MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH (ADMINISTRATIVE & CULTURE SPECIALIST)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH (ADMINISTRATIVE & CULTURE SPECIALIST)

---

Tổng quan

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" thực thụ cho vị trí Nhân viên Hành chính – người không chỉ làm việc với giấy tờ, sổ sách mà là một "đại sứ trải nghiệm nhân viên" (Employee Experience Ambassador) tại một startup công nghệ trong lĩnh vực Nhân sự (HR Tech).

Tại startup của chúng tôi, hành chính không phải là một công việc bàn giấy tẻ nhạt. Vị trí này là xương sống vận hành, là cầu nối gắn kết các thành viên và là người xây dựng nên "linh hồn" cho văn hóa doanh nghiệp. Trong một môi trường công nghệ nhân sự, bạn sẽ được tiếp cận với những tư duy quản trị nhân sự tiên tiến nhất, các công cụ tự động hóa quy trình hiện đại và trực tiếp tham gia vào việc tối ưu hóa trải nghiệm làm việc cho chính đội ngũ nội bộ của công ty.

Nếu bạn là một người năng động, yêu thích việc chăm sóc con người, có tư duy hệ thống và mong muốn phát triển toàn diện trong cả mảng Hành chính (Admin) lẫn Nhân sự (HR) tại một môi trường startup tăng trưởng nhanh, đây chính là bệ phóng dành cho bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính

Nhiệm vụ của bạn tại startup HR Tech sẽ được chia thành 5 nhóm trụ cột cốt lõi sau:

1. Vận hành và Quản lý Cơ sở Vật chất Văn phòng (Office Operations)

* Quản lý không gian làm việc: Đảm bảo văn phòng luôn trong tình trạng sạch sẽ, ngăn nắp, đầy đủ ánh sáng, cây xanh và tạo cảm hứng làm việc tốt nhất cho nhân viên mỗi ngày.
* Mua sắm và quản lý nhu yếu phẩm: Lên kế hoạch, dự trù chi phí và thực hiện mua sắm văn phòng phẩm, thiết bị làm việc, trà, cà phê, đồ ăn nhẹ (pantry) hàng tuần/hàng tháng.
* Quản lý tài sản công ty: Thiết lập hệ thống theo dõi, dán nhãn, bàn giao và bảo trì các tài sản cố định (máy tính, bàn ghế, thiết bị họp trực tuyến, hệ thống mạng internet, máy in...).
* Làm việc với đối tác thứ ba: Liên hệ và làm việc với ban quản lý tòa nhà, đơn vị dọn dẹp vệ sinh, nhà cung cấp internet, các đơn vị sửa chữa kỹ thuật khi có sự cố phát sinh.

2. Hành chính Nhân sự và Pháp lý Nội bộ (HR Admin & Compliance)

* Quản lý hồ sơ nhân sự: Thực hiện lưu trữ khoa học (cả bản cứng và bản số hóa trên Cloud) hồ sơ của nhân viên, các hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng và các quyết định nhân sự.
* Chấm công và tính lương (Cơ bản): Theo dõi dữ liệu chấm công hàng ngày/hàng tuần thông qua hệ thống phần mềm của công ty. Tổng hợp ngày công, phép năm, phối hợp với kế toán để chuẩn bị bảng lương mỗi tháng.
* Thực hiện thủ tục BHXH & Thuế TNCN: Hỗ trợ đăng ký mới, báo tăng/giảm bảo hiểm xã hội, giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản cho nhân viên; phối hợp đăng ký mã số thuế cá nhân và người phụ thuộc.
* Quản lý công văn, giấy tờ: Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao công văn đi/đến. Soạn thảo các văn bản hành chính như thông báo nội bộ, quyết định, quy chế, tờ trình của Ban Giám đốc.

3. Thiết kế và Lan tỏa Văn hóa Doanh nghiệp (Culture & Employee Engagement)

* Tổ chức sự kiện nội bộ: Là "đạo diễn" đứng sau các hoạt động gắn kết như Happy Friday, sinh nhật thành viên, Team Building, Year End Party, các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Trung thu, Giáng sinh).
* Chào đón nhân sự mới (Onboarding): Chuẩn bị sẵn sàng góc làm việc, thiết bị, tài liệu hướng dẫn (Welcome Kit) và phối hợp tổ chức buổi định hướng văn hóa cho nhân sự mới trong ngày đầu tiên đi làm, đảm bảo họ cảm thấy được chào đón tối đa.
* Truyền thông nội bộ: Viết nội dung, thiết kế các ấn phẩm truyền thông cơ bản (sử dụng Canva) để đăng tải trên các kênh nội bộ (Slack, Discord, Facebook Group) nhằm truyền tải thông tin, thông điệp tích cực từ Ban Giám đốc đến toàn thể nhân viên.

4. Trợ lý Ban Giám đốc và Hỗ trợ các Phòng ban (Executive Support)

* Hỗ trợ lịch trình: Sắp xếp lịch họp, chuẩn bị phòng họp (công cụ họp online/offline), ghi chép biên bản cuộc họp (Meeting Minutes) cho Ban Giám đốc khi được yêu cầu.
* Công tác phí: Đặt vé máy bay, khách sạn, chuẩn bị phương tiện di chuyển và làm thủ tục tạm ứng, hoàn ứng chi phí công tác cho Ban Giám đốc và nhân viên.
* Hỗ trợ tuyển dụng: Phối hợp với bộ phận tuyển dụng để đặt lịch hẹn phỏng vấn ứng viên, đón tiếp ứng viên khi đến văn phòng phỏng vấn trực tiếp.

5. Nghiên cứu và Ứng dụng Công nghệ Nhân sự (HR Tech Trial)

* Trải nghiệm sản phẩm: Với tư cách là một HR Admin làm việc tại một startup HR Tech, bạn sẽ trực tiếp sử dụng, thử nghiệm (beta-test) các tính năng hành chính - nhân sự mới do chính công ty phát triển.
* Đóng góp ý kiến: Đưa ra phản hồi từ góc nhìn chuyên môn của người làm hành chính thực tế để đội ngũ kỹ sư (Product/Tech team) cải tiến và tối ưu hóa sản phẩm trước khi đưa ra thị trường.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Vận hành (Operations Manager) hoặc Giám đốc Điều hành (COO).
* Cơ chế làm việc: Làm việc độc lập đối với các mảng việc vận hành hàng ngày và phối hợp theo nhóm (Cross-functional) với bộ phận Kế toán, Nhân sự, Marketing và Công nghệ cho các dự án sự kiện hoặc chuyển đổi số nội bộ.
* Đào tạo & Hướng dẫn:
* Được hướng dẫn chi tiết về quy trình vận hành của startup trong 2 tuần đầu tiên làm việc.
* Được cố vấn (Mentor) trực tiếp từ COO về tư duy tối ưu quy trình và kỹ năng giải quyết vấn đề.
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và bên ngoài về luật lao động cập nhật, kỹ năng giao tiếp và quản trị trải nghiệm nhân viên.

---

Yêu cầu tuyển dụng

Để đảm nhận tốt vai trò này tại một startup HR Tech, ứng viên cần đáp ứng các tiêu chuẩn sau:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nhân lực, Luật, Ngôn ngữ, Hành chính công hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Yêu cầu tối thiểu từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính, Lễ tân, Trợ lý, hoặc vị trí HR Admin tương đương.
* Ưu tiên những ứng viên từng làm việc tại các công ty Startup, công ty Công nghệ, Agency quảng cáo hoặc các môi trường có văn hóa trẻ trung, tốc độ thay đổi nhanh.
* Chấp nhận các bạn sinh viên mới tốt nghiệp có năng lực xuất sắc, từng có trải nghiệm làm Leader các CLB ở trường đại học hoặc từng đi thực tập ở các vị trí liên quan.

Kỹ năng chuyên môn:

* Sử dụng công cụ văn phòng và cộng tác:
* Thành thạo bộ công cụ Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Forms). Đặc biệt kỹ năng Excel/Google Sheets phải ở mức khá để xử lý số liệu chấm công, tính toán chi phí hành chính gọn gàng.
* Biết sử dụng hoặc sẵn sàng học hỏi nhanh các công cụ quản lý dự án và giao tiếp nội bộ như Notion, Slack, Trello, Asana, ClickUp.
* Kỹ năng soạn thảo và hành chính: Khả năng soạn thảo văn bản, tờ trình, email bằng tiếng Việt chuẩn mực, đúng văn phong hành chính nhưng không bị cứng nhắc.
* Kỹ năng ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản (đọc hiểu tài liệu, viết email công việc, đón tiếp khách nước ngoài khi cần thiết).
* Kỹ năng thiết kế cơ bản: Biết sử dụng Canva để thiết kế các poster chúc mừng sinh nhật, thông báo sự kiện, slide thuyết trình nội bộ là một lợi thế cực kỳ lớn.
* Hiểu biết về Luật Lao động: Có kiến thức cơ bản về Luật Lao động, bảo hiểm xã hội là điểm cộng lớn.

---

Phẩm chất cá nhân

Tại một startup, thái độ và phẩm chất cá nhân đôi khi còn quan trọng hơn cả kinh nghiệm sẵn có. Chúng tôi tìm kiếm một người đồng đội sở hữu:

* Tư duy Dịch vụ (Service Mindset) & Đồng cảm: Bạn luôn đặt sự hài lòng, thoải mái của nhân viên lên hàng đầu. Bạn làm việc với tinh thần hỗ trợ, lắng nghe và luôn tìm cách giải quyết vấn đề của đồng nghiệp một cách chu đáo nhất.
* Tư duy Chủ động (Proactive & Can-do Attitude): Ở startup, không ai cầm tay chỉ việc mãi. Chúng tôi cần một người tự chủ, thấy việc là làm, chủ động đề xuất giải pháp cải tiến văn phòng thay vì chỉ đợi giao việc.
* Sự tỉ mỉ, cẩn thận và ngăn nắp: Bạn là người làm việc với dữ liệu lương, hồ sơ bảo hiểm, thông tin bảo mật của nhân sự. Do đó, tính chính xác và bảo mật thông tin là bắt buộc.
* Kỹ năng giao tiếp và kết nối vượt trội: Có khả năng nói trước đám đông (làm MC các buổi sinh nhật, teambuilding nhỏ), năng lượng tích cực, dễ gần và có khả năng kết nối những người hướng nội trong công ty xích lại gần nhau.
* Khả năng thích ứng nhanh (Agility): Startup phát triển và thay đổi liên tục. Bạn cần có tinh thần cởi mở để học hỏi những điều mới, không ngại thử nghiệm cách làm mới và có khả năng chịu áp lực công việc tốt.

---

Quyền lợi

Khi gia nhập đội ngũ startup HR Tech của chúng tôi, bạn sẽ nhận được những giá trị tương xứng:

* Thu nhập cạnh tranh:
* Lương cứng: 8.000.000đ – 12.000.000đ/tháng (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn).
* Phụ cấp: Ăn trưa, gửi xe, phụ cấp điện thoại (nếu có phát sinh công việc).
* Thưởng: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý, thưởng tháng lương thứ 13, thưởng các ngày lễ, Tết.
* Cơ hội thăng tiến và Phát triển bản thân:
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ Nhân viên Hành chính -> Trưởng nhóm Hành chính (Admin Lead) hoặc chuyển hướng chuyên sâu sang mảng HR BP (Đối tác Nhân sự), CO&B (Bù đắp và Phúc lợi), hoặc Quản trị Trải nghiệm Nhân viên khi startup scale-up quy mô.
* Được trực tiếp tham gia vào các dự án xây dựng quy trình hành chính nhân sự từ con số 0, giúp bạn tích lũy kinh nghiệm nhanh gấp 2-3 lần so với làm việc tại các tập đoàn lớn đã có sẵn bộ khung vững chắc.
* Được công ty tài trợ 50% - 100% học phí các khóa học kỹ năng chuyên môn (HR, Luật lao động, kỹ năng quản lý).
* Chế độ đãi ngộ & Chăm sóc sức khỏe:
* Đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ sau 02 tháng thử việc theo Luật Lao động.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (sau 1 năm cống hiến).
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* 12 ngày phép năm/năm (được cộng dồn hoặc quy đổi ra tiền mặt nếu không sử dụng hết vào cuối năm).
* Môi trường làm việc và Văn hóa:
* Môi trường làm việc phẳng, ít phân cấp, khuyến khích mọi ý kiến đóng góp sáng tạo từ nhân viên. Ban giám đốc trẻ trung, lắng nghe và luôn hỗ trợ nhân viên hết mình.
* Văn phòng hiện đại, đầy đủ tiện ích (máy pha cà phê, tủ lạnh đầy ắp đồ ăn, khu vực nghỉ ngơi, chơi game thư giãn).
* Trang phục tự do, thoải mái, thể hiện cá tính riêng của bản thân.
* Tham gia các hoạt động Teambuilding, dã ngoại, du lịch hàng năm cực kỳ "chất" cùng công ty.

---

Tags:

#HanhChinhNhanSu #HRAdmin #StartupLife #HRTech #AdministrativeSpecialist #EmployeeExperience #CultureBuilder #VậnHànhVănPhòng #TuyểnDụngHànhChính #OfficeOperations

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự, tìm việc làm admin văn phòng, việc làm hành chính nhân sự startup, nhân viên hành chính lễ tân, HR Admin job Hanoi, tuyển dụng hành chính nhân sự TPHCM, chuyên viên trải nghiệm nhân viên, vận hành văn phòng công ty công nghệ, việc làm nhân sự khởi nghiệp.

Share