MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH SỐ LĨNH VỰC NHÂN SỰ (DIGITAL HR ADMINISTRATOR)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH SỐ LĨNH VỰC NHÂN SỰ (DIGITAL HR ADMINISTRATOR)

---

TỔNG QUAN

Trong kỷ nguyên số hóa và chuyển đổi số (Digital Transformation) mạnh mẽ, dữ liệu và công nghệ đóng vai trò cốt lõi trong việc tối ưu hóa quản trị nguồn nhân lực. Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia hành chính số lĩnh vực nhân sự" (Digital HR Administrator) tài năng, nhạy bén với công nghệ và có tư duy hệ thống xuất sắc.

Vị trí này không chỉ đơn thuần thực hiện các tác vụ hành chính nhân sự truyền thống, mà đóng vai trò là "kiến trúc sư" vận hành, tối ưu hóa và số hóa toàn bộ hệ sinh thái quy trình nhân sự của doanh nghiệp. Bạn sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS), tự động hóa các quy trình thủ tục giấy tờ, chuyển đổi các phương thức lưu trữ vật lý sang nền tảng đám mây, đồng thời phân tích dữ liệu nhân sự để cung cấp các báo cáo trực quan cho ban lãnh đạo.

Mục tiêu tối thượng của vị trí này là xây dựng một môi trường làm việc số (Digital Workplace) không giấy tờ (Paperless), nâng cao trải nghiệm số của nhân viên (Employee Digital Experience), và đảm bảo tính chính xác, bảo mật tuyệt đối của dữ liệu nhân sự toàn công ty.

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH

1. Quản trị, Vận hành và Tối ưu hóa Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS & HR Tech)

* Chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc quản trị và khai thác các phân hệ của hệ thống HRIS (như SAP SuccessFactors, Workday, Base.vn, Odoo, Humax, hoặc các phần mềm quản trị nhân sự nội bộ).
* Thực hiện cấu hình hệ thống, phân quyền truy cập cho nhân viên, quản lý và cập nhật hồ sơ nhân sự điện tử (e-profile) của toàn bộ nhân sự trên hệ thống theo thời gian thực.
* Phát hiện, phân tích và xử lý các lỗi kỹ thuật phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống phần mềm nhân sự; làm đầu mối làm việc với bộ phận IT hoặc nhà cung cấp phần mềm (Vendors) để khắc phục sự cố và nâng cấp tính năng mới.
* Nghiên cứu, đề xuất và tích hợp các công cụ công nghệ mới (Add-ons, APIs) vào hệ thống hiện tại nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc của phòng Nhân sự.

2. Số hóa Quy trình và Quản trị Tài liệu Điện tử (Digitization & Document Control)

* Chủ trì dự án chuyển đổi các quy trình hành chính nhân sự thủ công (ký duyệt giấy, trình ký tay, lưu trữ hồ sơ giấy) sang quy trình số hoàn toàn (Paperless) sử dụng chữ ký số (E-signature) và các nền tảng phê duyệt trực tuyến.
* Số hóa toàn bộ kho hồ sơ nhân sự bao gồm: Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định nhân sự, hồ sơ ứng viên, bằng cấp, chứng chỉ và các giấy tờ liên quan khác. Thiết lập cấu trúc thư mục lưu trữ khoa học trên Cloud (Google Drive, OneDrive, Sharepoint) đảm bảo dễ dàng tìm kiếm nhưng bảo mật nghiêm ngặt.
* Xây dựng, chuẩn hóa và số hóa các quy trình cốt lõi bao gồm: Quy trình Onboarding (tiếp nhận nhân sự mới trực tuyến), Quy trình Offboarding (bàn giao và thôi việc số), Quy trình xin nghỉ phép/tăng ca trực tuyến, Quy trình điều chuyển nhân sự.

3. Tự động hóa và Quản lý Phúc lợi, Chấm công, Lương thưởng (Digital C&B Administration)

* Vận hành và giám sát hệ thống chấm công tự động thông qua các phương thức công nghệ hiện đại (máy chấm công nhận diện khuôn mặt AI, định vị GPS, chấm công qua ứng dụng di động). Kiểm soát dữ liệu chấm công hàng ngày, tự động phát hiện và xử lý các sai lệch.
* Phối hợp số hóa bảng lương (E-payslip), tự động hóa việc tính toán các chỉ số phúc lợi, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân trên phần mềm.
* Quản lý và cập nhật danh sách thụ hưởng các chương trình phúc lợi số của doanh nghiệp (ví dụ: bảo hiểm sức khỏe tự nguyện trực tuyến, các cổng ưu đãi mua sắm nội bộ cho nhân viên).
* Đảm bảo quy trình gửi nhận bảng lương bảo mật tuyệt đối đến từng cá nhân thông qua email mã hóa hoặc tài khoản cá nhân trên ứng dụng HR.

4. Phân tích Dữ liệu Nhân sự & Báo cáo Số (People Analytics & Reporting)

* Thiết lập, duy trì và cập nhật các bảng dữ liệu (Dashboards) quản trị nhân sự theo thời gian thực (Real-time) bằng các công cụ như Power BI, Tableau, Google Looker Studio hoặc Excel nâng cao.
* Thực hiện phân tích định kỳ và đột xuất các chỉ số nhân sự quan trọng (HR Metrics) bao gồm: Tỷ lệ nghỉ việc (Turnover rate), Chỉ số hài lòng của nhân viên (eNPS), Chi phí tuyển dụng (Cost per hire), Hiệu suất làm việc (Productivity), Cơ cấu độ tuổi, thâm niên, và quỹ lương.
* Xây dựng các báo cáo nhân sự trực quan, sinh động để trình bày trước Ban Giám đốc, từ đó đưa ra các dự báo, cảnh báo sớm về xu hướng biến động nhân sự giúp Ban lãnh đạo đưa ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu (Data-driven decisions).

5. Nâng cao Trải nghiệm Nhân viên trên Nền tảng Số (Digital Employee Experience - EX)

* Quản trị và sáng tạo nội dung cho các kênh truyền thông nội bộ số của doanh nghiệp như: Mạng xã hội nội bộ (Workplace, Yammer), các kênh chat công việc (Slack, Microsoft Teams), Cổng thông tin nhân viên (Employee Portal).
* Phối hợp xây dựng tài liệu hướng dẫn tương tác, video clip ngắn, infographic trực quan để đào tạo nhân viên mới và cũ cách thức sử dụng các công cụ công nghệ của công ty.
* Triển khai các khảo sát trực tuyến (Pulse Surveys) định kỳ về mức độ gắn kết, môi trường làm việc thông qua các nền tảng khảo sát số, tổng hợp ý kiến phản hồi của nhân viên nhanh chóng để đề xuất giải pháp cải thiện lên Trưởng bộ phận.

6. Tuân thủ và Bảo mật Dữ liệu Nhân sự (Compliance & Data Security)

* Thiết lập quy trình và giám sát việc tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân (ví dụ: Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam) đối với toàn bộ dữ liệu nhân viên.
* Kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập, chia sẻ thông tin nhân sự trong và ngoài tổ chức, ngăn ngừa tối đa rủi ro rò rỉ thông tin lương, hồ sơ cá nhân hoặc chiến lược nhân sự của doanh nghiệp.

---

BÁO CÁO & HƯỚNG DẪN

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng bộ phận Chuyển đổi số Nhân sự (Head of HR Digitalization / HRIS Manager).
* Phối hợp chặt chẽ với:
* Bộ phận Công nghệ thông tin (IT Department): Để giải quyết các vấn đề hạ tầng công nghệ, tích hợp hệ thống, bảo mật thông tin và phân quyền tài khoản.
* Bộ phận Tuyển dụng (TA) & Đào tạo (L&D): Để hỗ trợ số hóa quy trình tuyển dụng (hệ sinh thái ATS) và hệ thống quản lý học tập trực tuyến (LMS).
* Bộ phận Truyền thông nội bộ (Internal Communications): Để đồng bộ hóa thông tin và triển khai các chiến dịch gắn kết nhân viên trên nền tảng số.
* Các nhà cung cấp giải pháp công nghệ (Vendors): Nhằm cập nhật công nghệ, sửa lỗi hệ thống và tối ưu hóa chi phí bản quyền phần mềm.
* Hướng dẫn và Hỗ trợ: Hướng dẫn, giải đáp thắc mắc và đào tạo kỹ năng sử dụng công nghệ nhân sự cho toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty; hỗ trợ giải quyết các sự cố kỹ thuật thông thường mà nhân viên gặp phải khi tương tác với hệ thống HRIS.

---

YÊU CẦU TUYỂN DỤNG

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Công nghệ thông tin, Quản trị kinh doanh, Kiểm toán/Kế toán, hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Hành chính Nhân sự, ưu tiên ứng viên đã có kinh nghiệm trực tiếp về vận hành hệ thống HRIS, Chuyển đổi số nhân sự (HR Digital Transformation) hoặc C&B.
* Có kinh nghiệm triển khai, cấu hình hoặc chuyển đổi dữ liệu (data migration) từ hệ thống cũ sang hệ thống HRIS mới là một lợi thế cực kỳ lớn.
* Có trải nghiệm thực tế trong môi trường doanh nghiệp quy mô từ 200 nhân sự trở lên, nơi áp dụng mạnh mẽ các công cụ quản lý công việc và truyền thông số.

Kỹ năng chuyên môn:

* Làm chủ công nghệ và hệ thống:
* Sử dụng thành thạo ít nhất một trong các phần mềm HRIS phổ biến trên thị trường (SuccessFactors, Workday, BambooHR, Base.vn, 1Office, Humax, Zoho People...).
* Hiểu rõ nguyên lý hoạt động của cơ sở dữ liệu và cách thức liên kết dữ liệu giữa các phân hệ tuyển dụng, chấm công, tính lương, đánh giá hiệu suất.
* Kỹ năng xử lý & Phân tích dữ liệu (Data Analytics):
* Kỹ năng Excel ở trình độ Thượng thừa (sử dụng thành thạo các hàm logic phức tạp, Pivot Table, Power Query, VBA/Macro là điểm cộng).
* Biết sử dụng các công cụ trực quan hóa dữ liệu như Power BI, Google Looker Studio để xây dựng Dashboard báo cáo nhân sự tự động.
* Có tư duy logic, nhạy bén với các con số, có khả năng "đọc vị" dữ liệu để tìm ra các điểm bất thường hoặc xu hướng chuyển dịch của nguồn nhân lực.
* Tự động hóa quy trình (Automation Mindset):
* Có tư duy thiết kế quy trình (Process Design), biết sử dụng các công cụ vẽ sơ đồ quy trình như Draw.io, Visio, Miro.
* Biết sử dụng các công cụ tự động hóa không code/low-code như Zapier, Make (Integromat), Power Automate hoặc Google Apps Script để kết nối các ứng dụng làm việc hằng ngày là một lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ.
* Kiến thức nghiệp vụ hành chính nhân sự vững vàng:
* Nắm vững các quy định cơ bản của Bộ luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân hiện hành để cấu hình hệ thống đúng luật.
* Hiểu rõ quy trình vòng đời của nhân viên (Employee Lifecycle) từ khi gia nhập đến khi rời đi để thiết lập luồng vận hành số tối ưu.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt và có khả năng đọc hiểu tài liệu kỹ thuật, giao diện phần mềm bằng tiếng Anh (tương đương TOEIC 700 hoặc IELTS 6.0 trở lên).

Phẩm chất cá nhân:

* Tỉ mỉ, cẩn trọng và chính xác: Đây là yêu cầu bắt buộc khi làm việc với dữ liệu con người, hồ sơ pháp lý và bảng lương. Một sai sót nhỏ về số liệu có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về pháp lý và uy tín của doanh nghiệp.
* Tư duy đổi mới và không ngại thay đổi (Growth Mindset): Luôn chủ động tìm tòi các công nghệ mới, phương pháp làm việc mới để thay thế cho các cách làm thủ công lạc hậu. Sẵn sàng thử nghiệm và chịu trách nhiệm với các giải pháp cải tiến quy trình.
* Bảo mật thông tin tuyệt đối (Integrity & Confidentiality): Có đạo đức nghề nghiệp cao, hiểu rõ tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin nhân viên và các bí mật kinh doanh của tổ chức.
* Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt xuất sắc: Có khả năng chuyển hóa các thuật ngữ công nghệ phức tạp thành ngôn ngữ bình dân, dễ hiểu để hướng dẫn cho những nhân viên không chuyên về công nghệ. Kiên nhẫn trong việc hỗ trợ người dùng cuối (end-users).
* Kỹ năng quản lý thời gian và giải quyết vấn đề: Khả năng tự lên kế hoạch làm việc khoa học, xử lý nhiều tác vụ cùng lúc (multi-tasking) dưới áp lực tiến độ cao mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc.

---

QUYỀN LỢI

* Thu nhập cạnh tranh và xứng đáng: Mức lương cứng hấp dẫn (dao động từ 15,000,000đ - 25,000,000đ/tháng, tùy năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/năm + Thưởng các ngày lễ, Tết.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật lao động ngay sau khi hoàn thành thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Healthcare) hàng năm dành riêng cho nhân sự xuất sắc.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Chính sách hỗ trợ trang thiết bị làm việc hiện đại: Cấp laptop cấu hình cao phục vụ công việc, màn hình phụ, và các tài khoản công nghệ bản quyền cao cấp.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp đột phá:
* Được làm việc trong môi trường tiên phong về chuyển đổi số, được thử nghiệm các giải pháp công nghệ nhân sự (HR Tech) tiên tiến nhất trên thế giới.
* Được tài trợ 100% chi phí tham gia các khóa học nâng cao kỹ năng chuyên môn: Khóa học Phân tích dữ liệu nhân sự (People Analytics), các chứng chỉ quản trị hệ thống (Workday/SAP), các khóa học về Tư duy thiết kế quy trình (Lean Six Sigma).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Cơ hội thăng tiến lên Trưởng nhóm Hành chính số, Trưởng bộ phận HRIS, hoặc Giám đốc Công nghệ Nhân sự (HR Tech Director) trong vòng 2-3 năm.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Văn hóa doanh nghiệp cởi mở, tôn trọng sự sáng tạo, đề cao tiếng nói cá nhân và giải pháp thực tiễn thay vì thâm niên.
* Văn phòng làm việc hiện đại, không gian mở (Co-working space style), đầy đủ khu tiện ích, trà, cafe miễn phí hàng ngày.
* Các hoạt động Teambuilding, Company Trip hoành tráng tối thiểu 1-2 lần/năm, các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ nội bộ phong phú.

---

TAGS

`#DigitalHR` `#HànhChínhSố` `#HRIS` `#ChuyểnĐổiSốNhânSự` `#PeopleAnalytics` `#C&BTech` `#HànhChínhNhânSự` `#TựĐộngHóaQuyTrình` `#TuyểnDụngHRIS` `#MôiTrườngLàmViệcSố`

---

TỪ KHOÁ TÌM KIẾM

Nhân viên hành chính số nhân sự, Chuyên viên HRIS, Tuyển dụng Digital HR, Nhân viên chuyển đổi số nhân sự, Chuyên viên phân tích dữ liệu nhân sự, Admin hệ thống nhân sự, Quản trị hệ thống HRIS, Tuyển dụng nhân sự công nghệ, Chuyên viên số hóa quy trình nhân sự, People Analytics Specialist, HRIS Administrator, Digital HR Specialist recruitment.

Share