MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ VĂN PHÒNG LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

TỔNG QUAN VAI TRÒ:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" tương lai – vị trí Nhân viên hỗ trợ văn phòng lĩnh vực nhân sự (HR Office Support Staff) để gia nhập vào đội ngũ Hành chính – Nhân sự năng động của công ty. Trong bối cảnh doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng và mở rộng quy mô mạnh mẽ, chúng tôi hiểu rằng nguồn lực con người là tài sản quý giá nhất. Vì vậy, vị trí này được thiết lập không chỉ để thực hiện các công việc hành chính đơn thuần, mà đóng vai trò là "mạch máu" kết nối thông tin, hỗ trợ vận hành và tối ưu hóa các trải nghiệm của cán bộ nhân viên tại nơi làm việc.

Đối với vai trò này, bạn sẽ là người đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp, thân thiện của phòng Nhân sự. Bạn sẽ đồng hành cùng các chuyên viên nhân sự cấp cao trong các mảng công việc đa dạng từ tuyển dụng, hội nhập, quản trị dữ liệu nhân sự, hỗ trợ tính lương – phúc lợi (C&B) cho đến các hoạt động truyền thông nội bộ và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Đây là bệ phóng lý tưởng dành cho những ứng viên mong muốn xây dựng sự nghiệp vững chắc trong ngành Quản trị Nguồn nhân lực, bắt đầu từ những nền tảng thực tế, bài bản nhất.

Chúng tôi kỳ vọng tìm kiếm một cộng sự có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc, sự tỉ mỉ trong từng chi tiết nhỏ và một tinh thần chủ động, không ngại học hỏi các kiến thức và công nghệ quản trị nhân sự mới.

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH:

Nhiệm vụ của Nhân viên hỗ trợ văn phòng lĩnh vực nhân sự được phân chia thành các mảng chức năng trọng yếu dưới đây nhằm đảm bảo tính toàn diện và hiệu quả trong vận hành:

1. Quản trị và lưu trữ hồ sơ hành chính nhân sự (HR Admin & Document Control)

* Quản lý hồ sơ nhân sự: Chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra tính pháp lý và hoàn thiện hồ sơ nhận việc của nhân sự mới theo đúng quy định của pháp luật và quy chế công ty (bao gồm: sơ yếu lý lịch, bằng cấp, CCCD, giấy khám sức khỏe...).
* Lưu trữ dữ liệu: Thực hiện sắp xếp, lưu trữ hồ sơ bản cứng khoa học tại tủ hồ sơ văn phòng; đồng thời số hóa toàn bộ dữ liệu lên hệ thống quản lý nhân sự điện tử (HRIS/Drive chung) một cách bảo mật và có hệ thống để dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
* Soạn thảo văn bản: Hỗ trợ soạn thảo các biểu mẫu, quyết định nhân sự (quyết định tiếp nhận, quyết định bổ nhiệm, quyết định điều chuyển, quyết định thôi việc, quyết định khen thưởng - kỷ luật) và các hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng theo hướng dẫn của Trưởng bộ phận.
* Theo dõi thời hạn hợp đồng: Thiết lập và quản lý danh sách theo dõi thời hạn hợp đồng lao động của toàn bộ nhân viên. Đưa ra cảnh báo và thông báo trước 15 - 30 ngày cho Trưởng bộ phận và nhân sự liên quan để chuẩn bị quy trình đánh giá, ký mới hoặc gia hạn hợp đồng.

2. Hỗ trợ công tác tuyển dụng và đón tiếp nhân sự mới (Recruitment & Onboarding Support)

* Đăng tuyển dụng: Hỗ trợ đăng tải các bản mô tả công việc (JD) lên các kênh tuyển dụng nội bộ, mạng xã hội (LinkedIn, Facebook) và các trang web tuyển dụng đối tác theo yêu cầu của chuyên viên tuyển dụng.
* Lọc hồ sơ và liên hệ ứng viên: Hỗ trợ sàng lọc hồ sơ ứng viên bước đầu dựa trên các tiêu chí cơ bản; thực hiện các cuộc gọi liên hệ, hẹn lịch phỏng vấn và gửi email thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp cho ứng viên.
* Sắp xếp lịch phỏng vấn: Điều phối phòng họp, chuẩn bị tài liệu phỏng vấn cho Hội đồng tuyển dụng; đón tiếp ứng viên chu đáo khi đến văn phòng phỏng vấn trực tiếp nhằm nâng cao trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience).
* Chuẩn bị Onboarding: Phối hợp với bộ phận Công nghệ thông tin (IT) và Hành chính văn phòng để chuẩn bị trang thiết bị làm việc (máy tính, email công ty, thẻ nhân viên, văn phòng phẩm, vị trí ngồi) trước khi nhân viên mới nhận việc.
* Hướng dẫn hội nhập ngày đầu tiên: Đón tiếp nhân viên mới vào ngày đầu tiên đi làm, hướng dẫn tham quan văn phòng, giới thiệu với các phòng ban và hỗ trợ họ hoàn tất các thủ tục khai báo thông tin ban đầu.

3. Hỗ trợ mảng Chế độ, Phúc lợi và Chấm công (C&B Support)

* Theo dõi chấm công: Hằng ngày kiểm tra, giám sát hệ thống dữ liệu máy chấm công (vân tay/khuôn mặt/app). Tiếp nhận, rà soát và tổng hợp các đơn từ xin nghỉ phép, đi muộn/về sớm, làm thêm giờ (OT), đi công tác của nhân viên trên hệ thống phần mềm.
* Hỗ trợ làm lương: Cuối tháng, thực hiện tổng hợp bảng công chi tiết, đối chiếu dữ liệu thô và gửi báo cáo cho Chuyên viên C&B làm cơ sở tính lương.
* Bảo hiểm xã hội (BHXH): Thu thập thông tin, hồ sơ của người lao động để hỗ trợ Chuyên viên C&B thực hiện các thủ tục báo tăng, báo giảm, giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động trên phần mềm BHXH điện tử.
* Mở tài khoản ngân hàng: Hỗ trợ hướng dẫn nhân viên mới thực hiện thủ tục mở tài khoản ngân hàng liên kết của công ty để phục vụ công tác chi trả lương định kỳ.

4. Truyền thông nội bộ và phát triển văn hóa doanh nghiệp (Internal Communication & Engagement)

* Thông báo nội bộ: Soạn thảo và gửi các thông báo nội bộ mang tính chất thường nhật (thông báo sinh nhật thành viên, thông báo nhân sự mới gia nhập, thông báo chúc mừng kết hôn, sinh con...) lên các kênh truyền thông chung của công ty (Zalo, Viber, Slack, Email).
* Hỗ trợ sự kiện: Đồng hành cùng Ban nhân sự và Công đoàn tổ chức các sự kiện thường niên của công ty như: Sinh nhật công ty, Ngày hội gia đình, Quốc tế Phụ nữ 8/3, Nam giới 11/11, Trung thu, Giáng sinh, Tiệc cuối năm (Year-End Party), các chương trình Teambuilding, nghỉ mát hè.
* Khảo sát ý kiến: Hỗ trợ thiết kế, phát triển và tổng hợp các khảo sát lấy ý kiến phản hồi của nhân viên về môi trường làm việc, chất lượng dịch vụ văn phòng để kịp thời đề xuất cải tiến.

5. Quản lý hậu cần và dịch vụ hỗ trợ văn phòng nhân sự (HR Logistics & Office Care)

* Quản lý văn phòng phẩm bộ phận: Đăng ký định mức, mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm phục vụ riêng cho các hoạt động của phòng Nhân sự.
* Thanh toán chi phí: Tiếp nhận, kiểm tra hóa đơn và lập hồ sơ đề nghị thanh toán các chi phí liên quan đến hoạt động nhân sự (chi phí đăng tuyển, chi phí mua quà tặng nhân viên, chi phí khám sức khỏe định kỳ, chi phí thuê ngoài...) gửi bộ phận Kế toán.
* Hỗ trợ giải đáp thắc mắc: Là đầu mối tiếp nhận các thắc mắc ban đầu của nhân viên liên quan đến nội quy lao động, quy trình hành chính, hướng dẫn sử dụng phần mềm nội bộ... và chuyển tiếp đến đúng chuyên viên phụ trách giải quyết nếu vượt quá thẩm quyền.

---

BÁO CÁO & HƯỚNG DẪN:

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Vị trí này sẽ báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm Hành chính - Nhân sự (HR Admin Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) tùy thuộc vào cấu trúc sơ đồ tổ chức tại từng thời điểm của công ty.
* Chỉ dẫn và đào tạo: Khi nhận việc, nhân sự sẽ được tham gia chương trình đào tạo hội nhập bài bản, được hướng dẫn chi tiết (On-the-job training) bởi một Chuyên viên Nhân sự có kinh nghiệm (Mentor) theo hình thức 1 kèm 1 trong suốt thời gian thử việc.
* Quy trình và Hướng dẫn vận hành: Nhân sự có nghĩa vụ tuân thủ nghiêm ngặt các Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs) của phòng Nhân sự, Quy chế dân chủ cơ sở, Nội quy lao động của công ty và các quy định của Bộ luật Lao động hiện hành.
* Chế độ báo cáo:
* *Báo cáo ngày/tuần:* Cập nhật tiến độ hoàn thành hồ sơ nhân sự mới, danh sách ứng viên phỏng vấn và các phát sinh hành chính thường nhật.
* *Báo cáo tháng:* Báo cáo tổng hợp số liệu chấm công, báo cáo biến động nhân sự (tăng/giảm), báo cáo tổng hợp chi phí vận hành phòng nhân sự trong tháng.
* *Báo cáo đột xuất:* Thực hiện các báo cáo số liệu chuyên biệt theo yêu cầu chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Nhân sự.

---

YÊU CẦU VÀ ĐIỀU KIỆN:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành liên quan đến Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Luật, Ngoại ngữ, Kinh tế lao động, Hành chính học, hoặc các ngành nghề dịch vụ, xã hội tương đương.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp hoặc các bạn thực tập sinh có định hướng phát triển nghiêm túc trong ngành nhân sự.
* Ưu tiên những ứng viên đã có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (Trợ lý nhân sự, Thực tập sinh nhân sự, Nhân viên văn thư, Lễ tân kiêm hành chính...).
* Có hiểu biết cơ bản, sơ khởi về Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành là một lợi thế lớn.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Sử dụng thành thạo tin học văn phòng: Đây là yêu cầu cực kỳ quan trọng. Ứng viên cần sử dụng tốt:
* *MS Excel:* Biết sử dụng các hàm tính toán, lọc dữ liệu cơ bản (Vlookup, Sumif, Countif, If, Pivot Table...) để quản lý danh sách chấm công, danh sách nhân viên.
* *MS Word:* Biết cách soạn thảo văn bản hành chính đúng quy chuẩn quốc gia, căn lề, trộn thư (Mail Merge) để làm hợp đồng lao động hàng loạt.
* *MS PowerPoint/Canva:* Có khả năng thiết kế các slide trình chiếu cơ bản hoặc các ấn phẩm truyền thông nội bộ đẹp mắt, trực quan.
* Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu thông qua cả hai hình thức viết (Email, Thông báo) và nói (Giao tiếp trực tiếp, gọi điện thoại thuyết phục ứng viên).
* Kỹ năng sắp xếp và tổ chức công việc: Có khả năng đa nhiệm (multitasking), biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các đầu việc được giao, phân bổ thời gian hợp lý để không bị trễ hạn (deadlines).
* Kỹ năng tìm kiếm và khai thác thông tin: Nhanh nhạy trong việc khai thác các kênh tuyển dụng, tìm kiếm hồ sơ ứng viên và cập nhật các xu hướng văn hóa văn phòng mới.
* Ngoại ngữ: Có khả năng đọc hiểu tài liệu tiếng Anh cơ bản hoặc giao tiếp thông thường là một điểm cộng ưu tiên.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận và tỉ mỉ (Meticulousness): Vì công việc liên quan trực tiếp đến số liệu chấm công, thông tin cá nhân và hợp đồng pháp lý của người lao động, ứng viên bắt buộc phải có tính cẩn thận cao, hạn chế tối đa các sai sót về mặt số liệu hay lỗi chính tả.
* Bảo mật thông tin tuyệt đối (Confidentiality): Làm việc trong phòng nhân sự đồng nghĩa với việc tiếp cận nhiều thông tin nhạy cảm (lương, chế độ đãi ngộ, đánh giá nhân sự, hồ sơ cá nhân). Ứng viên phải có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết giữ bảo mật toàn bộ thông tin này theo đúng quy định.
* Tư duy dịch vụ nội bộ (Customer Service Mindset): Luôn thể hiện thái độ niềm nở, thân thiện, kiên nhẫn lắng nghe và hỗ trợ đồng nghiệp với tinh thần hợp tác, coi cán bộ nhân viên trong công ty chính là khách hàng của mình.
* Năng động và thích nghi nhanh (Adaptability): Môi trường văn phòng luôn biến động với các dự án tuyển dụng và sự kiện liên tục, đòi hỏi ứng viên có tinh thần năng động, tích cực, không ngại thay đổi và chịu được áp lực công việc ở mức độ vừa phải.
* Ham học hỏi (Growth Mindset): Tinh thần cầu tiến, sẵn sàng tiếp thu các ý kiến đóng góp mang tính xây dựng từ cấp trên và đồng nghiệp để hoàn thiện bản thân mỗi ngày.

---

QUYỀN LỢI:

Khi gia nhập đội ngũ của chúng tôi với vai trò Nhân viên hỗ trợ văn phòng lĩnh vực nhân sự, bạn sẽ được hưởng trọn vẹn những chính sách đãi ngộ hấp dẫn và lộ trình phát triển sự nghiệp bền vững dưới đây:

1. Chế độ tài chính cạnh tranh & rõ ràng:

* Mức lương: Thu nhập cạnh tranh, xứng đáng với năng lực thực tế (Lương cơ bản dao động từ 8.000.000 VNĐ – 12.000.000 VNĐ/tháng tùy năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn).
* Phụ cấp: Hỗ trợ phụ cấp ăn trưa tại văn phòng, phụ cấp gửi xe, phụ cấp điện thoại (nếu công việc phát sinh nhu cầu gọi điện liên tục).
* Thưởng: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý, thưởng lương tháng 13, thưởng các dịp Lễ, Tết (30/4 - 1/5, Quốc khánh 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán). Thưởng thâm niên theo quy chế của công ty.

2. Chế độ Bảo hiểm và Chăm sóc sức khỏe toàn diện:

* Bảo hiểm: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật lao động Việt Nam.
* Sức khỏe: Tham gia chương trình khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám đa khoa quốc tế uy tín do công ty tài trợ 100% chi phí.

3. Cơ hội học tập và Lộ trình phát triển sự nghiệp thăng tiến:

* Đào tạo bài bản: Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ chuyên sâu về kỹ năng hành chính, nghiệp vụ C&B nâng cao, kỹ thuật phỏng vấn tuyển dụng hành vi (Behavioral Interviewing), kỹ năng xử lý tranh chấp lao động từ các chuyên gia hàng đầu.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Công ty áp dụng cơ chế đánh giá hiệu quả công việc công bằng định kỳ 2 lần/năm. Từ vị trí Nhân viên hỗ trợ (Support), bạn hoàn toàn có cơ hội thăng tiến lên các vị trí:
* *Sau 1 - 2 năm:* Chuyên viên Tuyển dụng (Recruitment Specialist) hoặc Chuyên viên C&B (C&B Specialist) hoặc Chuyên viên Nhân sự tổng hợp (HR Generalist).
* *Sau 3 - 5 năm:* Trưởng nhóm Nhân sự (HR Team Leader) / Trợ lý Trưởng phòng Nhân sự.

4. Môi trường làm việc và Đời sống tinh thần phong phú:

* Văn hóa doanh nghiệp: Môi trường làm việc trẻ trung, bình đẳng, tôn trọng sự khác biệt và luôn khuyến khích những sáng kiến đổi mới mang tính đột phá của cá nhân. Không gian văn phòng hiện đại, thiết kế theo xu hướng mở, trang bị đầy đủ khu vực pantry (trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí hàng ngày).
* Hoạt động gắn kết: Tham gia miễn phí các hoạt động Teambuilding sôi nổi hàng quý, các chuyến du lịch nghỉ mát thường niên cùng toàn thể công ty (trong và ngoài nước).
* Công cụ làm việc: Được trang bị đầy đủ máy tính xách tay (laptop), điện thoại bàn và các văn phòng phẩm cần thiết phục vụ hiệu quả cho công việc.

---

TAGS

`Tuyển dụng nhân sự` `Hành chính nhân sự` `Hỗ trợ văn phòng` `HR Admin` `HR Assistant` `Trợ lý nhân sự` `Tuyển dụng tphcm` `Tuyển dụng hà nội` `Việc làm hành chính` `Nhân sự tổng hợp` `Intermediate HR`

---

TỪ KHÓA TÌM KIẾM:

* Tuyển dụng nhân viên hỗ trợ nhân sự
* Tìm việc làm hành chính nhân sự không yêu cầu kinh nghiệm
* Việc làm HR Admin tốt nghiệp trung cấp
* Trợ lý nhân sự hành chính văn phòng
* Nhân viên hỗ trợ tuyển dụng và C&B
* Tuyển dụng nhân sự hành chính mới tốt nghiệp
* Việc làm hỗ trợ văn phòng lĩnh vực nhân sự
* HR Support Staff jobs tuyển dụng
* Tuyển dụng hành chính nhân sự lương cao
* Công việc hành chính nhân sự chi tiết nhất

Share