Mô tả công việc: Nhân viên quản lý vật tư lĩnh vực nhân sự

Tổng quan vai trò:

Trong bối cảnh nền kinh tế hiện đại, trải nghiệm của người lao động tại nơi làm việc ngày càng trở thành yếu tố quyết định sự gắn kết và hiệu suất làm việc của tổ chức. Để xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tiện nghi và hỗ trợ tối đa cho sự phát triển của từng cá nhân, việc quản lý và cung ứng nguồn lực vật chất đóng vai trò vô cùng then chốt.

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên quản lý vật tư lĩnh vực nhân sự (HR Materials & Admin Specialist) với tư duy dịch vụ xuất sắc, khả năng bao quát công việc cao và kỹ năng quản trị hệ thống chặt chẽ. Vai trò này không đơn thuần là quản lý kho bãi hay phân phát văn phòng phẩm thông thường, mà là cầu nối chiến lược bảo đảm mọi nguồn lực vật chất, trang thiết bị, công cụ dụng cụ và quà tặng phúc lợi luôn sẵn sàng phục vụ cho các hoạt động nhân sự, từ quy trình Onboarding (đón nhận nhân viên mới) cho đến các chương trình đào tạo, sự kiện nội bộ và hoạt động gắn kết nhân viên. Bạn sẽ là người kiến tạo nên không gian làm việc lý tưởng, tối ưu hóa chi phí vận hành hành chính - nhân sự, và trực tiếp đóng góp vào việc lan tỏa các giá trị văn hóa doanh nghiệp thông qua từng chi tiết vật chất nhỏ nhất.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, cấp phát và giám sát trang thiết bị làm việc của người lao động (Asset & Equipment Management):
* Chủ trì quy trình chuẩn bị công cụ dụng cụ làm việc (bàn, ghế, máy tính, văn phòng phẩm cá nhân, thẻ nhân viên, đồng phục) cho nhân sự mới trước ngày nhận việc (Onboarding Day), đảm bảo 100% nhân sự mới có đủ điều kiện làm việc ngay ngày đầu tiên.
* Theo dõi vòng đời của tài sản thuộc khối nhân sự quản lý: Tiếp nhận yêu cầu cấp phát, bàn giao vật tư, lập biên bản bàn giao, cập nhật trạng thái sử dụng lên phần mềm quản lý hệ thống.
* Thu hồi triệt để và kiểm tra tình trạng thực tế của trang thiết bị, vật tư và thẻ từ khi nhân sự chấm dứt hợp đồng lao động (Offboarding).
* Lên kế hoạch bảo dưỡng định kỳ các thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất thuộc khu vực sinh hoạt chung của nhân sự (pantry, phòng họp, khu vực nghỉ ngơi) phối hợp cùng bộ phận IT và Hành chính tổng hợp.

2. Quản lý kho vật tư nhân sự và văn phòng phẩm (Inventory & Warehouse Control):
* Trực tiếp quản lý và kiểm soát xuất – nhập – tồn kho vật tư hành chính nhân sự bao gồm: văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm pantry (trà, cà phê, nước uống, bánh kẹo), quà tặng đối ngoại, quà tặng phúc lợi nhân viên (quà sinh nhật, Trung thu, Tết, quà 8/3, 20/10, Tết thiếu nhi).
* Xây dựng định mức tồn kho tối thiểu cho từng nhóm vật tư, thiết lập hệ thống cảnh báo tự động hoặc báo cáo thủ công để kịp thời bổ sung hàng hóa, tuyệt đối không để xảy ra tình trạng thiếu hụt vật tư ảnh hưởng đến vận hành.
* Tổ chức sắp xếp kho bãi khoa học theo nguyên tắc FIFO (Nhập trước – Xuất trước), đảm bảo vệ sinh, phòng chống cháy nổ và bảo quản tài sản tránh hư hỏng, ẩm mốc.
* Thực hiện kiểm kê định kỳ hàng tháng/quý đối với tất cả các kho vật tư do phòng Nhân sự quản lý, đối soát số liệu thực tế với sổ sách báo cáo, tìm hiểu nguyên nhân và xử lý chênh lệch (nếu có).

3. Phục vụ công tác Đào tạo, Sự kiện và Truyền thông nội bộ (HR Events & Training Support):
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Đào tạo và Phát triển (L&D) để chuẩn bị đầy đủ giáo trình, tài liệu, bút viết, bảng kẹp, máy chiếu, quà tặng vinh danh, tea-break cho các lớp học nội bộ và khóa đào tạo bên ngoài.
* Đồng hành cùng đội ngũ Truyền thông nội bộ (Internal Communications) và Công đoàn trong việc chuẩn bị hậu cần vật tư cho các sự kiện quy mô toàn công ty như: Team building, Year-End Party, Ngày hội gia đình, các chương trình thiện nguyện, giải thể thao nội bộ.
* Chịu trách nhiệm thiết kế, đặt hàng sản xuất và phân phối các ấn phẩm mang bản sắc thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding) như: sổ tay nhân viên, áo đồng phục, cốc sứ, túi vải canvas, quà tặng đối tác tuyển dụng.

4. Quản lý quy trình mua sắm, nhà cung cấp và thanh quyết toán (Procurement & Vendor Management):
* Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp vật tư nhân sự chất lượng cao, giá cả cạnh tranh và có dịch vụ hậu mãi tốt.
* Đàm phán các điều khoản hợp đồng thương mại về giá cả, chiết khấu, phương thức giao hàng và điều khoản thanh toán nhằm tối ưu hóa ngân sách của doanh nghiệp.
* Lập phiếu yêu cầu mua sắm (PO), theo dõi tiến độ giao hàng của đối tác, thực hiện nghiệm thu hàng hóa về mặt số lượng và chất lượng đúng tiêu chuẩn đã thỏa thuận.
* Thu thập hóa đơn, chứng từ hợp lệ, hoàn thiện hồ sơ thanh toán gửi bộ phận Kế toán kiểm duyệt đúng thời hạn quy định, không để phát sinh nợ quá hạn với nhà cung cấp.

5. Kiểm soát ngân sách và tham mưu tối ưu hóa chi phí (Budgeting & Cost Optimization):
* Lập kế hoạch ngân sách mua sắm vật tư nhân sự định kỳ hàng tháng, hàng quý và hàng năm dựa trên chỉ tiêu nhân sự (Headcount) và kế hoạch hoạt động của công ty.
* Phân tích dữ liệu tiêu hao vật tư định kỳ, phát hiện các điểm bất hợp lý, lãng phí để đề xuất các giải pháp cải tiến, cắt giảm chi phí không cần thiết nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ nội bộ.
* Xây dựng và ban hành các quy định, quy chế về việc sử dụng tài sản công, tiết kiệm văn phòng phẩm và năng lượng trong phạm vi doanh nghiệp.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Reporting line): Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng bộ phận Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Manager).
* Báo cáo định kỳ: Thực hiện báo cáo tuần về tiến độ mua sắm; báo cáo tháng về tình hình xuất – nhập – tồn kho, biến động chi phí vật tư và báo cáo chuyên đề về hiệu quả sử dụng tài sản doanh nghiệp.
* Quan hệ phối hợp:
* Hợp tác chặt chẽ với bộ phận Kế toán - Tài chính để đối chiếu công nợ, quyết toán chi phí và thực hiện kiểm kê tài sản cố định hàng năm.
* Hợp tác với bộ phận Công nghệ thông tin (IT Helpdesk) trong việc bàn giao, thu hồi và sửa chữa thiết bị công nghệ của người lao động.
* Phối hợp với các Trưởng bộ phận chuyên môn khác để nắm bắt nhu cầu vật tư đặc thù của từng phòng ban.
* Vai trò hướng dẫn (Guidance): Hướng dẫn, phổ biến cho toàn thể cán bộ nhân viên mới và cũ về quy trình đăng ký cấp phát vật tư, nội quy sử dụng trang thiết bị văn phòng, cách thức bảo quản tài sản chung và quy trình xử lý khi xảy ra mất mát, hư hỏng thiết bị làm việc.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Quản trị Nhân lực, Quản trị Kinh doanh, Hành chính Văn phòng, Kế toán, Quản lý Chuỗi cung ứng, Logistics hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm thực tế: Ưu tiên ứng viên có từ 01 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí tương đương như Nhân viên Hành chính, Nhân viên Quản lý Tài sản, Nhân viên Thu mua hành chính, hoặc Trợ lý Nhân sự tại các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên.
* Chấp nhận đào tạo ứng viên mới tốt nghiệp có thái độ tốt, ham học hỏi và có định hướng phát triển lâu dài trong ngành Hành chính - Nhân sự.

Kỹ năng chuyên môn:
* Kỹ năng quản lý kho và kiểm soát tài sản: Hiểu rõ các nguyên tắc quản lý kho bãi, quy trình kiểm kê vật tư, phân loại tài sản cố định và công cụ dụng cụ.
* Thành thạo tin học văn phòng: Sử dụng xuất sắc Excel (biết dùng các hàm thống kê, dò tìm, Pivot Table để quản lý dữ liệu xuất-nhập-tồn phức tạp) và Word, PowerPoint để soạn thảo văn bản, tờ trình mua sắm. Khả năng thích ứng nhanh với các phần mềm quản lý tài sản, ERP hoặc phần mềm nhân sự là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng đàm phán và giao tiếp thương thảo: Có khả năng làm việc việc với các nhà cung cấp bên ngoài để đạt được mức giá tối ưu và dịch vụ hậu mãi tốt nhất cho công ty.
* Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc: Có năng lực tự lập kế hoạch công việc cá nhân, phân loại mức độ ưu tiên của các yêu cầu cấp phát vật tư để xử lý đúng tiến độ, tránh ùn tắc công việc.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng phản ứng nhanh nhạy trước các tình huống phát sinh đột xuất như thiếu hụt vật tư sự kiện giờ chót, thiết bị hư hỏng đột xuất, hoặc nhà cung cấp giao hàng chậm trễ.

Phẩm chất cá nhân:
* Trung thực và liêm chính: Đây là phẩm chất quan trọng nhất do vị trí này trực tiếp quản lý tài sản, ngân sách mua sắm lớn của công ty và làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp.
* Tỉ mỉ, cẩn thận và chi tiết: Có thói quen ghi chép số liệu chính xác, cẩn trọng trong việc kiểm tra chất lượng hàng hóa nhận về, sắp xếp giấy tờ, hóa đơn chứng từ khoa học, ngăn nắp.
* Tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ (Service Mindset): Luôn giữ thái độ niềm nở, thân thiện, sẵn sàng lắng nghe và hỗ trợ đồng nghiệp từ các bộ phận khác một cách nhanh chóng, chu đáo với tinh thần trách nhiệm cao.
* Sức khỏe tốt và năng động: Có khả năng di chuyển linh hoạt, bao quát hiện trường sự kiện và không ngại các công việc sắp xếp, bốc xếp nhẹ trong kho khi cần thiết.
* Chịu được áp lực công việc cao: Giữ được bình tĩnh và đầu óc tỉnh táo khi đối mặt với nhiều yêu cầu cấp phát dồn dập cùng lúc hoặc trong giai đoạn cao điểm sự kiện của công ty.

---

Quyền lợi:

* Chế độ đãi ngộ & Thu nhập hấp dẫn:
* Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực thực tế (thỏa thuận chi tiết trong quá trình phỏng vấn).
* Tháng lương thứ 13 ổn định cùng các khoản thưởng hiệu quả công việc cá nhân và thưởng kết quả kinh doanh chung của Tập đoàn (KPIs bonus).
* Xét tăng lương định kỳ 01 lần/năm dựa trên kết quả đánh giá hiệu suất làm việc hoặc xét tăng lương đột xuất cho các nhân sự có thành tích xuất sắc.
* Phúc lợi toàn diện:
* Được đóng đầy đủ các loại Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo đúng quy định của Luật lao động Việt Nam ngay sau khi ký hợp đồng lao động chính thức.
* Gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe chất lượng cao (tùy theo cấp bậc) và chương trình khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Chế độ nghỉ phép năm hưởng nguyên lương (12 - 15 ngày/năm) và các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định chung của Nhà nước.
* Hưởng các chế độ phúc lợi nội bộ đầy đủ: Quà sinh nhật, quà cưới, trợ cấp hiếu hỷ, sinh con, quà Tết Trung thu, quà Tết Nguyên Đán cho bản thân và gia đình.
* Môi trường làm việc và Cơ hội phát triển:
* Làm việc trong môi trường văn hóa doanh nghiệp cởi mở, trẻ trung, năng động, tôn trọng sự khác biệt và thúc đẩy đổi mới sáng tạo.
* Văn phòng làm việc hiện đại, trang bị đầy đủ công cụ dụng cụ làm việc hiện tiến, tiện nghi với pantry ngập tràn đồ ăn, nước uống miễn phí.
* Được tham gia các chương trình đào tạo nội bộ chuyên sâu về kỹ năng hành chính chuyên nghiệp, quản trị nhân sự, kỹ năng giao tiếp nâng cao, đàm phán thương mại và quản trị chuỗi cung ứng.
* Lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng: Cơ hội phát triển lên các vị trí quản lý như Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader), Trưởng bộ phận Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Manager) hoặc chuyển dịch sang các mảng chuyên sâu khác trong lĩnh vực nhân sự (L&D, C&B, HRBP).
* Hoạt động tập thể phong phú:
* Tham gia các hoạt động Teambuilding sôi nổi định kỳ hàng quý, du lịch hè hàng năm (Company Trip) tại các resort sang trọng trong và ngoài nước.
* Tham gia các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ của công ty (Bóng đá, cầu lông, yoga, chạy bộ...) để nâng cao sức khỏe và kết nối đồng nghiệp.

---

Tags: Hành chính Nhân sự, Quản lý vật tư, Quản lý tài sản văn phòng, Tuyển dụng nhân sự hành chính, Quản trị nhân lực, Hành chính văn phòng, Mua sắm vật tư.

---

Từ khoá tìm kiếm: Tuyển dụng nhân viên quản lý vật tư nhân sự, nhân viên hành chính nhân sự, nhân viên quản lý tài sản văn phòng, tuyển dụng HR Admin, nhân viên mua sắm hành chính, việc làm hành chính nhân sự tại Hà Nội, việc làm quản trị văn phòng mới nhất, nhân viên hậu cần nhân sự, tuyển dụng nhân sự tốt nghiệp trung cấp.

Share