Mô tả công việc: Nhân viên quản lý tài sản lĩnh vực nhân sự

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên quản lý tài sản lĩnh vực nhân sự (HR Asset Management Specialist). Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô, tài sản phục vụ cho hoạt động của người lao động không chỉ đơn thuần là công cụ làm việc mà còn là yếu tố cốt lõi cấu thành nên trải nghiệm nhân viên (Employee Experience) và hiệu quả vận hành của tổ chức. Vai trò này được thiết kế dành cho một nhân sự chuyên nghiệp, sở hữu tư duy hệ thống cao, sự nhạy bén trong quản lý vận hành và khả năng kết nối tốt. Bạn sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ chu trình sống của tài sản nhân sự (HR Assets Lifecycle) – từ khâu hoạch định nhu cầu, mua sắm, cấp phát, bảo trì, kiểm kê định kỳ cho đến thanh lý. Không dừng lại ở việc quản lý vật chất (như máy tính, thiết bị văn phòng, đồng phục, thẻ nhân viên, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ làm việc), bạn còn là người xây dựng và tối ưu hóa các quy trình, chính sách sử dụng tài sản nhằm giảm thiểu thất thoát, tối ưu chi phí và nâng cao trách nhiệm của người lao động. Đây là vị trí cầu nối quan trọng giữa Bộ phận Nhân sự, Bộ phận Công nghệ Thông tin (IT), Bộ phận Kế toán và toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý quy trình Cấp phát và Thu hồi tài sản (Onboarding & Offboarding Lifecycle):
- Thiết lập quy trình chuẩn hóa (SOP) cho việc chuẩn bị và bàn giao công cụ dụng cụ (laptop, máy tính bàn, văn phòng phẩm, tài liệu hướng dẫn, thẻ nhân viên, đồng phục) cho nhân sự mới trước ngày nhận việc ít nhất 3 ngày làm việc, đảm bảo trải nghiệm "Ngày đầu tiên đi làm" (Day 1) của nhân viên diễn ra hoàn hảo và chuyên nghiệp.
- Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Tuyển dụng để nắm bắt kế hoạch tiếp nhận nhân sự mới, lập danh mục tài sản cần cấp phát tương ứng với từng cấp bậc và vị trí công việc theo đúng quy định của công ty.
- Trực tiếp thực hiện việc bàn giao tài sản, hướng dẫn nhân viên mới ký cam kết bảo quản tài sản, phổ biến nội quy sử dụng trang thiết bị làm việc của công ty.
- Thực hiện quy trình thu hồi tài sản khi nhân viên nghỉ việc (Offboarding) một cách nghiêm ngặt: kiểm tra tình trạng thực tế của tài sản, đối chiếu với danh mục cấp phát ban đầu, xác định mức độ hao mòn vật lý tự nhiên hoặc hư hỏng do lỗi chủ quan của cá nhân để đưa ra đề xuất bồi thường hoặc khấu trừ phù hợp (nếu có) trước khi phòng Nhân sự hoàn tất thủ tục thanh quyết toán lương, chế độ cuối cùng.

2. Quản lý Vòng đời Tài sản và Kiểm kê Định kỳ (Asset Lifecycle Management & Auditing):
- Xây dựng, cập nhật và duy trì hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý tài sản (thông qua phần mềm quản trị chuyên dụng ERP/HRIS hoặc Excel nâng cao), đảm bảo mọi tài sản đều có mã định danh (Barcode/QR code), ghi nhận đầy đủ thông tin về: ngày mua, nhà cung cấp, giá trị, vị trí hiện tại, người đang sử dụng, lịch sử sửa chữa và tình trạng khấu hao.
- Chủ trì và phối hợp với Bộ phận Kế toán tiến hành kiểm kê tài sản thực tế định kỳ (hàng tháng, hàng quý, cuối năm) tại tất cả các văn phòng, chi nhánh của công ty. Đối soát số liệu kiểm kê thực tế với dữ liệu trên hệ thống, phát hiện và tìm hiểu nguyên nhân của các trường hợp chênh lệch, thất thoát hoặc hư hỏng không rõ lý do, từ đó lập báo cáo giải trình và đề xuất phương án xử lý lên Ban Giám đốc.
- Theo dõi thời hạn bảo hành của các thiết bị công nghệ và máy móc văn phòng; lập kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì định kỳ (vệ sinh laptop, bảo dưỡng máy in, máy photocopy, bảo dưỡng hệ thống điều hòa...) nhằm kéo dài tuổi thọ tài sản và giảm thiểu gián đoạn trong quá trình làm việc của nhân viên.
- Phối hợp với Bộ phận Kế toán lập kế hoạch thanh lý, tiêu hủy hoặc tái sử dụng các tài sản đã hết khấu hao, hư hỏng không thể sửa chữa hoặc không còn phù hợp với nhu cầu vận hành của doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật và quy chế tài chính của công ty.

3. Hoạch định, Mua sắm và Quản lý Nhà cung cấp (Procurement & Vendor Management):
- Thu thập nhu cầu sử dụng công cụ dụng cụ, thiết bị văn phòng từ các phòng ban định kỳ; phân tích số liệu lịch sử sử dụng và tốc độ tăng trưởng nhân sự để dự báo nhu cầu mua sắm ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
- Tham gia vào quá trình tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp thiết bị văn phòng, đồng phục, quà tặng sự kiện, văn phòng phẩm uy tín trên thị trường dựa trên các tiêu chí: chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng và dịch vụ hậu mãi.
- Thực hiện việc đàm phán hợp đồng, soạn thảo điều khoản mua sắm, theo dõi tiến độ giao hàng và nghiệm thu chất lượng sản phẩm bàn giao từ nhà cung cấp.
- Đánh giá định kỳ hiệu quả hoạt động của các nhà cung cấp (Vendor Evaluation) để đưa ra quyết định duy trì hợp tác hoặc thay thế, nhằm đảm bảo chuỗi cung ứng nội bộ của công ty luôn hoạt động thông suốt với chi phí tối ưu nhất.

4. Xây dựng Chính sách, Quy trình và Truyền thông Nội bộ (Policy Formulation & Compliance):
- Nghiên cứu, xây dựng và liên tục cập nhật các quy chế, quy định về quản lý, sử dụng, bảo quản tài sản của công ty (Ví dụ: Quy định sử dụng Laptop cá nhân/Laptop công ty, Quy định bồi thường khi làm mất/hỏng tài sản, Quy trình mượn thiết bị làm việc ngoài giờ hoặc mang ra khỏi văn phòng).
- Phối hợp với Bộ phận Truyền thông nội bộ tổ chức các chiến dịch tuyên truyền, nâng cao ý thức giữ gìn của công cộng, tiết kiệm năng lượng, bảo vệ tài sản chung trong toàn doanh nghiệp.
- Giải quyết các tranh chấp, khiếu nại của nhân viên liên quan đến việc cấp phát, thu hồi hoặc bồi thường tài sản một cách thấu đáo, công bằng và tuân thủ đúng Luật Lao động cũng như nội quy lao động của doanh nghiệp.

5. Quản lý Ngân sách và Báo cáo (Budgeting & Reporting):
- Lập dự toán ngân sách chi tiêu hàng năm cho mảng tài sản nhân sự, văn phòng phẩm, đồng phục và phúc lợi vật chất cho nhân viên. Theo dõi, giám sát việc thực hiện ngân sách hàng tháng, đảm bảo các chi phí phát sinh nằm trong hạn mức cho phép và đề xuất các giải pháp cắt giảm chi phí bất hợp lý.
- Thực hiện các báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm) và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp về tình hình biến động tài sản, hiệu suất sử dụng tài sản, chi phí bảo trì sửa chữa và các đề xuất cải tiến quy trình quản lý.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR/Admin Manager) hoặc Trưởng bộ phận Dịch vụ Nội bộ (Shared Services Manager).
- Báo cáo gián tiếp/phối hợp chức năng: Giám đốc Tài chính (CFO) hoặc Kế toán trưởng (cho các vấn đề liên quan đến khấu hao, kiểm kê tài sản và quyết toán ngân sách); Giám đốc Công nghệ (CTO) hoặc Trưởng bộ phận IT (cho các vấn đề liên quan đến hạ tầng thiết bị công nghệ, bảo mật thông tin trên thiết bị).
- Hướng dẫn/Đào tạo: Trực tiếp hướng dẫn, giải đáp thắc mắc cho toàn thể nhân viên trong công ty về các chính sách, quy trình liên quan đến tài sản; hướng dẫn công việc cho các thực tập sinh hoặc nhân viên mới gia nhập bộ phận Hành chính - Nhân sự.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị nhân lực, Quản trị kinh doanh, Kế toán - Kiểm toán, Quản trị Văn phòng, Luật hoặc các ngành có liên quan.
- Có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương như: Nhân viên Quản lý tài sản, Nhân viên Hành chính - Nhân sự, Nhân viên C&B kiêm Quản lý tài sản, hoặc Thủ kho doanh nghiệp dịch vụ/văn phòng.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các doanh nghiệp có quy mô từ 200 nhân sự trở lên hoặc các công ty có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện.

Kỹ năng chuyên môn:
- Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là kỹ năng Excel nâng cao (sử dụng thành thạo các hàm đối chiếu Vlookup, Hlookup, Index/Match, Pivot Table để xử lý và phân tích tập dữ liệu tài sản lớn).
- Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý tài sản chuyên dụng, hệ thống ERP (SAP, Oracle, Odoo...) hoặc các phần mềm quản trị nhân sự tích hợp (HRIS) là một lợi thế cực kỳ lớn.
- Kỹ năng kiểm kê, phân loại và sắp xếp tài sản khoa học; có hiểu biết cơ bản về nguyên lý kế toán tài sản cố định, cách tính khấu hao công cụ dụng cụ.
- Kỹ năng đàm phán, thương lượng giá cả và điều khoản hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ/thiết bị văn phòng.
- Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt thông tin rõ ràng, khéo léo nhưng vẫn đảm bảo tính nguyên tắc khi làm việc với nhân viên các phòng ban về vấn đề tài sản.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống phát sinh nhanh chóng (ví dụ: mất cắp thiết bị, hỏng hóc phần cứng đột xuất trước giờ họp quan trọng của nhân viên).

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực, liêm chính: Đây là phẩm chất hàng đầu bắt buộc phải có đối với nhân sự quản lý tài sản, đảm bảo không xảy ra tình trạng tư lợi cá nhân trong quá trình mua sắm, thanh lý hoặc quản lý tài sản của doanh nghiệp.
- Tỉ mỉ, cẩn thận và chu đáo: Có tư duy chi tiết, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của số liệu trên sổ sách và thực tế kiểm kê; cẩn thận trong việc lưu trữ hồ sơ, biên bản bàn giao.
- Có tinh thần trách nhiệm cao: Sẵn sàng chịu trách nhiệm đối với tài sản được giao quản lý; chủ động trong công việc, không ngại việc đi lại kiểm tra trực tiếp tại các khu vực làm việc.
- Khả năng chịu áp lực công việc tốt: Có khả năng điều phối nhiều đầu việc cùng lúc trong giai đoạn công ty tuyển dụng cao điểm hoặc trong các đợt kiểm kê tài sản quy mô lớn toàn công ty.
- Tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ: Luôn giữ thái độ hòa nhã, hỗ trợ nhiệt tình và tôn trọng đồng nghiệp khi thực hiện các thủ tục cấp phát hoặc giải quyết sự cố về tài sản.

Quyền lợi:
- Mức lương cạnh tranh: Lương cứng dao động từ 10.000.000 VND đến 15.000.000 VND (tùy thuộc vào năng lực thực tế và kinh nghiệm của ứng viên khi phỏng vấn) + Phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại.
- Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm dựa trên kết quả tối ưu hóa chi phí tài sản và hiệu quả quản lý hao hụt của doanh nghiệp.
- Lương tháng 13 và các khoản thưởng lễ, Tết (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán), thưởng sinh nhật cá nhân, hiếu hỉ, ốm đau theo quy chế tài chính của Công ty.
- Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động hiện hành sau khi hoàn thành 02 tháng thử việc (nhận 85% lương hoặc 100% lương tùy thỏa thuận).
- Gói bảo hiểm sức khỏe toàn diện (chăm sóc sức khỏe nội trú/ngoại trú) tại các bệnh viện uy tín sau 1 năm cống hiến.
- Cơ hội phát triển sự nghiệp rõ ràng: Được tài trợ tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị nhân sự hiện đại, Quản trị chuỗi cung ứng nội bộ, các lớp học nâng cao kỹ năng mềm (giao tiếp, đàm phán). Có lộ trình thăng tiến lên vị trí Giám sát hành chính (Admin Supervisor) hoặc Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR/Admin Manager) sau 2-3 năm làm việc hiệu quả.
- Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp và bình đẳng; khuyến khích tinh thần đổi mới sáng tạo, đóng góp ý kiến cải tiến quy trình làm việc.
- Tham gia các hoạt động ngoại khóa, phong trào thể thao, Teambuilding hàng quý và kỳ nghỉ mát thường niên (du lịch trong và ngoài nước) cùng toàn thể Tổng công ty.
- Trang thiết bị làm việc hiện đại: Được công ty cấp phát laptop cấu hình cao, điện thoại di động làm việc và các công cụ hỗ trợ cần thiết phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

Tags: #HRAssetManagement #QuanLyTaiSanNhanSu #HanhChinhNhanSu #AdminOfficer #HRIS #ProcurementSpecialist #QuanLyCongCuDungCu #EmployeeExperience #KiemKeTaiSan #HRSharedServices #AssetLifecycle

Từ khoá tìm kiếm: tuyển dụng nhân viên quản lý tài sản, tuyển dụng hành chính nhân sự quản lý tài sản, nhân viên hành chính quản lý tài sản cố định, việc làm nhân sự quản lý thiết bị, HR Asset Specialist job, quản lý công cụ dụng cụ nhân viên, nhân viên đối soát tài sản nội bộ, tuyển dụng quản lý kho hành chính.

Share