Mô tả công việc: Nhân viên hành chính kho lĩnh vực nhân sự

Mô tả công việc: Nhân viên hành chính kho lĩnh vực nhân sự

Tổng quan

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hành chính kho lĩnh vực nhân sự (Warehouse HR Administrator). Đây là một vị trí có tính chất đặc thù, đóng vai trò cầu nối chiến lược và vận hành giữa Phòng Nhân sự Tổng hợp và Khối Vận hành Kho bãi (Logistics/Warehouse).

Trong vai trò này, bạn không chỉ thực hiện các nghiệp vụ hành chính nhân sự thuần túy mà còn trực tiếp quản lý, kiểm soát và tối ưu hóa nguồn lực con người cũng như tài sản, công cụ dụng cụ hành chính phục vụ riêng cho khối kho. Bạn sẽ là điểm tựa vững chắc để đảm bảo toàn bộ lực lượng lao động trực tiếp (nhân viên kho, tài xế, nhân viên bốc xếp, vận hành xe nâng) được quản lý một cách khoa học, tuân thủ đúng pháp luật lao động, được trang bị đầy đủ điều kiện làm việc an toàn và duy trì được động lực làm việc cao nhất.

Nếu bạn là người yêu thích sự chính xác của số liệu, có tư duy quản lý kho vận, đồng thời sở hữu kỹ năng kết nối và giải quyết các vấn đề về con người trong môi trường công nghiệp năng động, đây chính là cơ hội dành cho bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Quản lý hành chính và tài sản, công cụ dụng cụ (CCDC) hành chính kho

* Quản lý kho vật tư nhân sự: Chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc lập kế hoạch, thu mua, tiếp nhận, lưu trữ và cấp phát các tài sản hành chính phục vụ nhân sự kho bao gồm: Đồng phục, trang thiết bị bảo hộ lao động (PPE - mũ bảo hiểm, giày bảo hộ, găng tay, áo phản quang), tủ đồ cá nhân (locker), thẻ nhân viên, và các nhu yếu phẩm khác.
* Kiểm kê định kỳ: Thực hiện hoạt động kiểm kê định kỳ hàng tháng/quý đối với kho hành chính nhân sự. Lập báo cáo xuất-nhập-tồn, kiểm soát tỷ lệ hao hụt và đề xuất định mức cấp phát tối ưu cho từng bộ phận trong kho (nhận hàng, đóng gói, xuất hàng, tài xế).
* Quản lý văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng: Giám sát việc sử dụng văn phòng phẩm, mực in, máy in, máy quét mã vạch phục vụ cho khu vực văn phòng kho. Đảm bảo nguồn cung ứng không bị gián đoạn làm ảnh hưởng đến tiến độ xử lý đơn hàng.
* Quản lý cơ sở vật chất khu vực tiện ích: Phối hợp với bộ phận kỹ thuật bảo trì giám sát chất lượng hoạt động của nhà ăn, khu vực nghỉ ngơi của nhân viên kho, nhà vệ sinh, hệ thống nước uống, đảm bảo môi trường làm việc vệ sinh, an toàn và đạt chuẩn 5S.

2. Quản lý hồ sơ, dữ liệu và thủ tục nhân sự khối kho

* Quản lý hồ sơ nhân sự: Tiếp nhận, kiểm tra tính pháp lý và lưu trữ khoa học (cả bản cứng và bản mềm trên hệ thống HRIS/ERP) toàn bộ hồ sơ của nhân viên kho, đặc biệt lưu ý đến các chứng chỉ chuyên môn bắt buộc (chứng chỉ vận hành xe nâng, chứng chỉ an toàn lao động, giấy khám sức khỏe định kỳ của tài xế).
* Thực hiện thủ tục Onboarding (Tiếp nhận nhân sự mới): Chuẩn bị sẵn sàng khu vực làm việc, tủ locker, công cụ dụng cụ, tài liệu đào tạo cho nhân sự mới. Trực tiếp hướng dẫn nhân viên mới về nội quy lao động của kho, quy định an toàn hành chính và sơ đồ tổ chức kho trong ngày đầu tiên nhận việc.
* Thực hiện thủ tục Offboarding (Nghỉ việc): Phối hợp với Tổ trưởng/Trưởng ca kho tiến hành thu hồi đầy đủ tài sản công ty (đồng phục, thẻ từ, trang thiết bị, chìa khóa locker) trước khi nhân viên nghỉ việc. Hoàn thiện biên bản bàn giao và chuyển hồ sơ về văn phòng chính để làm thủ tục quyết toán chế độ.
* Theo dõi hợp đồng lao động: Theo dõi sát sao thời hạn hợp đồng lao động (thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn) của toàn bộ nhân sự kho để kịp thời thông báo cho Quản lý kho thực hiện đánh giá tái ký trước 30 ngày.

3. Công tác chấm công, quản lý ca kíp và chế độ chính sách (C&B Admin)

* Quản lý dữ liệu chấm công: Hằng ngày kiểm tra, đối soát dữ liệu vân tay/khuôn mặt của nhân viên kho. Xử lý các trường hợp quên chấm công, đi muộn, về sớm có lý do chính đáng dựa trên đơn từ hợp lệ.
* Quản lý ca kíp phức tạp: Kho vận thường hoạt động 24/7 với nhiều ca kíp đan xen (ca hành chính, ca gãy, ca đêm, ca kíp xoay vòng). Bạn sẽ là đầu mối phối hợp với các Trưởng ca để phê duyệt lịch chia ca trên hệ thống, theo dõi việc đổi ca, tăng ca (OT) đột xuất theo tiến độ đơn hàng, đảm bảo số giờ tăng ca tuân thủ đúng Luật Lao động.
* Tổng hợp bảng lương phụ (Payroll data input): Tổng hợp và tính toán các khoản phụ cấp đặc thù của khối kho như: Phụ cấp ca đêm, phụ cấp độc hại/nặng nhọc, phụ cấp đi lại/xăng xe cho tài xế, phụ cấp chuyên cần, và các khoản phạt/thưởng năng suất (KPIs sản lượng kho) để chuyển cho bộ phận C&B tổng thực hiện tính lương.
* Quản lý phép năm và nghỉ chế độ: Theo dõi, cập nhật quỹ phép năm, nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động của nhân viên kho. Hỗ trợ nhân viên hoàn thiện các giấy tờ chứng nhận y tế để hưởng chế độ BHXH kịp thời.

4. Hỗ trợ tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực trực tiếp

* Hỗ trợ tuyển dụng cục bộ: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng tại văn phòng chính để triển khai các kênh tuyển dụng lao động phổ thông tại địa phương xung quanh khu vực kho (treo băng rôn, phát tờ rơi, liên hệ trung tâm giới thiệu việc làm, đăng tin hội nhóm địa phương). Sắp xếp lịch phỏng vấn trực tiếp tại kho cho Quản lý kho.
* Điều phối nguồn lao động thời vụ (Temp Staff): Trong các dịp cao điểm mua sắm (Mega Sale, Lễ, Tết), trực tiếp làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ lao động thời vụ (3PL/Outsourcing) để điều phối số lượng nhân sự hàng ngày theo yêu cầu vận hành. Giám sát việc chấm công và thanh quyết toán chi phí cho các đơn vị này.
* Tổ chức đào tạo: Làm đầu mối tổ chức các khóa đào tạo định kỳ tại kho bao gồm: Đào tạo an toàn vệ sinh lao động (nhóm 3, nhóm 4), đào tạo phòng cháy chữa cháy (PCCC), đào tạo kỹ năng xếp dỡ hàng hóa. Lưu trữ biên bản đào tạo và danh sách ký tên đầy đủ phục vụ công tác thanh tra.

5. Quan hệ lao động và truyền thông nội bộ tại kho

* Giải quyết xung đột nội bộ: Lắng nghe, ghi nhận và tham gia giải quyết các khiếu nại, thắc mắc của nhân viên kho về chế độ, chính sách, hoặc các mâu thuẫn phát sinh trong quá trình làm việc giữa các ca.
* Truyền thông chính sách: Phổ biến, giải thích rõ ràng bằng ngôn ngữ dễ hiểu các quyết định, quy chế mới của công ty đến lực lượng lao động phổ thông (vốn ít có thời gian check email cá nhân) thông qua bảng tin kho, các buổi họp đầu ca (Briefing).
* Tổ chức hoạt động gắn kết: Phối hợp với Công đoàn tổ chức các hoạt động chăm lo đời sống tinh thần cho nhân viên kho như: Tặng quà sinh nhật, thăm hỏi ốm đau, hiếu hỷ, tổ chức chương trình trung thu cho con em nhân sự, tiệc tất niên kho (Year-End Party), giải bóng đá nội bộ.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

Sơ đồ báo cáo (Reporting Line):

* Báo cáo trực tiếp (Direct Report): Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Administration Manager) hoạt động tại Văn phòng chính.
* Báo cáo chức năng/Vận hành (Functional Report): Giám đốc Kho bãi/Quản lý Kho (Warehouse Manager/Director) tại địa điểm làm việc để phối hợp xử lý công việc hàng ngày tại thực địa.

Vai trò hướng dẫn (Guidance & Supervision):

* Hướng dẫn trực tiếp: Chỉ dẫn công việc cho các thực tập sinh hành chính nhân sự tại kho (nếu có), các nhân sự hỗ trợ thời vụ.
* Hướng dẫn gián tiếp: Hướng dẫn, giải thích cho toàn bộ đội ngũ Quản lý ca (Shift Leaders), Tổ trưởng (Team Leaders) về quy trình chấm công, quy trình đánh giá nhân sự, quy trình xử lý kỷ luật lao động và các biểu mẫu hành chính theo đúng chuẩn hệ thống quản trị của công ty.

---

Yêu cầu tuyển dụng

1. Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật, Logistics/Quản lý chuỗi cung ứng, hoặc các ngành kinh tế có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (Hành chính nhân sự kho, HR Admin nhà máy/xưởng sản xuất, HR Site Specialist).
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các doanh nghiệp có quy mô nhân sự khối kho lớn từ 150 người trở lên (các công ty TMĐT như Shopee, Lazada, Tiki; các công ty chuyển phát nhanh như GHTK, GHN, Viettel Post; hoặc các kho tổng phân phối bán lẻ, FMCG).

2. Kỹ năng chuyên môn:

* Sử dụng thành thạo MS Office: Đặc biệt là kỹ năng Excel ở mức độ Khá - Giỏi (thành thạo các hàm dò tìm Vlookup, Index/Match, hàm điều kiện If/And/Or, hàm xử lý chuỗi và Pivot Table phục vụ phân tích dữ liệu chấm công và quản lý xuất-nhập-tồn kho vật tư).
* Sử dụng hệ thống phần mềm: Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm chấm công (máy vân tay, nhận diện khuôn mặt), phần mềm quản trị nhân sự (HRIS như Base, Fast, BambooHR...) hoặc phân hệ quản lý nhân sự trên các hệ thống ERP lớn (SAP, Oracle).
* Hiểu biết về Luật Lao động: Nắm vững các quy định của Bộ luật Lao động hiện hành về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, cách tính lương làm thêm giờ (OT), lương ca đêm, quy định về kỷ luật lao động và an toàn vệ sinh lao động.
* Quản lý kho bãi hành chính: Có tư duy tổ chức sắp xếp kho bãi (layout), dán nhãn, phân loại hàng hóa vật tư hành chính khoa học theo nguyên tắc FIFO (vào trước ra trước) hoặc 5S.

3. Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận, tỉ mỉ và trung thực: Do tính chất công việc liên quan trực tiếp đến số liệu chấm công, tính lương và quản lý tài sản vật tư có giá trị lớn của công ty, bất kỳ sai sót nhỏ nào cũng ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động và chi phí doanh nghiệp.
* Khả năng chịu áp lực cao (Resilience): Môi trường kho vận luôn chuyển động nhanh, áp lực tiến độ cao, thường xuyên phát sinh các tình huống khẩn cấp về nhân sự (thiếu người, tai nạn lao động, xung đột ca làm việc). Ứng viên cần giữ được sự bình tĩnh và xử lý vấn đề một cách thấu đáo.
* Kỹ năng giao tiếp và khéo léo trong ứng xử (Soft Skills): Khối kho tập trung nhiều lao động phổ thông với trình độ và tính cách đa dạng. Người làm nhân sự tại đây cần có phong thái giao tiếp gần gũi, bình dân nhưng vẫn giữ vững nguyên tắc, có khả năng thuyết phục và xoa dịu các "cái đầu nóng".
* Tác phong làm việc lăn xả, không ngại khó: Sẵn sàng di chuyển xuống khu vực khu vực nhà kho thực tế (nơi có tiếng ồn, bụi bặm hoặc nhiệt độ cao) để kiểm tra tình hình làm việc của nhân sự, không chỉ ngồi làm việc một chỗ trong phòng máy lạnh.

---

Quyền lợi

* Mức lương cạnh tranh: Thu nhập hấp dẫn dao động từ 10.000.000 VNĐ - 15.000.000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực và quy mô kho quản lý), cùng các khoản phụ cấp độc hại/điện thoại/ăn trưa theo quy định của công ty.
* Thưởng hiệu quả công việc: Thưởng tháng 13 đảm bảo, thưởng hiệu quả vận hành kho (KPIs) hàng quý/năm theo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
* Chế độ bảo hiểm đầy đủ: Được tham gia BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc 02 tháng với mức đóng dựa trên lương thực tế.
* Chăm sóc sức khỏe: Gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn 24/7 (Bảo Việt/PVI) bảo vệ toàn diện, được khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc năng động: Làm việc trong môi trường Logistics/E-Commerce có tốc độ tăng trưởng cực nhanh, quy trình chuyên nghiệp, cơ sở vật chất kho hiện đại, sạch sẽ.
* Cơ hội thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội được quy hoạch lên vị trí Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự Kho (Warehouse HR Team Leader) hoặc Chuyên viên Nhân sự Tổng hợp Khu vực (Regional HR Generalist) sau 1.5 - 2 năm cống hiến xuất sắc.
* Đào tạo phát triển: Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ C&B chuyên sâu, kỹ năng giải quyết tranh chấp lao động, và các khóa học về an toàn lao động do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Chính sách phúc lợi phong phú: Quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ, ốm đau, chế độ nghỉ phép năm tăng dần theo thâm niên làm việc (bắt đầu từ 12 ngày phép/năm).

---

Tags:

#HànhChínhNhânSựKho #WarehouseHRAdmin #NhânSựLogistics #QuảnLýChấmCôngKho #HànhChínhKhoVận #C&BAdminKho #HRWarehouseSpecialist #TuyểnDụngLaoĐộngPhổThông #GiámSátBảoHộLaoĐộng

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng hành chính nhân sự kho, việc làm HR Admin kho bãi, nhân viên nhân sự tổng hợp tại kho, tuyển dụng nhân viên C&B kho vận, hành chính nhân sự nhà máy, admin kho Bình Dương, admin kho Long An, tuyển dụng nhân sự logistics, tuyển dụng nhân viên hành chính kho tphcm, quản lý chấm công công nhân kho, hành chính nhân sự chuỗi cung ứng.

Share