MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ BỆNH VIỆN

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ BỆNH VIỆN

---

TỔNG QUAN

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia Hành chính Nhân sự Bệnh viện" – vị trí cầu nối chiến lược và vận hành, đóng vai trò then chốt trong việc duy trì, phát triển nguồn nhân lực y tế chất lượng cao và đảm bảo sự vận hành trôi chảy của toàn bộ hệ thống hành chính tại bệnh viện.

Trong môi trường y tế, nhân sự không chỉ đơn thuần là các thủ tục giấy tờ, mà là yếu tố cốt lõi quyết định đến chất lượng chăm sóc sức khỏe và tính mạng của người bệnh. Với quy mô hoạt động liên tục 24/7, đội ngũ nhân sự bệnh viện bao gồm nhiều đối tượng đặc thù: từ các Y - Bác sĩ, chuyên gia đầu ngành, điều dưỡng, kỹ thuật viên đến khối hành chính, hậu cần và dịch vụ khách hàng.

Do đó, vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự Bệnh viện đòi hỏi một cá nhân xuất sắc, có sự am hiểu sâu sắc về Luật Lao động, các quy định đặc thù của Ngành Y tế (như Chứng chỉ hành nghề, quy chế chuyên môn, thời giờ làm việc/nghỉ ngơi của nhân viên y tế), đồng thời sở hữu tư duy dịch vụ cao, khả năng quản trị cảm xúc xuất sắc và sự tỉ mỉ, cẩn trọng trong mọi tác vụ hành chính.

Bạn sẽ làm việc trong một môi trường năng động, nhân văn nhưng cũng đầy thách thức và đòi hỏi tính kỷ luật cao. Sứ mệnh của bạn là kiến tạo một môi trường làm việc hạnh phúc, chuyên nghiệp, nơi các cán bộ nhân viên y tế được hỗ trợ tối đa về mặt thủ tục, chính sách để họ có thể hoàn toàn tâm huyết cống hiến cho sự nghiệp cứu người.

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH

1. Công tác Tuyển dụng và Thu hút Tài năng Y tế

* Xác định nhu cầu và lập kế hoạch: Chủ động phối hợp với Trưởng các Khoa/Phòng/Ban để khảo sát, định biên nhân sự và lập kế hoạch tuyển dụng định kỳ (tháng/quý/năm) hoặc phát sinh.
* Tìm kiếm và Thu hút ứng viên:
* Xây dựng nguồn ứng viên (đặc biệt là khối chuyên môn y tế như Bác sĩ, Điều dưỡng, Kỹ thuật viên) qua các kênh: mạng xã hội nghề nghiệp, hội nhóm y khoa, trường Đại học/Cao đẳng Y Dược, hệ thống mối quan hệ (networking) trong ngành.
* Soạn thảo và đăng tải tin tuyển dụng hấp dẫn, chuyên nghiệp, thể hiện rõ giá trị cốt lõi và phúc lợi của bệnh viện.
* Sàng lọc và Đánh giá:
* Tiếp nhận, phân loại và sàng lọc hồ sơ ứng viên phù hợp với tiêu chí của từng vị trí.
* Liên hệ, sắp xếp lịch phỏng vấn; trực tiếp tham gia phỏng vấn vòng sơ tuyển về độ phù hợp văn hóa, thái độ và kỹ năng mềm.
* Phối hợp với Hội đồng Chuyên môn (Ban Giám đốc, Trưởng Khoa) để tổ chức đánh giá năng lực chuyên môn của ứng viên.
* Hoàn tất quy trình: Thông báo kết quả phỏng vấn, đàm phán lương và phúc lợi, gửi thư mời nhận việc (Offer Letter) và chuẩn bị các điều kiện cần thiết để đón tiếp nhân sự mới.

2. Quản lý Hồ sơ Nhân sự và Pháp lý Y tế (Nhiệm vụ cốt lõi đặc thù)

* Thiết lập và Lưu trữ hồ sơ:
* Thu thập, kiểm tra tính pháp lý và hoàn thiện hồ sơ của nhân viên mới theo đúng quy định của Luật Lao động và quy định riêng của Ngành Y tế.
* Quản lý, cập nhật liên tục cơ sở dữ liệu nhân sự trên phần mềm quản lý (HRM) và lưu trữ hồ sơ giấy một cách khoa học, bảo mật tuyệt đối.
* Quản lý Chứng chỉ hành nghề (CCHN) và Giấy phép:
* Theo dõi sát sao tình trạng CCHN của đội ngũ Y - Bác sĩ, Điều dưỡng, Kỹ thuật viên.
* Hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên y tế thực hiện các thủ tục cấp mới, cấp đổi, bổ sung phạm vi hoạt động chuyên môn của CCHN tại Sở Y tế/Bộ Y tế.
* Thực hiện đăng ký hành nghề khám bệnh, chữa bệnh cho nhân viên y tế theo đúng quy định của Pháp luật hiện hành, đảm bảo 100% nhân sự chuyên môn hoạt động hợp pháp.
* Theo dõi hợp đồng: Theo dõi thời hạn hợp đồng lao động (thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn) để chủ động thực hiện quy trình đánh giá tái ký hoặc chấm dứt hợp đồng đúng quy định pháp luật.

3. Công tác Chấm công, Tính lương và Phúc lợi (C&B)

* Quản lý dữ liệu chấm công:
* Chủ trì việc quản lý, kiểm tra dữ liệu chấm công hàng ngày/hàng tháng của toàn bộ nhân viên.
* Đặc thù bệnh viện có chế độ làm việc theo ca kíp, trực gác 24/7 (trực thường trú, trực thông đêm, trực ngày lễ Tết). Nhân viên HR phải phối hợp chặt chẽ với Điều dưỡng trưởng các Khoa để kiểm soát bảng trực, đảm bảo tính đúng, tính đủ chế độ phụ cấp trực theo quy định của Nhà nước và quy chế của Bệnh viện.
* Giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội (BHXH):
* Thực hiện các thủ tục báo tăng, giảm, điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN định kỳ hàng tháng.
* Tiếp nhận và giải quyết nhanh chóng các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, dưỡng sức cho CBNV.
* Thực thi chính sách Phúc lợi: Theo dõi và thực hiện các chính sách công đoàn, hiếu hỉ, sinh nhật, thăm hỏi đau ốm, khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên, các hoạt động teambuilding, dã ngoại...

4. Đào tạo, Phát triển và Quản trị Hiệu suất

* Chương trình Hội nhập (Onboarding): Tổ chức và trực tiếp đứng lớp các buổi đào tạo định hướng cho nhân viên mới về: Lịch sử phát triển, văn hóa tổ chức, nội quy lao động, quy định bảo mật thông tin, an toàn y tế và quy tắc ứng xử với người bệnh.
* Đào tạo Chuyên môn (CME):
* Phối hợp với Phòng Kế hoạch tổng hợp/Phòng Điều dưỡng theo dõi việc tham gia các khóa đào tạo liên tục (CME) của nhân viên y tế nhằm duy trì hiệu lực của Chứng chỉ hành nghề.
* Quản lý ngân sách đào tạo, làm thủ tục cam kết đào tạo đối với các khóa học chuyên sâu do bệnh viện tài trợ kinh phí.
* Đánh giá hiệu suất làm việc (KPIs/OKRs):
* Hướng dẫn các Khoa/Phòng thiết lập mục tiêu và đánh giá hiệu suất định kỳ (tháng/quý/năm).
* Tổng hợp kết quả đánh giá để làm căn cứ xét duyệt thi đua khen thưởng, tăng lương, bổ nhiệm hoặc quy hoạch cán bộ nguồn.

5. Công tác Hành chính và Quan hệ Lao động

* Quản lý văn thư, công văn: Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao và lưu trữ các công văn đi/đến từ Bộ Y tế, Sở Y tế, Bảo hiểm xã hội và các cơ quan ban ngành khác. Soạn thảo các quyết định, thông báo, tờ trình, công văn hành chính của Bệnh viện.
* Giải quyết tranh chấp và Kỷ luật lao động:
* Là đầu mối tiếp nhận, lắng nghe và giải quyết các khiếu nại, thắc mắc của nhân viên về quyền lợi, chế độ, môi trường làm việc.
* Tham mưu cho Trưởng bộ phận và Ban Giám đốc xử lý các trường hợp vi phạm kỷ luật, quy chế chuyên môn theo đúng quy trình của Nội quy lao động và Luật Lao động.
* Hỗ trợ công tác thanh kiểm tra: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nhân sự, danh sách đăng ký hành nghề để phục vụ các đoàn thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất của Sở Y tế, Bộ Y tế, Thanh tra Lao động.

---

BÁO CÁO & HƯỚNG DẪN

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự / Giám đốc Nhân sự Bệnh viện.
* Báo cáo gián tiếp (khi có yêu cầu): Ban Giám đốc Bệnh viện (Tổng Giám đốc / Giám đốc Chuyên môn).
* Quan hệ phối hợp công việc:
* *Nội bộ:* Phối hợp chặt chẽ với Trưởng các Khoa Lâm sàng, Cận lâm sàng, Phòng Điều dưỡng, Phòng Kế hoạch tổng hợp, Phòng Tài chính - Kế toán để xử lý các nghiệp vụ liên quan đến nhân sự, lương thưởng, định biên và đào tạo.
* *Bên ngoài:* Làm việc với Sở Y tế, Bộ Y tế, Cơ quan BHXH, Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội, các trường Đại học/Cao đẳng Y Dược, các đơn vị cung cấp dịch vụ nhân sự/đào tạo.
* Vai trò hướng dẫn: Hướng dẫn, giải thích cho toàn thể CBNV bệnh viện hiểu rõ và tuân thủ đúng các quy trình, chính sách nhân sự, nội quy lao động, quy tắc ứng xử của bệnh viện và các quy định pháp luật liên quan.

---

YÊU CẦU TUYỂN DỤNG

1. Học vấn/Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Luật (Luật Kinh tế/Luật Lao động), Quản trị bệnh viện, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ hoặc các ngành khoa học xã hội có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Hành chính Nhân sự.
* *Ưu tiên đặc biệt:* Ứng viên có kinh nghiệm làm công tác nhân sự tại các Bệnh viện, Phòng khám đa khoa quy mô lớn, các tổ chức Y tế tư nhân hoặc nước ngoài.
* Đã có kinh nghiệm thực tế trong việc làm hồ sơ đăng ký hành nghề y tế, làm việc với Sở Y tế là một lợi thế cạnh tranh rất lớn.
* Kiến thức pháp luật: Nắm vững Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Khám bệnh, chữa bệnh mới nhất và các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan đến tổ chức nhân sự ngành y tế.

2. Kỹ năng chuyên môn

* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Khả năng hành văn cực tốt, soạn thảo các văn bản hành chính, quyết định, quy chế, thông báo chuẩn mực, chuyên nghiệp, không lỗi chính tả.
* Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục: Có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc; khéo léo trong giao tiếp với đội ngũ trí thức cao (Bác sĩ, Chuyên gia) và biết cách thuyết phục, xoa dịu xung đột nhân sự.
* Kỹ năng phân tích và xử lý số liệu: Thành thạo tin học văn phòng (đặc biệt là Excel ở mức độ nâng cao để xử lý bảng công, bảng lương phức tạp) và sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý nhân sự (HRM).
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng nhận diện vấn đề nhanh chóng, tư duy logic và đưa ra các giải pháp nhân sự hợp tình, hợp lý, tuân thủ pháp luật.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng đa nhiệm (multitasking), sắp xếp công việc khoa học để hoàn thành đúng hạn trong môi trường bệnh viện có cường độ làm việc cao, nhiều việc phát sinh đột xuất.
* Ngoại ngữ: Khả năng đọc hiểu tài liệu chuyên ngành bằng tiếng Anh; giao tiếp cơ bản (Ưu tiên đối với các bệnh viện có yếu tố nước ngoài hoặc phục vụ khách quốc tế).

3. Phẩm chất cá nhân

* Tâm huyết và Yêu nghề: Có tư duy dịch vụ (Service Mindset), luôn đặt sự hài lòng của "khách hàng nội bộ" (CBNV) và sự phát triển của bệnh viện lên hàng đầu.
* Bảo mật thông tin: Có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin liên quan đến lương, thưởng, hồ sơ nhân sự, hồ sơ bệnh nhân (khi tiếp cận) và các chiến lược của bệnh viện.
* Cẩn trọng và Tỉ mỉ: Môi trường y tế không chấp nhận sai sót. Nhân sự hành chính cần có tính chính xác cực cao trong từng con số tính lương, từng hồ sơ pháp lý gửi Sở Y tế.
* Chịu áp lực tốt: Tinh thần thép, điềm tĩnh, kiểm soát cảm xúc tốt trước các tình huống khẩn cấp, xung đột hoặc khi khối lượng công việc quá tải.
* Chính trực và Công bằng: Khách quan trong việc đánh giá, giải quyết tranh chấp quyền lợi của nhân viên; không thiên vị, không phe cánh.
* Đồng cảm và Nhân văn: Trái tim nhân hậu, biết chia sẻ, lắng nghe những khó khăn đặc thù của nhân viên y tế (áp lực trực đêm, áp lực từ bệnh nhân) để có những đề xuất hỗ trợ kịp thời.

---

QUYỀN LỢI

* Thu nhập hấp dẫn: Lương cứng cạnh tranh (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm) + Phụ cấp ăn trưa + Phụ cấp điện thoại + Phụ cấp trách nhiệm (nếu có).
* Thưởng định kỳ phong phú: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý, thưởng lương tháng 13, thưởng các ngày lễ lớn (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán), thưởng Ngày Thầy thuốc Việt Nam (27/2).
* Chế độ Bảo hiểm toàn diện: Đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo mức lương thực tế ngay sau khi kết thúc thử việc.
* Chương trình chăm sóc sức khỏe đặc quyền:
* Được khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại bệnh viện với gói khám VIP.
* Chính sách ưu đãi giảm giá đặc biệt (lên đến 50% - 100%) cho bản thân và người thân ruột thịt (tứ thân phụ mẫu, vợ/chồng, con cái) khi sử dụng các dịch vụ khám chữa bệnh, cận lâm sàng, điều trị nội trú tại bệnh viện.
* Cơ hội học tập và thăng tiến:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị Nhân sự chuyên nghiệp, Luật Lao động cập nhật, Kỹ năng mềm, Quản trị bệnh viện do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí: Trưởng nhóm Nhân sự, Phó phòng/Trưởng phòng Hành chính Nhân sự, Giám đốc Nhân sự Bệnh viện.
* Môi trường làm việc văn minh: Môi trường y tế nhân văn, hiện đại, trang thiết bị làm việc đầy đủ, đồng nghiệp thân thiện, tôn trọng lẫn nhau.
* Các hoạt động tập thể: Tham gia Teambuilding, nghỉ mát hàng năm, các giải thể thao nội bộ, hội diễn văn nghệ, các hoạt động thiện nguyện ý nghĩa của bệnh viện.

---

TAGS

`#TuyểnDụngNhânSựBệnhViện` `#HànhChínhNhânSựYTế` `#C&BBệnhViện` `#QuảnTrịNhânLựcYTế` `#ChứngChỉHànhNghềY` `#NhânSựPhòngKhám` `#HospitalHR` `#MedicalHR`

---

TỪ KHOÁ TÌM KIẾM

* Nhân viên hành chính nhân sự bệnh viện
* Tuyển dụng nhân sự y tế
* Hành chính nhân sự phòng khám đa khoa
* Chuyên viên nhân sự bệnh viện
* Quản lý chứng chỉ hành nghề y tế
* C&B bệnh viện tư nhân
* Tuyển dụng HR bệnh viện quốc tế
* Việc làm nhân sự ngành y dược
* Hồ sơ pháp lý y tế Sở Y tế

Share