Mô tả công việc: Nhân viên hành chính nhân sự tỉnh

Tổng quan :

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự Tỉnh (Provincial HR & Admin Specialist). Đây là vị trí nhân sự nòng cốt, đóng vai trò cầu nối chiến lược giữa Trụ sở chính (Headquarter - HQ) và Chi nhánh/Văn phòng đại diện tại tỉnh. Người đảm nhiệm vị trí này không chỉ chịu trách nhiệm vận hành toàn bộ các hoạt động hành chính, nhân sự tại địa phương mà còn là đại diện xây dựng văn hóa doanh nghiệp, gắn kết đội ngũ nhân sự tại tỉnh, và thiết lập mối quan hệ bền vững với các cơ quan ban ngành sở tại.

Với vai trò này, bạn sẽ trực tiếp quản lý vòng đời của nhân viên tại chi nhánh từ khâu tuyển dụng, hội nhập (onboarding), đào tạo, tính toán phúc lợi (C&B) cho đến khi nghỉ việc (offboarding). Đồng thời, bạn sẽ quản lý tối ưu hóa chi phí vận hành văn phòng tỉnh, bảo đảm cơ sở vật chất luôn trong trạng thái tốt nhất để phục vụ hoạt động kinh doanh. Chúng tôi tìm kiếm một cộng sự năng động, am hiểu luật lao động, có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc và khả năng giải quyết vấn đề độc lập tại địa bàn tỉnh.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Công tác Tuyển dụng và Thu hút nhân tài tại địa phương (Recruitment & Talent Acquisition)

* Xây dựng kế hoạch tuyển dụng: Chủ động phối hợp với Giám đốc chi nhánh tỉnh và Bộ phận Tuyển dụng tại HQ để xác định nhu cầu nhân sự định kỳ (tháng/quý/năm) và đột xuất.
* Triển khai kênh tuyển dụng: Tìm kiếm, phát triển và tối ưu hóa các kênh tuyển dụng hiệu quả tại địa phương (các trang mạng xã hội, hội nhóm việc làm tỉnh, liên kết với các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp nghề và Trung tâm giới thiệu việc làm tại địa bàn tỉnh).
* Quy trình sàng lọc và phỏng vấn: Tiếp nhận hồ sơ, sàng lọc CV, chủ trì liên hệ và sắp xếp lịch phỏng vấn. Trực tiếp tham gia phỏng vấn vòng sơ loại về mức độ phù hợp văn hóa và kỹ năng mềm của ứng viên.
* Quản lý cơ sở dữ liệu ứng viên: Xây dựng và duy trì mạng lưới dữ liệu ứng viên tiềm năng (Talent Pool) tại tỉnh để sẵn sàng đáp ứng nhu cầu tuyển dụng nhanh chóng khi có biến động nhân sự.

2. Công tác Quản lý Nhân sự & Quan hệ lao động (HR Operations & Employee Relations)

* Thủ tục tiếp nhận (Onboarding): Chuẩn bị công cụ dụng cụ làm việc, tổ chức chương trình đào tạo hội nhập, giới thiệu nhân viên mới về văn hóa, nội quy, quy chế hoạt động của công ty và chi nhánh.
* Quản lý hồ sơ nhân sự: Thu thập, kiểm tra tính hợp pháp và lưu trữ toàn bộ hồ sơ nhân sự tại tỉnh (cả bản cứng và bản mềm trên hệ thống ERP/HRM của công ty) theo đúng quy định pháp luật và quy chuẩn của HQ.
* Soạn thảo và Quản lý Hợp đồng lao động: Thực hiện các thủ tục ký kết, gia hạn, chấm dứt Hợp đồng lao động (HĐLĐ), cam kết bảo mật thông tin, quyết định điều động, bổ nhiệm tại chi nhánh tỉnh theo phê duyệt của HQ.
* Chấm công và Phối hợp C&B:
* Trực tiếp quản lý hệ thống chấm công hàng ngày (vân tay/khuôn mặt/app) của cán bộ nhân viên (CBNV) tại tỉnh.
* Kiểm tra, đối chiếu ngày công, phép năm, tăng ca, đi trễ/về sớm của nhân sự chi nhánh.
* Gửi dữ liệu chấm công đã chuẩn hóa về phòng C&B tại HQ đúng thời hạn để tính lương hàng tháng.
* Hỗ trợ giải đáp các thắc mắc của CBNV tại tỉnh về chính sách lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
* Thủ tục nghỉ việc (Offboarding): Hướng dẫn CBNV thực hiện quy trình bàn giao công việc, tài sản, hoàn thiện thủ tục thanh quyết toán khi nghỉ việc theo đúng quy định của Luật lao động và quy chế công ty.
* Giải quyết tranh chấp & Kỷ luật: Kịp thời nắm bắt tâm tư nguyện vọng của CBNV, giải quyết các mâu thuẫn nội bộ phát sinh tại chi nhánh. Tham mưu cho Giám đốc chi nhánh và HQ về việc xử lý kỷ luật lao động tại tỉnh bảo đảm đúng quy trình pháp lý.

3. Công tác Quản lý Hành chính & Tài sản (Admin & Asset Management)

* Quản lý văn phòng phẩm và nhu yếu phẩm mua sắm: Lập kế hoạch, đề xuất định mức, mua sắm, cấp phát và quản lý việc sử dụng văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, nước uống, nhu yếu phẩm tại văn phòng tỉnh một cách tiết kiệm, hiệu quả.
* Quản lý tài sản cố định:
* Thực hiện việc gắn mã, kiểm kê, theo dõi tình trạng tài sản cố định, máy móc thiết bị (máy tính, máy in, bàn ghế, điều hòa, hệ thống mạng...) tại chi nhánh định kỳ hoặc đột xuất.
* Liên hệ nhà thầu, đơn vị dịch vụ để bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất văn phòng khi có sự cố phát sinh.
* Quản lý lưu trữ công văn, tài liệu: Tiếp nhận, phân loại, phân phối và lưu trữ toàn bộ công văn đi/đến, con dấu (nếu có đầu mục quản lý tại tỉnh), các tờ trình, quyết định của chi nhánh bảo đảm tính bảo mật và dễ tra cứu.
* Quản lý chi phí hành chính: Lập dự toán ngân sách hành chính hàng tháng/quý của tỉnh gửi HQ phê duyệt; thực hiện thanh toán các chi phí vận hành cố định (tiền thuê văn phòng, tiền điện, nước, internet, dịch vụ vệ sinh, bảo vệ...) đúng hạn.

4. Quan hệ đối ngoại & Pháp lý địa phương (External Relations)

* Làm việc với cơ quan chức năng: Là đại diện pháp lý hoặc hỗ trợ Giám đốc chi nhánh làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước tại địa phương như: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Liên đoàn Lao động quận/huyện/tỉnh, Bảo hiểm xã hội tỉnh, Công an khu vực, chính quyền sở tại nhằm bảo đảm mọi hoạt động của chi nhánh tuân thủ đúng pháp luật.
* Quản lý an toàn, phòng cháy chữa cháy (PCCC): Phối hợp tổ chức các buổi tập huấn PCCC, kiểm tra định kỳ các thiết bị an toàn, giấy phép liên quan đến vệ sinh an toàn thực phẩm, an ninh trật tự tại chi nhánh tỉnh theo quy định của pháp luật.

5. Văn hóa Doanh nghiệp & Truyền thông Nội bộ (Corporate Culture & Internal Communication)

* Tổ chức sự kiện: Trực tiếp lên ý tưởng, lập ngân sách và tổ chức các hoạt động gắn kết tập thể tại tỉnh như: Teambuilding, Year-End Party, sinh nhật tháng cho CBNV, các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Trung thu, Tết thiếu nhi cho con em CBNV...).
* Truyền thông nội bộ: Truyền tải chính xác, kịp thời các chính sách, thông điệp, chỉ thị từ HQ đến toàn thể CBNV tại tỉnh. Xây dựng môi trường làm việc tích cực, đoàn kết, cởi mở và chuyên nghiệp.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp (Reporting line 1): Báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Chi nhánh Tỉnh (Branch Manager) về các hoạt động vận hành hành chính thường nhật, nhân sự phát sinh tại chỗ và các vấn đề đối ngoại địa phương.
* Báo cáo chuyên môn (Reporting line 2): Báo cáo chức năng (Dotted line) về Trưởng phòng Hành chính / Trưởng phòng Nhân sự tại Trụ sở chính (HQ) về việc tuân thủ quy trình, chính sách nhân sự tổng thể, số liệu chấm công, tuyển dụng và ngân sách hành chính.
* Hướng dẫn và Giám sát:
* Hướng dẫn toàn bộ nhân viên tại chi nhánh tỉnh tuân thủ đúng Nội quy lao động, quy trình hành chính (đề xuất thanh toán, đăng ký nghỉ phép, quy trình tạm ứng...).
* Trực tiếp quản lý, hướng dẫn và giám sát công việc của các nhân sự hỗ trợ tại văn phòng tỉnh (bao gồm: nhân viên lễ tân, nhân viên vệ sinh/tạp vụ, nhân viên bảo vệ, tài xế chi nhánh - nếu có).

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Luật, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc: Có tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự tổng hợp (HR & Admin Generalist) hoặc các vị trí tương đương. Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các văn phòng chi nhánh, công ty có quy mô nhân sự từ 50 người trở lên tại địa bàn tỉnh.
* Kiến thức pháp luật: Am hiểu sâu sắc Luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế TNCN và các quy định pháp lý liên quan đến vận hành doanh nghiệp tại địa phương.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng tuyển dụng: Có khả năng đánh giá ứng viên, sử dụng thành thạo các công cụ tuyển dụng online/offline, có kinh nghiệm phỏng vấn và tạo nguồn ứng viên đa dạng tại địa phương.
* Kỹ năng tin học văn phòng: Thành thạo bộ công cụ MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Đặc biệt là kỹ năng Excel tốt để xử lý dữ liệu chấm công, quản lý danh sách và tính toán chi phí hành chính. Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (HRM) là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc bằng cả văn bản và lời nói. Biết lắng nghe và có khả năng thuyết phục, thương lượng tốt với đối tác bên ngoài cũng như giải quyết xung đột nội bộ.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng tự lên kế hoạch công việc cá nhân, quản lý nhiều đầu việc cùng lúc (multi-tasking) một cách khoa học, bảo đảm hoàn thành báo cáo đúng tiến độ (deadline).
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Nhạy bén trong việc phát hiện các rủi ro về mặt nhân sự hoặc vận hành hành chính tại chi nhánh và chủ động đề xuất giải pháp xử lý hiệu quả, kịp thời.

Phẩm chất cá nhân:

* Trung thực và Bảo mật thông tin: Đây là yêu cầu bắt buộc tối cao đối với nghề nhân sự. Ứng viên phải tuyệt đối bảo mật thông tin lương, thưởng, hồ sơ nhân sự và các chiến lược kinh doanh của chi nhánh.
* Chăm chỉ, cẩn thận và tỉ mỉ: Có tinh thần trách nhiệm cao đối với từng chi tiết nhỏ trong hồ sơ nhân sự, số liệu chấm công, chứng từ thanh toán hành chính.
* Tinh thần dịch vụ (Service Mindset): Luôn có thái độ niềm nở, sẵn sàng hỗ trợ, phục vụ và giải đáp thắc mắc cho CBNV tại chi nhánh với tinh thần "coi nhân viên là khách hàng nội bộ".
* Thích ứng nhanh và linh hoạt: Khả năng làm việc độc lập tốt trong môi trường chi nhánh xa HQ, không ngại thay đổi và có khả năng chịu đựng áp lực công việc cao.
* Hiểu biết văn hóa địa phương: Ưu tiên ứng viên là người bản địa hoặc đã sinh sống, làm việc lâu năm tại địa phương tuyển dụng, am hiểu sâu sắc về phong tục, lối sống và văn hóa ứng xử của người dân địa bàn để thuận tiện trong công tác quản lý nhân sự và đối ngoại.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh: Mức lương cứng hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực từ 10.000.000đ - 15.000.000đ/tháng) + Phụ cấp điện thoại, xăng xe (nếu có phát sinh công tác ngoại tỉnh/ngoại thành).
* Thưởng định kỳ: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/năm, thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm (1/1, 30/4, 1/5, 2/9...), lương tháng 13.
* Chế độ Bảo hiểm & Phúc lợi:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật lao động.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc sức khỏe nội/ngoại trú) hàng năm dành riêng cho nhân sự thâm niên hoặc cấp quản lý.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc: Chuyên nghiệp, hiện đại, năng động, khuyến khích sự chủ động và sáng tạo cá nhân. Đồng nghiệp thân thiện, hỗ trợ nhiệt tình từ HQ.
* Đào tạo và Phát triển:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản trị nhân sự hiện đại, cập nhật luật lao động mới, kỹ năng giao tiếp và lãnh đạo do HQ tổ chức hoặc cử đi học ngoài.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Cơ hội phát triển lên vị trí Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự Vùng (Regional HR Lead) hoặc Giám đốc Hành chính Nhân sự chi nhánh lớn.
* Chính sách chăm sóc tinh thần: Chế độ nghỉ phép năm (12 - 14 ngày phép/năm), quà tặng sinh nhật cá nhân, quà kết hôn, chế độ hiếu hỷ, thai sản chu đáo. Tham gia du lịch, nghỉ mát định kỳ hàng năm cùng công ty.

---

Tags:

#TuyểnDụngNhânSựTỉnh #HànhChínhNhânSự #HRA_Specialist #TuyểnDụngĐịaPhương #QuảnTrịNhânSự #HànhChínhTổngHợp #HRGeneralist #ViệcLàmTỉnh #QuanHệLaoĐộng #C&B_Tỉnh

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng hành chính nhân sự tỉnh, Việc làm hành chính nhân sự chi nhánh, Tuyển gấp nhân viên HR admin tỉnh, Nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp tại địa phương, Chuyên viên nhân sự chi nhánh tỉnh, Tìm việc làm HR tổng hợp tại tỉnh, Việc làm hành chính nhân sự lương cao, Tuyển dụng nhân sự đi làm ngay tại tỉnh.

Share