Mô tả công việc: Nhân viên hành chính công ty lĩnh vực nhân sự (HR Administrative Officer)

Tổng quan :
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hành chính làm việc trong môi trường chuyên nghiệp của một công ty cung cấp dịch vụ và giải pháp nhân sự hàng đầu (bao gồm các dịch vụ như Tuyển dụng nhân sự cấp cao - Headhunting, Cho thuê lại lao động - Outsourcing, Quản lý tiền lương - Payroll, và Tư vấn hướng nghiệp).

Vị trí này không chỉ đơn thuần là thực hiện các công việc văn phòng sự vụ thông thường, mà đóng vai trò là "trái tim" vận hành của văn phòng. Bạn sẽ là cầu nối quan trọng giữa các bộ phận kinh doanh (Account Manager/Recruitment Consultant), bộ phận Pháp lý, Tài chính - Kế toán và các đối tác, ứng viên, khách hàng bên ngoài. Với đặc thù của một công ty hoạt động trong lĩnh vực nhân sự, Nhân viên hành chính tại đây đòi hỏi phải có sự am hiểu sâu sắc về dịch vụ khách hàng, quy trình quản lý hồ sơ nhân sự, tính bảo mật thông tin tuyệt đối và khả năng tổ chức công việc khoa học để hỗ trợ tối đa cho các dự án tuyển dụng và quản lý nguồn nhân lực quy mô lớn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và vận hành hành chính văn phòng văn phòng (Tỷ trọng: 30%)
* Tiếp đón khách hàng và đối tác: Chịu trách nhiệm trực diện tại khu vực sảnh tân, đón tiếp khách hàng doanh nghiệp, các ứng viên đến phỏng vấn với phong thái chuyên nghiệp, lịch sự, chuẩn mực ngành dịch vụ nhân sự.
* Quản lý tổng đài và kênh liên lạc: Tiếp nhận các cuộc gọi đến, phân loại thông tin, chuyển máy đến các phòng ban/cố vấn tuyển dụng liên quan hoặc giải đáp các thắc mắc cơ bản của ứng viên và đối tác.
* Quản trị cơ sở vật chất: Theo dõi, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống trang thiết bị văn phòng (máy in, máy photocopy, hệ thống mạng internet, điều hòa, phòng họp...). Đảm bảo không gian làm việc luôn gọn gàng, sạch sẽ, chuyên nghiệp và đầy đủ tiện nghi.
* Quản lý văn phòng phẩm và nhu yếu phẩm: Lập kế hoạch mua sắm, cấp phát và tối ưu hóa chi phí văn phòng phẩm, nước uống, trà, cà phê, các công cụ dụng cụ làm việc hàng tháng cho nhân viên toàn công ty.
* Quản lý thư từ, chuyển phát nhanh: Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao bưu phẩm, thư từ, hồ sơ (hợp đồng thương mại, hồ sơ ứng viên, hóa đơn...) đến đúng người nhận một cách nhanh chóng và bảo mật.

2. Hỗ trợ vận hành dịch vụ nhân sự và dự án tuyển dụng (Tỷ trọng: 35%)
* Quản trị và cập nhật cơ sở dữ liệu (ATS - Applicant Tracking System): Hỗ trợ nhập liệu thông tin ứng viên, cập nhật trạng thái hồ sơ của các dự án tuyển dụng đang triển khai lên hệ thống phần mềm quản lý chung của công ty.
* Điều phối lịch phỏng vấn: Phối hợp chặt chẽ với các Chuyên viên Tuyển dụng (Recruitment Consultant) để liên hệ, sắp xếp lịch phỏng vấn giữa ứng viên và khách hàng/nội bộ công ty. Chuẩn bị phòng họp, trang thiết bị kỹ thuật (đối với phỏng vấn online) và tài liệu phỏng vấn cần thiết.
* Quản lý hồ sơ nhân sự dịch vụ (Outsourcing/Payroll clients): Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ và lưu trữ các hồ sơ nhận việc của người lao động thuộc các dự án cho thuê lại lao động hoặc quản lý tiền lương của khách hàng.
* Hỗ trợ làm hợp đồng: Soạn thảo, rà soát ban đầu các Hợp đồng lao động, Hợp đồng dịch vụ, Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) theo các biểu mẫu có sẵn của công ty dưới sự hướng dẫn của bộ phận Pháp lý và Trưởng bộ phận.
* Hỗ trợ tổ chức sự kiện tuyển dụng: Tham gia ban tổ chức các sự kiện lớn của công ty như Hội chợ việc làm (Job Fair), các buổi hội thảo chuyên đề nhân sự (HR Seminar), ngày hội tuyển dụng của đối tác.

3. Công tác nhân sự nội bộ và gắn kết tập thể (Tỷ trọng: 20%)
* Thực hiện thủ tục Onboarding/Offboarding: Chuẩn bị bàn làm việc, máy tính, văn phòng phẩm, tài khoản làm việc, thẻ nhân viên và tài liệu hướng dẫn cho nhân sự mới của công ty. Hỗ trợ thu hồi tài sản khi nhân sự nghỉ việc.
* Theo dõi chuyên cần, chấm công: Hỗ trợ bộ phận C&B nội bộ trong việc kiểm tra dữ liệu chấm công hàng ngày, tổng hợp bảng chấm công, theo dõi ngày phép năm của toàn bộ nhân viên trong công ty.
* Tổ chức các hoạt động nội bộ (Internal Events): Lên ý tưởng, lập kế hoạch chi tiết và triển khai các chương trình gắn kết nội bộ như: sinh nhật tháng, Happy Hour thứ sáu, Ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3, Nam giới 11/11, tiệc Trung thu, Giáng sinh, tất niên (Year End Party) và chương trình Team Building hàng năm.
* Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Truyền thông các thông báo nội bộ, quy chế, chính sách mới của công ty đến toàn thể nhân viên một cách rõ ràng, sáng tạo và tích cực.

4. Quản lý tài chính hành chính và đối tác cung ứng (Tỷ trọng: 15%)
* Quản lý quỹ tiền mặt nhỏ (Petty Cash): Thực hiện tạm ứng, thanh quyết toán các chi phí hành chính phát sinh hàng ngày trong định mức cho phép. Đảm bảo chứng từ thu - chi rõ ràng, minh bạch và chính xác theo quy chuẩn kế toán.
* Quản lý nhà cung cấp (Vendor Management): Tìm kiếm, đánh giá, thương lượng giá cả và ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ (vận chuyển, chuyển phát nhanh, cung cấp hoa tươi, quà tặng khách hàng, in ấn ấn phẩm truyền thông...).
* Kiểm soát và tối ưu hóa chi phí: Lập báo cáo chi phí hành chính hàng tháng, phân tích các khoản chi vượt định mức và đề xuất giải pháp tiết kiệm ngân sách cho Ban Giám đốc nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ nội bộ.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Manager) hoặc Giám đốc Vận hành (COO) tùy theo cấu trúc tổ chức của từng giai đoạn.
* Mối quan hệ làm việc nội bộ: Phối hợp chặt chẽ với tất cả các Đội ngũ Tuyển dụng (Recruitment Teams), Bộ phận Kế toán - Tài chính (Finance & Accounting), Bộ phận Tiếp thị (Marketing) và Bộ phận Công nghệ (IT Helpdesk).
* Hướng dẫn công việc:
* Thực hiện công việc theo Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) của công ty hành chính nhân sự đã ban hành.
* Tham gia các buổi đào tạo nội bộ về: Quy trình bảo mật dữ liệu ứng viên, Quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn HR Agency, Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống phát sinh tại văn phòng.
* Định kỳ hàng tuần/hàng tháng gửi báo cáo tổng hợp về chi phí hành chính, tiến độ thực hiện các công việc hỗ trợ tuyển dụng và kế hoạch hoạt động nội bộ sắp tới cho Quản lý trực tiếp.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Ngoại ngữ, Luật, Quản trị kinh doanh, Quan hệ công chúng hoặc các ngành học có liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu từ 1 - 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Nhân viên hành chính, Lễ tân văn phòng, Trợ lý dự án hoặc Trợ lý tuyển dụng.
* Ưu tiên đặc biệt các ứng viên đã từng làm việc trong các công ty Headhunter, công ty Outsourcing nhân sự, các đơn vị cung cấp dịch vụ BPO hoặc các công ty dịch vụ chuyên nghiệp (Professional Services) có quy mô từ 50 nhân sự trở lên.
* Chấp nhận các bạn sinh viên mới tốt nghiệp có thành tích học tập xuất sắc, có tư duy dịch vụ tốt, năng nổ tham gia các hoạt động Đoàn/Đội nhóm và đã từng thực tập tại bộ phận Admin/HR của các công ty uy tín.

Kỹ năng chuyên môn:

* Sử dụng thành thạo tin học văn phòng: Có kỹ năng sử dụng cực kỳ xuất sắc bộ công cụ MS Office. Đặc biệt là Excel (sử dụng thành thạo các hàm quản lý dữ liệu, vlookup, sumif, pivot table để làm báo cáo chi phí, chấm công) và PowerPoint (thiết kế slide thông báo, thuyết trình hoạt động nội bộ đẹp mắt, trực quan).
* Khả năng ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương IELTS 5.5 hoặc TOEIC 650 trở lên). Có khả năng soạn thảo email công việc, dịch thuật tài liệu hành chính cơ bản và đón tiếp khách nước ngoài trôi chảy.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Nắm vững thể thức văn bản hành chính theo quy định của pháp luật Việt Nam. Viết email, thông báo nội bộ ngắn gọn, súc tích, không sai lỗi chính tả hay ngữ pháp.
* Kỹ năng sắp xếp và lưu trữ: Có tư duy hệ thống cao trong việc phân loại, lưu trữ hồ sơ cứng (bằng tủ tài liệu) và hồ sơ mềm (trên Google Drive, OneDrive) một cách khoa học, dễ tìm kiếm, dễ truy xuất.
* Sử dụng trang thiết bị văn phòng: Thành thạo việc vận hành các loại máy móc văn phòng cơ bản như máy scan, máy in tốc độ cao, máy hủy tài liệu, hệ thống điện thoại tổng đài.

Phẩm chất cá nhân:

* Tính bảo mật cao (Confidentiality): Đây là phẩm chất tối quan trọng khi làm việc trong lĩnh vực nhân sự. Cam kết tuyệt đối không tiết lộ thông tin lương thưởng của nhân viên nội bộ, thông tin của ứng viên, thông tin khách hàng và các chiến lược tuyển dụng của công ty ra bên ngoài.
* Sự tỉ mỉ, cẩn thận và chỉnh chu: Luôn kiểm tra kỹ lưỡng công việc trước khi bàn giao (từ việc soát lỗi chính tả trên hợp đồng đến việc kiểm tra kỹ thông tin hóa đơn thanh toán).
* Tư duy dịch vụ khách hàng mạnh mẽ (Customer-Centric Mindset): Luôn thân thiện, niềm nở, sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp, ứng viên và khách hàng với thái độ tích cực, lịch sự, tôn trọng.
* Khả năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc: Có khả năng đa nhiệm (multitasking), biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc gấp trong ngày để không bị trễ thời hạn (deadline).
* Chủ động và linh hoạt: Có khả năng tự giải quyết các sự cố hành chính phát sinh hàng ngày tại văn phòng một cách nhanh chóng mà không cần đợi chỉ đạo chi tiết từ cấp trên.
* Tinh thần đồng đội (Teamwork): Sẵn sàng chia sẻ công việc, phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác để hướng tới mục tiêu chung của công ty.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh: Mức lương cứng hấp dẫn dao động từ 9.000.000 - 13.000.000 VNĐ/tháng (tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn).
* Thưởng hiệu quả công việc: Thưởng tháng 13, thưởng KPI hiệu quả vận hành văn phòng theo quý/năm, thưởng nóng khi hoàn thành xuất sắc các dự án hỗ trợ tuyển dụng lớn.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, năng động tại trung tâm thành phố. Đồng nghiệp trẻ trung, thân thiện, sếp tâm lý và luôn tạo điều kiện phát triển cá nhân.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc 2 tháng thử việc theo Luật Lao động.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc sức khỏe toàn diện tại các bệnh viện quốc tế) dành cho nhân sự gắn bó.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
* Cơ hội học tập và thăng tiến vượt trội:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng hành chính nâng cao, quản trị nhân sự chuyên nghiệp, luật lao động thực hành do các chuyên gia hàng đầu của công ty trực tiếp đứng lớp.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Nhân viên hành chính -> Trưởng nhóm hành chính (Admin Team Leader) -> Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Manager) hoặc định hướng chuyển hướng sang mảng Chuyên viên tuyển dụng chuyên nghiệp (Recruitment Consultant) nếu có mong muốn và năng lực phù hợp.
* Các hoạt động phúc lợi khác:
* Du lịch công ty (Company Trip) nghỉ dưỡng 5 sao trong hoặc ngoài nước hàng năm.
* Hưởng trọn vẹn các ngày nghỉ Lễ, Tết theo quy định nhà nước và được tặng quà từ công ty trong các dịp đặc biệt.
* Trà, cà phê, đồ ăn nhẹ luôn có sẵn tại khu pantry của công ty để nạp năng lượng mỗi ngày.

---

Tags:

#HanhChinhNhanSu #AdminOfficer #HRAdmin #TuyetDung #AdministrativeAssistant #JobsInHR #OfficeAdmin #HanhChinhVanPhong #TuyenDungNhanSu #CongTyNhanSu

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng, tuyển dụng admin hành chính nhân sự, việc làm hành chính công ty headhunter, tuyển lễ tân hành chính nhân sự tphcm, tìm việc làm hành chính nhân sự hà nội, nhân viên hỗ trợ tuyển dụng admin, trợ lý hành chính công ty dịch vụ nhân sự, administrative officer recruitment agency, HR admin job, tuyển dụng admin mảng nhân sự.

Share