MÔ TẢ CÔNG VIỆC: THƯ KÝ GIÁM ĐỐC LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Thư ký Giám đốc lĩnh vực Nhân sự (HR Directors Secretary / HR Executive Assistant). Đây không đơn thuần là một vị trí hỗ trợ hành chính thuần túy, mà là một cộng sự chiến lược, cánh tay phải đắc lực của Giám đốc Nhân sự (CHRO). Vai trò này đòi hỏi sự kết hợp hài hòa giữa kỹ năng quản trị văn phòng chuyên nghiệp, sự am hiểu sâu sắc về các nghiệp vụ nhân sự và khả năng bảo mật thông tin tuyệt đối. Bạn sẽ là đầu mối kết nối thông tin giữa Giám đốc Nhân sự với các phòng ban nội bộ trong Khối Nhân sự (C&B, Tuyển dụng, Đào tạo, Phát triển Tổ chức, Quan hệ Lao động) cũng như các phòng ban chức năng khác trong toàn tổng công ty. Người đảm nhận vị trí này sẽ chịu trách nhiệm tối ưu hóa hiệu suất làm việc của Giám đốc Nhân sự, đảm bảo các quyết định và chiến lược nhân sự được triển khai một cách mượt mà, đúng tiến độ.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý lịch trình và hỗ trợ hành chính cao cấp cho Giám đốc Nhân sự:
- Tiếp nhận, sắp xếp và tối ưu hóa lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng của Giám đốc Nhân sự, đảm bảo tính khoa học và tránh xung đột thời gian.
- Chuẩn bị hậu cần toàn diện cho các chuyến công tác của Giám đốc (đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển, tạm ứng và thanh quyết toán chi phí công tác).
- Tiếp đón các đối tác quan trọng, ứng viên cấp cao, đại diện cơ quan nhà nước hoặc các đoàn thanh tra liên quan đến lĩnh vực lao động - nhân sự khi đến làm việc với Giám đốc.
- Sắp xếp và tổ chức các cuộc họp của Khối Nhân sự, các cuộc họp liên phòng ban do Giám đốc Nhân sự chủ trì. Ghi biên bản cuộc họp (Meeting Minutes) một cách chi tiết, chính xác và gửi đến các thành viên liên quan kịp thời.

2. Quản lý, lưu trữ và bảo mật thông tin, hồ sơ nhân sự cấp cao:
- Tiếp nhận, phân loại, xử lý và lưu trữ các công văn, tài liệu, tờ trình gửi đến Giám đốc Nhân sự; truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Giám đốc đến các bộ phận liên quan và theo dõi tiến độ thực hiện.
- Quản lý hệ thống hồ sơ, tài liệu thuộc văn phòng Giám đốc Nhân sự bao gồm: các báo cáo chiến lược nhân sự, kế hoạch ngân sách lương thưởng, hồ sơ nhân sự cấp cao, tài liệu tái cấu trúc tổ chức, và các văn bản pháp lý về lao động.
- Đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối đối với tất cả các thông tin, tài liệu liên quan đến lương, thưởng, chế độ đãi ngộ, quyết định bổ nhiệm/bãi nhiệm, và các tranh chấp lao động nhạy cảm.

3. Điều phối, giám sát và báo cáo tiến độ công việc của Khối Nhân sự:
- Làm đầu mối đôn đốc, theo dõi việc thực hiện các chỉ tiêu KPI, OKR và kế hoạch hành động của các phòng ban trực thuộc Khối Nhân sự (như Phòng Tuyển dụng, Phòng Đào tạo, Phòng C&B, Phòng Quan hệ Lao động).
- Tổng hợp dữ liệu, số liệu nhân sự từ các bộ phận để xây dựng các báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm) hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc Nhân sự để trình lên Ban Tổng Giám đốc.
- Hỗ trợ Giám đốc Nhân sự trong việc phân tích các chỉ số nhân sự cơ bản (tỷ lệ nghỉ việc, chi phí tuyển dụng, hiệu suất đào tạo, quỹ lương...) nhằm đưa ra các đề xuất cải tiến kịp thời.

4. Hỗ trợ truyền thông nội bộ và gắn kết tổ chức:
- Soạn thảo các thông báo, quyết định, thư gửi toàn thể nhân viên từ Giám đốc Nhân sự hoặc Ban Giám đốc liên quan đến các chính sách nhân sự mới, chế độ phúc lợi, hoặc các sự kiện nội bộ.
- Phối hợp với bộ phận Truyền thông nội bộ và Công đoàn tổ chức các chương trình gắn kết nhân viên (Engagement activities), ngày hội gia đình, tiệc tất niên, và các chiến dịch xây dựng thương hiệu tuyển dụng (Employer Branding).
- Lắng nghe, ghi nhận các phản hồi, tâm tư nguyện vọng của nhân viên từ các kênh để báo cáo tham mưu cho Giám đốc Nhân sự nhằm cải thiện môi trường làm việc.

5. Tham gia hỗ trợ các dự án nhân sự chiến lược:
- Tham gia trực tiếp vào ban dự án xây dựng và hoàn thiện hệ thống quy trình, quy chế, từ điển năng lực, khung năng lực, hệ thống đánh giá hiệu suất (KPIs/OKRs) của công ty dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Nhân sự.
- Hỗ trợ nghiên cứu, cập nhật các quy định mới của Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân để tham mưu cho Giám đốc điều chỉnh các chính sách nội bộ phù hợp và tuân thủ pháp luật.
- Thực hiện các công việc chuyên môn khác trong lĩnh vực nhân sự khi được Giám đốc trực tiếp phân công.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp (Direct Report): Báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Nhân sự (HR Director / CHRO).
- Báo cáo gián tiếp (Indirect Report): Báo cáo cho Ban Tổng Giám đốc (khi có yêu cầu phối hợp công việc đặc biệt).
- Hướng dẫn và phối hợp (Guidance & Collaboration):
+ Chủ trì hướng dẫn, điều phối công việc hành chính cho các Thư ký bộ phận, Nhân viên hành chính nhân sự tại các chi nhánh/văn phòng đại diện để đảm bảo tính đồng bộ trong quy trình làm việc.
+ Phối hợp chặt chẽ với các Trưởng bộ phận (Trưởng phòng Tuyển dụng, Trưởng phòng C&B, Trưởng phòng Đào tạo, Trưởng phòng Hành chính) để thu thập thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác điều hành của Giám đốc Nhân sự.
+ Tiếp nhận và hướng dẫn các thực tập sinh, nhân viên mới của văn phòng Giám đốc Nhân sự (nếu có).

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật, Ngoại ngữ, Hành chính văn phòng, Đông phương học, hoặc các ngành KHXH&NV có liên quan.
- Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Thư ký, Trợ lý Ban Giám đốc, Trợ lý Nhân sự, hoặc chuyên viên Hành chính Nhân sự tổng hợp trong các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên.
- Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, các tập đoàn đa quốc gia hoặc các doanh nghiệp có hệ thống quản trị nhân sự bài bản.

Kỹ năng chuyên môn:
- Am hiểu kiến thức nền tảng về quản trị nguồn nhân lực (Tuyển dụng, Đào tạo, C&B, Quan hệ lao động) và có kiến thức cơ bản về Luật Lao động Việt Nam hiện hành.
- Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, quyết định, thông báo, quy trình bằng tiếng Việt cực kỳ chuẩn xác, rõ ràng, hành văn chuyên nghiệp và mạch lạc.
- Thành thạo tin học văn phòng ở mức độ nâng cao (đặc biệt là Excel để xử lý số liệu nhân sự, PowerPoint để thiết kế các bài thuyết trình chiến lược cho Giám đốc, và Word để soạn thảo văn bản).
- Khả năng ngoại ngữ: Sử dụng tiếng Anh giao tiếp thành thạo (nghe, nói, đọc, viết) phục vụ cho việc dịch thuật tài liệu, viết email công việc và làm việc với các đối tác nước ngoài (Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ TOEIC từ 650 hoặc IELTS từ 5.5 trở lên hoặc tương đương).
- Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian xuất sắc; có khả năng đa nhiệm (multitasking), sắp xếp thứ tự ưu tiên các đầu việc một cách khoa học dưới áp lực thời gian lớn.
- Kỹ năng giao tiếp, thương lượng và xử lý tình huống khéo léo; khả năng lắng nghe chủ động và truyền đạt thông tin một cách gãy gọn, thuyết phục.
- Kỹ năng ghi chép và tổng hợp thông tin nhanh chóng, chính xác (taking minutes).

Phẩm chất cá nhân:
- Bảo mật thông tin tuyệt đối: Đây là phẩm chất quan trọng hàng đầu của một Thư ký Giám đốc Nhân sự do thường xuyên tiếp cận với các thông tin nhân sự nhạy cảm, lương thưởng và các chiến lược tổ chức cấp cao.
- Trung thực, khách quan và công tâm trong công việc; không thiên vị hay tham gia vào các bè phái nội bộ.
- Chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ và có tinh thần trách nhiệm cao đối với từng sản phẩm công việc mình tạo ra.
- Tác phong làm việc chuyên nghiệp, nhanh nhẹn, chỉn chu về mặt ngoại hình và trang phục, phù hợp với hình ảnh đại diện cho văn phòng Giám đốc.
- Có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ (Internal Customer Service Mindset), luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết khó khăn cho các phòng ban khác với thái độ tích cực, hòa nhã.
- Khả năng chịu áp lực công việc cao, thích ứng nhanh với sự thay đổi của tổ chức.

Quyền lợi:
- Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm làm việc (thỏa thuận trực tiếp trong quá trình phỏng vấn), kèm theo chế độ xem xét tăng lương định kỳ hàng năm dựa trên kết quả đánh giá hiệu suất công việc.
- Lương tháng 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc (Performance Bonus) theo kết quả kinh doanh của công ty và mức độ hoàn thành nhiệm vụ cá nhân.
- Được tham gia đầy đủ các chế độ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo đúng quy định của Luật Lao động hiện hành.
- Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc sức khỏe toàn diện) tại các bệnh viện uy tín hàng đầu dành riêng cho nhân sự cấp cao và thư ký ban điều hành.
- Cơ hội thăng tiến và phát triển sự nghiệp rõ ràng: Có cơ hội được đào tạo chuyên sâu để trở thành Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự, HRBP (Đối tác Nhân sự Chiến lược), hoặc đảm nhận các vị trí quản lý cao hơn trong Khối Nhân sự.
- Được làm việc trực tiếp và học hỏi kinh nghiệm thực chiến từ Giám đốc Nhân sự giàu kinh nghiệm, giúp nhanh chóng nâng cao tư duy chiến lược và kỹ năng quản trị nguồn nhân lực vĩ mô.
- Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và đào tạo ngắn hạn bên ngoài về kỹ năng bổ trợ (kỹ năng giao tiếp cao cấp, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng giải quyết xung đột, quản trị nhân sự hiện đại...).
- Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp, khang trang và hiện đại, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sáng tạo cá nhân.
- Chế độ phúc lợi phong phú: Quà tặng sinh nhật, hiếu hỉ, ốm đau, phụ cấp trang phục, phụ cấp điện thoại, phụ cấp ăn trưa.
- Tham gia các hoạt động teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm cùng tổng công ty, các sự kiện nội bộ sôi nổi và ý nghĩa.

Tags: Thư ký giám đốc nhân sự, Trợ lý CHRO, Thư ký tuyển dụng, Tuyển dụng Thư ký Giám đốc, Việc làm Nhân sự hành chính, Trợ lý nhân sự cấp cao, HR Executive Assistant.

Từ khoá tìm kiếm: Thư ký Giám đốc Nhân sự, Trợ lý Giám đốc Nhân sự, HR Director Secretary, HR Executive Assistant, Trợ lý CHRO, Chuyên viên hành chính nhân sự cấp cao, Tuyển dụng thư ký nhân sự, Việc làm trợ lý giám đốc nhân sự Hà Nội, Việc làm thư ký giám đốc nhân sự TP.HCM.

Share