Mô tả công việc: Nhân viên Quản lý Mặt bằng & Không gian Làm việc (Bộ phận Hành chính – Nhân sự)

---

Mô tả công việc:

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Quản lý Mặt bằng & Không gian Làm việc (Workplace & Facilities HR Specialist). Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng và chú trọng vào trải nghiệm nhân viên (Employee Experience), vai trò này không đơn thuần là quản trị kỹ thuật hay bất động sản văn phòng. Chúng tôi định nghĩa đây là một vị trí nhân sự chiến lược thuộc khối Hành chính – Nhân sự (HR-Admin).

Người đảm nhận vị trí này sẽ là cầu nối quan trọng giữa không gian vật lý và văn hóa doanh nghiệp. Nhiệm vụ cốt lõi của bạn là kiến tạo, duy trì và tối ưu hóa môi trường làm việc tiện nghi, an toàn, sáng tạo, từ đó thúc đẩy hiệu suất làm việc, tăng cường sự gắn kết của nhân viên và thể hiện xuất sắc bản sắc thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding). Bạn sẽ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hệ thống mặt bằng văn phòng, chi nhánh, phòng giao dịch của công ty, đồng thời điều phối các dịch vụ tiện ích nội bộ để đảm bảo mỗi ngày làm việc của cán bộ nhân viên đều là một trải nghiệm tích cực.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, Thiết kế và Tối ưu hóa Không gian Làm việc (Space Planning & Workplace Design):
* Lập quy hoạch, thiết kế và phân bổ sơ đồ chỗ ngồi (seating chart) cho các phòng ban, đảm bảo tính khoa học, tối ưu hóa diện tích sử dụng và phù hợp với đặc thù vận hành của từng bộ phận.
* Nghiên cứu, đề xuất và triển khai các mô hình văn phòng hiện đại (Hybrid working, Hot-desking, Agile workspace) nhằm tăng tính linh hoạt và khả năng tương tác giữa các nhân viên.
* Phối hợp với bộ phận Nhân sự (HRBP, Tuyển dụng) để dự báo nhu cầu tăng trưởng nhân sự, từ đó chủ động lập kế hoạch mở rộng, dồn dịch hoặc tái cấu trúc mặt bằng văn phòng kịp thời.
* Giám sát và duy trì tính thẩm mỹ của văn phòng: Đảm bảo các khu vực chung (quầy lễ tân, phòng họp, khu pantry, khu vực thảo luận mở, khu nghỉ ngơi) luôn sạch sẽ, ngăn nắp, đầy đủ trang thiết bị và thể hiện đúng nhận diện thương hiệu của công ty.

2. Quản lý Hợp đồng Thuê và Quan hệ Đối tác Mặt bằng (Lease & Landlord Management):
* Là đầu mối liên hệ chính làm việc với các chủ nhà, ban quản lý tòa nhà (BQLTN) tại trụ sở chính và các chi nhánh trên toàn quốc.
* Thực hiện tìm kiếm, khảo sát, đánh giá các mặt bằng mới khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô hoặc thay đổi địa điểm làm việc.
* Tham gia thương thảo, đàm phán các điều khoản trong hợp đồng thuê mặt bằng (giá thuê, phí dịch vụ, thời hạn thanh toán, điều kiện hoàn trả mặt bằng, các điều khoản phạt...).
* Theo dõi thời hạn hợp đồng, thực hiện các thủ tục gia hạn, thanh lý hoặc chấm dứt hợp đồng thuê đúng quy định pháp luật và quy trình của công ty.
* Kiểm tra, đối chiếu và phối hợp với bộ phận Kế toán để thực hiện thanh toán chi phí thuê mặt bằng, phí quản lý, tiền điện, nước, internet và các dịch vụ đi kèm định kỳ đúng hạn.

3. Quản lý Cơ sở Vật chất, Tài sản và Bảo trì (Facility & Asset Management):
* Quản lý danh mục tài sản cố định và công cụ dụng cụ gắn liền với mặt bằng (bàn ghế, tủ tài liệu, hệ thống điều hòa, hệ thống chiếu sáng, thiết bị phòng họp...).
* Lập và triển khai kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ các hệ thống kỹ thuật văn phòng (điện, nước, điều hòa thông gió, PCCC, mạng internet, camera giám sát).
* Tiếp nhận và xử lý nhanh chóng các yêu cầu sửa chữa, khắc phục sự cố hỏng hóc thiết bị, hạ tầng văn phòng từ phía nhân viên.
* Quản lý, giám sát chất lượng dịch vụ của các nhà thầu phụ (vệ sinh công nghiệp, cây xanh cảnh quan, kiểm soát côn trùng, an ninh bảo vệ, sửa chữa kỹ thuật).

4. Trải nghiệm Nhân viên và Hỗ trợ Hành chính - Nhân sự (Employee Experience & HR Support):
* Phối hợp với bộ phận Truyền thông Nội bộ tổ chức trang trí văn phòng vào các dịp lễ, Tết, sự kiện lớn của công ty (Sinh nhật công ty, Trung thu, Giáng sinh, Year End Party...) tạo không khí phấn khởi cho nhân viên.
* Quản lý và vận hành khu vực Pantry (chuẩn bị trà, cà phê, đồ ăn nhẹ, thiết bị lò vi sóng, tủ lạnh...) đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm và trải nghiệm phúc lợi tốt nhất cho nhân sự.
* Hỗ trợ quy trình Onboarding (đón nhận nhân viên mới): Chuẩn bị sẵn sàng vị trí ngồi, tủ cá nhân (locker), thẻ ra vào, văn phòng phẩm và hướng dẫn các quy định sử dụng tiện ích văn phòng.
* Hỗ trợ quy trình Offboarding (nhân viên nghỉ việc): Thu hồi thẻ ra vào, chìa khóa tủ, bàn giao lại vị trí ngồi sạch sẽ cho nhân sự tiếp theo.

5. Đảm bảo An toàn, Sức khỏe và Môi trường Lao động (EHS - Environment, Health & Safety):
* Xây dựng, ban hành và giám sát việc thực hiện các nội quy, quy định về an toàn lao động, vệ sinh văn phòng và phòng chống cháy nổ (PCCC).
* Đại diện công ty phối hợp với cơ quan chức năng và BQLTN tổ chức các buổi diễn tập PCCC, cứu nạn cứu hộ định kỳ cho nhân viên.
* Thiết lập quy trình ứng phó khẩn cấp đối với các sự cố thiên tai, mất điện, mất nước, hỏa hoạn, dịch bệnh tại nơi làm việc.
* Đảm bảo môi trường làm việc luôn đạt tiêu chuẩn về ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm và chất lượng không khí, góp phần bảo vệ sức khỏe thể chất và tinh thần (Well-being) của người lao động.

6. Quản lý Ngân sách và Báo cáo (Budgeting & Reporting):
* Xây dựng dự toán ngân sách chi phí vận hành mặt bằng, chi phí hành chính và bảo trì hàng năm/hàng quý.
* Kiểm soát, tối ưu hóa các khoản chi phí vận hành (tiết kiệm điện năng, văn phòng phẩm, chi phí sửa chữa) mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ phục vụ nhân viên.
* Thực hiện các báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý) hoặc đột xuất về hiện trạng sử dụng mặt bằng, chi phí vận hành, tiến độ bảo trì và các đề xuất cải tiến không gian làm việc gửi lên Trưởng bộ phận Hành chính - Nhân sự.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Reporting Line): Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính (Admin Manager) hoặc Giám đốc Nhân sự (HR Director).
* Quan hệ công việc nội bộ: Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận:
* *Bộ phận Tuyển dụng & HRBP:* Để cập nhật biến động nhân sự, chuẩn bị chỗ ngồi.
* *Bộ phận IT Helpdesk:* Để setup hạ tầng mạng, thiết bị công nghệ tại các vị trí làm việc và phòng họp.
* *Bộ phận Tài chính – Kế toán:* Để đối chiếu hóa đơn, chứng từ thanh toán chi phí mặt bằng và quản lý khấu hao tài sản.
* *Đội ngũ Truyền thông nội bộ:* Để triển khai các chương trình trải nghiệm nhân viên tại văn phòng.
* Quan hệ công việc bên ngoài: Làm việc trực tiếp với các Chủ đầu tư, Ban quản lý tòa nhà, Nhà thầu xây dựng/nội thất, Nhà cung ứng dịch vụ vệ sinh, an ninh, kỹ thuật và các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan (PCCC, An ninh trật tự).
* Vai trò hướng dẫn (Mentoring/Coaching): Hỗ trợ hướng dẫn, đào tạo quy trình vận hành mặt bằng cho các nhân viên hành chính/lễ tân tại các chi nhánh tuyến dưới hoặc nhân sự mới gia nhập đội ngũ Admin.

---

Yêu cầu và điều kiện:

##### Học vấn/Kinh nghiệm:
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên. Ưu tiên các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nhân sự, Quản trị Khách sạn/Dịch vụ, Luật, Kỹ thuật Công trình, Kiến trúc hoặc các ngành nghề có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương như: Nhân viên Quản lý Mặt bằng, Nhân viên Hành chính - Lễ tân, Nhân viên Quản lý Tòa nhà (Property/Facility Executive), hoặc Nhân sự mảng Workplace Experience.
* Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường văn phòng có quy mô từ 100 nhân sự trở lên là một lợi thế lớn.
* Hiểu biết cơ bản về luật pháp liên quan đến giao dịch bất động sản, hợp đồng thuê thương mại và các quy định về an toàn vệ sinh lao động, PCCC.

##### Kỹ năng chuyên môn:
* Kỹ năng thương lượng và đàm phán: Khả năng làm việc với chủ nhà, đối tác để đạt được các điều khoản thuê và chi phí tối ưu nhất cho doanh nghiệp.
* Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc: Có khả năng điều phối đa nhiệm (multi-tasking), quản lý nhiều đầu việc cùng lúc từ sửa chữa nhỏ đến các dự án cải tạo văn phòng lớn mà không làm gián đoạn công việc của nhân viên.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và ứng biến nhanh: Nhạy bén trong việc phát hiện và xử lý kịp thời các sự cố kỹ thuật phát sinh tại văn phòng, giảm thiểu tối đa rủi ro ảnh hưởng đến vận hành chung.
* Kỹ năng tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Ưu tiên ứng viên biết sử dụng các công cụ thiết kế sơ đồ cơ bản (như AutoCad cơ bản, Microsoft Visio hoặc các phần mềm quản lý không gian làm việc trực tuyến) để vẽ sơ đồ chỗ ngồi.
* Kỹ năng giao tiếp xuất sắc: Khả năng truyền đạt thông tin khéo léo, thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với cả nhân viên nội bộ và các đối tác dịch vụ bên ngoài.

##### Phẩm chất cá nhân:
* Chăm chỉ, cẩn trọng và tỉ mỉ: Luôn chú ý đến từng chi tiết nhỏ trong văn phòng (từ chiếc bóng đèn bị hỏng, góc bàn bám bụi đến sự ngăn nắp của phòng họp).
* Tư duy dịch vụ hướng đến khách hàng nội bộ (Service Mindset): Luôn đặt sự hài lòng, tiện nghi và trải nghiệm của nhân viên lên hàng đầu; sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp với thái độ thân thiện, nhiệt tình và tích cực.
* Trung thực và bảo mật thông tin: Có đạo đức nghề nghiệp tốt, trung thực trong việc quản lý chi phí, mua sắm trang thiết bị và tuyệt đối bảo mật các thông tin nội bộ của doanh nghiệp.
* Sức khỏe tốt và tinh thần chịu áp lực cao: Sẵn sàng di chuyển giữa các chi nhánh/mặt bằng văn phòng để kiểm tra thực tế; có khả năng xử lý các tình huống khẩn cấp ngoài giờ làm việc khi có sự cố mặt bằng xảy ra.

---

Quyền lợi:

* Chế độ đãi ngộ & Thu nhập:
* Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm thực tế (thỏa thuận trực tiếp trong quá trình phỏng vấn).
* Lương tháng 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm và các khoản thưởng nóng, thưởng dịp Lễ, Tết theo quy định của công ty.
* Phụ cấp điện thoại, xăng xe di chuyển phục vụ công việc (nếu có phát sinh đi lại giữa các mặt bằng).
* Chế độ Bảo hiểm & Phúc lợi:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tư nhân) dành cho nhân sự có thâm niên hoặc đạt thành tích xuất sắc.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc & Phát triển bản thân:
* Được làm việc trong một môi trường văn phòng hiện đại, năng động, sáng tạo – nơi chính bạn là người góp phần kiến tạo nên không gian đó.
* Cơ hội tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị Hành chính, Trải nghiệm khách hàng nội bộ, Kỹ năng Đàm phán thương mại và Quản lý cơ sở vật chất (Facility Management).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Trưởng nhóm Quản lý Mặt bằng (Workplace Team Leader), Trưởng phòng Hành chính (Admin Manager) hoặc Giám đốc Vận hành Không gian (Workplace Director).
* Các hoạt động tập thể:
* Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát, du lịch hàng năm cùng công ty.
* Hưởng các chính sách ưu đãi khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ của chính công ty và các đối tác liên kết.

---

Tags

`Hành chính Nhân sự` `Quản lý Mặt bằng` `Quản lý Cơ sở Vật chất` `Workplace Experience` `Facility Management` `Tuyển dụng Hành chính` `Tuyển dụng Nhân sự` `Quản lý Văn phòng`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên quản lý mặt bằng, tuyển nhân viên hành chính quản lý văn phòng, việc làm quản lý cơ sở vật chất, chuyên viên workplace hành chính nhân sự, nhân viên setup văn phòng, tìm việc làm admin quản lý mặt bằng, nhân viên quản trị không gian làm việc, việc làm hành chính nhân sự trung cấp trở lên.

Share