Mô tả công việc: NHÂN VIÊN TỔ CHỨC CUỘC HỌP VÀ SỰ KIỆN NHÂN SỰ (HR MEETING COORDINATOR)

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Tổ chức Cuộc họp và Sự kiện Nhân sự để gia nhập đội ngũ phát triển nguồn nhân lực năng động của công ty. Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô, sự kết nối, truyền thông nội bộ và tính hiệu quả của các cuộc họp phòng ban đóng vai trò sống còn đối với sự phát triển bền vững. Người đảm nhận vị trí này không đơn thuần là một người sắp xếp lịch trình, mà là "kiến trúc sư" đứng sau sự thành công của mỗi cuộc họp, hội thảo, chương trình đào tạo và các sự kiện đối thoại nội bộ của bộ phận Nhân sự nói riêng và toàn công ty nói chung. Vai trò của bạn là đảm bảo mọi cuộc họp từ quy mô nhỏ (như họp định kỳ tuần/tháng của phòng HR, phỏng vấn nhân sự cấp cao, giải quyết khiếu nại lao động) cho đến các sự kiện quy mô lớn (như Town Hall - họp toàn thể công ty, Đại hội công đoàn, Đánh giá hiệu suất năm) đều được vận hành một cách trơn tru, chuyên nghiệp, đúng tiến độ và đạt được kết quả mong đợi. Bạn sẽ là cầu nối thông tin, người giữ lửa cho văn hóa họp hiệu quả (Effective Meeting Culture) và là người hỗ trợ đắc lực cho Ban giám đốc và Trưởng bộ phận Nhân sự trong việc truyền tải các thông điệp chiến lược đến toàn thể đội ngũ nhân viên.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp (Pre-meeting Coordination):
- Tiếp nhận yêu cầu tổ chức họp từ Ban Giám đốc, Trưởng phòng Nhân sự và các bộ phận liên quan để lên lịch trình chi tiết.
- Quản lý và phân bổ phòng họp vật lý (phòng họp trực tiếp) và tài khoản họp trực tuyến (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex) một cách khoa học, tránh tình trạng trùng lịch hoặc lãng phí tài nguyên.
- Phối hợp với người chủ trì (Host/Chairperson) để xây dựng chương trình nghị sự (Agenda) chi tiết, xác định rõ mục tiêu cuộc họp, các nội dung thảo luận và thời lượng dự kiến cho từng phần.
- Soạn thảo và gửi thư mời họp (Meeting Invitation) kèm theo chương trình nghị sự, tài liệu đọc trước (Pre-reading materials) cho các thành viên tham dự đúng thời hạn quy định (ít nhất 24-48 giờ trước cuộc họp).
- Chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật trong phòng họp bao gồm: máy chiếu, màn hình LED, hệ thống âm thanh, micro, bảng viết, bút chỉ laser, công cụ bỏ phiếu (nếu có). Đảm bảo kết nối internet và đường truyền trực tuyến ổn định.
- Sắp xếp công tác hậu cần (tiệc nhẹ, trà, nước, hoa, quà tặng hoặc tài liệu in ấn) đối với các cuộc họp quan trọng hoặc có sự tham gia của đối tác, chuyên gia bên ngoài.

2. Vận hành và hỗ trợ trong cuộc họp (In-meeting Facilitation):
- Đón tiếp và hướng dẫn vị trí ngồi cho các thành viên tham dự, đặc biệt là các nhân sự cấp cao hoặc khách mời ngoại tịch.
- Đảm nhận vai trò điều phối kỹ thuật (Technical Moderator), kiểm soát quyền micro, chia sẻ màn hình, ghi hình cuộc họp (Record) và xử lý nhanh các sự cố kỹ thuật phát sinh trong quá trình họp trực tuyến.
- Thực hiện công tác điểm danh, ghi nhận sự có mặt, vắng mặt có lý do/không có lý do của các thành viên để phục vụ công tác đánh giá kỷ luật và chuyên cần.
- Đảm nhận vai trò Thư ký cuộc họp chuyên nghiệp: Ghi chép biên bản cuộc họp (Meeting Minutes) một cách trung thực, đầy đủ và súc tích. Ghi nhận rõ ràng các ý kiến đóng góp, các quyết định đã được thông qua, đặc biệt là danh sách các hành động cần thực hiện (Action Items) kèm theo người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành (Deadline).
- Hỗ trợ người chủ trì kiểm soát thời gian (Timekeeper) cho từng phần của chương trình nghị sự để đảm bảo cuộc họp kết thúc đúng giờ và không bị lan man ngoài chủ đề.

3. Công tác sau cuộc họp (Post-meeting Follow-up):
- Hoàn thiện Biên bản cuộc họp (Minutes of Meeting - MOM) theo đúng biểu mẫu quy chuẩn của công ty, gửi cho Trưởng phòng Nhân sự hoặc người chủ trì phê duyệt trong vòng 24 giờ sau khi cuộc họp kết thúc.
- Phát tán biên bản cuộc họp và các tài liệu liên quan đến toàn thể người tham dự và các bên liên quan thông qua email hoặc các phần mềm quản trị nội bộ.
- Theo dõi, đôn đốc và cập nhật tiến độ thực hiện các công việc đã được giao trong cuộc họp của các cá nhân/bộ phận; tổng hợp báo cáo tiến độ định kỳ cho Trưởng phòng Nhân sự.
- Lưu trữ hệ thống tài liệu, video ghi hình và biên bản cuộc họp vào cơ sở dữ liệu chung của phòng Nhân sự một cách khoa học, bảo mật và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
- Thu thập ý kiến phản hồi (Feedback) từ người tham dự về công tác tổ chức họp để không ngừng cải tiến chất lượng dịch vụ hành chính - nhân sự.

4. Hỗ trợ các sự kiện và dự án nhân sự khác:
- Tham gia hỗ trợ ban tổ chức trong các sự kiện lớn của công ty như: Chương trình hội nhập nhân viên mới (Onboarding), Đào tạo nội bộ, Teambuilding, Tiệc tất niên (Year-End Party), Ngày hội gia đình (Family Day) và các hoạt động gắn kết nhân viên.
- Phối hợp với bộ phận Truyền thông nội bộ để biên soạn các bản tin, thông báo tóm tắt từ các cuộc họp quan trọng nhằm lan tỏa thông điệp tích cực đến toàn thể nhân viên.
- Đề xuất và tham gia xây dựng quy trình, quy định về "Văn hóa họp hiệu quả" trong doanh nghiệp, góp phần giảm thiểu các cuộc họp không cần thiết và tối ưu hóa thời gian làm việc của nhân viên.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp: Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Administration Supervisor) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
- Báo cáo gián tiếp (trong các dự án đặc thù): Báo cáo tiến độ cho Giám đốc Nhân sự (CHRO) hoặc các Trưởng ban dự án mà cuộc họp đó phục vụ.
- Quan hệ phối hợp:
+ Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Công nghệ thông tin (IT Helpdesk) để đảm bảo hạ tầng công nghệ và bảo mật thông tin cuộc họp.
+ Phối hợp với bộ phận Lễ tân/Hành chính để chuẩn bị phòng họp vật lý và công tác hậu cần.
+ Phối hợp với các Trợ lý/Thư ký của Ban Giám đốc để đồng bộ hóa lịch trình làm việc của các lãnh đạo cấp cao.
- Hướng dẫn và Đào tạo: Hướng dẫn, hỗ trợ các nhân viên mới hoặc đại diện các phòng ban khác về cách thức đăng ký phòng họp, sử dụng các trang thiết bị phòng họp và tuân thủ quy trình tổ chức họp của công ty.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các ngành Quản trị nhân sự, Quản trị văn phòng, Thư ký y khoa/pháp lý, Quản trị nhà hàng - khách sạn, Quan hệ công chúng, Ngôn ngữ Anh hoặc các ngành kinh tế, xã hội có liên quan.
- Kinh nghiệm:
+ Ưu tiên ứng viên có từ 1 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí tương đương như: Nhân viên hành chính, Thư ký, Trợ lý dự án, Nhân viên lễ tân văn phòng hoặc Nhân viên hỗ trợ sự kiện.
+ Chấp nhận các ứng viên mới tốt nghiệp trình độ Trung cấp/Cao đẳng có thái độ tích cực, ham học hỏi và có tư duy dịch vụ tốt, sẽ được công ty đào tạo bài bản từ đầu.

Kỹ năng chuyên môn:
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian xuất sắc: Có khả năng đa nhiệm (multitasking), sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiều cuộc họp diễn ra đồng thời mà không để xảy ra sai sót hay trùng lịch.
- Kỹ năng ghi chép và tổng hợp thông tin nhanh: Khả năng lắng nghe tích cực, nắm bắt nhanh các ý chính, chuyển hóa các cuộc tranh luận phức tạp thành biên bản họp ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu.
- Sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng và công nghệ:
+ Làm chủ bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và Google Workspace.
+ Sử dụng thành thạo các nền tảng họp trực tuyến phổ biến: Zoom, MS Teams, Google Meet (biết sử dụng các tính năng nâng cao như Breakout Rooms, Polls, Q&A là một lợi thế lớn).
+ Quen thuộc với các phần mềm quản lý công việc như Trello, Asana, Jira hoặc ClickUp để theo dõi tiến độ công việc sau họp.
- Kỹ năng giao tiếp và điều phối (Facilitation Skills): Giao tiếp khéo léo, rõ ràng qua cả văn bản (email, thông báo) và lời nói; có khả năng kết nối mọi người và giữ cho bầu không khí cuộc họp luôn chuyên nghiệp, xây dựng.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh: Khả năng ứng phó linh hoạt và bình tĩnh trước các sự cố kỹ thuật đột xuất (mất mạng, lỗi âm thanh, thiếu thiết bị) hoặc thay đổi lịch họp vào phút chót.
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản (có khả năng đọc hiểu tài liệu, viết email mời họp và soạn thảo biên bản họp đơn giản bằng tiếng Anh là một lợi thế cạnh tranh lớn).

Phẩm chất cá nhân:
- Tỉ mỉ, cẩn thận và chú ý đến chi tiết: Đảm bảo mọi tài liệu cuộc họp không bị lỗi chính tả, phòng họp luôn sạch sẽ, ngăn nắp và thiết bị luôn trong trạng thái sẵn sàng sử dụng.
- Bảo mật thông tin tuyệt đối: Do tính chất thường xuyên tiếp cận với các cuộc họp nhân sự nhạy cảm (như lương thưởng, tái cấu trúc, kỷ luật lao động, chiến lược kinh doanh), ứng viên bắt buộc phải có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết không tiết lộ thông tin ra bên ngoài khi chưa được phép.
- Thái độ dịch vụ chuyên nghiệp (Service Mindset): Luôn niềm nở, chu đáo, sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp và ban lãnh đạo với tinh thần trách nhiệm cao nhất.
- Năng động, chủ động và chịu được áp lực công việc: Có khả năng làm việc độc lập dưới áp lực thời gian gấp rút và môi trường công việc thay đổi nhanh chóng.
- Tinh thần đồng đội (Teamwork): Dễ dàng thích nghi và hợp tác tốt với các thành viên khác trong phòng Nhân sự cũng như các phòng ban khác trong công ty.

Quyền lợi:
- Thu nhập cạnh tranh và công bằng: Mức lương cứng hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên), kèm theo các khoản phụ cấp điện thoại, phụ cấp ăn trưa và trang phục.
- Chế độ thưởng phong phú: Thưởng hiệu quả công việc (KPI) hàng tháng/quý, thưởng lương tháng thứ 13, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán) và thưởng sáng kiến cải tiến quy trình làm việc.
- Chế độ bảo hiểm đầy đủ: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc. Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tại các bệnh viện tư nhân uy tín) dành cho nhân viên có thâm niên.
- Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng làm việc hiện đại, sang trọng, trang thiết bị công nghệ tối tân; đồng nghiệp trẻ trung, thân thiện, sếp tâm lý và luôn tôn trọng ý kiến cá nhân.
- Cơ hội đào tạo và phát triển vượt bậc:
+ Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và bên ngoài về kỹ năng quản trị dự án, kỹ năng giao tiếp đỉnh cao, quản trị nhân sự chuyên sâu và các kỹ năng mềm khác do công ty đài thọ 100% chi phí.
+ Được dẫn dắt trực tiếp bởi các chuyên gia nhân sự giàu kinh nghiệm, giúp nhanh chóng hoàn thiện bản thân.
- Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ Nhân viên Tổ chức Cuộc họp -> Chuyên viên Hành chính - Nhân sự -> Trưởng nhóm Hành chính -> Trưởng phòng Nhân sự. Công ty luôn ưu tiên đề bạt nhân sự nội bộ có năng lực và thái độ tốt.
- Chăm sóc đời sống tinh thần phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding sôi động, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm (trong hoặc ngoài nước), các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, yoga, cầu lông) do công ty tài trợ kinh phí. Được khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện lớn.

Tags: #HRMeetingCoordinator #NhanVienToChucCuocHop #TuyenDungNhanSu #HanhChinhNhanSu #ThuKyYKhoa #QuanTriVanPhong #CongViecNhanSu #KinhNghiemTrungCap #TuyenDungHanoi #TuyenDungTPHCM

Từ khoá tìm kiếm: Nhân viên tổ chức cuộc họp, nhân viên hành chính nhân sự, tuyển dụng trợ lý cuộc họp, thư ký phòng nhân sự, nhân viên điều phối sự kiện nội bộ, tìm việc làm nhân sự trình độ trung cấp, tuyển dụng nhân viên quản lý phòng họp, tuyển dụng thư ký hành chính, việc làm nhân sự hành chính tphcm, việc làm hành chính văn phòng hà nội.

Share