MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH CÔNG ĐOÀN KIÊM NHÂN SỰ

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH CÔNG ĐOÀN KIÊM NHÂN SỰ

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Công đoàn kiêm Nhân sự tài năng, nhiệt huyết và giàu lòng đồng cảm để gia nhập đội ngũ phát triển con người của chúng tôi. Ở vị trí này, bạn không chỉ đơn thuần là một người làm công tác giấy tờ, thủ tục hành chính, mà đóng vai trò là "cầu nối vàng" giữa Ban lãnh đạo doanh nghiệp và tập thể người lao động. Bạn sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng, duy trì và phát triển mối quan hệ lao động hài hòa, tiến bộ; đồng thời quản lý hiệu quả các hoạt động của Công đoàn cơ sở và hỗ trợ đắc lực cho các nghiệp vụ quản trị nhân sự hàng ngày. Sứ mệnh của bạn là kiến tạo một môi trường làm việc hạnh phúc, nơi mỗi nhân viên đều cảm thấy được tôn trọng, bảo vệ quyền lợi hợp pháp và có cơ hội gắn kết, cống hiến hết mình vì sự phát triển chung của tổ chức.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và Tổ chức Hoạt động Công đoàn Cơ sở (Chiếm 45% thời lượng công việc)

* Quản lý tài chính Công đoàn:
* Chịu trách nhiệm lập dự toán, theo dõi, thu và chi nguồn Kinh phí Công đoàn (2% quỹ lương) và Đoàn phí Công đoàn (1% tiền lương đóng BHXH của đoàn viên) theo đúng quy định của Luật Công đoàn hiện hành và hướng dẫn của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán doanh nghiệp để thực hiện trích nộp kinh phí công đoàn lên cấp trên đúng thời hạn.
* Lập báo cáo quyết toán tài chính công đoàn định kỳ (hàng quý, hàng năm) và chuẩn bị hồ sơ phục vụ công tác kiểm tra tài chính của Công đoàn cấp trên.
* Chăm lo đời sống và đại diện bảo vệ quyền lợi người lao động:
* Là đầu mối tiếp nhận thông tin, thăm hỏi và tổ chức các hoạt động hỗ trợ kịp thời cho đoàn viên, người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động hoặc gia đình có hiếu, hỉ.
* Phối hợp với Ban Chấp hành Công đoàn đề xuất các chính sách phúc lợi tốt hơn cho người lao động (chế độ ăn ca, khám sức khỏe định kỳ, bảo hiểm tai nạn 24/7, quà tặng các dịp lễ Tết, sinh nhật).
* Đại diện cho người lao động tham gia thương lượng, xây dựng và giám sát việc thực hiện Thỏa ước lao động tập thể (TƯLĐTT); đảm bảo các điều khoản trong TƯLĐTT luôn có lợi hơn so với quy định tối thiểu của pháp luật lao động.
* Tổ chức sự kiện và phong trào thi đua:
* Lên ý tưởng, lập kế hoạch chi tiết, dự trù kinh phí và trực tiếp tổ chức các hoạt động phong trào, ngày hội văn hóa, thể thao, chương trình teambuilding, dã ngoại hè cho cán bộ nhân viên.
* Chủ trì tổ chức các sự kiện thường niên mang tính gắn kết gia đình nhân viên như: Ngày hội gia đình (Family Day), Tết Trung thu cho con em CBNV, Quốc tế Thiếu nhi 1/6, Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10, Quốc tế Phụ nữ 8/3, và tiệc tất niên (Year-End Party).
* Phát động và theo dõi các phong trào thi đua lao động giỏi, lao động sáng tạo, phong trào "Xanh - Sạch - Đẹp, Bảo đảm an toàn vệ sinh lao động" tại nơi làm việc.
* Công tác hành chính Công đoàn:
* Quản lý danh sách đoàn viên công đoàn, thực hiện thủ tục kết nạp đoàn viên mới và chuyển sinh hoạt công đoàn cho nhân sự nghỉ việc.
* Soạn thảo, lưu trữ toàn bộ hệ thống văn bản, nghị quyết, biên bản họp của Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở.
* Làm đầu mối liên lạc, báo cáo và tiếp đón các đoàn làm việc từ Liên đoàn Lao động cấp Quận/Huyện/Thành phố hoặc Công đoàn ngành.

2. Hỗ trợ Công tác Quản trị Nhân sự (Chiếm 40% thời lượng công việc)

* Quản lý hồ sơ nhân sự và dữ liệu lao động:
* Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ và lưu trữ khoa học toàn bộ hồ sơ đầu vào của nhân sự mới (bản cứng tại tủ hồ sơ và bản mềm trên hệ thống phần mềm quản lý nhân sự HRM).
* Cập nhật kịp thời mọi biến động nhân sự (tăng, giảm, điều chuyển, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, tăng lương) vào cơ sở dữ liệu chung.
* Theo dõi thời hạn và thực hiện thủ tục ký kết mới, gia hạn hoặc chấm dứt Hợp đồng lao động (HĐLĐ), Phụ lục hợp đồng lao động đúng quy trình pháp lý.
* Hỗ trợ công tác chấm công, tính lương (C&B):
* Theo dõi, tổng hợp và kiểm tra dữ liệu chấm công hàng ngày, dữ liệu tăng ca (OT), quản lý đơn xin nghỉ phép năm, nghỉ chế độ của người lao động trên hệ thống.
* Hỗ trợ bộ phận C&B giải đáp các thắc mắc của người lao động liên quan đến ngày công, phép năm, chế độ phúc lợi.
* Hoàn thiện các thủ tục hành chính liên quan đến Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) như: báo tăng/giảm lao động, làm hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe cho nhân viên.
* Thủ tục tiếp nhận (Onboarding) và thôi việc (Offboarding):
* Chuẩn bị công cụ dụng cụ làm việc, tài liệu hướng dẫn, và phối hợp với các bộ phận liên quan để tổ chức ngày làm việc đầu tiên chuyên nghiệp cho nhân sự mới.
* Hướng dẫn nhân sự mới tìm hiểu về nội quy lao động, quy chế công ty, văn hóa doanh nghiệp và quy chế hoạt động công đoàn.
* Hướng dẫn và giám sát quy trình bàn giao công việc, tài sản của nhân sự xin nghỉ việc; thực hiện thủ tục thanh quyết toán nghỉ việc, chốt sổ BHXH và bàn giao quyết định chấm dứt HĐLĐ đúng quy định pháp luật.

3. Phát triển Quan hệ Lao động & Truyền thông Nội bộ (Chiếm 15% thời lượng công việc)

* Tổ chức đối thoại và giải quyết khiếu nại:
* Tham mưu và phối hợp tổ chức Hội nghị Người lao động thường niên và các buổi Đối thoại định kỳ tại nơi làm việc (hàng quý) giữa Ban Giám đốc và đại diện người lao động.
* Lắng nghe, ghi nhận các tâm tư, nguyện vọng, ý kiến đóng góp hoặc khiếu nại của nhân viên; phối hợp với Trưởng bộ phận và phòng Nhân sự đề xuất phương án giải quyết thấu đáo, ngăn ngừa tranh chấp lao động hoặc đình công xảy ra.
* Truyền thông nội bộ:
* Xây dựng và vận hành các kênh truyền thông nội bộ của Công đoàn và Nhân sự (bảng tin văn phòng, nhóm chat chung, trang nội bộ, bản tin nội bộ tháng).
* Biên tập và đăng tải các nội dung chúc mừng sinh nhật, vinh danh cá nhân/tập thể xuất sắc, tuyên truyền về các chế độ chính sách mới của Nhà nước hoặc nội quy mới của doanh nghiệp để đảm bảo mọi nhân viên đều nắm rõ thông tin.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Report):
* Về mặt chuyên môn Nhân sự và Hành chính: Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Về mặt hoạt động đoàn thể: Báo cáo trực tiếp cho Chủ tịch Công đoàn Cơ sở của doanh nghiệp.
* Tuyến báo cáo gián tiếp (Indirect Report): Báo cáo tình hình hoạt động công đoàn định kỳ cho Liên đoàn Lao động cấp trên trực tiếp cơ sở (Quận/Huyện hoặc Công đoàn Ngành/Khu công nghiệp).
* Vai trò Hướng dẫn (Guidance/Coaching):
* Hướng dẫn trực tiếp cho các thành viên trong Tổ công đoàn tại các bộ phận/phân xưởng về nghiệp vụ công đoàn, cách thức triển khai hoạt động chăm lo đoàn viên.
* Hướng dẫn, giải thích cho toàn thể người lao động trong công ty hiểu rõ về quyền lợi, nghĩa vụ theo Luật Lao động, Luật Công đoàn và các quy chế, quy định nội bộ của doanh nghiệp.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Luật (đặc biệt là Luật Lao động), Lao động tiền lương, Xã hội học, Công tác xã hội, Quản trị văn phòng hoặc các ngành Kinh tế có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Có tối thiểu 02 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (Nhân viên Nhân sự tổng hợp, Nhân viên Hành chính Nhân sự, Cán bộ Công đoàn chuyên trách tại các doanh nghiệp có quy mô từ 150 nhân sự trở lên).
* Ưu tiên ứng viên từng có kinh nghiệm hoạt động trong Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở, tổ chức đoàn thể, hoặc có kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có đông lao động.
* Kiến thức pháp luật:
* Nắm vững kiến thức và cập nhật liên tục các thay đổi của Bộ luật Lao động, Luật Công đoàn, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn thi hành.
* Hiểu rõ về quy trình, thủ tục hành chính làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước như: Phòng Lao động - Thương binh & Xã hội, Bảo hiểm xã hội quận/huyện, Liên đoàn Lao động quận/huyện.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng soạn thảo văn bản và hành chính: Thành thạo kỹ năng soạn thảo công văn, tờ trình, quyết định, biên bản họp, quy chế, nội quy và các văn bản hành chính công đoàn theo đúng thể thức văn bản hành chính.
* Kỹ năng sử dụng tin học văn phòng: Sử dụng cực kỳ thành thạo bộ công cụ MS Office (đặc biệt là Excel để xử lý dữ liệu chấm công, tính toán kinh phí công đoàn; PowerPoint để thiết kế slide báo cáo, kế hoạch hoạt động). Khả năng sử dụng phần mềm quản lý nhân sự (HRM) là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng tổ chức sự kiện và hoạt náo: Có khả năng tự lên kịch bản (script), lập timeline chi tiết, điều phối nhân sự hỗ trợ, thiết kế trò chơi tập thể và trực tiếp làm MC dẫn dắt các chương trình giao lưu, sự kiện nội bộ quy mô vừa và nhỏ.
* Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu đến nhiều đối tượng lao động khác nhau (từ lao động phổ thông trực tiếp sản xuất đến nhân sự văn phòng và cấp quản lý). Khả năng thuyết trình thuyết phục trước đám đông trong các buổi họp, buổi đối thoại.
* Kỹ năng thương lượng và giải quyết xung đột: Khả năng lắng nghe tích cực, giữ thái độ trung lập, phân tích vấn đề đa chiều để hòa giải các mâu thuẫn phát sinh giữa người lao động và người sử dụng lao động một cách khéo léo, thấu tình đạt lý.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Đồng cảm và thấu hiểu (Empathy): Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Bạn cần có một trái tim ấm áp, biết lắng nghe chân thành, đặt mình vào vị trí của người lao động để thấu hiểu những khó khăn, tâm tư của họ, từ đó đưa ra những hỗ trợ thiết thực nhất.
* Trung thực và công tâm: Luôn khách quan, minh bạch trong việc quản lý và chi tiêu quỹ công đoàn, đánh giá sự việc dựa trên các quy định pháp luật và quy chế công ty, không thiên vị hay định kiến.
* Năng động, nhiệt huyết và hướng ngoại: Sẵn sàng tiên phong trong các hoạt động phong trào, truyền lửa và lan tỏa năng lượng tích cực đến mọi người xung quanh, không ngại khó khăn khi tổ chức các hoạt động tập thể ngoài giờ làm việc.
* Cẩn thận, tỉ mỉ và bảo mật thông tin: Tính chất công việc nhân sự đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong số liệu chấm công, hồ sơ lao động và tính bảo mật cao đối với các thông tin cá nhân, mức lương của nhân sự cũng như các chiến lược quản trị của công ty.
* Chịu áp lực tốt: Khả năng giữ bình tĩnh, quản lý cảm xúc cá nhân xuất sắc khi phải giải quyết các tình huống khiếu nại gay gắt từ người lao động hoặc khi khối lượng công việc hành chính tăng cao vào các dịp lễ Tết, sự kiện lớn của công ty.

---

Quyền lợi:

* Mức lương và phụ cấp:
* Mức lương cạnh tranh: Từ 12,000,000 VND đến 18,000,000 VND/tháng (thỏa thuận theo năng lực thực tế của ứng viên khi phỏng vấn).
* Phụ cấp trách nhiệm cán bộ công đoàn theo quy định của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam (nếu tham gia Ban chấp hành).
* Phụ cấp ăn trưa tại công ty, phụ cấp điện thoại, xăng xe (nếu có đi công tác ngoài).
* Chế độ thưởng:
* Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc cuối năm (KPIs) hấp dẫn theo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
* Thưởng bằng tiền mặt vào các dịp lễ lớn trong năm: 30/4 - 1/5, Quốc khánh 2/9, Tết Dương lịch, ngày thành lập công ty.
* Quà tặng và tiền thưởng đặc biệt từ Quỹ Công đoàn vào các dịp sinh nhật, kết hôn, sinh con, Quốc tế phụ nữ 8/3, ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10.
* Chế độ bảo hiểm và chăm sóc sức khỏe:
* Đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ 100% trên mức lương thực tế ngay sau khi kết thúc 02 tháng thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc sức khỏe nội trú, ngoại trú tại các bệnh viện tư nhân quốc tế) dành cho nhân sự có thâm niên.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp:
* Môi trường làm việc năng động, trẻ trung, chuyên nghiệp, coi trọng giá trị con người và khuyến khích sự sáng tạo, đổi mới.
* Được trao quyền chủ động đề xuất và thực thi các ý tưởng mới để cải thiện đời sống nhân viên và tối ưu hóa quy trình nhân sự.
* Cơ sở vật chất hiện đại, văn phòng làm việc xanh, có pantry phục vụ trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí.
* Cơ hội đào tạo và phát triển sự nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ quản trị nhân sự chuyên sâu (C&B, Quan hệ lao động, Luật Lao động thực chiến) do công ty tài trợ 100% học phí.
* Được cử đi tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cán bộ công đoàn do Liên đoàn Lao động cấp trên tổ chức thường xuyên.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí: Trưởng nhóm Quan hệ lao động (Labor Relations Team Leader), Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Leader), hoặc Phó phòng Nhân sự phụ trách nội bộ & đoàn thể.

---

Tags:

#HanhChinhCongDoan #NhanVienNhanSu #QuanHeLaoDong #TuyetDungNhanSu #CongDoanCoSo #HanhChinhNhanSu #CheDoPhucLoi #TuyenDungHanoi #TuyenDungHCM #HRAdmin #LaborRelations #EmployeeEngagement

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên hành chính công đoàn, tuyển dụng nhân viên quan hệ lao động, tuyển dụng HR Admin kiêm công đoàn, việc làm nhân sự công đoàn, cán bộ công đoàn chuyên trách doanh nghiệp, nhân viên hành chính nhân sự chăm lo đời sống, tuyển dụng chuyên viên gắn kết nội bộ, việc làm quan hệ lao động và công đoàn, tuyển dụng nhân sự tổng hợp.

Share