MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ CÔNG TÁC PHÍ LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

TỔNG QUAN VAI TRÒ:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên quản lý công tác phí lĩnh vực nhân sự. Đây là một vị trí trọng yếu thuộc phòng Nhân sự - Hành chính, đóng vai trò cầu nối chiến lược giữa quản trị nguồn nhân lực, vận hành thực địa và kiểm soát tài chính doanh nghiệp.

Người đảm nhận vị trí này không chỉ đơn thuần thực hiện các công việc bàn giấy hay kiểm tra hóa đơn, mà là người trực tiếp thiết kế, tối ưu hóa và vận hành toàn bộ hệ thống chi phí đi lại, lưu trú, và sinh hoạt phí của cán bộ nhân viên (CBNV) trong toàn tổ chức. Bạn sẽ chịu trách nhiệm bảo đảm rằng mỗi chuyến đi công tác của nhân viên đều được hỗ trợ hậu cần một cách chu đáo nhất, trong khi ngân sách của công ty được sử dụng một cách minh bạch, hiệu quả và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật cũng như chính sách nội bộ.

Với vai trò là một "chuyên gia nhân sự" chuyên biệt về công tác phí, bạn sẽ trực tiếp tác động đến trải nghiệm làm việc của nhân viên, giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà, và giúp Ban Giám đốc có được những bức tranh phân tích dữ liệu chi phí chính xác để đưa ra các quyết định chiến lược.

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH:

Nhiệm vụ của Nhân viên quản lý công tác phí được chia thành các nhóm mảng công việc chi tiết và liên tục dưới đây:

1. Quản lý, kiểm tra và phê duyệt yêu cầu công tác (Pre-trip Administration)

* Tiếp nhận yêu cầu: Chủ động tiếp nhận các đề xuất đi công tác (tờ trình công tác, kế hoạch công tác) từ các phòng ban thông qua hệ thống phần mềm quản trị ERP/E-office hoặc bằng văn bản giấy.
* Thẩm định tính hợp lý: Đánh giá tính cấp thiết, mục đích chuyến đi và đối chiếu với hạn mức chi phí (budget allowance) được phê duyệt cho từng phòng ban và từng cấp bậc nhân sự (nhân viên, cấp quản lý, giám đốc).
* Phê duyệt ban đầu: Thực hiện xác nhận và trình duyệt các tờ trình công tác hợp lệ, hướng dẫn nhân viên điều chỉnh hoặc bổ sung thông tin trong trường hợp đề xuất chưa rõ ràng hoặc vượt định mức cho phép mà không có lý do chính đáng.

2. Quản lý đặt dịch vụ (Booking) và Điều phối Hậu cần

* Liên hệ nhà cung cấp: Trực tiếp làm việc với các đại lý vé máy bay, hệ thống đặt phòng khách sạn, các đơn vị cho thuê xe dịch vụ để tìm kiếm giải pháp di chuyển và lưu trú tối ưu nhất về cả chi phí lẫn thời gian.
* Quản lý tài khoản doanh nghiệp: Vận hành và giám sát các tài khoản doanh nghiệp trên các nền tảng đặt dịch vụ trực tuyến (ví dụ: Traveloka, Agoda, Grab for Business, các cổng thông tin của hãng hàng không).
* Hỗ trợ thủ tục pháp lý: Hỗ trợ CBNV chuẩn bị hồ sơ xin visa, hộ chiếu, bảo hiểm du lịch toàn cầu đối với các chuyến công tác nước ngoài.
* Xử lý sự cố phát sinh: Làm đầu mối giải quyết các tình huống khẩn cấp 24/7 như hoãn/hủy chuyến bay, thay đổi lịch trình đột xuất, mất hành lý hoặc các sự cố phát sinh tại khách sạn của nhân viên trong quá trình công tác.

3. Kiểm soát, thanh quyết toán và đối chiếu công tác phí (Post-trip Auditing & Settlement)

* Thu thập chứng từ: Hướng dẫn và đôn đốc CBNV hoàn thiện thủ tục hoàn ứng, thanh toán hóa đơn công tác phí trong vòng 05 - 07 ngày làm việc sau khi kết thúc chuyến đi.
* Kiểm tra tính pháp lý của chứng từ: Đối chiếu, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý của các hóa đơn tài chính (hóa đơn đỏ, hóa đơn điện tử), cuống vé máy bay, biên lai taxi, hóa đơn lưu trú theo quy định của Luật Thuế và chính sách tài chính của công ty.
* Phát hiện gian lận: Sàng lọc và ngăn chặn các hành vi khai khống, gian lận chi phí hoặc các khoản chi tiêu cá nhân không thuộc danh mục được thanh toán bằng ngân sách công ty.
* Lập hồ sơ thanh toán: Hoàn thiện bộ hồ sơ thanh quyết toán công tác phí chuyển giao sang phòng Kế toán - Tài chính để thực hiện giải ngân hoặc hoàn ứng cho nhân viên đúng hạn.

4. Xây dựng, cập nhật và giám sát thực thi Quy chế Công tác phí

* Nghiên cứu thị trường: Định kỳ khảo sát mặt bằng giá cả thị trường (giá phòng khách sạn, giá vé phương tiện công cộng, mức sinh hoạt phí tại các tỉnh thành) để đề xuất điều chỉnh định mức công tác phí (per diem) phù hợp với thực tế.
* Soạn thảo chính sách: Tham gia soạn thảo, sửa đổi và bổ sung Quy chế công tác phí, quy trình tạm ứng và hoàn ứng của công ty nhằm tối giản hóa quy trình nhưng vẫn đảm bảo tính chặt chẽ.
* Truyền thông và đào tạo: Tổ chức các buổi hướng dẫn, phổ biến quy chế công tác phí cho nhân viên mới và các phòng ban thường xuyên đi công tác để giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện chứng từ.

5. Quản lý dữ liệu, báo cáo phân tích và tối ưu hóa chi phí

* Số hóa dữ liệu: Cập nhật liên tục, chính xác các dữ liệu liên quan đến chi phí đi lại của từng phòng ban, từng dự án lên hệ thống quản lý nội bộ.
* Báo cáo định kỳ: Lập báo cáo tổng hợp chi phí công tác hàng tháng, hàng quý, hàng năm; phân tích cơ cấu chi phí (chi phí vé máy bay chiếm bao nhiêu %, chi phí lưu trú, chi phí tiếp khách...).
* Đề xuất giải pháp tiết kiệm: Phát hiện các điểm nóng chi phí (cost drivers) và đề xuất các giải pháp cắt giảm chi phí bất hợp lý (ví dụ: đề xuất ký hợp đồng đối tác chiến lược dài hạn với một số chuỗi khách sạn hoặc hãng hàng không để nhận chiết khấu thương mại tốt hơn).

---

BÁO CÁO & HƯỚNG DẪN:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Report to): Trực tiếp báo cáo công việc cho Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng bộ phận Hành chính - Quản trị (Admin Supervisor).
* Tuyến báo cáo gián tiếp (Matrix Report): Phối hợp chặt chẽ và báo cáo số liệu chuyên môn cho Trưởng phòng Kế toán - Tài chính (Chief Accountant/Finance Manager) nhằm đồng bộ hóa dữ liệu dòng tiền và tối ưu chi phí thuế doanh nghiệp.
* Quan hệ phối hợp bên trong:
* Tương tác trực tiếp với toàn bộ CBNV trong công ty từ cấp nhân viên đến các Quản lý/Giám đốc bộ phận để hướng dẫn quy trình và hỗ trợ dịch vụ.
* Hợp tác với bộ phận Pháp chế để rà soát các điều khoản hợp đồng thương mại với các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, lưu trú.
* Quan hệ đối ngoại bên ngoài:
* Làm việc trực tiếp với các đại lý du lịch (travel agencies), hãng hàng không, quản lý khách sạn, các đơn vị cung cấp giải pháp thanh toán/thẻ tín dụng doanh nghiệp để thương thảo hợp đồng và giải quyết công nợ hàng tháng.

---

YÊU CẦU VÀ ĐIỀU KIỆN:

Học vấn/Kinh nghiệm: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành liên quan đến Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp, Quản trị kinh doanh, hoặc Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 01 năm kinh nghiệm trở lên ở các vị trí tương đương như: Nhân viên Hành chính nhân sự, Nhân viên Kế toán thanh toán, Trợ lý bộ phận, hoặc Nhân viên điều hành tour/đặt phòng tại các công ty lữ hành muốn chuyển hướng sang môi trường doanh nghiệp.
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp hệ Cao đẳng/Đại học thuộc các chuyên ngành trên nếu có thái độ tốt, khả năng tư duy logic cao, nhạy bén với số liệu và cam kết gắn bó lâu dài.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng kiểm soát và thẩm định chứng từ: Có kiến thức cơ bản về kế toán tài chính, nhận biết được tính hợp pháp của hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), các chứng từ chi phí hợp lệ được cơ quan Thuế chấp nhận.
* Sử dụng công cụ công nghệ:
* Thành thạo tin học văn phòng (đặc biệt là Microsoft Excel ở mức độ khá trở lên: biết sử dụng các hàm tìm kiếm, hàm điều kiện như Vlookup, Sumifs, Pivot Table để quản lý và lập báo cáo số liệu).
* Có khả năng nhanh chóng thích nghi và sử dụng các phần mềm quản lý chi phí doanh nghiệp (như SAP, Oracle, Concur, các hệ thống ERP nội bộ) hoặc các công cụ giao việc hành chính (Base, Trello, Jira).
* Kỹ năng thương lượng và đàm phán: Khả năng thương thảo hợp đồng tốt với các nhà cung cấp dịch vụ để có được mức giá ưu đãi (corporate rate) và chính sách công nợ linh hoạt nhất cho công ty.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý thời gian: Khả năng xử lý cùng lúc nhiều yêu cầu công tác phát sinh từ các bộ phận khác nhau một cách khoa học, đúng thời hạn; khả năng xử lý nhanh nhạy các khủng hoảng phát sinh ngoài giờ làm việc liên quan đến lịch trình di chuyển của nhân viên.
* Ngoại ngữ: Có khả năng đọc hiểu tài liệu, hóa đơn bằng tiếng Anh và giao tiếp cơ bản (viết email đặt dịch vụ, trao đổi trực tiếp với các đối tác khách sạn nước ngoài) là một lợi thế lớn.

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn trọng, tỉ mỉ và trung thực: Đây là phẩm chất quan trọng hàng đầu. Công việc liên quan trực tiếp đến tiền tệ, tài chính của công ty và quyền lợi của người lao động nên đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong khâu đối chiếu số liệu, rà soát hóa đơn chi tiết đến từng chữ số.
* Tính bảo mật cao: Tuyệt đối bảo mật các thông tin liên quan đến lịch trình công tác của Ban Giám đốc, các chiến dịch khảo sát thị trường mật, hoặc các thông tin tài chính nhạy cảm của doanh nghiệp.
* Thái độ phục vụ chuyên nghiệp (Service Mindset): Luôn duy trì thái độ nhã nhặn, cởi mở, hỗ trợ hết lòng đối với đồng nghiệp. Coi CBNV đi công tác là "khách hàng nội bộ" để cung cấp dịch vụ hỗ trợ một cách tận tâm nhất.
* Chịu được áp lực công việc: Có khả năng giữ bình tĩnh, làm việc hiệu quả trong môi trường làm việc tốc độ cao, nhiều thay đổi đột ngột và đối mặt với các tình huống khẩn cấp ngoài giờ hành chính.

---

QUYỀN LỢI:

* Mức lương & Thu nhập hấp dẫn:
* Mức lương cạnh tranh (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn).
* Lương tháng 13 bảo đảm và các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm theo chính sách của công ty.
* Được xét duyệt tăng lương định kỳ 1 - 2 lần/năm dựa trên kết quả đánh giá năng lực thực tế.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Được đóng đầy đủ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Được trang bị gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn cao cấp (PVI/Bảo Việt) dành riêng cho nhân viên chính thức của công ty.
* Chế độ chăm sóc sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám uy tín chất lượng cao.
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp:
* Làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại, năng động, khuyến khích sự sáng tạo và ghi nhận đóng góp cá nhân.
* Đồng nghiệp thân thiện, hỗ trợ nhiệt tình, ban lãnh đạo có tư duy cởi mở và coi trọng yếu tố con người.
* Trang thiết bị làm việc được cung cấp đầy đủ (máy tính xách tay cấu hình cao, điện thoại hỗ trợ công việc, văn phòng phẩm...).
* Cơ hội học tập và thăng tiến nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và khóa đào tạo chuyên sâu bên ngoài về nghiệp vụ Quản trị nhân sự nâng cao, Kỹ năng kiểm soát tài chính nội bộ, Kỹ năng đàm phán, hoặc ứng dụng Công nghệ thông tin trong vận hành hành chính.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí quản lý như: Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader), Giám sát Hành chính nhân sự (HR & Admin Supervisor) hoặc chuyên gia hoạch định chính sách phúc lợi nhân sự (C&B Specialist/Manager).
* Hoạt động văn hóa và tập thể phong phú:
* Tham gia các chuyến du lịch, nghỉ mát hàng năm cùng toàn thể công ty (Team building).
* Các sự kiện nội bộ thường niên: Ngày hội gia đình (Family Day), Tiệc tất niên (Year End Party), Quốc tế Phụ nữ, Trung thu, Giáng sinh...
* Chế độ công đoàn đầy đủ: Quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ, ốm đau, thai sản, các ngày lễ tết trong năm.

---

TAGS:

#TuyenDungNhanSu #QuanLyCongTacPhi #HanhChinhNhanSu #TravelExpenseStaff #KiemSoatChiPhi #KetoanThanhToan #NhanVienHanhChinh #AdminHR #HRJobs

---

TỪ KHOÁ TÌM KIẾM:

* Nhân viên quản lý công tác phí
* Nhân viên hành chính nhân sự
* Chuyên viên quản lý chi phí đi lại
* Nhân viên kế toán thanh toán công tác phí
* Tuyển dụng nhân viên hành chính quản trị công tác
* Nhân viên booking vé máy bay khách sạn doanh nghiệp
* Admin kiểm soát chi phí công tác
* Travel and Expense Specialist jobs
* Tuyển dụng nhân sự hành chính tại TP.HCM/Hà Nội

Share