MÔ TẢ CÔNG VIỆC: THƯ KÝ ĐIỀU HÀNH LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

Mô tả công việc

Trong bối cảnh nền kinh tế số và sự chuyển dịch mạnh mẽ của các mô hình quản trị nguồn nhân lực hiện đại, vai trò của bộ phận Nhân sự không còn đơn thuần là thực thi các thủ tục hành chính, mà đã trở thành đối tác chiến lược (HR Business Partner) đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp. Để tối ưu hóa hiệu suất vận hành của bộ phận và hỗ trợ Ban Giám đốc Nhân sự (CHRO/HR Director) trong việc hoạch định cũng như thực thi các chiến lược con người, chúng tôi đang tìm kiếm ứng viên xuất sắc cho vị trí Thư ký điều hành lĩnh vực nhân sự (Executive HR Secretary).

Vị trí Thư ký điều hành lĩnh vực nhân sự là cầu nối thông tin quan trọng, chịu trách nhiệm điều phối, quản lý và kiểm soát dòng công việc trong văn phòng nhân sự. Không chỉ dừng lại ở các tác vụ hành chính thông thường, nhân sự ở vị trí này sẽ trực tiếp tham gia vào quá trình xây dựng quy trình, giám sát tiến độ dự án nhân sự, quản trị hệ thống tài liệu mật, và hỗ trợ tổ chức các chương trình truyền thông, đào tạo, gắn kết nội bộ. Đây là bệ phóng lý tưởng cho những cá nhân có định hướng phát triển sâu rộng trong ngành quản trị nguồn nhân lực, mong muốn làm việc trực tiếp với đội ngũ lãnh đạo cấp cao để học hỏi tư duy chiến lược và kỹ năng điều phối tổ chức toàn diện.

---

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Thư ký điều hành lĩnh vực nhân sự. Đây là một vai trò đa nhiệm đòi hỏi sự kết hợp hài hòa giữa tư duy logic của một người làm quản trị, sự khéo léo của một chuyên viên đối ngoại, sự bảo mật tuyệt đối của một quản trị viên thông tin, và sự thấu hiểu sâu sắc về con người của một chuyên gia HR.

Với tư cách là cánh tay phải của Giám đốc Nhân sự, bạn sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo toàn bộ hệ thống vận hành của phòng Nhân sự (bao gồm các mảng: Tuyển dụng, Đào tạo, C&B, Quan hệ lao động, Phát triển tổ chức) được kết nối một cách mạch lạc, không bị tắc nghẽn thông tin. Bạn sẽ là người sàng lọc thông tin đầu vào, chuẩn hóa các văn bản, tờ trình trước khi trình duyệt, đồng thời theo dõi sát sao việc thực hiện các chỉ thị, nghị quyết từ Ban Giám đốc đến các bộ phận chức năng. Chúng tôi kỳ vọng bạn không chỉ là người thực thi, mà còn là một người quan sát nhạy bén, có khả năng dự báo các vấn đề phát sinh trong nội bộ và đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình làm việc hiệu quả.

---

Nhiệm vụ công việc chính

Để đảm bảo bộ máy nhân sự vận hành trơn tru và chuyên nghiệp, Thư ký điều hành lĩnh vực nhân sự sẽ đảm nhận các nhóm nhiệm vụ trọng tâm sau đây:

1. Hỗ trợ điều hành và quản lý lịch trình của Giám đốc Nhân sự (CHRO)

* Quản lý lịch làm việc: Tiếp nhận, sàng lọc, sắp xếp và tối ưu hóa lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng của Giám đốc Nhân sự, đảm bảo không xảy ra xung đột về mặt thời gian.
* Chuẩn bị hậu cần hội họp: Tổ chức các cuộc họp định kỳ và đột xuất của phòng Nhân sự hoặc các cuộc họp liên bộ phận do Giám đốc Nhân sự chủ trì. Chuẩn bị phòng họp, trang thiết bị kỹ thuật, tài liệu báo cáo, slide thuyết trình (PowerPoint) và các thông tin nền liên quan đến nội dung cuộc họp.
* Ghi nhận và theo dõi hành động: Thư ký cuộc họp, ghi biên bản họp (Meeting Minutes) một cách chính xác, tổng hợp các kết luận và phân công nhiệm vụ. Theo dõi, đôn đốc các bộ phận liên quan thực hiện đúng tiến độ các đầu việc đã được thống nhất trong cuộc họp và báo cáo lại cho Giám đốc Nhân sự.
* Đón tiếp đối tác: Tiếp đón các đối tác chiến lược, đơn vị tư vấn nhân sự, đại diện các cơ quan ban ngành hoặc ứng viên cấp cao đến làm việc với Giám đốc Nhân sự, thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

2. Quản trị hành chính nhân sự và soạn thảo văn bản

* Soạn thảo văn bản chuyên ngành: Trực tiếp soạn thảo, biên tập, dịch thuật (nếu có) và chuẩn hóa các văn bản hành chính nhân sự như: Quyết định bổ nhiệm/bãi nhiệm, quyết định khen thưởng/kỷ luật, thông báo nội bộ, tờ trình Ban Tổng giám đốc, quy chế, nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể.
* Kiểm soát quy trình phê duyệt: Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ, đề xuất từ các nhóm chuyên môn (Tuyển dụng, C&B, Đào tạo,...) chuyển đến Giám đốc Nhân sự. Kiểm tra tính pháp lý, sự phù hợp với quy chế công ty trước khi trình ký; phân loại độ ưu tiên để xử lý kịp thời các hồ sơ khẩn cấp.
* Quản lý và lưu trữ tài liệu mật: Thiết lập, phân loại và quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ nhân sự (cả bản cứng và bản mềm trên hệ thống Cloud/ERP) đảm bảo tính khoa học, dễ dàng tra cứu nhưng tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc bảo mật thông tin nhân sự (mức lương, thông tin cá nhân, đánh giá hiệu suất, chiến lược nhân sự).
* Quản lý ngân sách phòng HR: Theo dõi, tổng hợp và lập báo cáo chi phí vận hành hành chính của phòng Nhân sự hàng tháng (chi phí văn phòng phẩm, chi phí tuyển dụng, đào tạo, sự kiện nội bộ, công tác phí), đối chiếu với ngân sách (budget) được phê duyệt để cảnh báo kịp thời các khoản chi vượt định mức.

3. Điều phối và giám sát các dự án nhân sự

* Giám sát tiến độ KPI: Thu thập dữ liệu, theo dõi và cập nhật tiến độ thực hiện các chỉ tiêu KPI, OKR của các bộ phận chức năng trong phòng Nhân sự.
* Hỗ trợ quản lý dự án: Tham gia điều phối các dự án nhân sự đặc biệt như: Dự án chuyển đổi số nhân sự (triển khai phần mềm HRM/HRIS mới), dự án khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên (Employee Engagement Survey), dự án tái cấu trúc sơ đồ tổ chức, xây dựng khung năng lực (Competency Framework).
* Kết nối liên bộ phận: Làm đầu mối thông tin phối hợp với các phòng ban khác (Tài chính - Kế toán, Truyền thông, Hành chính - Quản trị, Pháp chế,...) để giải quyết các thủ tục liên quan đến hoạt động nhân sự của toàn công ty.

4. Hỗ trợ truyền thông nội bộ và gắn kết tổ chức

* Truyền thông chính sách: Phối hợp với bộ phận Truyền thông nội bộ biên soạn và truyền tải các thông điệp, chính sách mới, các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp đến toàn thể cán bộ nhân viên một cách dễ hiểu, tạo sự đồng thuận cao.
* Tổ chức sự kiện: Hỗ trợ lên ý tưởng, lập kế hoạch hậu cần và triển khai các sự kiện nội bộ lớn của công ty như: Hội nghị người lao động, Ngày hội gia đình (Family Day), Tiệc tất niên (Year-End Party), các chương trình teambuilding, các chiến dịch thi đua nội bộ nhằm nâng cao trải nghiệm nhân viên (Employee Experience).
* Khảo sát và ghi nhận ý kiến: Hỗ trợ thu thập, tổng hợp các ý kiến đóng góp, phản hồi, khiếu nại của người lao động từ các kênh (hòm thư góp ý, khảo sát trực tuyến) để báo cáo Ban Giám đốc Nhân sự có phương án giải quyết kịp thời, xây dựng môi trường làm việc hài hòa, tiến bộ.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

* Báo cáo trực tiếp: Thư ký điều hành lĩnh vực nhân sự báo cáo trực tiếp và toàn diện cho Giám đốc Nhân sự (CHRO / HR Director). Định kỳ hàng tuần/hàng tháng hoặc đột xuất theo yêu cầu, nhân sự thực hiện báo cáo tiến độ công việc, các chỉ số vận hành hành chính nhân sự và các vấn đề phát sinh cần xin ý kiến chỉ đạo.
* Báo cáo gián tiếp/Phối hợp ngang hàng: Phối hợp chặt chẽ với Trưởng các bộ phận chuyên môn thuộc khối Nhân sự (Trưởng bộ phận Tuyển dụng, Trưởng bộ phận C&B, Trưởng bộ phận Đào tạo & Phát triển - L&D, Trưởng bộ phận Quan hệ lao động) để thu thập thông tin, truyền đạt chỉ thị của Giám đốc Nhân sự và theo dõi tiến độ triển khai công việc.
* Hướng dẫn và điều phối: Vị trí này không trực tiếp quản lý nhân sự cấp dưới (no direct reports), tuy nhiên có vai trò điều phối, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính văn phòng cho các Chuyên viên Nhân sự (HR Executive), Thực tập sinh Nhân sự (HR Intern) hoặc Cộng tác viên trong phạm vi các dự án hoặc sự kiện cụ thể do phòng Nhân sự chủ trì. Đồng thời, có trách nhiệm hướng dẫn các phòng ban khác trong công ty thực hiện đúng các quy trình trình ký, biểu mẫu văn bản theo quy định của phòng Nhân sự.

---

Yêu cầu và điều kiện

Học vấn/Kinh nghiệm: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên

Để đảm bảo hoàn thành tốt các nhiệm vụ đa dạng và phức tạp của vị trí này, ứng viên cần đáp ứng các tiêu chuẩn cơ bản sau:
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Thư ký y khoa/pháp lý, Quản trị kinh doanh, Luật, Ngôn ngữ Anh hoặc các ngành khoa học xã hội liên quan. Chúng tôi đánh giá cao những ứng viên có tinh thần tự học hỏi cao, không ngừng cập nhật kiến thức mới thông qua các khóa đào tạo ngắn hạn về nghề Thư ký chuyên nghiệp hoặc Quản trị nhân sự hiện đại.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Thư ký, Trợ lý Ban Giám đốc, Nhân viên Hành chính Nhân sự, HR Admin hoặc các vị trí dịch vụ khách hàng có tính chất điều phối cao.
* Ưu tiên những ứng viên đã từng làm việc trong môi trường doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên, hoặc có kinh nghiệm hỗ trợ hành chính trực tiếp cho các cấp quản lý từ Trưởng phòng trở lên.

---

Kỹ năng chuyên môn

Một Thư ký điều hành lĩnh vực nhân sự xuất sắc cần sở hữu bộ kỹ năng chuyên môn sắc bén để xử lý công việc một cách khoa học:

* Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính: Thành thạo các quy chuẩn trình bày văn bản hành chính theo quy định của pháp luật Việt Nam. Có khả năng diễn đạt ngôn từ rõ ràng, khúc chiết, chuyên nghiệp, không mắc lỗi chính tả hay ngữ pháp. Kỹ năng dịch thuật tài liệu Anh - Việt (và ngược lại) là một lợi thế lớn.
* Sử dụng thành thạo công cụ văn phòng và công nghệ:
* Sử dụng cực kỳ thành thạo bộ công cụ MS Office (Word: định dạng văn bản nâng cao; Excel: sử dụng tốt các hàm thống kê, vlookup, pivot table để làm báo cáo số liệu; PowerPoint: thiết kế slide thuyết trình đẹp mắt, logic).
* Có khả năng nhanh chóng thích nghi và sử dụng các phần mềm quản lý công việc (Trello, Asana, Base, Jira), các hệ thống quản trị nhân sự (HRIS/HRM) và các công cụ lưu trữ đám mây (Google Drive, OneDrive).
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng lập kế hoạch công việc khoa học, biết cách phân loại công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng (Ma trận Eisenhower). Có khả năng làm việc dưới áp lực cao, xử lý đa nhiệm (multitasking) nhiều đầu việc cùng lúc mà vẫn đảm bảo tính chính xác và đúng hạn (deadline).
* Kỹ năng giao tiếp và điều phối: Khả năng lắng nghe tích cực, truyền đạt thông tin một cách khéo léo, rõ ràng qua cả hình thức nói và viết. Kỹ năng kết nối, thuyết phục và tạo dựng mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với các cá nhân ở nhiều cấp bậc khác nhau trong tổ chức.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và tư duy dịch vụ: Nhạy bén trong việc phát hiện các nút thắt trong quy trình vận hành hành chính, chủ động đề xuất các giải pháp cải tiến sáng tạo. Luôn đặt trải nghiệm của khách hàng nội bộ (cán bộ nhân viên) và Ban Giám đốc lên hàng đầu.

---

Phẩm chất cá nhân

Bên cạnh năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức và thái độ làm việc là yếu tố quyết định sự thành công và gắn bó lâu dài của ứng viên ở vị trí này:

* Tuyệt đối trung thực và bảo mật: Do đặc thù công việc tiếp cận với nhiều thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp và người lao động (lương thưởng, nhân sự cấp cao, kế hoạch cắt giảm/bổ nhiệm, hồ sơ kỷ luật), ứng viên phải là người có đạo đức nghề nghiệp cực kỳ cao, cam kết bảo mật thông tin tuyệt đối trong mọi tình huống.
* Cẩn thận, tỉ mỉ và chu đáo: Chăm chút đến từng chi tiết nhỏ trong công việc, từ việc kiểm tra lỗi chính tả trong văn bản trước khi trình ký, sắp xếp phòng họp ngăn nắp, cho đến việc ghi nhận chính xác từng mốc thời gian trong lịch trình của Giám đốc Nhân sự.
* Chủ động và có trách nhiệm cao: Tự giác thực hiện công việc mà không cần sự giám sát liên tục. Sẵn sàng chịu trách nhiệm đối với các nhiệm vụ được giao, không đùn đẩy né tránh khi xảy ra sự cố, luôn tìm kiếm giải pháp khắc phục thay vì lý do biện hộ.
* Khả năng thích ứng và linh hoạt (Agility): Giữ được sự bình tĩnh, sáng suốt và thái độ tích cực trước những thay đổi đột xuất của kế hoạch công việc hoặc môi trường kinh doanh. Sẵn sàng học hỏi cái mới để phát triển bản thân.
* Chỉ số thông minh cảm xúc (EQ) cao: Nhạy cảm với tâm lý con người, khéo léo trong xử lý xung đột, biết cách lắng nghe chia sẻ của nhân viên nhưng vẫn giữ vững nguyên tắc và kỷ luật công việc của tổ chức.

---

Quyền lợi

Chúng tôi hiểu rằng sự cống hiến của bạn là chìa khóa cho sự vận hành ổn định của doanh nghiệp. Vì vậy, chúng tôi cam kết mang lại một chế độ đãi ngộ toàn diện, xứng đáng và lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng:

* Thu nhập hấp dẫn và cạnh tranh: Lương cơ bản thỏa thuận theo năng lực (dao động từ 10.000.000đ - 18.000.000đ/tháng) + Phụ cấp ăn trưa, điện thoại, gửi xe. Lương tháng 13 đảm bảo và thưởng hiệu suất công việc (KPIs) cuối năm theo kết quả kinh doanh của công ty.
* Chế độ phúc lợi toàn diện:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Chăm sóc sức khỏe toàn diện hàng năm) dành cho nhân sự xuất sắc.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Chế độ nghỉ ngơi & Đời sống tinh thần:
* Nghỉ phép năm 12 ngày (tăng dần theo thâm niên làm việc). Nghỉ lễ, Tết theo quy định của Nhà nước.
* Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hè hàng năm, tiệc tất niên, các câu lạc bộ thể thao/văn nghệ của công ty.
* Quà tặng sinh nhật, hiếu hỉ, ốm đau, thai sản, các dịp lễ lớn (8/3, 20/10, Trung thu, Tết thiếu nhi cho con em cán bộ nhân viên).
* Cơ hội học tập và phát triển vượt bậc:
* Được làm việc trực tiếp và nhận sự chỉ dẫn, kèm cặp (coaching/mentoring) trực tiếp từ Giám đốc Nhân sự - người có nhiều năm kinh nghiệm thực chiến trong ngành.
* Được công ty tài trợ 50% - 100% học phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Nhân sự (C&B, Luật Lao động, Tuyển dụng, HRBP, kỹ năng quản trị văn phòng hiện đại).
* Cơ hội tiếp cận toàn diện với tất cả các mảng của ngành Nhân sự, giúp định hình rõ ràng định hướng phát triển trong tương lai.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Sau 1.5 - 2 năm cống hiến hiệu quả, ứng viên có cơ hội luân chuyển hoặc thăng tiến lên các vị trí chuyên môn sâu hơn tùy theo năng lực và nguyện vọng cá nhân như: *Chuyên viên Nhân sự tổng hợp (HR Generalist), Chuyên viên Đối tác Nhân sự (HRBP), Chuyên viên Tuyển dụng/C&B/L&D*, hoặc *Trợ lý Giám đốc Nhân sự cấp cao*.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng làm việc hiện đại, khang trang, trang bị đầy đủ thiết bị công nghệ phục vụ công việc. Đồng nghiệp trẻ trung, năng động, thân thiện; văn hóa doanh nghiệp coi trọng con người, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích đổi mới sáng tạo.

---

Tags

`Thư Ký Điều Hành` `Thư Ký Nhân Sự` `Trợ Lý Nhân Sự` `Hành Chính Nhân Sự` `Executive Secretary` `HR Secretary` `HR Admin` `Quản Trị Văn Phòng` `Hỗ Trợ Điều Hành` `Bảo Mật Nhân Sự`

---

Từ khoá tìm kiếm

tuyển dụng thư ký nhân sự, thư ký điều hành nhân sự, trợ lý giám đốc nhân sự, hr secretary job description, hành chính nhân sự tốt nghiệp trung cấp, tuyển dụng trợ lý nhân sự hà nội, tuyển dụng trợ lý nhân sự tp hcm, tuyển dụng hr admin, thư ký ban giám đốc nhân sự, mô tả công việc thư ký nhân sự.

Share