MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN ĐÀO TẠO VÀ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN ĐÀO TẠO VÀ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

Tổng quan

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Đào tạo và Hành chính Nhân sự (HR Training & Administration Officer). Đây là một vị trí mang tính chiến lược và kết nối cao trong tổ chức, đóng vai trò là "xương sống" vận hành và "động cơ" phát triển năng lực cho đội ngũ nhân sự của công ty.

Trong vai trò này, bạn không chỉ đơn thuần thực hiện các thủ tục hành chính giấy tờ khô khan, mà bạn chính là người đồng kiến tạo nên trải nghiệm nhân viên (Employee Experience) tuyệt vời từ ngày đầu tiên họ bước chân vào công ty. Bạn sẽ chịu trách nhiệm song song hai mảng nghiệp vụ cốt lõi:
1. Mảng Đào tạo & Phát triển (L&D - Learning & Development): Khảo sát nhu cầu đào tạo, thiết kế khung chương trình, trực tiếp đứng lớp hoặc điều phối các khóa học nội bộ/bên ngoài, đánh giá hiệu quả sau đào tạo nhằm xây dựng một "tổ chức học tập" không ngừng phát triển.
2. Mảng Hành chính Nhân sự (HR Admin): Quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự, thực hiện các thủ tục tiếp nhận/nghỉ việc, soạn thảo văn bản hành chính, quản lý hợp đồng lao động, hỗ trợ các chế độ phúc lợi và phối hợp tổ chức các hoạt động văn hóa doanh nghiệp.

Đối với chúng tôi, con người là tài sản quý giá nhất. Vì vậy, vị trí này đòi hỏi một cá nhân có sự nhạy bén của một người làm dịch vụ khách hàng nội bộ, sự tỉ mỉ của một chuyên viên hành chính, và tư duy phát triển của một nhà giáo dục doanh nghiệp.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Công tác Đào tạo và Phát triển nguồn nhân lực (L&D) - Chiếm 50% thời lượng công việc

* Xác định nhu cầu đào tạo (TNA - Training Needs Analysis):
* Chủ động phối hợp với Quản lý các Phòng/Ban để khảo sát, phân tích khoảng trống năng lực của nhân viên định kỳ (hàng quý/hàng năm).
* Xây dựng bản đồ năng lực (Competency Matrix) cho từng vị trí để làm căn cứ thiết kế chương trình đào tạo phù hợp với định hướng phát triển của công ty.
* Thiết kế và Xây dựng học liệu:
* Biên soạn, chuẩn hóa và cập nhật liên tục bộ tài liệu đào tạo hội nhập (Onboarding) cho nhân viên mới.
* Thiết kế các slide bài giảng, sổ tay nhân viên, video clip ngắn phục vụ cho công tác đào tạo nội bộ.
* Xây dựng hệ thống bài kiểm tra (test) đánh giá năng lực trước và sau đào tạo.
* Tổ chức và Điều phối các khóa học:
* Lập kế hoạch đào tạo chi tiết hàng tháng/hàng quý (bao gồm ngân sách, thời gian, địa điểm, giảng viên).
* Trực tiếp đứng lớp chia sẻ các chuyên đề về Đào tạo hội nhập, Văn hóa doanh nghiệp và các Kỹ năng mềm cơ bản.
* Tìm kiếm, đánh giá và làm việc với các đối tác cung cấp dịch vụ đào tạo bên ngoài (External Trainers/Agencies) đối với các khóa học chuyên sâu.
* Chuẩn bị hậu cần lớp học: Phòng học, thiết bị máy chiếu, âm thanh, tea-break, tài liệu in ấn...
* Đánh giá hiệu quả đào tạo & Quản lý cơ sở dữ liệu:
* Áp dụng mô hình Kirkpatrick để đánh giá hiệu quả đào tạo ở các cấp độ (Phản hồi của học viên, kết quả bài kiểm tra, sự thay đổi hành vi trong công việc).
* Theo dõi và cập nhật nhật ký đào tạo (Training Log) của từng nhân sự trên hệ thống phần mềm quản lý.
* Quản lý và tối ưu hóa ngân sách đào tạo được phê duyệt, đảm bảo tính hiệu quả kinh tế (ROI).

2. Công tác Hành chính Nhân sự (HR Admin) - Chiếm 40% thời lượng công việc

* Quản lý hồ sơ và Cơ sở dữ liệu nhân sự:
* Tiếp nhận, kiểm tra và lưu trữ khoa học hồ sơ nhân sự mới (bản cứng và bản mềm trên hệ thống HRM).
* Theo dõi biến động nhân sự: Thử việc, chính thức, điều chuyển, bổ nhiệm, thai sản, nghỉ việc...
* Cập nhật kịp thời sơ đồ tổ chức (Org Chart) toàn công ty khi có sự thay đổi.
* Quản lý thủ tục và Hợp đồng lao động:
* Soạn thảo và trình ký các loại quyết định: Thử việc, Hợp đồng lao động (ký mới, gia hạn), Quyết định tăng lương, Quyết định bổ nhiệm/miễn nhiệm, Quyết định chấm dứt HĐLĐ.
* Theo dõi thời hạn hợp đồng lao động để tiến hành quy trình đánh giá tái ký trước 30 ngày.
* Thực hiện các thủ tục báo tăng/giảm lao động trên cổng thông tin Bảo hiểm xã hội và phối hợp với bộ phận C&B giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản cho người lao động.
* Hỗ trợ công tác chấm công và phúc lợi:
* Giám sát và kiểm tra dữ liệu chấm công hàng ngày/hàng tuần của nhân sự, hỗ trợ nhân viên giải quyết các lỗi vân tay/quên chấm công.
* Tổng hợp dữ liệu phép năm, tăng ca để chuyển cho bộ phận tính lương (C&B) đúng thời hạn.
* Hỗ trợ triển khai các chương trình phúc lợi: Tổ chức sinh nhật tháng, hiếu hỉ, ốm đau, quốc tế phụ nữ 8/3, ngày nam giới, trung thu, quà tết...
* Công tác văn phòng phẩm và hành chính nội bộ:
* Lập kế hoạch mua sắm, cấp phát và quản lý định mức sử dụng văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ làm việc cho các phòng ban.
* Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi, công văn đi/đến, quản lý con dấu hành chính (nếu có yêu cầu).
* Thanh toán các chi phí hành chính định kỳ: Điện, nước, internet, chuyển phát nhanh, taxi card...

3. Gắn kết nhân viên và Truyền thông nội bộ - Chiếm 10% thời lượng công việc

* Phối hợp với Công đoàn/Ban sự kiện tổ chức các chương trình Team building, Tất niên (Year End Party), Du lịch hè cho toàn thể cán bộ nhân viên.
* Phụ trách viết bài, đăng tải thông tin tuyển dụng, đào tạo, vinh danh cá nhân xuất sắc lên các kênh truyền thông nội bộ (Group Facebook, Zalo, Bản tin nội bộ).
* Lắng nghe ý kiến, tâm tư nguyện vọng của nhân viên để kịp thời báo cáo lên Cấp quản lý nhằm cải thiện môi trường làm việc.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng bộ phận Đào tạo & Phát triển (L&D Manager).
* Quan hệ báo cáo gián tiếp: Báo cáo đột xuất hoặc theo chuyên đề cho Ban Giám đốc (khi có yêu cầu đặc biệt từ Trưởng phòng).
* Hướng dẫn công việc:
* Được hướng dẫn và đào tạo trực tiếp bởi Trưởng phòng Nhân sự về các quy trình nghiệp vụ chuyên sâu, luật lao động và định hướng văn hóa doanh nghiệp.
* Chủ động hướng dẫn, giải đáp thắc mắc cho toàn bộ nhân viên mới về nội quy lao động, quy chế công ty, lộ trình đào tạo bắt buộc và các chế độ chính sách hành chính liên quan.
* Chỉ dẫn và giám sát các nhà thầu phụ, đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo bên ngoài thực hiện đúng cam kết hợp đồng.

---

Yêu cầu tuyển dụng

Học vấn/Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật, Ngoại ngữ, Sư phạm kỹ thuật, Tâm lý học lao động hoặc các ngành Kinh tế liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc liên tục ở vị trí tương đương (Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm hybrid làm song song cả mảng Đào tạo và Hành chính Nhân sự tại các doanh nghiệp có quy mô từ 100 - 300 nhân sự trở lên).
* Có kinh nghiệm thực tế về việc thiết kế giáo án đào tạo hội nhập và đứng lớp thuyết trình trước đám đông từ 20 người trở lên.
* Am hiểu sâu sắc về Luật Lao động Việt Nam hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội và các quy định pháp luật liên quan đến quan hệ lao động.

---

Kỹ năng chuyên môn

* Kỹ năng Đào tạo & Sư phạm Doanh nghiệp (L&D Skills):
* Khả năng thiết kế slide bài giảng bắt mắt, trực quan bằng PowerPoint, Canva hoặc các công cụ thiết kế tương đương.
* Kỹ năng thuyết trình, dẫn giảng (Facilitation skills) tự tin, lôi cuốn, có khả năng khuấy động phong trào và giữ lửa cho lớp học.
* Nắm vững các phương pháp đào tạo hiện đại dành cho người trưởng thành (Andragogy) và các mô hình thiết kế khóa học như ADDIE.
* Kỹ năng Hành chính & Quản trị dữ liệu:
* Thành thạo tối đa tin học văn phòng (đặc biệt là Excel: Sử dụng tốt các hàm vlookup, sumif, countif, pivot table để xử lý dữ liệu chấm công, nhân sự; Word: Trộn thư Mail Merge để làm hợp đồng hàng loạt).
* Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính theo đúng quy chuẩn Nhà nước (thông tư, quyết định, biên bản, tờ trình).
* Sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý nhân sự (HRM), phần mềm chấm công (như Base, Fast Work, BambooHR...) là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng Tổ chức & Quản lý thời gian:
* Khả năng lập kế hoạch công việc khoa học, quản lý nhiều đầu việc cùng lúc (Multi-tasking) mà không bị sót việc hoặc trễ deadline.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
* Trình độ Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên) để có thể làm việc trực tiếp với các tài liệu đào tạo bằng tiếng Anh hoặc giảng dạy cho nhân sự nước ngoài (nếu có).

---

Phẩm chất cá nhân

* Tư duy Phục vụ khách hàng (Customer-centric): Coi mỗi nhân viên trong công ty là một "khách hàng nội bộ" để phục vụ với thái độ tận tâm, cởi mở, lịch sự và luôn hỗ trợ hết mình.
* Sự Tỉ mỉ và Cẩn trọng: Đây là phẩm chất bắt buộc đối với người làm hành chính. Bạn cần có sự chuẩn xác tuyệt đối trong việc soạn thảo hợp đồng, nhập liệu thông tin nhân viên và tính toán số liệu phép năm.
* Đạo đức nghề nghiệp & Tính Bảo mật: Tuyệt đối bảo mật toàn bộ thông tin nhân sự, bảng lương, các quyết định nhân sự cấp cao và chiến lược nội bộ của doanh nghiệp.
* Sự Thấu cảm & Khả năng kết nối tốt (High EQ): Dễ dàng lắng nghe, thấu hiểu tâm tư nguyện vọng của nhân viên ở nhiều độ tuổi và phòng ban khác nhau, đóng vai trò là "cầu nối" hòa giải và gắn kết.
* Năng lượng tích cực và Ham học hỏi: Luôn duy trì tinh thần lạc quan, chủ động cập nhật những xu hướng đào tạo và công nghệ nhân sự mới nhất để áp dụng vào doanh nghiệp.

---

Quyền lợi

* Chế độ đãi ngộ & Thu nhập hấp dẫn:
* Mức lương cứng cạnh tranh từ 12.000.000đ – 18.000.000đ/tháng (thỏa thuận trực tiếp theo năng lực thực tế khi phỏng vấn).
* Lương tháng 13 đảm bảo, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm theo kết quả kinh doanh của công ty.
* Xét duyệt tăng lương định kỳ 1 lần/năm hoặc tăng lương đột xuất dựa trên những đóng góp xuất sắc vượt bậc.
* Chế độ Bảo hiểm & Chăm sóc sức khỏe:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng mức lương thực tế sau khi kết thúc 02 tháng thử việc.
* Gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) dành riêng cho nhân sự làm việc từ 01 năm trở lên.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện quốc tế uy tín.
* Cơ hội học tập và Thăng tiến tối đa:
* Được công ty tài trợ 100% chi phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Nhân sự, L&D chuyên nghiệp, kỹ năng quản lý từ các chuyên gia hàng đầu.
* Được định hướng lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ Chuyên viên -> Trưởng nhóm Đào tạo/Hành chính -> Phó phòng/Trưởng phòng Nhân sự trong vòng 2-3 năm làm việc hiệu quả.
* Môi trường làm việc và Văn hóa doanh nghiệp:
* Làm việc trong môi trường văn phòng hạng A hiện đại, trẻ trung, năng động, khuyến khích sự đổi mới sáng tạo và "không khoảng cách" giữa sếp và nhân viên.
* Trang thiết bị làm việc được cung cấp đầy đủ: Laptop cấu hình cao, điện thoại bàn riêng, văn phòng phẩm cao cấp.
* Tham gia các hoạt động tập thể sôi nổi: Team building hàng quý, du lịch hè trong và ngoài nước tối thiểu 1 lần/năm, các câu lạc bộ thể thao (Bóng đá, Yoga, Cầu lông...) do công ty tài trợ kinh phí.
* Chính sách nghỉ phép: Hưởng 12 ngày phép năm có lương (tăng thêm 1 ngày phép sau mỗi 2 năm làm việc), nghỉ lễ/tết theo quy định của Luật Lao động hiện hành.

---

Tags

#TuyendungNhansu #HRAdmin #L&D #DaoTaoNhanSu #HanhChinhNhanSu #HRTraining #JobsInVietnam #NhanVienDaoTao #NhanVienHanhChinh

---

Từ khoá tìm kiếm

* Tuyển dụng nhân viên đào tạo hành chính nhân sự
* Chuyên viên đào tạo và phát triển L&D
* Nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp
* Tìm việc làm nhân sự đào tạo tại Hà Nội/TP.HCM
* HR Training & Admin Officer tuyển dụng
* Việc làm nhân sự mảng đào tạo nội bộ
* Chuyên viên hành chính nhân sự có kinh nghiệm đào tạo
* Tìm việc làm hành chính nhân sự lương cao

Share