MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH MUA SẮM LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

Mô tả công việc:

Vị trí Nhân viên Hành chính Mua sắm Lĩnh vực Nhân sự (HR Procurement & Administrative Officer) là một mắt xích chiến lược, kết hợp chặt chẽ giữa hai mảng nghiệp vụ quan trọng: Hành chính Nhân sự (HR) và Quản trị mua sắm thiết bị, dịch vụ nội bộ (Procurement). Nhân sự đảm nhận vị trí này không chỉ thực hiện các công tác hậu cần, hỗ trợ văn phòng thông thường mà còn chịu trách nhiệm tối ưu hóa chi phí vận hành, tìm kiếm và quản lý các nhà cung cấp dịch vụ phúc lợi, công cụ dụng cụ, trang thiết bị văn phòng, hoạt động sự kiện và các chương trình đào tạo của doanh nghiệp. Đây là vị trí đòi hỏi tư duy duy mỹ, khả năng đàm phán sắc bén, sự cẩn trọng trong quản lý ngân sách và sự thấu hiểu sâu sắc về nhu cầu của người lao động trong tổ chức.

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí không chỉ am hiểu sâu sắc về các nghiệp vụ hành chính, quản trị nhân sự cốt lõi mà còn sở hữu tư duy nhạy bén của một chuyên viên mua sắm chuyên nghiệp. Vai trò này được thiết kế dành cho một nhân sự đa năng, người đóng vai trò là "quản gia" chăm lo cho toàn bộ đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ nhân viên, đồng thời là "người giữ hòm chìa khóa" đảm bảo mọi nguồn lực tài chính chi tiêu cho hoạt động nhân sự được sử dụng một cách hiệu quả, minh bạch và tối ưu nhất.

Với tư cách là một chuyên gia trong lĩnh vực hành chính mua sắm nhân sự, bạn sẽ chịu trách nhiệm thiết lập tiêu chuẩn cho các dịch vụ nội bộ, từ việc lựa chọn quà tặng phúc lợi dịp lễ Tết, trang phục bảo hộ/đồng phục, thiết bị làm việc cá nhân cho đến các dịch vụ bảo hiểm sức khỏe tự nguyện, dịch vụ khám sức khỏe định kỳ và các gói giải pháp đào tạo phát triển nguồn nhân lực. Bạn chính là người kiến tạo nên môi trường làm việc lý tưởng, nơi nhân viên được cung cấp đầy đủ công cụ tốt nhất để cống hiến, đồng thời giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu tối ưu hóa chi phí vận hành (Cost-saving) và nâng cao chỉ số hài lòng của nhân viên (Employee Engagement).

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và thực hiện quy trình mua sắm chuyên nghiệp cho lĩnh vực Nhân sự (HR Procurement)

* Tìm kiếm và Đánh giá Nhà cung ứng: Khảo sát thị trường, tìm kiếm, đánh giá và xây dựng mạng lưới các nhà cung cấp uy tín cho các danh mục sản phẩm/dịch vụ thuộc phòng Nhân sự như: quà tặng phúc lợi (Sinh nhật, Trung thu, Tết, 8/3, 20/10...), đồng phục nhân viên, văn phòng phẩm, dịch vụ teambuilding, sự kiện nội bộ, dịch vụ tuyển dụng (đăng tuyển, săn đầu người), dịch vụ đào tạo, bảo hiểm sức khỏe (Healthcare), khám sức khỏe định kỳ.
* Đấu thầu và Đàm phán: Chủ trì hoặc phối hợp tổ chức các buổi đấu thầu cạnh tranh đối với các gói mua sắm lớn. Đàm phán các điều khoản thương mại, đơn giá, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng và các điều khoản phạt vi phạm hợp đồng nhằm bảo vệ quyền lợi tối đa cho công ty.
* Soạn thảo và Quản lý Hợp đồng: Phối hợp với bộ phận Pháp chế để soạn thảo, rà soát và hoàn thiện các hợp đồng kinh tế, biên bản ghi nhớ (MOU) với các nhà cung cấp. Theo dõi thời hạn hợp đồng, thực hiện gia hạn hoặc tái đàm phán khi cần thiết.
* Kiểm soát Chất lượng: Giám sát chặt chẽ quá trình cung cấp dịch vụ/giao nhận hàng hóa của đối tác. Đảm bảo chất lượng sản phẩm thực tế đúng với hàng mẫu đã phê duyệt và các cam kết trong hợp đồng (SLA - Service Level Agreement).

2. Quản lý hành chính, tài sản và công cụ dụng cụ làm việc

* Cấp phát và Thu hồi tài sản: Phối hợp với bộ phận CNTT (IT) và Hành chính chung để lập kế hoạch mua sắm, cấp phát máy tính, bàn ghế, văn phòng phẩm, tủ hồ sơ, thẻ nhân viên và các trang thiết bị làm việc khác cho nhân sự mới. Thực hiện quy trình thu hồi tài sản khi nhân sự nghỉ việc.
* Quản lý Kho Hành chính: Tổ chức sắp xếp, lưu trữ và bảo quản các ấn phẩm truyền thông nội bộ, quà tặng, tài liệu, văn phòng phẩm dự phòng. Thực hiện kiểm kê định kỳ hàng tháng/quý để đảm bảo không xảy ra thất thoát và có kế hoạch tái đặt hàng kịp thời.
* Quản lý Chi phí Hành chính: Theo dõi định mức sử dụng văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh, taxi group, in ấn tài liệu của các phòng ban. Phân tích số liệu và đề xuất các giải pháp giảm thiểu lãng phí.

3. Hỗ trợ công tác hậu cần và tổ chức sự kiện nội bộ (Employee Engagement Logistics)

* Hậu cần Sự kiện: Chịu trách nhiệm chính về mảng hậu cần, mua sắm vật tư, thuê địa điểm, âm thanh, ánh sáng, MC, thiết kế backdrop, quà tặng cho các sự kiện lớn nhỏ của công ty như: Year End Party, Gala Dinner, Company Trip, Ngày hội gia đình (Family Day), các giải thể thao nội bộ.
* Chương trình Phúc lợi: Trực tiếp triển khai mua sắm, đóng gói và phân phối quà tặng phúc lợi đến tay người lao động đúng thời hạn, đảm bảo tính thẩm mỹ và thông điệp truyền thông của ban lãnh đạo.

4. Quản lý hồ sơ chứng từ thanh quyết toán và Ngân sách (Budgeting & Payment Processing)

* Xử lý hồ sơ thanh toán: Tiếp nhận hóa đơn tài chính, biên bản nghiệm thu, đối chiếu số liệu đơn hàng từ nhà cung cấp. Lập đề nghị thanh toán gửi bộ phận Kế toán kiểm tra và chuyển duyệt đúng hạn, tránh phát sinh nợ xấu hoặc trễ hạn thanh toán làm ảnh hưởng đến uy tín công ty.
* Kiểm soát và Báo cáo Ngân sách: Theo dõi sát sao tình hình chi tiêu thực tế so với ngân sách (Budget) hành chính - mua sắm đã được phê duyệt đầu năm. Cảnh báo sớm các nguy cơ vượt ngân sách cho Trưởng bộ phận và đề xuất phương án điều chỉnh phù hợp.

5. Quản trị cơ sở dữ liệu và cải tiến quy trình

* Số hóa dữ liệu: Cập nhật thông tin nhà cung cấp, bảng giá, danh mục tài sản lên hệ thống phần mềm quản lý của công ty (ERP, SAP hoặc Google Drive chung).
* Cải tiến quy trình: Nghiên cứu và đề xuất các phương án tối giản hóa quy trình mua sắm, rút ngắn thời gian phê duyệt đề xuất mua sắm nội bộ nhưng vẫn đảm bảo tính chặt chẽ, kiểm soát tốt rủi ro thất thoát tài chính.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp: Vị trí này báo cáo công việc trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager) hoặc Trưởng nhóm Hành chính (Admin Lead) tùy theo cơ cấu tổ chức của từng giai đoạn.
* Báo cáo định kỳ:
* *Báo cáo Tuần:* Tiến độ thực hiện các yêu cầu mua sắm phát sinh, trạng thái xử lý các bộ hồ sơ thanh toán.
* *Báo cáo Tháng:* Bảng tổng hợp chi phí mua sắm hành chính, báo cáo tồn kho quà tặng/ấn phẩm, đánh giá chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp phát sinh trong tháng.
* *Báo cáo Năm:* Đánh giá toàn diện hệ thống nhà cung cấp chiến lược, báo cáo tổng kết chi phí so với ngân sách năm, đề xuất ngân sách mua sắm hành chính nhân sự cho năm tiếp theo.
* Hướng dẫn và Phối hợp:
* *Hướng dẫn đối nội:* Hướng dẫn cán bộ nhân viên các phòng ban thực hiện đúng quy trình đề xuất mua sắm, quy trình cấp phát - sử dụng tài sản công ty và quy trình thanh toán tạm ứng.
* *Hướng dẫn đối ngoại:* Hướng dẫn các nhà cung cấp, đối tác hiểu rõ quy chuẩn giao nhận hàng hóa, quy định về hóa đơn chứng từ và quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm của công ty.
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán (đối chiếu công nợ), bộ phận IT (bàn giao thiết bị công nghệ), bộ phận Pháp chế (kiểm duyệt hợp đồng) và bộ phận Truyền thông nội bộ (tổ chức sự kiện).

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên thuộc các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị Nhân lực, Quản trị Kinh doanh, Kế toán, Thương mại, Ngoại thương, Logistics hoặc các ngành kinh tế có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Có tối thiểu 01 - 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương như: Nhân viên Hành chính, Nhân viên Mua sắm (Buyer/Procurement), Trợ lý HR & Admin, hoặc Chuyên viên Hậu cần Sự kiện.
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong môi trường doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên, có kinh nghiệm làm việc với nhiều nhà cung ứng quà tặng, sự kiện, in ấn.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng mua sắm và đàm phán thương lượng: Đây là kỹ năng cốt lõi. Ứng viên phải biết cách khai thác nguồn hàng, so sánh giá (3 báo giá), nhận diện các mánh khóe thương mại, đàm phán để đạt được mức giá và chính sách công nợ tốt nhất từ nhà cung cấp mà không làm giảm chất lượng sản phẩm.
* Kỹ năng quản lý tài chính và xử lý chứng từ: Đọc hiểu các điều khoản cơ bản trong hợp đồng kinh tế. Hiểu rõ về hóa đơn GTGT, chứng từ thanh quyết toán theo đúng quy định của Luật Thuế và quy trình Kế toán. Sử dụng thành thạo các hàm tính toán trên Excel để quản lý dòng tiền chi tiêu.
* Sử dụng công cụ công nghệ:
* Thành thạo tin học văn phòng (đặc biệt là Excel ở trình độ nâng cao: Vlookup, Pivot Table, các bộ lọc để làm báo cáo chi phí).
* Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý mua sắm, quản lý tài sản văn phòng hoặc hệ thống ERP (SAP, Oracle) là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng quản trị thời gian và điều phối công việc: Khả năng xử lý đa nhiệm (multitasking) tốt. Trong cùng một thời điểm có thể xử lý nhiều yêu cầu mua sắm khác nhau từ nhiều phòng ban mà vẫn đảm bảo độ chính xác tuyệt đối và đúng tiến độ (Deadline).
* Kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ: Giao tiếp khéo léo, tự tin, chuyên nghiệp với cả đối tác bên ngoài và các phòng ban nội bộ nhằm tạo sự đồng thuận, trôi chảy trong công việc.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Chính trực và Trung thực (Integrity): Đây là phẩm chất bắt buộc đối với nhân sự làm mảng mua sắm. Tuyệt đối không nhận hoa hồng cá nhân làm ảnh hưởng đến tính khách quan khi lựa chọn nhà cung cấp và lợi ích tài chính của công ty. Mọi giao dịch phải được thực hiện một cách minh bạch, rõ ràng.
* Cẩn thận, Tỉ mỉ và Chu đáo: Cẩn trọng đến từng chi tiết nhỏ khi rà soát hợp đồng, kiểm tra thông số kỹ thuật hàng hóa, đếm số lượng bàn giao và kiểm tra lỗi chính tả trên các hóa đơn tài chính.
* Có Óc Thẩm mỹ và Duy mỹ: Nhạy bén với cái đẹp, biết cách lựa chọn các món quà tặng, trang phục đồng phục hoặc các vật phẩm trang trí sự kiện có thiết kế tinh tế, sang trọng, phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu của công ty.
* Tinh thần Phục vụ và Hướng tới Khách hàng nội bộ (Service Mindset): Luôn vui vẻ, nhiệt tình, có thái độ tích cực và sẵn lòng hỗ trợ đồng nghiệp giải quyết các vấn đề liên quan đến hành chính, công cụ làm việc.
* Khả năng chịu áp lực cao: Giữ được sự bình tĩnh, quyết đoán và giải quyết vấn đề hiệu quả ngay cả khi đối mặt với các tình huống khẩn cấp (nhà cung cấp giao hàng trễ, hàng bị lỗi sát giờ sự kiện, thay đổi ngân sách đột xuất...).

---

Quyền lợi:

* Thu nhập hấp dẫn và cạnh tranh: Lương cứng hàng tháng (phù hợp với năng lực thực tế và kinh nghiệm làm việc), kèm theo các khoản phụ cấp điện thoại, phụ cấp ăn trưa, phụ cấp đi lại (nếu có phát sinh công tác ngoài văn phòng).
* Chế độ Thưởng phong phú: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý; Thưởng lương tháng thứ 13; Thưởng kết quả hoạt động kinh doanh cuối năm của doanh nghiệp; Thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm (1/1, 30/4 - 1/5, 2/9...).
* Bảo hiểm và Chăm sóc sức khỏe đầy đủ:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi ký hợp đồng lao động chính thức theo quy định của Luật Lao động.
* Được tham gia chương trình Bảo hiểm sức khỏe tự nguyện cao cấp (Bảo Việt, PVI...) dành riêng cho nhân viên chính thức.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện lớn, uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, trang bị đầy đủ công cụ dụng cụ làm việc tốt nhất. Văn hóa doanh nghiệp chú trọng sự cởi mở, tôn trọng sự khác biệt, khuyến khích sáng tạo và phát triển năng lực cá nhân.
* Cơ hội học tập và thăng tiến:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ hoặc đào tạo bên ngoài do công ty đài thọ về kỹ năng mua sắm, kỹ năng đàm phán chuyên sâu, quản trị rủi ro hợp đồng, kỹ năng quản trị nhân sự hiện đại.
* Lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng: Có cơ hội thăng tiến lên Trưởng nhóm Hành chính Mua sắm (Admin Lead/Procurement Lead) hoặc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager).
* Các hoạt động tập thể sôi nổi: Tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch nghỉ mát hàng năm, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga...), các sự kiện nội bộ hoành tráng thường niên của tổng công ty.

---

Tags:

`Hành chính Nhân sự` `Mua sắm nội bộ` `HR Admin` `Procurement Specialist` `Hành chính mua sắm` `Quản lý tài sản` `Hậu cần sự kiện` `Quản trị nhà cung cấp` `Tuyển dụng Hành chính` `Trung cấp trở lên`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên hành chính mua sắm, Việc làm HR Admin procurement, Nhân viên mua sắm hành chính nhân sự, Tuyển dụng hành chính tổng hợp, Tìm việc làm hành chính văn phòng, Chuyên viên hành chính mua sắm thiết bị, Việc làm quản lý tài sản văn phòng, Nhân viên hành chính nhân sự trung cấp, Tuyển dụng admin mua sắm dịch vụ nội bộ, Việc làm hành chính hậu cần sự kiện.

Share