tiếp (Report to): Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR/Admin Manager) hoặc Giám đốc Điều hành (COO/CEO) tùy thuộc vào quy mô cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp trong từng thời kỳ.
- Tuyến phối hợp (Collaboration): Chủ động phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Kế toán - Tài chính (để đối soát lương, bảo hiểm, chi phí hành chính), bộ phận Công nghệ thông tin (IT) (để quản lý thiết bị công nghệ văn phòng), và Trưởng các bộ phận chuyên môn khác trong công ty nhằm hỗ trợ tối đa các vấn đề nhân sự, kỷ luật và hành chính phát sinh tại các phòng ban đó.
- Tuyến hướng dẫn (Supervision/Guidance): Trực tiếp hướng dẫn công việc, kèm cặp và đánh giá hiệu quả công việc của Nhân viên Hành chính (Admin Assistant), Nhân viên Lễ tân (Receptionist), Nhân viên tạp vụ/bảo vệ nội bộ hoặc các thực tập sinh thuộc bộ phận Hành chính Nhân sự được phân công hỗ trợ.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Quản trị Nhân lực, Luật, Quản trị Kinh doanh, Hành chính văn phòng, Ngoại ngữ, Kinh tế hoặc các chuyên ngành có liên quan khác. Chúng tôi ưu tiên các ứng viên có nền tảng kiến thức vững chắc về Luật Lao động Việt Nam và thực hành nghiệp vụ nhân sự.
- Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu từ 01 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc liên tục tại vị trí chuyên viên hành chính nhân sự, chuyên viên nhân sự tổng hợp hoặc các vị trí tương đương tại các doanh nghiệp có quy mô từ 50 nhân sự trở lên. Đối với ứng viên tốt nghiệp hệ Trung cấp, yêu cầu tối thiểu 3 năm kinh nghiệm thực chiến vững vàng trong mảng C&B và hành chính tổng hợp.

Kỹ năng chuyên môn:
- Am hiểu Luật và Quy định Pháp luật: Nắm vững và biết vận dụng linh hoạt Luật Lao động, Luật BHXH, Luật Thuế TNCN và các nghị định hướng dẫn thi hành mới nhất vào thực tiễn doanh nghiệp để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả người lao động và người sử dụng lao động.
- Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Thành thạo các công cụ MS Office, đặc biệt là Microsoft Excel (sử dụng thành thạo các hàm tính toán phức tạp như Vlookup, Index-Match, Pivot Table để xử lý bảng lương, dữ liệu chấm công lớn) và Microsoft Word, PowerPoint để soạn thảo tờ trình, quy chế, bài thuyết trình đào tạo chuyên nghiệp. Khả năng thích ứng nhanh với các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS), phần mềm kê khai BHXH điện tử (như phần mềm của TS24, EFY, VNPT...).
- Kỹ năng giao tiếp và truyền thông: Sở hữu khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc bằng cả văn bản và lời nói. Khéo léo trong việc lắng nghe, thấu cảm, giải quyết mâu thuẫn nội bộ và xây dựng các thông điệp truyền thông nội bộ thu hút, tạo động lực cho cán bộ nhân viên.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề và tổ chức công việc: Tư duy logic tốt, khả năng quản lý thời gian khoa học, biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiều đầu việc phát sinh cùng lúc dưới áp lực tiến độ (deadline) cao. Có khả năng tự chủ động giải quyết các sự cố hành chính phát sinh hàng ngày một cách linh hoạt và nhanh chóng.
- Ngoại ngữ: Biết tiếng Anh giao tiếp cơ bản (có khả năng đọc hiểu các tài liệu hành chính, viết email công việc bằng tiếng Anh cơ bản) là một điểm cộng lớn giúp mở rộng cơ hội phát triển nghề nghiệp trong môi trường đa quốc gia.

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực và bảo mật tuyệt đối thông tin: Do tính chất công việc thường xuyên tiếp cận với các thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp (như bảng lương, thông tin nhân sự, chiến lược kinh doanh...), ứng viên bắt buộc phải là người có tính bảo mật cực kỳ cao, trung thực, liêm chính, không vụ lợi cá nhân.
- Tỉ mỉ, cẩn trọng và chu đáo: Cẩn thận trong từng chi tiết nhỏ khi soạn thảo văn bản, hợp đồng lao động, tính toán bảng lương hay khi chuẩn bị hậu cần cho các sự kiện của công ty nhằm giảm thiểu tối đa các sai sót không đáng có.
- Tinh thần dịch vụ nội bộ cao (Customer Service Mindset): Xem cán bộ nhân viên trong công ty là khách hàng nội bộ của mình để phục vụ với thái độ nhiệt tình, thân thiện, kiên nhẫn, luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp thắc mắc của người lao động một cách lịch sự, thấu đáo.
- Tinh thần trách nhiệm cao và khả năng chịu áp lực: Không ngại khó, chịu được áp lực từ các yêu cầu đa dạng, thay đổi liên tục của doanh nghiệp và nhân sự. Có tinh thần trách nhiệm đến cùng đối với các nhiệm vụ được giao.
- Năng động, thích nghi tốt: Tính cách vui vẻ, cởi mở, hướng ngoại, có khả năng kết nối mọi người để xây dựng không khí làm việc vui vẻ, đoàn kết trong toàn công ty; đồng thời có tư duy cởi mở để liên tục cập nhật, đổi mới tư duy quản trị nhân sự hiện đại.

Quyền lợi:
- Thu nhập cạnh tranh và xứng đáng: Mức lương cứng dao động từ 10.000.000 VNĐ đến 15.000.000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực thực tế và kinh nghiệm làm việc khi phỏng vấn). Xét tăng lương định kỳ 1-2 lần/năm dựa trên kết quả đánh giá KPI công việc.
- Chế độ thưởng phong phú: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/hàng quý; thưởng lương tháng 13; thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán); thưởng sáng kiến cải tiến quy trình hành chính nhân sự xuất sắc.
- Đảm bảo đầy đủ chế độ bảo hiểm và phúc lợi: Được đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ theo đúng quy định của Luật lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc. Được hưởng các chế độ bảo hiểm sức khỏe bổ sung (chăm sóc sức khỏe toàn diện) tùy theo thâm niên cống hiến.
- Môi trường làm việc lý tưởng: Môi trường làm việc văn minh, trẻ trung, năng động, khuyến khích sự chủ động, sáng tạo và tôn trọng giá trị cá nhân của từng thành viên. Cơ sở vật chất khang trang, hiện đại, trang bị đầy đủ công cụ làm việc cá nhân cao cấp.
- Cơ hội đào tạo và thăng tiến rõ ràng: Được tài trợ 50% - 100% học phí tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên sâu về C&B, Luật lao động mới, Quản trị nhân sự hiện đại, Kỹ năng mềm chuyên nghiệp. Lộ trình phát triển sự nghiệp rộng mở lên các vị trí Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự, Trưởng phòng Hành chính Nhân sự hoặc Giám đốc Nhân sự (CHRO).
- Chế độ đãi ngộ nội bộ hấp dẫn: Du lịch thường niên cùng công ty (Company Trip) tối thiểu 1 lần/năm; tham gia các hoạt động Teambuilding sôi nổi; nhận quà tặng sinh nhật, hiếu, hỷ, chế độ chăm sóc sức khỏe định kỳ hàng năm; ưu đãi đặc biệt khi mua/sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty và tập đoàn liên kết.

Tags:
Tuyển dụng Chuyên viên Hành chính Nhân sự, Việc làm HR Admin, Tuyển dụng Nhân sự Tổng hợp, Việc làm Hành chính Văn phòng, Việc làm C&B, Tuyển dụng HR Generalist, Hành chính Nhân sự Hà Nội, Hành chính Nhân sự TP.HCM, Cơ hội việc làm Nhân sự.

Từ khoá tìm kiếm:
chuyên viên hành chính nhân sự, HR Admin, hành chính tổng hợp, nhân sự tổng hợp, chuyên viên C&B, chuyên viên nhân sự, HR Generalist, tuyển dụng nhân sự, quản trị nhân sự, hành chính văn phòng, việc làm nhân sự lương cao, tuyển dụng nhân sự hành chính, tìm việc hành chính nhân sự trung cấp trở lên.

Share