Mô tả công việc: Nhân viên hành chính cơ sở vật chất lĩnh vực nhân sự

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hành chính cơ sở vật chất lĩnh vực nhân sự (HR & Facilities Admin Specialist). Đây không chỉ đơn thuần là một công việc văn phòng, mà là vị trí "xương sống" đảm bảo cho mọi hoạt động vận hành hằng ngày của công ty diễn ra trơn tru, hiệu quả và an toàn. Trong vai trò này, bạn sẽ là cầu nối quan trọng giữa Bộ phận Nhân sự và toàn thể cán bộ nhân viên, chịu trách nhiệm kiến tạo và duy trì một môi trường làm việc lý tưởng, hiện đại, thân thiện. Bạn sẽ quản lý toàn bộ hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các mảng công việc khác của phòng Nhân sự để tối ưu hóa trải nghiệm làm việc của nhân viên (Employee Experience). Sự chủ động, tỉ mỉ và tinh thần dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc của bạn chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp xây dựng một không gian làm việc tràn đầy năng lượng và hiệu suất cao.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và vận hành cơ sở vật chất văn phòng (Facilities Management)
- Giám sát, kiểm tra định kỳ tình trạng hoạt động của toàn bộ hệ thống cơ sở vật chất tại văn phòng bao gồm: hệ thống điện, nước, điều hòa không khí, mạng internet, hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC), camera an ninh, thiết bị vệ sinh và chiếu sáng.
- Tiếp nhận các yêu cầu sửa chữa, bảo trì từ các phòng ban; nhanh chóng liên hệ với các đơn vị kỹ thuật hoặc ban quản lý tòa nhà để khắc phục các sự cố phát sinh, đảm bảo không làm gián đoạn công việc của nhân viên.
- Lập kế hoạch và phối hợp tổ chức thực hiện công tác bảo dưỡng, bảo trì định kỳ cho các thiết bị văn phòng (máy in, máy photocopy, hệ thống máy lạnh, máy lọc nước...).
- Quản lý và giám sát chất lượng dịch vụ của các nhà thầu phụ tại văn phòng như: dịch vụ vệ sinh (ve chai, dọn dẹp), dịch vụ bảo vệ, dịch vụ chăm sóc cây xanh cảnh quan, đảm bảo không gian làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp và xanh mát.

2. Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ và vật tư văn phòng (Asset & Inventory Management)
- Lập sổ theo dõ, phân loại, dán mã tài sản (barcode/QR code) và cập nhật thường xuyên danh mục tài sản cố định, công cụ dụng cụ (CCDC) của công ty trên hệ thống phần mềm quản lý.
- Đầu mối thực hiện thủ tục cấp phát trang thiết bị làm việc (bàn ghế, máy tính, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, đồng phục) cho nhân sự mới theo quy chuẩn của công ty.
- Tiến hành kiểm kê tài sản định kỳ (hằng quý/hằng năm) hoặc đột xuất; lập báo cáo về tình trạng hao mòn, hư hỏng, đề xuất phương án thanh lý, sửa chữa hoặc mua sắm thay thế kịp thời.
- Quản lý kho văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm (trà, cà phê, nước uống, giấy vệ sinh, nước rửa tay...) và các vật phẩm công tác của phòng Nhân sự. Lập định mức sử dụng hợp lý, theo dõi lượng tồn kho tối thiểu để chủ động đặt hàng, tránh tình trạng thiếu hụt.

3. Hỗ trợ công tác Nhân sự và Trải nghiệm nhân viên (HR Support & Employee Experience)
- Phối hợp với bộ phận Tuyển dụng chuẩn bị chu đáo vị trí làm việc cho nhân sự mới (onboarding setup) bao gồm: dọn dẹp vệ sinh chỗ ngồi, lắp đặt máy tính, chuẩn bị văn phòng phẩm đón mừng, sổ tay nhân viên.
- Phối hợp với bộ phận Quan hệ lao động thu hồi đầy đủ tài sản, trang thiết bị làm việc của nhân sự nghỉ việc (offboarding) theo đúng quy trình bàn giao.
- Tham gia ban tổ chức và hỗ trợ đắc lực về mặt hậu cần, chuẩn bị địa điểm, âm thanh, ánh sáng, mua sắm quà tặng cho các sự kiện nội bộ của công ty như: Sinh nhật tháng, Teambuilding, Year End Party, Ngày hội gia đình, các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Trung thu, Giáng sinh...).
- Quản lý và chăm sóc khu vực pantry (bếp ăn tập thể, khu vực nghỉ ngơi của nhân viên), đảm bảo luôn đầy đủ tiện ích, vệ sinh an toàn thực phẩm, tạo không gian thư giãn thoải mái cho nhân viên sau những giờ làm việc căng thẳng.

4. Quản lý ngân sách hành chính và thanh quyết toán chi phí (Budgeting & Procurement)
- Khảo sát giá, tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp uy tín về văn phòng phẩm, trang thiết bị, dịch vụ sửa chữa với chi phí tối ưu và chất lượng tốt nhất.
- Thực hiện quy trình mua sắm hành chính: lập đề xuất mua sắm, lấy báo giá so sánh, trình ký phê duyệt, làm hợp đồng thương thảo các điều khoản thanh toán.
- Tiếp nhận hóa đơn, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, lập hồ sơ đề nghị thanh toán các chi phí hành chính định kỳ hằng tháng (tiền điện, nước, internet, điện thoại, thuê văn phòng, phí dịch vụ tòa nhà, chi phí chuyển phát nhanh, taxi, chi phí văn phòng phẩm...).
- Theo dõi định mức chi phí hành chính thực tế so với ngân sách được duyệt (Budget vs. Actual), đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.

5. Công tác an toàn lao động, an ninh và thủ tục pháp lý hành chính (EHS & Compliance)
- Đảm bảo văn phòng tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn lao động, vệ sinh môi trường và phòng chống cháy nổ theo quy định của pháp luật. Đăng ký và phối hợp tổ chức các buổi diễn tập PCCC định kỳ cho nhân viên.
- Quản lý tủ thuốc y tế văn phòng, thường xuyên kiểm tra hạn sử dụng và bổ sung các loại thuốc sơ cứu cơ bản, bông băng, dung dịch sát khuẩn.
- Quản lý việc cấp phát, gia hạn thẻ gửi xe, thẻ thang máy, thẻ ra vào tòa nhà cho nhân viên.
- Hỗ trợ thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến cơ quan nhà nước tại địa phương khi có yêu cầu (đăng ký tạm trú cho chuyên gia nước ngoài, tiếp đón đoàn kiểm tra liên ngành...).
- Quản lý công văn đi - đến, lưu trữ hồ sơ tài liệu hành chính của phòng Nhân sự một cách khoa học, bảo mật và dễ dàng tra cứu.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Manager) hoặc Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader).
- Báo cáo định kỳ: Báo cáo tuần/tháng/quý về tình hình quản lý tài sản, chi phí hành chính phát sinh, tiến độ các dự án sửa chữa/vận hành cơ sở vật chất và các vấn đề phát sinh cần xin ý kiến chỉ đạo.
- Phối hợp công việc:
+ Phối hợp chặt chẽ với các chuyên viên khác trong phòng Nhân sự (Tuyển dụng, C&B, Đào tạo) để đồng bộ hóa hoạt động hỗ trợ nhân viên.
+ Phối hợp với Bộ phận Kế toán để đối chiếu công nợ, hóa đơn chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp và kiểm kê tài sản cố định.
+ Phối hợp với Bộ phận CNTT (IT) trong việc lắp đặt, bảo trì hạ tầng mạng, máy tính, máy in và các thiết bị công nghệ văn phòng.
- Hướng dẫn và Giám sát:
+ Hướng dẫn trực tiếp, phân công công việc và giám sát chất lượng làm việc của đội ngũ nhân viên vệ sinh (tạp vụ), nhân viên bảo vệ thuộc biên chế công ty hoặc từ đơn vị out-source.
+ Hướng dẫn nhân viên mới và toàn thể nhân viên công ty tuân thủ các nội quy, quy định về sử dụng tài sản chung, tiết kiệm năng lượng và an toàn lao động tại văn phòng.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Quản lý hành chính, Công nghệ kỹ thuật (Điện, Điện tử, Xây dựng), Quản trị khách sạn, hoặc các chuyên ngành có liên quan.
- Có tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương như Nhân viên hành chính, Nhân viên lễ tân kiêm hành chính, Nhân viên quản lý cơ sở vật chất (Facilities Officer) hoặc Điều phối viên hành chính tại các doanh nghiệp có quy mô từ 50 nhân sự trở lên. Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong bộ phận HR-Admin của các công ty có môi trường làm việc năng động.

Kỹ năng chuyên môn:
- Sử dụng thành thạo bộ công cụ văn phòng Microsoft Office (Word, PowerPoint, đặc biệt là Excel để quản lý dữ liệu tài sản, lập báo cáo chi phí và tính toán định mức). Có khả năng tiếp cận nhanh với các phần mềm quản lý tài sản, phần mềm HR.
- Có kiến thức cơ bản về kỹ thuật điện, nước dân dụng, cấu trúc văn phòng để có thể tự xử lý các sự cố nhỏ hoặc dễ dàng trao đổi, giám sát kỹ thuật viên sửa chữa chuyên nghiệp.
- Kỹ năng đàm phán, thương lượng tốt với nhà cung cấp để có được mức giá và dịch vụ hậu mãi tốt nhất.
- Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian xuất sắc, có khả năng xử lý nhiều đầu việc cùng lúc (multi-tasking) dưới áp lực thời gian mà vẫn đảm bảo tính chính xác.
- Kỹ năng giao tiếp khéo léo, xử lý tình huống linh hoạt, giải quyết khiếu nại hoặc yêu cầu từ nhân viên nội bộ một cách hòa nhã, chuyên nghiệp.
- Khả năng đọc hiểu tài liệu kỹ thuật cơ bản hoặc giao tiếp tiếng Anh cơ bản là một lợi thế lớn (để làm việc với ban quản lý tòa nhà người nước ngoài hoặc chuyên gia trong công ty).

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực, khách quan và có tinh thần trách nhiệm cao độ trong công việc, đặc biệt là khi quản lý tài sản, ngân sách hành chính và các thông tin mật của phòng Nhân sự.
- Tỉ mỉ, cẩn thận, chú trọng đến từng chi tiết nhỏ (luôn quan sát và phát hiện sớm những hỏng hóc, bụi bẩn hay mất an toàn trong văn phòng).
- Có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ (Customer Service Mindset) mạnh mẽ: luôn sẵn lòng hỗ trợ, thân thiện, cởi mở, lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên để cải thiện chất lượng môi trường làm việc.
- Năng động, tháo vát, có sức khỏe tốt, không ngại di chuyển hoặc trực tiếp tham gia vào các công việc sắp xếp, vận chuyển thiết bị khi cần thiết.
- Tinh thần làm việc nhóm tốt, chủ động phối hợp với đồng nghiệp để hoàn thành mục tiêu chung của phòng Nhân sự.

Quyền lợi:
- Thu nhập cạnh tranh, thỏa thuận theo năng lực (bao gồm Lương cơ bản + Phụ cấp điện thoại, xăng xe, ăn trưa).
- Lương tháng 13 đảm bảo, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm và các khoản thưởng đột xuất theo chương trình vinh danh của công ty.
- Được tham gia đầy đủ các chế độ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) ngay sau khi ký hợp đồng lao động chính thức theo quy định của Luật lao động.
- Gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cao cấp (Bảo Việt/PVI) hàng năm dành riêng cho nhân viên xuất sắc.
- Được trang bị đầy đủ các công cụ, trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công việc (Laptop cấu hình cao, điện thoại hotline riêng...).
- Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp, khuyến khích sự sáng tạo và đề cao giá trị cá nhân. Văn phòng làm việc hiện đại, có khu vực pantry đầy đủ đồ ăn nhẹ, trà, cà phê miễn phí.
- Cơ hội tham gia các khóa đào tạo chuyên môn sâu về Quản lý cơ sở vật chất (Facility Management), Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, Quản trị nhân sự hiện đại do công ty tài trợ 100% học phí.
- Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader), Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Manager).
- Chế độ phúc lợi phong phú: Nghỉ phép năm (12 - 15 ngày/năm), quà sinh nhật, hiếu hỷ, ốm đau, chế độ chăm sóc sức khỏe định kỳ hàng năm, tham gia các hoạt động Teambuilding hoành tráng, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm của công ty.

Tags: #TuyenDungHanhChinh #AdminFacilities #NhanSuHanhChinh #QuanLyTaiSan #MoiTruongLamViec #FacilitiesSpecialist #TuyenDungNhanSu

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên hành chính cơ sở vật chất, việc làm hành chính nhân sự tại Hà Nội, việc làm admin facilities TP.HCM, tuyển dụng nhân viên quản lý tài sản văn phòng, tuyển dụng hành chính lễ tân, việc làm quản trị thiết bị văn phòng, nhân viên logistics nội bộ văn phòng, tuyển dụng hành chính tổng hợp trung cấp trở lên.

Share