Mô tả công việc: Nhân viên kiểm kê vật tư lĩnh vực nhân sự

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên kiểm kê vật tư lĩnh vực nhân sự có năng lực, tỉ mỉ và trách nhiệm cao để gia nhập đội ngũ vận hành của chúng tôi. Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô, việc quản lý, kiểm soát và tối ưu hóa các nguồn lực vật chất phục vụ cho hoạt động nhân sự đóng vai trò then chốt trong việc duy trì hiệu suất làm việc toàn công ty. Vai trò này không đơn thuần là công việc thủ kho hay kế toán tài sản thông thường, mà là cầu nối chiến lược giữa quản trị nhân sự (HR) và quản lý tài sản doanh nghiệp. Người đảm nhận vị trí này sẽ chịu trách nhiệm toàn diện từ khâu lập kế hoạch, tiếp nhận, phân phối, kiểm kê định kỳ cho đến thanh lý các loại vật tư, trang thiết bị, đồng phục, văn phòng phẩm, quà tặng phúc lợi, và cả các tài liệu nhân sự dạng vật lý. Mục tiêu tối thượng của vị trí này là đảm bảo "đúng vật tư – đúng số lượng – đúng thời điểm – đúng đối tượng", giảm thiểu tối đa tình trạng thất thoát, lãng phí và tối ưu hóa chi phí vận hành cho bộ phận Nhân sự nói riêng và toàn doanh nghiệp nói chung.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và kiểm soát toàn diện danh mục vật tư, công cụ dụng cụ (CCDC) thuộc lĩnh vực Nhân sự:
- Thiết lập, cập nhật và duy trì hệ thống cơ sở dữ liệu chi tiết (master data) về tất cả các loại vật tư, trang thiết bị do bộ phận Nhân sự quản lý. Danh mục này bao gồm nhưng không giới hạn ở: đồng phục nhân viên (đầy đủ kích cỡ, chủng loại cho từng bộ phận), thẻ tên, thẻ ra vào, các bộ tài liệu đào tạo, quà tặng chào mừng (welcome kit), văn phòng phẩm dùng chung cho khối văn phòng, quà tặng phúc lợi các dịp lễ/tết, sinh nhật, trang thiết bị bảo hộ lao động cá nhân (PPE) phối hợp với bộ phận an toàn.
- Tiếp nhận yêu cầu, lập kế hoạch mua sắm và cấp phát vật tư định kỳ hoặc đột xuất cho các phòng ban, chi nhánh dựa trên định mức đã được phê duyệt.
- Xây dựng và chuẩn hóa các quy trình xuất – nhập – tồn kho vật tư nhân sự. Đảm bảo mọi giao dịch xuất nhập kho đều phải có chứng từ, chữ ký phê duyệt hợp lệ của các cấp quản lý và được cập nhật ngay lập tức vào phần mềm quản lý kho/ERP.

2. Tổ chức thực hiện công tác kiểm kê định kỳ và đột xuất:
- Chủ trì và phối hợp với bộ phận Kế toán tài sản, bộ phận Hành chính để xây dựng kế hoạch kiểm kê chi tiết theo tuần, tháng, quý, và năm đối với toàn bộ vật tư nhân sự đang lưu kho hoặc đã cấp phát cho nhân viên sử dụng.
- Trực tiếp xuống hiện trường (các kho vật tư, các phòng ban làm việc, các chi nhánh cửa hàng/nhà máy) để thực hiện hoạt động kiểm đếm thực tế, đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán và phần mềm quản lý.
- Xác định nguyên nhân của các khoản chênh lệch (thừa/thiếu tài sản, vật tư hỏng hóc, hao hụt tự nhiên, thất thoát không rõ lý do) thông qua việc truy xuất lịch sử xuất nhập, phỏng vấn các nhân sự liên quan.
- Lập biên bản kiểm kê, đề xuất phương án xử lý đối với các trường hợp chênh lệch tài sản (bồi thường, ghi tăng/ghi giảm tài sản, thanh lý tài sản hư hỏng) trình Trưởng bộ phận và Ban Giám đốc phê duyệt.

3. Giám sát quy trình bàn giao và thu hồi tài sản khi nhân sự có biến động:
- Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng và Quan hệ lao động để nắm bắt thông tin về nhân sự mới nhận việc (Onboarding) và nhân sự nghỉ việc (Offboarding).
- Thực hiện chuẩn bị và bàn giao đầy đủ các công cụ dụng cụ làm việc cá nhân (máy tính, thiết bị ngoại vi, thẻ nhân viên, đồng phục, chìa khóa tủ tài liệu...) cho nhân sự mới trong ngày đầu tiên làm việc, hướng dẫn họ ký cam kết bảo quản tài sản.
- Thực hiện thu hồi đầy đủ, nguyên trạng các tài sản, vật tư đã cấp phát khi nhân viên thôi việc hoặc chuyển công tác sang bộ phận khác. Đánh giá tình trạng hao mòn của tài sản được thu hồi để quyết định tái cấp phát, đưa vào kho dự phòng hoặc làm thủ tục thanh lý.
- Giải quyết các trường hợp nhân viên làm mất mát, hư hỏng tài sản do lỗi chủ quan theo đúng nội quy lao động và quy chế quản lý tài sản của công ty.

4. Quản lý kho lưu trữ tài liệu và hồ sơ nhân sự vật lý:
- Tổ chức sắp xếp, phân loại và lưu trữ một cách khoa học toàn bộ hồ sơ nhân sự dạng giấy (hồ sơ xin việc, hợp đồng lao động, quyết định nhân sự, hồ sơ bảo hiểm, biên bản kỷ luật...) tại kho lưu trữ tài liệu của phòng Nhân sự.
- Áp dụng các nguyên tắc quản lý kho hiện đại (như 5S, dán nhãn barcode, mã hóa màu sắc) để đảm bảo việc tìm kiếm, truy xuất hồ sơ vật lý được thực hiện nhanh chóng, chính xác trong vòng dưới 5 phút.
- Giám sát việc mượn/trả hồ sơ nhân sự của các cấp quản lý hoặc các cơ quan chức năng (thuế, bảo hiểm xã hội, thanh tra lao động), đảm bảo tính bảo mật thông tin tuyệt đối và không bị thất lạc hồ sơ gốc.
- Định kỳ rà soát thời hạn lưu trữ tài liệu theo quy định của pháp luật và của công ty để lập danh sách thanh lý, tiêu hủy các tài liệu hết giá trị sử dụng một cách an toàn và bảo mật.

5. Tham gia lập ngân sách, tối ưu hóa chi phí và làm việc với nhà cung cấp:
- Dựa trên dữ liệu tiêu hao thực tế của các kỳ trước và kế hoạch tuyển dụng, sử dụng nhân sự của kỳ tiếp theo để dự báo nhu cầu vật tư và lập dự toán ngân sách chi tiết cho các hạng mục vật tư nhân sự hàng tháng/quý/năm.
- Phối hợp với bộ phận Thu mua (Procurement) để tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp vật tư nhân sự (đơn vị may đồng phục, đơn vị in ấn thẻ, nhà cung cấp văn phòng phẩm, quà tặng) uy tín, có chất lượng tốt và giá cả cạnh tranh.
- Theo dõi tiến độ giao hàng của các nhà cung cấp, kiểm tra chất lượng hàng hóa khi nhập kho (KCS) để đảm bảo hàng hóa đúng quy cách, tiêu chuẩn kỹ thuật đã thỏa thuận trong hợp đồng.

6. Báo cáo và đề xuất cải tiến:
- Lập các báo cáo định kỳ (báo cáo xuất - nhập - tồn kho vật tư, báo cáo hao hụt, báo cáo hiệu suất sử dụng tài sản, báo cáo chi phí vật tư nhân sự trên đầu người - Cost per Head) gửi Trưởng phòng Nhân sự và Giám đốc Tài chính.
- Phân tích xu hướng tiêu dùng vật tư trong doanh nghiệp, phát hiện các điểm bất hợp lý, lãng phí trong quá trình sử dụng tài sản của các phòng ban để đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình, định mức cấp phát hoặc các chính sách tiết kiệm năng lượng, bảo vệ tài sản chung.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
- Báo cáo gián tiếp cho: Giám đốc Nhân sự (HR Director) hoặc Kế toán trưởng (Chief Accountant) đối với các chuyên đề liên quan đến kiểm kê tài sản cố định và tài chính.
- Hướng dẫn và phối hợp: Hướng dẫn các nhân viên mới, các Trưởng bộ phận về quy trình nhận, trả, bảo quản tài sản của công ty. Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Công nghệ thông tin (IT Helpdesk) để bàn giao/thu hồi các thiết bị công nghệ (Laptop, PC, điện thoại...) và bộ phận Kế toán để đồng bộ số liệu tài sản cố định, công cụ dụng cụ.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Quản trị nhân sự, Quản trị văn phòng, Kế toán, Quản trị kinh doanh, Quản lý kho vận/Logistics hoặc các ngành kinh tế có liên quan.
- Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu từ 01 đến 02 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như Nhân viên Nhân sự tổng hợp, Nhân viên Hành chính, Nhân viên Quản lý tài sản, Nhân viên kiểm kê kho, hoặc Thủ kho vật tư tại các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên. Ưu tiên những ứng viên đã từng làm việc trong môi trường nhà máy sản xuất, chuỗi bán lẻ hoặc các công ty dịch vụ có số lượng lao động lớn và biến động nhân sự cao.

Kỹ năng chuyên môn:
- Kỹ năng quản lý kho và kiểm kê: Hiểu rõ các nguyên tắc quản lý kho hàng hóa, công cụ dụng cụ (FIFO, LIFO, phương pháp kiểm kê liên tục, kiểm kê định kỳ). Khả năng tổ chức mặt bằng kho khoa học, áp dụng tiêu chuẩn 5S vào thực tế kho tài liệu và vật tư nhân sự.
- Kỹ năng sử dụng tin học văn phòng xuất sắc: Đặc biệt thành thạo Microsoft Excel (biết sử dụng thành thạo các hàm dò tìm, tham chiếu như VLOOKUP, INDEX/MATCH, hàm điều kiện IF, COUNTIF, bảng tổng hợp Pivot Table để xử lý, phân tích cơ sở dữ liệu lớn). Sử dụng tốt Word và PowerPoint để lập báo cáo và thuyết trình quy trình.
- Sử dụng phần mềm quản lý: Khả năng tiếp thu nhanh và sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý nhân sự (HRM), phần mềm quản lý tài sản, hệ thống ERP (SAP, Oracle, Odoo...) hoặc các công cụ quản lý kho trực tuyến.
- Kỹ năng phân tích số liệu: Nhạy bén với số liệu, có khả năng phát hiện ra các điểm bất thường, chênh lệch giữa thực tế và sổ sách thông qua việc phân tích dữ liệu lịch sử xuất nhập kho.
- Kỹ năng giao tiếp và phối hợp liên phòng ban: Giao tiếp rõ ràng, mạch lạc qua email, điện thoại và trực tiếp. Khả năng làm việc khéo léo nhưng kiên quyết với các phòng ban khác khi thực hiện thu hồi tài sản hoặc xử lý đền bù hư hỏng vật tư.

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực và liêm chính: Đây là phẩm chất quan trọng nhất do tính chất công việc thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với tài sản vật chất có giá trị của công ty và thông tin cá nhân bảo mật của nhân sự.
- Tỉ mỉ, cẩn thận và ngăn nắp: Có xu hướng làm việc chi tiết, không bỏ sót các lỗi nhỏ trong số liệu, thích sự gọn gàng, sắp xếp đồ vật và tài liệu một cách có hệ thống.
- Tinh thần trách nhiệm cao: Sẵn sàng chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu kiểm kê, chủ động theo sát các vụ việc bàn giao/thu hồi tài sản cho đến khi hoàn thành triệt để.
- Khả năng làm việc dưới áp lực cao: Có thể duy trì sự tập trung và bình tĩnh khi thực hiện kiểm kê khối lượng lớn tài sản trong thời gian ngắn hoặc khi giải quyết các tranh chấp về tài sản với nhân viên nghỉ việc.
- Sức khỏe tốt và năng động: Sẵn sàng di chuyển giữa các kho, các văn phòng chi nhánh để thực hiện công tác kiểm đếm, sắp xếp vật tư khi có yêu cầu.

Quyền lợi:
- Thu nhập cạnh tranh và ổn định: Mức lương cứng hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực từ trung cấp đến đại học), cùng với các khoản phụ cấp độc hại/di chuyển/điện thoại (nếu có).
- Chế độ thưởng đa dạng: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý, thưởng tháng lương thứ 13, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4, 2/9, Tết Dương lịch và Âm lịch), thưởng sáng kiến cải tiến quy trình quản lý vật tư giúp tiết kiệm chi phí cho công ty.
- Đầy đủ chế độ bảo hiểm: Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động Việt Nam. Được công ty mua thêm bảo hiểm tai nạn 24/7 hoặc bảo hiểm sức khỏe tự nguyện (đối với nhân sự có thâm niên).
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp: Làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại, năng động, văn hóa doanh nghiệp cởi mở, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích đóng góp cá nhân.
- Cơ hội đào tạo và phát triển: Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và bên ngoài về kỹ năng quản lý tài sản, kỹ năng Excel nâng cao, kỹ năng giải quyết xung đột, quản trị nhân sự hiện đại. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Trưởng nhóm Hành chính, Trưởng bộ phận Quản lý tài sản hoặc Giám sát Nhân sự.
- Các chế độ đãi ngộ khác: Được trang bị đầy đủ các trang thiết bị làm việc hiện đại (Laptop cá nhân, điện thoại công việc, văn phòng phẩm chất lượng cao). Hưởng các chương trình chăm sóc sức khỏe định kỳ hàng năm, tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch nghỉ mát thường niên cùng công ty.

Tags
#HR_Inventory_Staff #Nhan_vien_kiem_ke_vat_tu #Quan_ly_tai_san_nhan_su #Admin_HR_Staff #Kiem_ke_tai_san #Quan_tri_van_phong #Asset_Management_HR #Tuyển_dụng_nhân_sự_hành_chính

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên kiểm kê vật tư nhân sự, tuyển nhân viên hành chính quản lý tài sản, tuyển nhân viên quản trị văn phòng trung cấp trở lên, việc làm kiểm kê tài sản công ty, nhân viên quản lý đồng phục văn phòng phẩm, tuyển nhân sự quản lý kho hồ sơ giấy tờ, tìm việc kiểm kê vật tư tại hà nội, việc làm hành chính nhân sự tphcm.

Share